1. Algemeen
1.7 Het 10-stappenplan voor werving van deelnemers
Stap 6
Evalueren en terugkoppelen resultaten EVALUATIE
• Terugkoppelen naar de eigen organisatie
• Terugkoppelen naar de betrokken organisatie(s) Stap 7
Bepalen vervolg VERVOLG
• Toekomstige activiteiten
• Afspraken
• Planning
1.4 Planmatig werken aan werving - algemene richtlijnen Inleiding
Een programma met opvoedingsondersteunende activiteiten voor ouders en/of beroepskrachten bestaat uit diverse stappen. Uitgangspunt van JSO is daarbij altijd dat we willen aansluiten bij de behoeften en wensen van de ouders.
Hier richten we het vizier op stap 4, de werving van de mensen voor wie de activiteiten zijn bedoeld, zijn de zogenaamde doelgroep(en). De werkzaamheden in deze fase vinden plaats, nadat (in de voorafgaande stappen) de doelgroepen en hun wensen en behoeften zijn vastgesteld en nadat de inhoudelijke programmering is verzorgd. Tijdens de planningsfase moet al zijn bepaald wanneer begonnen wordt met publiciteit en werving en via welke methode en kanalen daaraan vorm zal worden gegeven. In 1.7 is een 10-stappenplan voor de werving te vinden.
Net als iedere stap vraagt werving om een goede organisatie, uitvoering en voortgangscontrole, met een minimum aan kosten en problemen en een maximale opbrengst. Het doel is immers mensen te motiveren tot het bijwonen van de activiteiten, bij hen het proces van ‘bewust opvoeden’ te bevorderen en hen de opgedane kennis en inzichten in de opvoeding te laten toepassen. Zonder deelnemers die zich aanmelden kan nooit sprake zijn van een succesvolle activiteit.
Juist wanneer het gaat om activiteiten voor ouders die nog niet bereikt zijn, vraagt deze stap de nodige aandacht en tijd.
Het aanboren van een ‘nieuwe markt’ van nog niet bereikte ouders vraagt om een uitgebreide doelgroepenanalyse en bepaling van de wervingsstrategie. Ook is het aan te raden het bestaande aanbod aan de hand van de specifieke behoeften bij te stellen of een nieuw aanbod te ontwikkelen.
1.4.1 Factoren die motiveren tot aanmelding
De vraag die aan de werving vooraf gaat, is hoe je mensen in beweging krijgt om de activiteiten bij te wonen. De volgende beïnvloedende factoren kunnen mee- of tegenwerken.
• De voorlichtingsboodschap: hoe luidt die? Begrijpen de mensen waarover het gaat? Hoe interpreteert de doelgroep de boodschap? Welk effect heeft het overbrengen van de boodschap op de ontvanger? Zijn er sleutelfiguren beschikbaar die een juist en positief beeld kunnen geven?
• Bekendheid met een organiserende partij: kent men de mensen die het programma uitvoeren? Welk beeld leeft hierover bij de doelgroepen? Hoe kun je bij de introductie van de organisatie bij nieuwe doelgroepen vertrouwen wekken?
• Inspelen op persoonlijke behoeften: vinden de doelgroepen het programma aansprekend? Is het programma open (zoals bij themabijeenkomsten) of verplichtend (zoals bij een cursus)? De inhoud van het programma moet de doelgroep aanspreken; is de doelgroep breed of specifiek? Kent men elkaar of juist niet?
• Bereikbaarheid: zijn mensen in staat om naar de plaats te komen? Is de plaats waar de activiteit plaatsvindt goed bereikbaar? Is de plaats bekend/vertrouwd?
Weet men de weg te vinden? Moeten we naar de mensen toe? In hun vertrouwde omgeving (thuis of bijvoorbeeld in het buurtcentrum) een activiteit houden?
Toegankelijkheid: heeft de plaats een goed imago bij de doelgroep? Voelt men zich er veilig of thuis?
• Kosten: zijn deze realistisch in de ogen van de doelgroepen?
