Fase 4: Besluitvorming als resultante van een groepsproces

In de vorige paragraaf hebben we besluitvorming vanuit het individueel perspectief behandeld. In het selectieproces wordt het besluit echter meestal niet genomen door een individu, maar is het een resultante van een groepsproces. In deze paragraaf richten we ons volledig op het groepsproces, op de interactie tussen de betrokkenen in de besluitvorming. Er zijn hier twee theoretische stromingen te volgen: de literatuur over besluitvorming (bv. Noorderhaven, 1995) en de politicologische literatuur over macht en invloed (bv. Eisenhardt, 1997).

In de eerste stroming wordt vooral gekeken naar de kenmerken van de groep betrokkenen. Zo benoemt Noorderhaven (1995) dat groepsgrootte en -structuur, cohesie en ontwikkelingsstadium invloed hebben op het besluitvormingsproces. Bantel en Jackson (1989) noemen in dit kader dat een meer gevarieerde set aan vaardigheden, kennis, kwaliteiten en perspectieven de effectiviteit van de besluitvorming verhoogt bij het oplossen van complexe, niet-routine problemen, zoals selectie.

Affectieve relaties dragen ook bij aan de effectiviteit van de samenwerking (Amason, 1996). Forbes en Milliken (1999) zien bijvoorbeeld dat de groepsgrootte een positief effect heeft op het de mate van conflicten, en een negatief effect op het gebruik van aanwezige kennis en de cohesie van de groep. Het omgekeerde geldt voor de duur van samenwerking tussen betrokkenen. Affectieve relaties zijn een noodzakelijke voorwaarde voor goede samenwerking in de groep. Gelijktijdig zijn ook conflicten nodig ten behoeve van de kwaliteit van de uitkomst van het besluitvormingsproces in een groep. Er is bij besluitvorming in groepen dan ook sprake van een paradox (Amason & Schweiger, 1994): conflicten staan affectieve relaties in de weg, maar dragen wel bij aan de kwaliteit van het besluit, terwijl affectieve relaties de effectiviteit van de besluitvorming verlagen, maar de mate van conflict verminderen.

Het tweede perspectief op besluitvorming komt vanuit de politicologische literatuur over macht en invloed (Eisenhardt, 1997). Het politicologisch perspectief op strategische besluitvorming maakt inzichtelijk hoe emoties van de besluitvormer invloed hebben op de wijze waarop het besluit wordt neergezet (framing) en daarmee op de uitkomst (Elbanna & Child, 2007). De basispremisse in dit perspectief is dat elk individu eigen belangen nastreeft. Vanuit andere beelden van het probleem of van de juiste uitkomst gebruikt men invloed of macht om tot de gewenste uitkomst te komen (bv. Allison, 1971). Afhankelijk van machtsverhoudingen en het resultaat van conflictsituaties zullen andere besluiten zich als uitkomst aandienen binnen de groep. Eisenhardt, Kahwajy en Bourgeois (1997) benoemen dat hierbij veelal ook emoties een rol spelen, zoals vijandigheid of jaloezie. In de basis draait het echter vooral om politiek handelen (Eisenhardt & Burgeois, 1988). Voorbeelden van dit handelen zijn coalitievorming, lobbyen, pogingen tot coöptatie, het achterhouden van relevante informatie en het overheersen van agenda’s van anderen. Soms spelen

opportunisme en goede timing een rol in politieke besluitvorming (Eisenhardt & Zbaracki, 1992; Kaplan, 2008). Vanwege het ‘geheime’ karakter van politieke handelingen zien Eisenhardt en Burgeois (1988) dit als een contrast tegenover het uitoefenen van invloed. Bij het uitoefenen van invloed gaat het er immers om open communicatie. Dat politiek in de besluitvorming in organisaties een belangrijke rol speelt, wordt in verschillende casestudies zichtbaar gemaakt (bv. Allison, 1971; Pettigrew, 1973; Quinn, 1980; Eisenhardt & Bourgeois, 1989; Kaplan, 2008).

De wijze waarop voorgaande aspecten in selectieprocessen een rol (kunnen) spelen hebben wij niet in de literatuur aangetroffen. In de behandeling van de literatuur over selectie op het topniveau komen deze aspecten wel impliciet naar voren, vooral in het werk van Derks en Grit (2015). Hier komen we later op terug.

