5. Conclusie
5.1 Conclusies over de voorwaarden voor zelfsturende teams
De onderzoeksvraag die centraal staat in deze paragraaf is:
Onderzoeksvraag 4. In welke mate wordt aan de voorwaarden voldaan ten behoeve van het succesvol invoeren van zelfsturende teams binnen Asito regio Oost?
Om deze vraag te kunnen beantwoorden zijn de gevonden voorwaarden voor zelfsturende teams uit het literatuuronderzoek getoetst binnen Asito regio Oost. Om dat te kunnen toetsen zijn er twee onderzoeksmethoden gebruikt. Er is een documentenanalyse uitgevoerd. Daarbij zijn bestaande documenten binnen Asito regio Oost zorgvuldig doorgenomen en geanalyseerd. Tevens zijn er
interviews afgenomen om te achterhalen hoe de schoonmaakmedewerkers van Asito regio Oost werken ten behoeve van de voorwaarden van zelfsturende teams. Verder bevindt zich aan het eind van dit hoofdstuk tabel 7 alle voorwaarden van zelfsturende teams. In deze tabel is in één oogopslag te zien over welke voorwaarden Asito regio Oost beschikt en aan welke zij nog kunnen werken. In het adviesgedeelte zal toegelicht worden hoe Asito deze voorwaarden nog kan creëren.
5.1.1 Voorwaarde ‘’team’’ en ‘’eigenschappen van teamleden’’
Wat betreft de voorwaarde ‘’team’’ kan er geconcludeerd worden dat Asito regio Oost aan deze voorwaarde voldoet. De organisatorische randvoorwaarden om een team te vormen zijn aanwezig. Bij Asito regio Oost wordt binnen objecten gewerkt met ‘’werkmappen’’. In deze werkmappen staat alle informatie beschreven die van belang zijn voor de schoonmaakmedewerkers. Op die manier kan elke medewerker informatie tot zich nemen wat betreft de doelstelling van zijn/haar team. Vervolgens hebben de medewerkers herhaaldelijk contact met elkaar waarbij ze de dagelijkse werkzaamheden met elkaar kunnen bespreken. De taakafhankelijkheid en variatie in de werkzaamheden zijn in kleine mate aanwezig. Medewerkers krijgen een werkprogramma toegelicht en voeren de aangewezen taak voor een periode van een maand of twee uit. Wat betreft de individuele randvoorwaarden zoals flexibiliteit van medewerkers en de inzet die ze tonen in hun werk kan er gezegd worden dat het positief is. Medewerkers vertellen in de interviews dat er altijd een oplossing is te vinden wanneer ze elkaar moeten vervangen in hun werk bij ziekmelding. Medewerkers zijn vaak gemotiveerd en willen zich verder ontwikkelen in hun werk. Hiermee scoort Asito regio Oost op de eigenschappen van de schoonmaakmedewerkers voldoende.
5.1.2 Voorwaarde ‘’zelfsturendheid’’
Over de voorwaarde zelfsturendheid kan er geconcludeerd worden dat Asito regio Oost daar onvoldoende op scoort. Binnen objecten van Asito regio Oost wordt vaak gewerkt met een groep schoonmaakmedewerkers die ondersteund wordt door de 1ste schoonmaakmedewerker. Deze persoon krijgt vaak naast haar eigen werkzaamheden ook andere organisatorische taken zoals de planning, functioneringsgesprekken, urenregistratie, kwaliteitsmetingen, sollicitatie enz. De 1ste medewerker neemt ook altijd de beslissing wanneer er zich problemen voordoen. De rest van de
schoonmaakmedewerkers hebben vaak geen extra taken naast hun eigen schoonmaakwerkzaamheden. Dit resulteert in dat wanneer de 1ste medewerker wegvalt de groep niet precies weet hoe ze de
organisatorische taken moeten oppakken om het werk goed te laten verlopen. 5.1.3 Voorwaarde ‘’leiderschap’’
Asito regio Oost heeft bij alle klanten waar ze hun dienst verlenen een objectleider/projectleider (leidinggevende). Deze objectleider/projectleider geeft leiding aan de voorwerker(ster) en de
voor alle werkzaamheden binnen het object. De werkzaamheden moeten op de juiste wijze worden uitgevoerd. De objectleider is niet vaak aanwezig bij de klant tenzij er afspraken worden gemaakt of er bijzonderheden zijn in verband met het werk. De objectleider heeft de leiding en verantwoordelijkheid over wel 50 verschillende panden waar Asito schoonmaakt. 1ste schoonmaakmedewerkers en
schoonmaakmedewerkers ervaren de wijze van leidinggeven van hun objectleiders vaak als positief. Objectleiders hebben een coachende rol en een coördinerende taak binnen het object. Ze delegeren verantwoordelijke taken aan de 1ste schoonmaakmedewerker en onderhouden contact met de andere schoonmaakmedewerkers. Resumerend kunnen we vaststellen dat de voorwaarde leiderschap binnen Asito regio Oost goed wordt uitgevoerd.