• Tijdstip van uitvoering: hebben mensen tijd om te komen op het geplande tijdstip? ’s Avonds of overdag of in het weekend? Welke periode van het jaar?
• Is er een wachtlijst/wachtperiode tussen aanmelding en datum van bijeenkomst?
Zo ja, dan ken de motivatie tussentijds minder worden.
• Zijn er aanvullende voorzieningen nodig en geregeld, zoals kinderopvang? Tolk?
Onkostenvergoeding?
• PR-materiaal: is de PR aansprekend? Wekt het de juiste verwachtingen? Begrijpt de doelgroep waarover het gaat? Is de materie voor hen herkenbaar? Hoe ga je schriftelijk materiaal verspreiden? Anoniem, via de krant en/of via contactpersonen?
Tevreden klanten leveren de beste PR, zo is algemeen bekend. Zij geven mond-tot-mondreclame. Het is vanuit dat perspectief van belang te zorgen dat de doelgroepen tevreden zijn. Is de begeleiding in staat op de behoeften van ouders in te spelen?
Evalueert de begeleiding tussentijds en luistert ze actief of er nieuwe vragen liggen?
Is de leiding in staat groepsdynamische processen goed te begeleiden? Worden bevindingen teruggekoppeld naar de verantwoordelijke partij?
1.4.2 Gefaseerde aanpak van PR en werving
Een methodische aanpak van de werving betekent goed onderbouwd en goed voorbereid aan de slag gaan, de mensen die de informatie verspreiden goed informeren en goed volgen of de werkzaamheden volgens plan verlopen. De fases zijn als volgt te onderscheiden.
Voorbereidingsfase (oriëntatie, definiëring en planning)
• doelgroepenanalyse
• bepalen van de wervingsstrategie en vastleggen in globaal wervingsplan:
- bepalen van sleutelfiguren en externe organisaties om te betrekken bij de werving
- contactlegging JSO met organisaties/sleutelfiguren en afspraken maken - taakverdeling en tijdpad opstellen
- bepalen of er bijzondere voorzieningen nodig zijn.
Uitvoerende fase (uitwerken en uitvoeren)
• Afronden van en voortbordurend op voorbereidingsfase.
• Ondersteunend materiaal samenstellen.
• Voorgesprekken houden met samenwerkende partijen en sleutelfiguren.
• Regelen van bijzondere voorzieningen, zoals tolk/kinderopvang e.d.
• Uitwerken van evaluatiemiddelen voor deelnemers en beroepskrachten; hierbij is het van belang die middelen in te zetten, die hen stimuleren tot het geven van feedback.
• Aandacht voor mond-tot-mondreclame voor werving vervolgactiviteiten.
Evaluatie en planning vervolg
• Bepalen van wie, wat, wanneer aan wie terugkoppelt.
• Evaluatieve vragen stellen, zoals: zijn de sleutelfiguren en eventuele samenwerkingspartners betrouwbaar gebleken? Komen ze hun afspraken na?
• Hebben de doelgroepen de juiste informatie ontvangen? Vonden ze het materiaal en de contactpersonen aansprekend genoeg?
• Hoe praten ze over de organisator en de plek waar de bijeenkomsten plaatsvinden?
• Verbeterpunten in de werving?
• Wat kunnen de deelnemers doen om mensen te werven voor vervolgactiviteiten?
Voor welke vervolgactiviteiten zijn zij te werven?
Het is raadzaam per fase te toetsen of het plan voldoende doordacht is en of het aansluit bij de doelgroep. Hiervoor kunnen zowel PR-deskundigen worden benaderd als vertegenwoordigers van de doelgroep (bijvoorbeeld ouders die eerder aan activiteiten hebben deelgenomen of (para)professionals).
1.4.3 Specifieke aandachtspunten in de voorbereidingsfase
Cruciale onderdelen van de werving zijn de doelgroepenanalyse en de bepaling van de wervingsstrategie.