3.7 Besluitvorming over het selectieproces

Het selectieproces is geen op zichzelf staand proces, er zijn mensen die besluiten nemen over de invulling van het proces. Deze besluitvorming over besluitvorming, zogenaamde metabesluitvorming (bv. Kickert, 1979; Kickert & Van Gigh, 1993), gaat over de impliciete en expliciete keuzes die worden gemaakt over het proces. In dit deelonderzoek gaat metabesluitvorming om de besluiten omtrent de inrichting van het selectieproces, de keuze voor betrokkenen en de instrumenten om informatie mee te vergaren, in de meest brede zin. In het voorgaande gedeelte hebben we al gekeken naar de menselijke eigenschappen die als onderlegger voor besluitvorming bestaan. Uiteraard zullen deze eigenschappen, zoals begrensde rationaliteit, het gebruik van heuristieken en het hebben van vooroordelen, ook gelden voor de besluitvorming over proceskenmerken. Selectie op het topniveau wordt door sommigen gezien als een proces met een hoge mate van standaardisatie (bv. Derks & Grit, 2015), terwijl anderen juist spreken van een lage mate van standaardisatie (bv. Vinkenburg et al., 2014). Het is dan ook de vraag in hoeverre regels en procedures of gezamenlijke beelden de basis vormen voor de inrichting van het proces. Indien sprake is van standaardisatie, dan wordt een procedure gevolgd en worden de stappen netjes gevolgd. Het lijkt erop dat hiervan sprake is in het selectieproces, aangezien selectie als een sequentieel proces wordt gezien (Sessa et al., 1998). Indien echter sprake is van een beperkte mate van standaardisatie, dan zou ook sprake kunnen zijn van het zogenaamde garbage can model (Cohen, March & Olsen, 1972). In dit model wordt niet uitgegaan van een ordentelijke werkelijkheid, maar van een georganiseerde anarchie. Drie aspecten maken dat het besluitvormingsproces niet ordentelijk verloopt. Het eerste kenmerk is dat sprake is van problematische voorkeuren. In organisaties is het veelal onmogelijk om tot een georganiseerde set van preferenties te komen, veeleer is sprake van diverse ideeën. In tweede instantie stellen Cohen, March en Olsen (1972) dat de organisatieprocessen voor de leden binnen de organisatie niet duidelijk zijn. Dit bemoeilijkt zowel probleemanalyse als de evaluatie van oplossingsrichtingen. Leren vindt dan plaats op basis van

‘trial and error’. Zo kan onvolledige kennis van de instrumenten leiden tot inzet van instrumenten op basis waarvan onvolledige of nietszeggende informatie over kandidaten wordt verzameld. Tot slot wordt fluïde participatie genoemd als kenmerk van de georganiseerde anarchie. Betrokkenen zijn op verschillende momenten in het proces in meer of mindere mate betrokken. Met het garbage can model laten Cohen, March en Olsen (1972) zien dat het proces van strategische besluitvorming niet sequentieel of iteratief hoeft te verlopen. Ook Kickert en Van Gigh (1993) stellen dat besluitvormingsprocessen, vooral als deze van hogere orde zijn, ondoorzichtig zijn en oplossingsrichtingen zich niet eenduidig tonen. Geluk en momentum spelen hierdoor evenals een gedegen proces een belangrijke rol in de besluitvorming (Eisenhardt, Kahwajy & Bourgeois, 1997). Het is de vraag in hoeverre een garbage can of sequentieel model bij selectieprocessen zichtbaar is. Op basis van conceptueel werk stellen Vinkenburg et al. (2014) dat er een grote variatie bestaat in de mate van standaardisatie in selectieprocessen, en dat op het topniveau weinig standaardisatie te verwachten is. Empirisch werk van Sessa et al. (1998) en Derks en Grit (2015) onderschrijven juist de conclusie van Viswesvaran en Ones (2010) dat het selectieproces sequentieel verloopt.

In elk geval wordt er gedurende het selectieproces informatie verzameld over kandidaten. Dit kan aan de hand van verschillende instrumenten, zoals hiervoor ook al aan de orde is geweest. Dit betekent dan ook dat toezichthouders besluiten moeten nemen over welke instrumenten men inzet in het proces. Kijken we naar de literatuur, dan blijkt dat betrokkenen bij selectieprocessen de nodige kennis van de selectie-instrumenten ontberen (Sessa et al., 1998; Rynes, Colbert & Brown, 2002; Zaccaro, 2010). Rynes, Colbert en Brown (2002) deden onderzoek onder een grote groep HR-professionals om erachter te komen in hoeverre wetenschappelijke kennis wordt toegepast bij selectie. Deze onderzoekers constateren een lacune tussen de beschikbare wetenschappelijke kennis en de gehanteerde heuristische modellen in de praktijk. De veronderstelling naar aanleiding van eerder onderzoek was dat HR-professionals wel degelijk de kennis in huis hebben, maar dat het ze ontbreekt aan een werkbaar model om deze kennis ook in de praktijk te brengen (Pfeffer & Sutton, 2000, in Rynes et al., 2002). Dit blijkt echter niet het geval te zijn. Sessa et al. (1998) komen op basis van onderzoek onder 494 topmanagers tot een vergelijkbare conclusie, de selecteurs blijken weinig ervaring te hebben met selectie en er wordt beperkt aandacht en tijd geïnvesteerd in het proces. Tot slot stelt ook Zaccaro (2010) vast dat selectie op het topniveau te vaak gebruik wordt gemaakt van selectie-instrumenten en selectie-eisen met lage voorspellende waarde en dat betere methodes veelal over het hoofd worden gezien. Highhouse (2008) wijt dit aan een verkeerd beeld van de effectiviteit van de verschillende instrumenten. Het is de vraag op basis van welke gronden toezichthouders besluiten om bepaalde instrumenten juist wel of juist niet te gebruiken bij selectie op het topniveau. In de praktijk op het lager niveau blijkt in elk geval dat het interview het meest wordt gebruikt als instrument om informatie over kandidaten te vergaren (McDaniel et al., 1994). Naast een gebrek aan kennis

