Elementen in de Nederlandse coporate governance code

Op 31 december 2004 is de Nederlandse corporate governance code (Code Tabaksblat) wettelijk verankerd. De Code bevat principes, die zijn uitgewerkt in best practice bepalingen. Nederlandse beursgenoteerde ondernemingen zijn verplicht om in hun jaarverslag gemotiveerd uit te leggen of en zo ja waarom en in hoeverre zij afwijken van de best practice bepalingen (de regel van ‘pas toe of leg uit’). In de Code Tabaksblat wordt het algemeen aanvaarde uitgangspunt gehanteerd dat de vennootschap een lange termijn samenwerkingsverband is van diverse bij de vennootschap betrokken partijen (Commissie Tabaksblat, 2003). Voorwaarde van belanghebbenden voor een samenwerking met de vennootschap is vertrouwen dat hun belangen worden behartigd. Goed ondernemerschap, en zeker ook goed toezicht hierop, zijn essentieel voor het kunnen stellen van vertrouwen door belanghebbenden. Om deze reden is in de Nederlandse corporate governance code (Code Tabaksblat) het derde hoofdstuk geheel gewijd aan het toezichthoudende orgaan binnen Nederlandse ondernemingen: de raad van commissarissen. Deze bepalingen moeten ertoe leiden dat de RvC zijn taken zo goed mogelijk uitvoert. Het is dus van belang dat de eisen die in de Code aan een goede RvC worden gesteld, en waaraan alle beursgenoteerde ondernemingen in Nederland dus moeten voldoen, eisen zijn die in de praktijk ook daadwerkelijk leiden tot het goed functioneren van dit orgaan.

Hieronder behandel ik de paragrafen uit hoofdstuk III van de Code Tabaksblat die relevant zijn voor mijn onderzoek, waarbij de focus dan ook zal liggen op de elementen die vanuit de Code naar voren komen als bepalend voor het effectief functioneren van de RvC.

Taak en werkwijze

De eerste paragraaf van hoofdstuk III handelt over de taak en werkwijze van de raad van commissarissen. Het principe hierbij is dat de RvC tot taak heeft het houden van toezicht op het beleid van het bestuur en de algemene gang van zaken in de vennootschap, en het bestuur met raad ter zijde staan. De best practice bepalingen in paragraaf III.1 gaan niet expliciet in op kenmerken waaraan een raad moet voldoen om goed te functioneren. Wel is een aantal paragrafen in dit kader relevant om te noemen. In paragraaf III.1.3 wordt aanbevolen om in het verslag van de RvC opgave te doen van enkele gegevens van de individuele leden:

- het geslacht - nationaliteit

- de leeftijd - het tijdstip van eerste benoeming

- het beroep - de benoemingstermijn

- de hoofdfunctie - relevante nevenfuncties

Ook raadt de commissie aan te vermelden welke commissarissen frequent afwezig zijn geweest bij de vergaderingen van de RvC (paragraaf III.1.5). Paragraaf III.1.7 beveelt aan om eenmaal per jaar het gewenste profiel, en de samenstelling en competentie van de raad te bespreken. Bovendien hebben de raad van commissarissen en de commissarissen afzonderlijk een verantwoordelijkheid om van het

bestuur en de externe accountant alle informatie te verlangen die de RvC behoeft om zijn taken goed te kunnen uitoefenen, de zogenaamde ‘haalplicht’ (paragraaf III.1.9). Het bestuur heeft op zijn beurt de plicht om de RvC tijdig alle informatie te verschaffen die nodig is voor de uitoefening van de taak van de raad van commissarissen (paragraaf II.1).

Onafhankelijkheid

De tweede paragraaf van hoofdstuk III staat geheel in het teken van onafhankelijkheid. Dit element wordt zeer belangrijk geacht voor het goed kunnen uitoefenen van toezicht op het bestuur. De raad van commissarissen moet zodanig zijn samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, het bestuur en elk ander deelbelang onafhankelijk en kritisch kunnen operen. Paragraaf III.2.2 definieert wanneer een commissarissen niet als onafhankelijk kan worden beschouwd, waarbij het niet alleen van belang is dat de criteria niet op hem van toepassing zijn, maar ook niet op zijn echtgenoot, geregistreerde partner of andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad. Alle commissarissen, met uitzondering van maximaal één persoon, moeten onafhankelijk zijn (paragraaf III.2.1); indien een lid als niet-onafhankelijk wordt beschouwd, dient de RvC dit vast te leggen in zijn verslag (paragraaf III.2.3).

Deskundigheid en samenstelling

Twee andere elementen die door de commissie van belang worden geacht voor het goed kunnen functioneren van de RvC zijn deskundigheid en samenstelling (paragraaf III.3). Elke individuele commissaris dient geschikt te zijn om de hoofdlijnen van het totale beleid te beoordelen en dient te beschikken over de specifieke deskundigheid die noodzakelijk is voor de vervulling van zijn taak, binnen zijn rol en in het kader van de profielschets van de raad. De raad in zijn geheel moet dusdanig samengesteld zijn dat hij zijn taken adequaat kan vervullen (principe III.3). De raad van commissarissen dient een profielschets op te stellen voor zijn omvang en samenstelling, waarbij rekening wordt gehouden met de aard van de onderneming, haar activiteiten en de gewenste deskundigheid en achtergrond van de commissarissen (paragraaf III.3.1). Na benoeming dienen alle commissarissen een introductieprogramma te volgen, waarin algemene financiële en juridische zaken aan de orde komen, maar ook specifieke aspecten die eigen zijn aan de desbetreffende onderneming. Jaarlijks beoordeelt de RvC op welke onderdelen commissarissen behoefte hebben aan nadere training (paragraaf III.3.3). Ook wordt in paragraaf III.3.4 het aantal commissariaten van één persoon beperkt tot vijf, om te waarborgen dat de commissaris voldoende tijd heeft om zijn taken goed te vervullen.