Doelgroepenanalyse
Ouders hebben een cultureel bepaalde beleving van het opvoeden van kinderen. De verschillen onderling zijn groot, niet alleen tussen autochtonen en allochtonen, maar ook onder autochtonen en onder allochtonen. Iedere doelgroep heeft eigen kenmerken. Soms hebben ouders een achtergrond (zoals migrant, vluchteling, kerkelijke gezindheid), die in de wervingsaanpak verwerkt moet worden. Voor de werving is het van belang duidelijk te krijgen welke groep je precies wilt bereiken:
vaders, moeders, hoogopgeleiden, laagopgeleiden, geïsoleerde groep, ouders met jonge kinderen, pubers, sociaal-economische klasse, beheersen ze de Nederlandse taal, wat is de algemeen gehanteerde taal? Hoe duidelijker de groep is geïdentificeerd, hoe duidelijker de relevante factoren voor de werving zijn te onderscheiden.
Om te bepalen welke methoden en kanalen zinvol ingezet kunnen worden voor de werving, is het nodig de doelgroepen en hun omstandigheden in beeld te hebben.
Het vraagt om gedegen onderzoek. Want wie de doelgroepen kent, kan ze beter interesseren en motiveren. Inzicht in specifieke behoeften en gedragingen maakt het mogelijk gericht op de doelgroepen in te spelen. De informatie kan gehaald worden uit algemeen beschrijvend onderzoek of specifiek marktonderzoek. Hulpvragen zijn:
Oudergedrag
• Hoe kijkt de doelgroep aan tegen opvoeding?
• Hoe kijkt de doelgroep aan tegen ondersteuning en hulpverlening?
• Vertoont de doelgroep specifiek psychologische karakteristieken, waarmee je rekening moet houden in de benadering? In het bepalen van de aanpak van de werving? Welk gedrag is dat en hoe ga je ermee om? Een voorbeeld is de geslotenheid binnen de eigen gemeenschap, waardoor je moet investeren in vertrouwen en veiligheid. Ouders die niet gemakkelijk hulp buiten de deur zoeken, kunnen misschien wel met schriftelijk materiaal (al dan niet via internet) geholpen worden of via digitale contacten (met lotgenoten of hulpverleners).
• Is er met de doelgroep gepraat over hun vragen/wensen en behoeften?
• Hebben mensen uit de doelgroepen specifieke vragen/problemen met hun kinderen?
• Is er met kinderen zelf gepraat, wat brengen zij als behoeften/vragen naar voren?
Wat weten we daarover uit de literatuur of ervaringen van collega’s?
• Wat is bekend uit de literatuur en bij ervaringsdeskundige collega’s over de (achterliggende) behoefte van de mensen op het gebied van opvoedings-ondersteuning?
Communicatiegedrag
• Hoe gedraagt de doelgroep zich als het gaat om het ontvangen van informatie en het zich oriënteren op de samenleving en ondersteunende voorzieningen? Welke rol speelt de media?
• Welke taal spreekt de doelgroep? Komt analfabetisme voor?
• Gaat men veel met elkaar om? Hoe zijn de onderlinge verhoudingen?
• Is er sprake van positieve, stimulerende sociale controle of negatieve controle binnen of tussen de doelgroepen?
• Welke personen zijn belangrijk binnen de doelgroep (vaders, imam, leerkrachten,
• Zijn er al contacten met mensen uit de doelgroep die kunnen bijdragen aan het wervingsplan? Bijvoorbeeld ouders die aan eerdere activiteiten hebben deelgenomen? Of (para)professionals die inzicht hebben op jeugdbeleid en opvoedingsvraagstukken?
Geografische en demografische kenmerken
• Maak een plaatje van de wijk(en) waar de doelgroep(en) wonen.
• Welke voorzieningen zijn er voor ouders/pubers in de wijk (moskee, buurthuis, eigen clubhuis, scholen, basiseducatie)?
• Hoe ziet de bevolkingsopbouw eruit en welke etnische groeperingen wonen er?
