De flexibele OR-zetel

Een volgende innovatie is de flexibele OR-zetel. Deze vernieuwing, ook wel de expertzetel genoemd heeft een kleine rol in de COR in Utrecht. Daarnaast is dit idee belangrijk in de toekomstplannen van de OR Hollands Kroon. Met een flexibele OR-zetel bedoel ik een regeling waar de vaste bezetting van de OR kleiner is dan de wettelijk toegestane grootte. De bedoeling hiervan is dat deze open zetels tijdelijk gevuld worden door medewerkers of externe experts die affiniteit hebben met onderwerpen die op dat moment spelen. Daarbij gaat het om medewerkers die werkzaam zijn in een afdeling waar veranderingen plaatsvinden, of die expertise hebben in onderwerpen die elders in de organisatie spelen. Deze tijdelijke leden zouden door hun expertise met het onderwerp waarvoor ze worden binnengehaald meer waarde hebben voor het OR-werk dan vaste OR-leden. Deze regeling moet hen toestaan om de OR te ondersteunen en om daarvoor gecompenseerd te worden, ondanks dat ze geen vast OR-lid zijn. Daarnaast kan het dienen als een oplossing voor een gebrek aan animo onder medewerker voor het driejarige OR-lidmaatschap.

In de COR van Utrecht wordt dit idee toegepast om toch gebruik te kunnen maken van een aantal COR-zetels die leegstaan. Door het krimpen van de organisatie moest een aantal OR's binnen Utrecht mee krimpen. Daarom zouden deze OR's ook één van hun afgevaardigden in de COR verliezen. Omdat in de WOR staat dat een COR altijd twee zetels heeft per OR in de organisatie, stond de COR erop om die zetels te behouden. De OR's van grote organisatieonderdelen zouden alsnog twee leden afvaardigen naar de COR, en de kleine afdelingen een. De zetels die daardoor niet worden bezet dienen nu als flexibele zetel. Voorlopig heeft nog niemand deze zetel gebruikt. Sinds de grote reorganisatie ‘Via B’ heeft de COR nog geen onderwerpen behandeld waarvoor ze een expert nodig had.

In Hollands Kroon speelt onder de OR-leden een iets ander plan. Volgens dat plan zal de OR opzettelijk het aantal vaste leden terugbrengen om ruimte te maken voor medewerkers die dan op projectbasis kunnen aansluiten bij de OR.

“Daar willen we naartoe: een kleinere basis-OR. En dan met eigenlijk een soort ad-hoc commissies of werkgroepen voor bepaalde onderwerpen. Die dus dan zelf uit de organisatie of uit pits komen, waar een bepaald onderwerp speelt wat een OR raakvlak heeft. Dan zou het zo kunnen zijn, want we zijn er niet helemaal uit hoe dat gaat worden, dat de basis OR zegt van: Nou, dat speelt daar en dan vinden wij dat wel heel leuk als twee of drie mensen vanuit die pit dat helemaal gaan behandelen, dan aansluiten bij de OR, dan is het dus hun ding. En om het dan juridisch-technisch goed te onderbouwen blijft het wel aan de OR hangen maar zij doen al het werk.

En zij gaan met de bestuurder in gesprek daarover. Dan heb je niet die grote groep van negen mensen die overal over mee moeten praten. Het wordt efficiënter. Maar op het moment dat er klap op tafel gegeven moet worden, daar zitten wel op zich nog die vijf basis-OR-leden, en dan heb je een meerderheid.”

Ingrid Sijtzel, OR-lid Hollands Kroon.

Er wordt dus op verschillende manieren tegen deze flexibele zetels aangekeken. Waar het in de COR voornamelijk een tactiek is om alle wettelijk beschikbare zetels van de COR te kunnen gebruiken, wordt het in Hollands Kroon ook gezien als een manier om mensen bij de OR te betrekken en om het OR-werk efficiënter te maken. In de gemeente Hollands Kroon wordt, evenals in Hoorn, al naar de komende verkiezing toegewerkt, de gedachte speelt daarbij mee dat een kleinere basis-OR gemakkelijker te vullen is. Daarnaast wordt verwacht dat het gemakkelijker is om tijdelijke OR-leden te vinden voor projecten die die specifieke collega’s aangaan, dan dat het is om een volle bezetting voor de OR te vinden.

