Betrekking ‘aan de voorkant’ en de relatie met de bestuurder

De OR-leden wilden vrijwel allemaal vroeg betrokken zijn in het proces waarbij besluiten uitgedacht worden. Dit werd betrekking ‘aan de voorkant’ genoemd. Het alternatief wordt als een moeilijk werkbare situatie ervaren. In de WOR wordt een minimum termijn beschreven tussen het moment dat de adviesaanvraag wordt opgestuurd en de datum waarop het advies van de OR dient te worden ingeleverd. Het door OR-leden gewenste traject van betrekking bij besluiten is langer dan wat vereist is volgens de WOR. Als de ondernemingsraad pas bij het ontvangen van een adviesaanvraag leert over de plannen hebben ze te weinig tijd.

“Hij moet zijn voorwerk doen, dat hij zegt van dit komt eraan en dit komt eraan, ik ga jullie om advies vragen. Als hij dat doet dan kun je erop instellen. Doet hij dat niet en zegt hij: ik wil advies van jullie, hier hebben jullie papier en zoek het maar uit. “Jajajajaja” (* respondent imiteert de

sceptische toon van de OR), snappie? Dan is het feest. Daarom moet het van de voorkant.” Hennie van den Berg, vice voorzitter van de OR Stadswerken, Utrecht.

De WOR geeft een aantal voorzetten om de OR eerder betrokken te krijgen bij besluiten. De voornaamste hiervan is het eerder genoemde artikel 24 overleg, ook wel het algemene stand van zaken overleg of het benen-op-tafel overleg (BOT-overleg) genoemd. Dit zijn halfjaarlijkse gesprekken tussen leden van de OR en de WOR-bestuurder, waarin de bestuurder de kans heeft om diens ideeën voor het komende half jaar uit te spreken. Bij dit overleg wordt meestal niet genotuleerd en de plannen of ideeën die bestuurder staan meestal niet vast. Ondanks het BOT-overleg ervaren veel OR’s dat ze onvoldoende op de hoogte zijn van komende besluiten. Zodoende is het wettelijke kader voor de ondernemingsraad op zichzelf geen volledige basis voor het soort relatie met het bestuur dat veel ondernemingsraden ambiëren. OR’s willen meer informatie en vroeger betrokken worden bij de besluitvorming dan is vastgelegd in de WOR. Betrekking aan de voorkant gaat ook om het nemen van initiatief. OR's die aan de voorkant betrokken zijn dragen ook zelf voorstellen aan. Dit kan zowel mondeling en onofficieel, als in de vorm van ongevraagde formele adviezen die de OR vanwege haar initiatiefrecht mag opsturen.

Een aantal van de beschreven nieuwe praktijken, zoals de medezeggenschapskalender en de ongenotuleerde vergaderingen, hebben als doel om de OR vroeger betrokken te krijgen bij besluiten. Ook de e-panels en de squid-medezeggenschap kunnen hieraan bijdragen. Wanneer de OR haar eigen informatiebasis opbouwt en haar eigen onderzoeken uitvoert, is het gemakkelijker om eigen initiatieven voorleggen aan het bestuur en bijdragen aan de kwaliteit van besluiten waarover ze meedenkt. Een andere tactiek om meer mee te kunnen praten is om vaker en sneller informatie op te vragen over de organisatie en de plannen van bestuurders, zoals de leden van de OR Volksgezondheid proberen te doen.

Een populaire manier om te proberen ‘aan de voorkant’ betrokken te worden, is om in de toon van communicatie met het bestuur aan te passen. Een uitgangspunt dat OR-leden hierbij vaak herhalen is dat je in de overlegvergadering niet 'de WOR op tafel' dient te hebben.

“En we hebben dus wel afgesproken met de WOR bestuurder. De WOR, bij ons ligt die niet op tafel. Hij blijft wel altijd bij ons, dat is gewoon een recht dat we hebben. Maar we gaan elkaar niet zeggen van het moet zus of zo, want dan kom je niet vooruit.

We gaat niet zeggen van je moet ons dan om advies vragen, want we willen dat ze dat veel eerder doen.”

Danielle van der Heiden, voorzitter OOR en COR-lid, Utrecht.