• Hoe zijn de verschillende leeftijdsgroepen van kinderen verdeeld?
Algemene kenmerken
• Hoe is de participatie in de Nederlandse samenleving? Waarin participeert men wel en waarin niet? Wat wil dit zeggen voor de werving?
• Op welke plaatsen of in welke instellingen komen de mensen? Is aansluiting bij bestaande voorzieningen mogelijk, zoals bijeenkomsten op school of cursussen voor ouders zoals taalles, naailes, formulierencursus of voorlichting? Onder welke voorwaarden?
• Welke plaatsen of instellingen hebben een goede of slechte naam en waarom?
• Is er sprake van specifieke problematiek waarmee in de uitvoering van de cursus rekening gehouden moet worden? Denk bijvoorbeeld aan sociaal-economische positie, relatieproblemen tussen de ouders en andere normen over opvoeding.
Bepalen van de wervingsstrategie en planning
Nadat de doelgroepenanalyse is gedaan, kunnen de belangrijkste uitgangspunten worden geformuleerd ten aanzien van het activiteitenaanbod en de werving. Op grond daarvan kan een globaal wervingsplan worden opgesteld: doelgericht en doelgroepgericht.
In het wervingsplan wordt aangegeven wie doet wat (activiteitenplanning) en wanneer (tijdsplanning), wie (eind)verantwoordelijk is voor de werving, welke personen/instellingen een bijdrage leveren en wat hun taak is, wanneer, inschatting van de inzet van uren en financiële middelen. Anders gezegd: hoe en met welke middelen bereiken we het doel van de werving?
• Zetten we één of meer kanalen of methodes in? Hoe meer kanalen we gebruiken, hoe complexer de werving verloopt.
• Niet elke methode is even belangrijk. Soms speelt persoonlijk contact een grote rol, vooral bij het aanboren van nog niet bereikte doelgroepen. Dan weer is de rol ondergeschikt en kan het verstrekken van ondersteunend PR-materiaal door beroepskrachten (zoals wijkverpleegkundigen, leraren, leidsters van speelzalen en opvang) een belangrijke plaats innemen.
• De werking van een methode kan invloed uitoefenen op de effectiviteit van een andere, zoals een persoonlijke benadering, waarop een actie van beroepskrachten volgt.
• De onderlinge weging en inzet van methodes moeten worden gevolgd en aangepast als de verander(en)de omstandigheden daarom vragen.
• Het inzetten van mensen en PR-materiaal kost geld. Er dient gewerkt te worden met een kostenbegroting en een wervingsbudget. Bij de subsidieaanvraag moet dit al begroot worden!
Er zijn groepen ouders die niet gewend zijn over opvoeding te praten. Sommigen praten niet gewoon over problemen in de ontwikkeling van hun kinderen of in hun relatie met de kinderen. Zij zullen zich niet open stellen voor opvoedings-ondersteuning, zolang ze hun houding niet veranderen. Die houding is te beïnvloeden door voorlichting te geven, te laten vertellen over herkenbare opvoedingskwesties door mensen die ze vertrouwen. Hun houding zal pas veranderen, zodra ze zich ervan bewust worden dat het gewoon is om met je vragen en gedachten naar buiten te komen. De eerste vorm van ondersteuning dient heel open te zijn, gericht op vragen van de doelgroep en niet direct op overdracht van kennis. Het is belangrijk om ouders met zaken te laten komen, te laten oefenen met het praten over de opvoeding en ontwikkeling van hun kinderen en hun zelf te laten bepalen welke stappen ze willen nemen. Veiligheid en vertrouwen in de contactpersoon zijn daarbij uitermate belangrijk. Van de contactpersoon vraagt dat om een persoonlijke inlevende en coachende, niet-veroordelende benadering van de doelgroepen. Belangrijk is dat hij of zij kan luisteren en begrip toont voor de dilemma’s van de doelgroepen, zonder die te bekritiseren of te snel te willen oplossen of terzijde te schuiven. Het kan heel nuttig zijn om de contactpersonen op hun beurt weer te ondersteunen, om ervaringen en onvoorziene problemen in het contact te delen en te bespreken welke vervolgstappen mogelijk en wenselijk zijn.