Rol van de voorzitter

Bijzondere aandacht wordt geschonken aan de rol van de voorzitter van de RvC (paragraaf III.4). Voor de voorzitter, die geen voormalig bestuurder van de vennootschap mag zijn, is in paragraaf III.4.1 een aantal specifieke taken vastgelegd, waaronder er op toezien dat:

- de commissies van de raad naar behoren functioneren

- de contacten van de raad van commissarissen met het bestuur en (centrale)

ondernemingsraad naar behoren verlopen

- de bestuurders en de commissarissen ten minste jaarlijks worden beoordeeld op hun functioneren

- de commissarissen tijdig alle informatie ontvangen die nodig is voor de goede uitoefening van hun taak

De raad van commissarissen wordt ondersteund door de secretaris van de vennootschap, die de voorzitter van de raad bijstaat in de daadwerkelijke organisatie van de RvC (paragraaf III.4.3).

Ook is een aparte paragraaf gewijd aan de samenstelling en de rol van kerncommissies van de RvC (paragraaf III.5). Het principe is dat indien de RvC uit meer dan vier personen bestaat, de raad uit zijn midden een auditcommissie, een remuneratiecommissie en een selectie- en benoemingscommissie instelt. De taak van de commissies is om de besluitvorming van de RvC voor te bereiden, en zodoende bij te dragen aan het effectief functioneren van de raad. Het verslag van de RvC vermeldt de samenstelling van de commissies, het aantal vergaderingen dat de commissies hebben gehad en de belangrijkste onderwerpen die hierop aan te orde zijn gekomen (paragraaf III.5.2). Bovendien is in het vervolg van paragraaf III.5 per commissie een aantal aanbevelingen gedaan, met name ten aanzien van de taken van de commissies en hun samenstelling.

Tegenstrijdige belangen

Paragraaf III.6 handelt over tegenstrijdige belangen en hoe hiermee dient om te worden gegaan door de commissarissen.

Bezoldiging

De bezoldiging van commissarissen wordt door de algemene vergadering van aandeelhouders vastgesteld (paragraaf III.7). Deze beloning is niet afhankelijk van de prestaties van de onderneming. De hoogte en de structuur van de bezoldiging dient te worden opgenomen in de toelichting op de jaarrekening, waarbij commissarissen geen aandelen of rechten daarop bij wijze van bezoldiging krijgen toegekend (paragraaf III.7.1). Wel is het voor een commissaris mogelijk om ter belegging op de lange termijn aandelen te houden in de betreffende vennootschap (paragraaf III.7.2); de RvC dient een reglement vast te stellen ten aanzien van het bezit van en transacties in effecten door commissarissen anders dan die uitgegeven door de vennootschap waar zij commissaris zijn (paragraaf III.7.3).

Monistisch bestuursmodel

De laatste paragraaf (III.8) adresseert specifiek de monistische bestuursstructuur, daar enkele beursgenoteerde ondernemingen dit model hanteren in plaats van het model met twee aparte organen voor toezicht en bestuur. In het geval dat er sprake is van één bestuur, met zowel

zijn, moet de samenstelling en het functioneren ervan dusdanig zijn dat een behoorlijk en onafhankelijk toezicht door laatstgenoemden is gewaarborgd. Zo mag de voorzitter van het bestuur niet tevens belast zijn of belast zijn geweest met de dagelijkse gang van zaken van de onderneming (paragraaf III.8.1).

Geïdentificeerde kenmerken

Uit bovenstaande behandeling van enkele paragrafen uit de Code Tabaksblat komt een aantal elementen naar voren dat volgens de commissie het goed functioneren van de RvC moet waarborgen. Dit zijn:

- frequent afwezig bij de vergaderingen van de RvC - achtergrond

- haalplicht - brengplicht

- omvang - competenties, deskundigheid

- formele onafhankelijkheid - tegenstrijdige belangen

- rol van de voorzitter - introductieprogramma

- nadere training - maximaal 5 commissariaten

- ondersteuning RvC door vennootschapssecretaris - bezoldiging

- geslacht - nationaliteit

- leeftijd - het tijdstip van eerste benoeming

- beroep - de benoemingstermijn

- de hoofdfunctie - relevante nevenfuncties

- in monistische structuur: onafhankelijk toezicht - instellen van kerncommissies

Vrijwel al deze elementen zijn ook in de literatuurbeschrijving van deze thesis aan bod gekomen (paragraaf 2.4). Het zijn voornamelijk de structuurelementen, die zijn behandeld onder de demografische benadering in de wetenschappelijke literatuur (paragraaf 2.4.2). Het is een uiterst relevante vraag of de eisen die door de Code Tabaksblat aan de RvC worden gesteld - om effectiviteit van het uitgevoerde toezicht te waarborgen - hiervoor in de praktijk ook daadwerkelijk bepalend zijn. Alle Nederlandse beursgenoteerde ondernemingen zijn immers verplicht om de Code toe te passen (of uit te leggen waarom niet).

Op basis van bovenstaande beschrijving van de bepalingen in de Code Tabaksblat is er een structuurelement te onderscheiden dat niet in de literatuur naar voren is gekomen, maar mogelijk wel van invloed is op de effectiviteit waarmee de RvC zijn taken uitvoert. Het betreft de ondersteuning van de RvC en kerncommissies door stafleden van de onderneming (paragraaf III.4.3). Dit element kan dan ook nog worden toegevoegd aan tabel 2.2.

Tabel 2.6 Aanvullend structuurkenmerk op basis van de Code Tabaksblat

Structuurkenmerken