5.1.4 Voorwaarde ‘’communicatie’’
Wat betreft de voorwaarde communicatie kan er geconcludeerd worden dat deze niet voldoende aanwezig is binnen Asito regio Oost. Zo blijkt het contact met collega’s onderling wel goed te zijn vertellen 1ste schoonmaakmedewerkers. Ze zien elkaar dagelijks en nemen vaak elke dag de tijd om de gang van zaken te bespreken met elkaar. Op die manier ontstaat ook de mogelijkheid tot feedback en om onduidelijkheden uit te spreken. Tevens is de 1ste schoonmaakmedewerker de enige persoon in de groep die vaak contact heeft met zijn/haar leidinggevende en klant. Bij een invoering van zelfsturende teams is het opportuun dat iedere medewerker kan en mag communiceren met de leiding en de klant. Maar dit is lastig omdat de wijze van communicatie grotendeels bepaald wordt door de klant.
5.1.5 Voorwaarde ‘’opleiding’’
De voorwaarde opleiding is één van de belangrijkste voorwaarde voor zelfsturende teams. De invoering van zelfsturende teams heeft namelijk tot gevolg dat er belangrijke eisen aan de competenties van de teamleden worden gesteld. Hieruit vloeien onder andere bredere inzetbaarheid en scholing van de medewerkers voort. Voor Asito regio Oost zal dat betekenen dat ze ervoor zorgen dat de
schoonmaakmedewerkers een opleiding gaan volgen. Tevens is het opportuun om de medewerkers de mogelijkheid te bieden om nieuwe competenties aan te leren. Er kan geconcludeerd worden dat Asito regio Oost niet voldoet aan de voorwaarde opleiding. Het personeelsbestand binnen Asito regio Oost telt 1.466 schoonmaakmedewerkers. Volgens de registratie hebben er slechts 152 van 1.466 algemene schoonmaakmedewerkers de basis(vak)opleiding gevolgd. Wil Asito regio Oost een succesvolle pilot van zelfsturende teams mogelijk maken dan moet de organisatie de medewerkers opleiden. Hierin kan de afdeling Opleidings- en kenniscentrum (OKC) een grote rol spelen. Aanvullend op de
basis(vak)opleiding kunnen de competenties ‘’zelfredzaamheid’’ en ‘’hospitality’’ worden toegevoegd. Deze twee competenties bieden naast de basis(vak)opleiding schoonmaakmedewerkers extra kennis en vaardigheden op gebied van organiseren en omgaan met de klant. Vaardigheden die juist erg
belangrijk zijn om zelfsturende teams te laten functioneren. 5.1.6 Voorwaarde ‘’leeftijd’’
De gemiddelde leeftijd van de schoonmaakmedewerkers binnen Asito regio Oost is 41 jaar. Deze leeftijd valt tussen de vanuit de literatuur gestelde grens van jong en oud. Per object is nader onderzoek nodig om te achterhalen wat de daadwerkelijke gemiddelde leeftijd is.