Een apart punt van aandacht is het prijsbeleid. In het geval de doelgroepen nog niet bereikt zijn, zullen ouders nauwelijks of geen positieve verwachtingen hebben van het aanbod. Hierdoor zullen ze niet geneigd zijn deel te namen aan een activiteit, waarvoor ze moeten betalen. Gratis deelname zal de drempel verlagen.
1.4.4 Uitvoeren van de werving
Wervingsmethoden en de verschillende doelgroepen
Er zijn diverse mogelijkheden om potentiële deelnemers te vinden. Het meest voorkomend is de verspreiding van foldermateriaal via vindplaatsen zoals scholen, kinderdagverblijven, speelzalen en bibliotheken en adverteren in huis-aan-huis-bladen. Omdat het resultaat telt, is het van belang goed na te gaan - en steeds te evalueren - welke methode het meeste oplevert. Bij het zoeken naar de juiste wervings-methode gaat het erom de kans zo groot mogelijk te maken dat de interesse wordt gewekt van potentiële deelnemers aan de activiteiten. Hierbij maakt het verschil of ouders al gewend zijn om van gedachten te wisselen over opvoedingskwesties of niet. We zetten voor u een aantal methoden op een rij.
Wervingsmethode Opmerking Aankondiging in krant of in
school- kerk- of clubblad, huis-aan-huisblad, krant, tijdschrift
Geschikt voor ouders die de Nederlandse taal kunnen lezen.
Advertentie in de krant Maak een lokale, regionale en of landelijke perslijst.
Persbericht in de krant Een achtergrondartikel kan de voorlichtingsboodschap vaak goed overbrengen.
Aankondiging op website De aankondiging kan geplaatst worden op websites die de doelgroep bezoekt; niet geschikt voor ouders die niet over een pc beschikken.
Folder Geschikt voor brede verspreiding; indien het wordt bijgesloten
bij bijvoorbeeld een schoolblad, dan is het aan te raden in het blad zelf een klein artikel of annonce te plaatsen; de
vormgeving bepaalt in sterke mate of de tekst gelezen zal worden. Let op kleur, grootte van de letters, veel/weinig tekst, verluchtigende illustraties of foto’s.
DVD maken met wervend filmmateriaal en informatie over bijeenkomsten
Zowel in groepsverband als individueel (thuis) te gebruiken;
modern wervingsmateriaal maakt vaak extra nieuwsgierig.
Audiovisueel materiaal via lokale media
Radio- en tv-commercials zijn duur; achtergrondfilm kan soms gratis worden gemaakt.
Inzetten van voorlichting, al dan niet in teamverband
Geschikt voor ouders die nog niet gewend zijn om over opvoedingskwesties informatie uit te wisselen. Sleutelfiguren uit de eigen kring inzetten.
Werving via scholen en consultatiebureaus
Bijna alle ouders worden via deze kanalen bereikt indien schriftelijk materiaal of dvd wordt uitgedeeld.
Werving via buurthuizen en andere instellingen waar ouders komen
Via foldermateriaal, eventueel via persoonlijke overhandiging daarvan door de beroepskrachten.
Werving via kerken en moskeeën
Allochtonen, gereformeerden.
Werving via Sociale Dienst Geschikt voor mensen met een uitkering (N.B. een slechte financiële positie van de ouders is een risicofactor voor de ontwikkeling van het kind).
Aanvullende voorzieningen Zoals kinderopvang en reiskostenvergoeding (m.n. van belang
Enkele opmerkingen
We plaatsen hier nog enkele opmerkingen bij de verschillende manieren om in contact te komen met en informatie te verstrekken aan ouders uit de verschillende doelgroepen.
