De Ondernemingsraden en hun formele structuur

Binnen de gemeente Utrecht bestaan er acht ondernemingsraden. De vijf uitvoerende organisaties en Stadswerken hebben elk een eigen OR. Daarnaast heeft de Ontwikkel Organisatie een ondernemingsraad genaamd de Ontwikkel Organisatie Raad (OOR). De OOR heeft, in tegenstelling tot andere OR’s een bestuurder voor elk van de acht afdelingen waar ze uit bestaat. Daarom bestaan er tussen deze afdelingen ook enige verschillen in beleid en bestuursstijl. Tot slot is er de centrale ondernemingsraad. Deze COR bestaat pas sinds 2006. Vroeger werkten de verschillende afdelingen van de gemeente onafhankelijk van elkaar. De COR werd pas opgericht toen er, door centralisering van gemeentelijke beleidsvoering, een behoefte ontstond aan centrale medezeggenschap. Deze grote ondernemingsraadsstructuur is veel complexer dan die van de andere gemeenten die maar een ondernemingsraad hebben.

Voor de werkzaamheden binnen de OR krijgen OR-leden een aantal uren betaalde vrijstelling van hun reguliere werkzaamheden. De regels daarover verschillen enigszins per gemeente omdat de details hiervan in onderhandeling met het bestuur worden vastgesteld. In Utrecht krijgen algemene OR-leden

150 uur per jaar plus een aantal uur per overlegvergadering. Leden van het dagelijkse bestuur krijgen daar bovenop nog 100 uur de tijd en krijgen tevens meer uren per overlegvergadering dan algemene leden. OR-leden die tevens in de COR zitten krijgen uren voor allebei de raadszetels en tellen deze bij elkaar op. Voor COR leden die in zowel hun eigen OR als in de COR in het dagelijks bestuur zitten kan de ondernemingsraad bijna een voltijdse bezigheid zijn. Medewerkers die lid zijn van een commissie in dienst van de ondernemingsraad, zowel OR-leden als andere medewerkers, krijgen tevens een vast aantal uren voor scholing en een aantal uren per commissievergadering.

Daarnaast heeft elke OR in Utrecht een ambtelijk secretaris, ook wel ambtelijk assistent genoemd. Deze assistenten zijn medewerkers die doorgaans voltijds in dienst zijn van hun OR. Zij voeren allerlei ondersteunende taken uit binnen de OR’s, zoals het beheren van de agenda van de verschillende OR- leden, het inplannen van afspraken, het opstellen van de agenda voor vergaderingen en meer. Voor de aanstelling van ambtelijk secretaris staat per week twee uur per beschikbare zetel in de ondersteunde OR. Onlangs zijn deze acht medewerkers samen in een team geplaatst. Dit team is voorlopig ondergebracht onder team facilitair en huisvesting, om de onderlinge samenwerking te bevorderen. Ook zou het hierdoor gemakkelijker worden voor de ambtelijke secretarissen om voor elkaar in te vallen bij ziekte of afwezigheid. In de praktijk is de samenwerking niet compleet omdat de ondernemingsraden en de ambtelijke ondersteuning zeer onafhankelijk en flexibel werken. De ambtelijke secretarissen hebben per week twee koffiemomentjes afgesproken om goed op de hoogte te blijven van elkaars werk. Deze worden niet door alle teamleden bezocht en verschillende ambtelijk secretarissen geven aan dat het team nog niet veel samenwerkt.

Er bestaan drie formele kanalen van communicatie tussen de OR’s van de gemeente Utrecht. Ten eerste is er de centrale ondernemingsraad, die bestaat uit twee afvaardigingen van alle andere ondernemingsraden. Daarnaast is er het team van ambtelijk secretarissen dat onderling informatie doorspeelt. Tot slot bestaat er het OR-platform. Dat is een zeswekelijkse vergadering, los van de COR, waar de DB’en van de verschillende ondernemingsraden met elkaar spreken om ideeën en zorgen uit te wisselen.

In de OR van Hoorn is het aantal leden onlangs teruggelopen doordat verschillende diensten naar buiten werden geplaatst. Eerst telde ze dertien leden, nu zijn er officieel elf zetels. Vervolgens zijn enkele OR- leden met het OR-werk gestopt waardoor de OR nu acht leden heeft. Ook de OR Hoorn heeft een ambtelijk secretaris in dienst. Daarnaast hebben zij tijdens vergaderingen een extern ingehuurde

notulist in dienst. De ambtelijk secretaris en notulist maken samen 24 uren per week, maar doen dat voor een deel gelijktijdig. In Hoorn worden de OR-vergadering en de overlegvergadering aansluitend aan elkaar gehouden. Daardoor kan de OR zich in hun eigen vergadering voorbereiden op de overlegvergadering.