Dit plan om flexibele zetels te gebruiken lijkt op een aantal manieren op het idee achter de Regie OR en de squid-OR. Het betreft een plan waarbij de OR-leden minder taken op zich nemen en waarbij de andere medewerkers meer van de inhoudelijke medezeggenschap op zich nemen. De uitvoering verschilt omdat het werk van de medezeggenschap met de tijdelijke OR-leden binnen de OR gehouden wordt, in plaats van haar buiten de OR te plaatsen.

7.2.5. E-panels.

Een belangrijke vernieuwing in de OR’s in Utrecht is het gebruik van e-panels. Deze komen voor in de OOR en de OR Volksgezondheid in Utrecht. Ook in de COR wil men gebruik gaan maken van deze panels.

Het e-panel werd in de OOR geïntroduceerd als een vraagbaak waarvoor medewerkers van de Ontwikkel Organisatie op uitnodiging konden deelnemen. Wie zich inschrijft krijgt om de zoveel tijd een klein aantal multiplechoicevragen aangeboden om te beantwoorden. Het panel van de OOR had in mei van dit jaar ongeveer honderd deelnemers.

Bij de OR Volksgezondheid werd het idee van het e-panel overgenomen. In de eerste plaats werden medewerkers ook uitgenodigd zich voor het panel in te schrijven, maar uiteindelijk is ervoor gekozen om de vragenlijsten naar de emailadressen van alle medewerkers in de afdeling te sturen. Ook in de COR bestaat interesse voor de e-panels, zij hebben er echter geen opgezet omdat de medewerkers dan in meerdere e-panels tegelijk zouden moeten zitten: één van de COR en één van eigen afdeling. In plaats daarvan hepen de COR-leden vragen uit te gaan zenden via de panels van de OR's van verschillende afdelingen. Voorlopig heeft de meerderheid van de OR’s in Utrecht nog geen e-panel.

Er wordt in deze e-panels expres maar een klein aantal vragen gesteld zodat het invullen van de vragen weinig tijd kost. Een aantal keer is er ook een open vraag uitgezonden naar het panel. Dat leverde zoveel informatie op dat de OOR besloot om dat niet nog een keer te doen. Dat is een groot contrast met een vergelijkbare poging die in Hollands Kroon werd toegepast. Daar werd een aantal keer in een bericht op de startpagina van het intranet van de gemeente een stelling geplaatst waarop collega’s konden reageren. In tegenstelling tot de e-panels was dit geen succes omdat maar weinig medewerkers een reactie gaven.

Interessant aan de e-panels is ten eerste dat ze de OR in staat stellen onafhankelijk vrij grootschalige kwantitatieve onderzoeken binnen de organisatie te doen. Daarmee kunnen ze kennis vergaren en deze zo nodig voor zichzelf houden. Ten tweede kan het een effect hebben op de betrokkenheid van medewerkers. Een derde punt van interesse is dat deze informatie op verschillende manieren kan worden gebruikt. Het meest voor de hand liggende gebruik is het attenderen van de OR op problemen om die vervolgens aan het bestuur voor te leggen. Omdat het een kwantitatieve weergave van de ervaringen van veel verschillende medewerkers betreft, kunnen de panels ook gebruikt worden om het perspectief van de OR kracht bij te zetten in een meningsverschil met de bestuurder. Zoals in onderstaand voorbeeld kan de ondernemingsraad met deze e-panels haar invloed op het bestuur vergroten:

“In het kader van het nieuwe werken, kwam er een mogelijkheid om computers uit te rusten met nieuwe software, Windows 7. Met outlook 2013, of 2010. En het management zei: “Iedereen heeft in zijn thuissituatie al lang die overstap gemaakt van Windows 5 of 6 naar 7. Dus iedereen kan met die nieuwe vormgeving wel omgaan.” Nou, toen hadden wij al zoiets van dat denken wij eigenlijk van niet. … Wat we toen gedaan hebben, we hebben in het panel gevraagd, wie er nou in zijn

thuissituatie al op Windows 7 zat. Nou je wil niet weten, er kwam zelfs Windows 95 om de hoek kijken waar mensen mee werkten op een oud computertje … Dus dat betekent dat er wel degelijk iets van een cursus georganiseerd moest worden. Daar had men tot op dat moment geen rekening mee gehouden. En zo zie je dat je vrij snel door een uitvraging van dat panel een bijdrage kunt leveren aan hoe er adequaat door de organisatie op de knowhow van de mensen gereageerd kan worden.”

Kees Pas, vice voorzitter van de OOR, voorzitter van de COR, Utrecht.