• Informatie kan zowel mondeling worden gegeven (via een persoonlijke benadering), als schriftelijk. Schriftelijk materiaal (zoals folders en brochures) kan de persoonlijke benadering ondersteunen. Tegenwoordig wordt ook gewerkt met digitaal materiaal, zoals DVD’s. Het voordeel daarvan is dat ze zowel op de vindplaatsen als bij mensen thuis als op de plaats waar de activiteit zelf plaatsvindt, kunnen worden gebruikt.
• Vindplaatsgericht: waar komen de ouders uit de doelgroep? Mogelijke plaatsen om contact te leggen en informatie te verstrekken zijn: wijknetwerk, zelforganisatie, kerk, buurthuis, jongerenwerk, gezondheidszorg (GGD), hulpverlening, school, moskee, Qathuizen, koffiehuizen, picknickplekken in het park, stimuleringsprojecten (zoals Opstap, Spel aan Huis, Home-Start of home-party’s voor ouders van verslaafden en andere doelgroepen). Bestaande contacten kunnen worden benut om ouders te interesseren in deelname aan activiteiten.
• Via media die gebruikt wordt door de doelgroep en die informatie (al dan niet in de eigen taal) bieden (migrantenradio en -televisie, door hen gelezen kranten en bladen).
• Direct, via huisbezoeken. Dit is een tijdsintensieve manier van werven. Het vraagt om een introductie door iemand die vertrouwd is bij de doelgroep en de gezinnen al bezoekt, zoals een buurtmoeder van Opstap of een andere vertrouwens-persoon. Het is belangrijk om aan te geven hoe je aan hun naam en adres bent gekomen. Soms is het nodig een tolk mee te nemen. Het doel van deze persoonlijke benadering is vertrouwen te wekken bij mensen die niet of niet persoonlijk via de vindplaatsen zijn te benaderen. In deze aanpak is het nodig om zowel belangstelling te tonen als iets over jezelf te vertellen en aansluiting te zoeken bij hun taal, kleding en omgangsregels. Normatieve uitspraken zijn er niet op hun plaats.
Over het inzetten van sleutelfiguren
Het is wenselijk bij de werving, vooral bij de persoonlijke benadering, zoveel mogelijk mensen in te zetten die bekend zijn met de culturele identiteit en het communicatiegedrag van ouders uit de doelgroep. Zij spreken ‘de taal’ van de ouders en kunnen daardoor gemakkelijker het vertrouwen winnen en informatie overdragen die aansluit bij hun beleving. Mensen uit de eigen kring kunnen een sleutelrol vervullen in de communicatie tussen de doelgroep en de opvoedingsondersteuners.
Sleutelfiguren zijn te vinden via (zelf)organisaties (naar etniciteit, geloof en probleemgeoriënteerd) of instellingen waar goed opgeleide professionals met eenzelfde culturele achtergrond werken: professionals en paraprofessionals. Ook ouders die eerder aan activiteiten hebben deelgenomen en daarover enthousiast zijn, kunnen gevraagd worden aan de werving mee te werken.
Het inschakelen van sleutelfiguren moet zorgvuldig gebeuren. Het is aan te raden hen al in de planfase te betrekken en te vragen om het plan mee vorm te geven en hun eigen rol in de werving te laten uitwerken. Op die manier wordt hun deskundig-heid optimaal gebruikt. Ook vergroot het dragen van medeverantwoordelijkdeskundig-heid de kans van slagen van de aanpak.
opvoedingsondersteunende activiteiten en het wervingsplan. Dat plan kan aan de hand van hun inbreng worden bijgesteld, zodat alle uitvoerende wervers het samen dragen. Ook is het van belang om na te gaan of de sleutelfiguren hun rol kunnen waarmaken, bijvoorbeeld binnen of buiten hun baan of vrijwilligerswerk, zodat er geen discrepantie hoeft te ontstaan tussen intenties en realistische mogelijkheden.
Planning
Houd bij de planning van activiteiten rekening met belangrijke feestdagen of culturele
Houd bij de planning van activiteiten rekening met belangrijke feestdagen of culturele