over de instrumenten, worden ook andere verklaringen gegeven voor deze keuze. Tijdsdruk en de noodzaak om snel tot resultaten te komen worden bijvoorbeeld genoemd (Ryan & Tippins, 2004), net als de kosten en een grote tijdsinvestering voor kandidaten van niet-gekozen instrumenten, zoals assessments (Sessa et al., 1998; Jeong, 2011). Toch zegt het kostenplaatje niet alles, aangezien zowel gestructureerde interviews en cognitieve capaciteiten tests, net als ongestructureerde interviews, een relatief lage kosteninvestering met zich meebrengen. Mogelijkerwijs wordt voor het ongestructureerde interview gekozen, in tegenstelling tot andere relatief goedkopen instrumenten, doordat selecteurs kandidaten niet willen afschrikken door de procedure (Sessa et al., 1998) en dat men de validiteit van het interview overschat, omdat men geen rekening houdt met de eigen vooroordelen (Ramsay & Scholarios, 1999; Posthuma et al., 2002). Hoewel uit onderzoek blijkt dat kandidaten niet worden afgeschrikt door instrumenten, als gebleken is dat de voorspellende waarde hoog is (Born, 2007), lijkt het erop dat selecteurs liever het zekere voor het onzekere nemen.

Informatievergaring wordt gebruikt om onzekerheid over het besluit te reduceren. Het blijkt dat alleen al de formulering van het doel van het proces invloed heeft op de uitkomst. In dit licht gebruikt Kuhn (2015) de ‘regulatory focus theory’, de theorie die handelt over de percepties van mensen bij besluitvormingsprocessen, om de invloed van deze percepties op het besluitvormingsproces te duiden. Zij stelt dat de twee primaire oriëntaties leiden tot zeer uiteenlopende doelen, maar ook andersoortige invulling van het proces. Preventie is gericht op het vermijden van het aannemen van schadelijke medewerkers. Er zal bij de selecteurs vooral een neiging bestaan om informatie te zoeken over mogelijk nadelig gedrag, een preferentie voor de veiliger ogende kandidaat en er zal meer gebruik worden gemaakt van meer objectieve selectie-eisen en –instrumenten. Bij het zoeken naar de beste kandidaat aan de andere kant wordt informatie gezocht over mogelijke successen van de kandidaat, worden bijzondere kandidaten vaker geprefereerd en wordt vaker gebruik gemaakt van subjectieve en affectieve beoordelingen van kandidaten. Ook Born (2007) maakt onder verwijzing naar Shafir (1993) inzichtelijk dat selecteurs andere keuzes maken indien gevraagd wordt om ofwel de beste kandidaat te kiezen ofwel om de minste kandidaat af te wijzen. Graves en Karren (1992) zien dat er meer en minder effectieve strategieën van selecteurs kunnen worden onderscheiden. Deze auteurs concluderen dat meer effectieve selecteurs in staat zijn om functie-relevante criteria te onderscheiden en meer bewust op basis van deze criteria kandidaten te beoordelen. Externe factoren spelen ook een belangrijke rol in het bepalen van het doel van het proces. Het samenspel tussen geld, tijd, uitkomst en heuristische modellen hieromtrent bepalen voor een groot deel de aanpak, werkwijze en gewenste richting. In plaats van het toepassen van één traditie, wordt door verschillende auteurs dan ook gepleit voor een exploratief kader, waarmee onderzoek naar selectie van personeel aansluit bij de bestaande praktijk (bv. Ramsay & Scholarios, 1999;

Hollenbeck, 2009; Keep & James, 2010; Withers et al., 2012; Vinkenburg et al., 2014). Alvorens we doorgaan met dit exploratief model, duiden we hierna allereerst nader hoe selectie op het topniveau verschilt van selectie op lagere niveaus.