Hoewel de gemeente Hoorn maar één OR heeft, staat deze wel in contact met een aantal regioverbanden van OR's in Noord Holland. Ten eerste is er het regio-overleg van West-Friese OR's. Dat is een zeswekelijkse vergadering van afgevaardigden van de OR's van zes gemeenten in de regio West- Friesland. Daarnaast is er het H2A-overleg, een regionaal overleg tussen de OR's van de gemeenten Hoorn, Den Helder, Heerhugowaard en Alkmaar. De OR Hoorn is onlangs betrokken geweest in een aantal BOR's met de West-Friese OR's, in verband met de fusie van een aantal gemeentelijke diensten om een gezamenlijke regionale dienst tot stand te brengen. In Hoorn is tevens besloten om de OR-leden vier jaar te laten zitten, in plaats van drie. Dit is gedaan om de opgedane ervaring van de OR-leden een jaar langer vast te houden.

In Hoorn mogen OR-leden 150 uur betaald aan het OR-werk besteden. De vier DB-leden krijgen 300 uur. De extra uren van DB-leden gaan niet altijd naar bestuurlijke taken, sommige van deze functies houden voornamelijk in dat dat lid een actiever OR-lid is. De uren die voor het OR-werk staan gelden als arbeidsuren en worden uitbetaald, maar dit betekent niet altijd dat OR-leden in de hun reguliere baan minder taken hebben. Dit hangt af van de prestatieafspraken die OR-leden met hun managers maken.

“Ik heb er niks voor ingeleverd bijvoorbeeld. Ik heb niet met mijn bureauhoofd in overleg gegaan van: ik heb die Or dus wil dit en dit en dit van mijn uren terug uit mijn takenpakket. Dus ik doe het erbij.”

Mark Klarenbeek, vice voorzitter OR Hoorn.

De OR van Hollands Kroon telt 11 leden. Ze wordt niet ondersteund door een ambtelijk secretaris en heeft in haar eigen vergaderingen geen vaste voorzitter. Tijdens OR-vergaderingen wordt steeds een ander OR-lid aangewezen als technisch voorzitter. Deze persoon heeft de taak om waar nodig in het gesprek in te grijpen maar heeft geen andere taken als voorzitter. Tijdens de overlegvergaderingen en de agendavergaderingen is er wel een vaste voorzitter. Terwijl dit onderzoek liep werd besloten ook deze voorzittersfunctie elke drie maanden te laten rouleren. Het aantal uren dat beschikbaar is per OR- lid is niet echt te peilen omdat de OR-leden niet meer hun tijd bijhouden. Net als in Hoorn worden er

prestatieafspraken gemaakt en hierin kan meegenomen worden dat een OR-lid minder tijd voor het reguliere werk heeft, maar dit is niet direct te vertalen naar een aantal gewerkte uren.

Van de onderzochte OR’s was er maar één waar verkiezingen gehouden waren. Dat was de OR stadswerken in Utrecht. Afgelopen jaar werd daar voor het eerst digitaal gestemd. Door de toevoeging van digitaal stemmen aan het gebruikelijke stemmen op papier liep het aantal uitgebrachte stemmen sterk op, van ongeveer tachtig stemmen in eerdere verkiezingen naar honderdtachtig in de laatste verkiezingen. Er waren in deze verkiezing zestien kandidaten voor een raad van dertien leden. Deze verkiezing had dus niet veel effect op de uiteindelijke samenstelling van de OR: de meerderheid van de kandidaten zou toch wel in de OR terechtkomen. De OR-leden en de bestuurder van Stadswerken vinden het belangrijk om wel steeds verkiezingen te houden, om de legitimiteit van de OR te behouden.

In Hoorn werd ten tijde van het onderzoek bewust toegewerkt naar de OR verkiezingen van het komende jaar. De OR-leden waren bezorgd over het aantal medewerkers dat belangstelling zou hebben voor een termijn in de OR. Dit ondanks dat het een goed functionerende OR betrof: er bestond een goede relatie met het bestuur en OR-leden gaven aan vroeg op de hoogte te worden gesteld van aankomende besluiten.

Over het algemeen gaven OR-leden in alle gemeenten aan tevreden te zijn over het aantal uur dat gegeven wordt voor het OR-werk. Slechts één OR-voorzitter gaf aan ruimschoots over het afgesproken aantal uren heen te gaan. De andere OR-leden zeiden dat het OR-werk fluctueert, waardoor ze soms meer uren maken en soms minder, maar over het algemeen ongeveer goed uitkomen. Een probleem dat in sommige OR’s wel speelde is dat het aantal uren dat voor het OR-werk staat niet altijd leidt tot een vermindering van de werklast die het OR-lid in haar alledaagse functie ervaart. Op het niveau van de afdeling zijn er verschillende manieren waarop de OR-uren behandeld kunnen worden. Wanneer de afdeling waarop het OR-lid werkt niet ook gecompenseerd wordt voor het OR-werk, komt de werklast die het OR-lid laat liggen bij diens collega’s te liggen zonder dat zij daarvoor gecompenseerd worden. In de gemeente Hoorn leidt dit soms tot frustraties tussen OR-leden en hun directe collega’s.