Het ´niet de WOR op tafel hebben´, gaat niet alleen over de manier van communiceren. Ook de status die aan de WOR wordt toegekend is van belang. De WOR kan worden gezien als een absoluut stel regels waar de OR het bestuur aan dient te houden. Het alternatief dat past bij 'niet de WOR op tafel hebben' is een meer pragmatisch gebruik van de WOR wanneer het de OR uitkomt. Het houdt in dat de OR in onderhandelingen bereid is de regels van de WOR opzij te zetten, mits de uitkomst van de onderhandelingen een conclusie of een compromis is die de OR goed uitkomt. Dan wordt de WOR een stel regels die de ondernemingsraad achter de hand heeft voor wanneer het echt nodig is, in plaats van het beginpunt van het overleg. Dat houdt wel in dat de OR bereid moet zijn om van de meer informele toon van een overleg over te stappen op het benadrukken van de rechten in de WOR zijn vastgelegd. Ook andere conflictsituaties kunnen de relatie tussen OR en bestuur in gevaar brengen. De meningen van geïnterviewde OR-leden verschilden over dit onderwerp. Sommigen vonden dat een goede relatie met het bestuur ook een begrip van elkaars functie vereist.

“De een is anders dan de ander, maar de zakelijke relaties zijn gewoon goed. Er is geen ruzie ofzo, weetje, wat je in bedrijven wel hebt. Ze snappen heus wel dat een OR iets is waar je rekening mee moet houden en wat waarde heeft.

Kijk, je moet het gewoon scheiden. Kijk, als je elkaar mag, dat is meegenomen, dat is ook wel belangrijk. Maar uiteindelijk gaat het gewoon om waar je voor staat. Dat is medezeggenschap. En als je dat zuiver houdt, dan is er niets aan de hand, zelfs niet met je eigen leidinggevende. Als je dat niet kunt scheiden, van jij zit vanuit een OR-rol en jij zit vanuit een WOR-bestuurdersrol.”

Henk Knol, lid OOR Utrecht.

Dat begrip houdt ook in dat de bestuurder begrijpt dat de OR soms andere belangen of een ander perspectief heeft. De relatie met het bestuur lijdt ook niet altijd onder een moment van confrontatie. Juist een betere relatie kan die spanningen overleven. Gevraagd over het risico van de bestuurder confronteren met hun eigen rechten reageerde de secretaris van de OR Hoorn:

“Nee. Nee, we gaan de deur uit en we staan weer over koetjes en kalfjes te praten. Tenminste zo ervaar ik het. Ik heb nooit het gevoel gehad dat er buiten de deur of buiten de vergadering roering blijft omdat je het hier niet eens was.”

Nico van Caspel, secretaris OR Hoorn.

Dit onderzoek gaat voornamelijk over de methodes die de OR toepast. In deze paragraaf noem ik daarom voornamelijk technieken die de OR hanteert om de relatie met het bestuur te verbeteren. Het is belangrijk om te noemen dat het bestuur ook stappen onderneemt om de relatie met de OR te bevorderen. De bestuurder is wettelijk verplicht om geld en middelen beschikbaar te maken voor de OR, maar het onderzoek bracht ook situaties aan het licht waar het bestuur de OR actiever probeert te maken. Bij de medezeggenschap in 24 uur in Hoorn was het bestuur betrokken bij het organiseren van de activiteiten en bij de evaluatie van het project, ondanks dat dit een project van de OR was, bedoeld om haar relatie met de achterban te verbeteren.

In Hollands Kroon ging die betrokkenheid nog verder. Daar is sinds het vertrek van de vorige OR- voorzitter een grote cultuuromslag geweest, zowel in de interne verhoudingen als in de relatie met het bestuur. Die omslag begon toen de bestuurder de OR benaderde met het voorstel om hun verhouding te

veranderen, daarbij stelde de bestuurder ook voor om de OR vroeger te informeren over opkomende plannen. Eerst had de OR een houding waarbij nauw aan de WOR werd vastgehouden. Dit veranderde in een situatie waarin de OR zich minder op de WOR beroept en bereid is van de WOR af te wijken wanneer het een goede compromis betreft. De verregaande ontwikkeling richting zelfsturing en HNW die in Hollands Kroon gaande is, is ook onder de huidige bestuurders begonnen.

Het is mogelijk dat deze bestuurders de relatie met de OR wilden verbeteren vanwege hun overtuiging van de waarde van zelfsturing en HNW. De bestuurder heeft ook een grote rol in de werkwijze van OR volksgezondheid. Een ondernemingsraad kan alleen een Regie OR zijn wanneer het bestuur afspreekt om de verantwoordelijkheden laag in de organisatie te leggen. Om dat te doen moet het bestuur overtuigd zijn van de waarde van deze op HNW geënte benadering.

Een ander effect van HNW op de relatie tussen OR en bestuur in Utrecht, is dat de bestuurders van verschillende afdelingen op het stadskantoor soms moeilijker bereikbaar zijn. Toen afdelingen verspreid waren over een aantal kleinere gebouwen had iedere afdeling haar bestuurder aan huis en kon de OR daar letterlijk aankloppen. Bij de OR stadswerken kan dit nog steeds, zoals de heer van den Berg in bovenstaand citaat zei. Enkele OR-leden gaven aan dat dit in het stadskantoor moeilijker is geworden.