Methoden om contact met de achterban te bevorderen

Het contact met de achterban heeft meer traditionele en meer vernieuwende vormen. Onder de traditionele vormen valt het contact tussen OR-leden en de collega's die ze in hun reguliere werk spreken. Als de OR-leden uit verschillende onderdelen van de organisatie komen heeft de OR toegang tot informatie uit al die afdelingen. Wanneer dit contact niet bewust onderhouden wordt kan het voorkomen dat de OR weinig ter sprake komt, dat OR-leden niet zichtbaar zijn voor hun collega’s of dat de OR belangrijke informatie mist.

Deze eerste vorm van contact wordt soms aangevuld door een specifiek OR-lid verantwoordelijk te maken voor het contact met een afdeling waar geen OR-lid werkt. In de OR Hoorn moet één OR-lid voor zijn werkzaamheden regelmatig de rayonposten buiten het stadhuis afreizen. Van dat contact maakt hij gebruik om de minder bereikbare collega’s in die afdeling aan te spreken.

Andere traditionele methoden om contact te onderhouden zijn nieuwsbrieven en jaarverslagen. Daarin staat nieuws over wat de OR heeft gedaan, welke onderwerpen spelen. Niet alle OR’s maken nieuwsbrieven. In Hollands Kroon werd pas in 2014 weer begonnen een driemaandelijkse nieuwsbrief te maken. Sommige OR’s sturen de nieuwsbrief per email naar alle collega’s, anderen zetten de nieuwsbrief alleen op een intranet site. Soms wordt deze ook in beperkte oplage uitgeprint en over kantinetafels verspreid. Dit gebeurt bijvoorbeeld in de afdeling Stadswerken van de gemeente Utrecht, omdat de OR-leden bang zijn die medewerkers via de computer niet te kunnen bereiken. Voor jaarverslagen geldt hetzelfde. Deze worden wel door alle OR’s uitgebracht, maar op verschillende manieren. In de buitenposten van de afdeling Stadswerken in Utrecht werd het jaarverslag vorig jaar in een format voor digitale presentaties afgespeeld op videoschermen in de kantines.

“Met een prezi-presentatie, dus je krijgt allemaal plaatjes te zien. We sturen het naar de jongens toe. Je kunt het natuurlijk ook uitdraaien.”

“We hebben ook van die informatieborden op locaties voor de medewerkers buitendienst. Daar wordt het op afgedraaid.”

Marlène van Dijk, ambtelijk secretaris van de OR stadswerken, Utrecht.

Tot slot zijn OR-vergaderingen in principe algemeen toegankelijk voor collega’s. Ze worden doorgaans publiek aangekondigd, maar trekken zelden bezoekers aan. Wanneer er kwesties spelen die een bepaalde groep collega’s aangaat zoekt de OR vaak contact met hen, of vice versa. Soms nodigt de OR collega’s uit om deel te nemen in verschillende werkgroepen.

Van de nieuwe werkwijzen zijn vooral de open stoeltjes, de e-panels, de squid-OR, de medezeggenschap in 24 uur en de Regie OR gericht op het verbeteren van contact met de achterban. De open stoeltjes zijn een initiatief om de bekendheid van de OR en haar werkzaamheden onder collega’s te vergroten. Daarnaast wordt hiermee toegewerkt naar de aankomende OR-verkiezingen. De voornaamste innovatie die hier plaatsvindt, is dat de OR overstap van het houden van openbare vergaderingen, op het persoonlijk uitnodigen van medewerkers. De squid-OR en de Regie OR zijn bedoeld om collega’s actiever te betrekken bij het OR-werk. De squid-OR is in de eerste plaats gericht op het ontwikkelen van een hechter netwerk van groepen medewerkers, met de OR in het centrum. Uniek aan de Regie OR is dat de bestuurder een structurele rol krijgt in het betrekken van de medewerkers bij de OR. Doordat de bestuurder de medewerkers op laag niveau verantwoordelijk stelt voor de medezeggenschap en doordat de OR daarin een vaste rol heeft, moeten medewerkers meer samenwerken met de OR.

De e-panels verschillen van de andere vernieuwingen omdat het resulterende contact veel minder persoonlijk is. De OR stelt een klein aantal vragen aan een grote groep medewerkers en krijgt daarvoor kwantitatieve data terug. Het is niet te zeggen wat de uitwerking op de relatie tussen OR en collega´s is. Mogelijk maken de panels de OR zichtbaarder voor medewerkers of geeft het hen het gevoel door de OR gehoord te worden. De waarde van het e-panel lijkt vooral te liggen in het eenzijdig verzamelen van informatie over de opvattingen en werksituatie van medewerkers.

Van de medezeggenschap in 24 uur werden vooral de videoreportage op de rayonposten en het canvassen bij de ingang van het stadhuis gewaardeerd als manieren om contact te leggen met de collega’s.

De onderzochte OR´s maakten relatief weinig gebruik van nieuwe media. De e-panels waren het meest moderne digitale middel dat ik aantrof. Er werden wel veel emails verstuurd en veel OR’s gebruikten een chat-applicatie om binnen de groep te communiceren. Verder werd nauwelijks gebruik gemaakt van nieuwe media. De OR’s hebben een pagina op het intranet van hun gemeentes en laten berichten plaatsen op de startpagina van de gemeente. Daarnaast bestaat er op het intranet van de gemeente Hollands Kroon een pagina genaamd het HK-plein. Daar bieden verschillende organisatieonderdelen, voornamelijk pits, klussen aan waarvoor ze handen tekort komen. De OR Hollands Kroon is wil deze pagina ook gebruiken om medewerkers aan te trekken voor commissies, werkgroepen of een tijdelijke plaats op een flexibele OR-zetel.