5.1.7 Voorwaarde ‘’beloningssystemen’’
Bij de voorwaarde beloningssysteem kan er geconcludeerd worden dat Asito regio Oost daaraan voldoet. Medewerkers ontvangen een basisuurloon en daarnaast ontvangen ze een eindejaarsuitkering. Dit duidt op een individuele vooraf vastgestelde beloning. Medewerkers kunnen onderling zelf het initiatief nemen om successen en goede prestaties die ze hebben behaald te vieren. Dit wordt als extra motiverend ervaren door de schoonmaakmedewerkers.
Kortom, de centrale vraag in deze paragraaf was: In welke mate wordt aan de voorwaarden voldaan ten behoeve van het succesvol invoeren van zelfsturende teams binnen Asito regio Oost?
Asito regio Oost voldoet aan de voorwaarden team, de eigenschappen van teamleden, leiderschap en beloningssysteem. Uit onderzoek is gebleken dat de schoonmaakmedewerkers zich verbonden voelen in de groep. Er is sprake van een open verstandhouding. Er is herhaaldelijk contact op het werk en er is sprake van open communicatie onderling. Medewerkers stellen zich ook erg flexibel op en zijn
gemotiveerd in hun werk. Daarbij geven ze ook aan dat ze zich verder willen ontwikkelen en leren in hun vakgebied. Het contact tussen leidinggevenden en medewerkers wordt als goed ervaren, al is dat vaak alleen met de voorman/voordame (1ste medewerker). Leidinggevenden hebben meer een coachende rol en geven waar nodig feedback aan de groep. Bij het leveren van goede prestaties zoals bijvoorbeeld een goede score op de kwaliteitsmeting organiseren de medewerkers zelf een
bijeenkomst om dat met elkaar te vieren. Dat heeft als resultaat dat medewerkers elkaar motiveren om steeds beter werk te leveren. Helaas zijn alleen deze voorwaarden niet genoeg om zelfsturende teams in te voeren. Asito regio Oost voldoet namelijk niet aan de voorwaarde zelfsturendheid, communicatie en opleiding. Bij objecten komt het nog te vaak voor dat de 1ste schoonmaakmedewerker als enige van de groep extra taken uitvoert terwijl de rest van de groep geen idee heeft waarom bepaalde
organisatorische taken worden uitgevoerd. Een oplossing kan zijn om een takenmatrix te ontwikkelen waarin iedere medewerker minimaal één organiserende taak of verantwoordelijkheid krijgt naast haar werkzaamheden binnen het object. Op deze manier krijgen schoonmaakmedewerkers meer inzicht in hun werk en kunnen ze efficiënter omgaan met vraagstukken die ze tegenkomen. Andere voorwaarden waar Asito regio Oost niet aan voldoet zijn de voorwaarde communicatie en opleiding. Bij
communicatie moet vooral gedacht worden aan het aantal contactmomenten tussen
schoonmaakmedewerkers en leidinggevenden alsook tussen de schoonmaakmedewerkers en de klant. Binnen Asito regio Oost komt nog te vaak voor dat alléén de 1ste schoonmaakmedewerker contact heeft met de leidinggevende en de klant, de rest van de groep schoonmaakmedewerkers niet. De voorwaarde opleiding is één van de belangrijkste voorwaarde waar Asito regio Oost ook niet aan voldoet. Als Asito een succesvolle invoering van zelfsturende teams mogelijk wil maken is het van belang om hun schoonmaakmedewerkers op te leiden. Volgens het schoonmaak cao 2012/2013 horen alle medewerkers een basis(vak)opleiding te volgen. Asito regio Oost zou de basis(vak)opleiding schoonmaak kunnen aanvullen met twee nieuwe modules. De twee nieuwe modules ‘’zelfredzaamheid’’ en ‘’communicatie’’ kunnen extra kennis en vaardigheden bieden voor de medewerkers om een
zelfsturende team goed te laten functioneren.
Op de volgende bladzijde zijn in tabel 5.1 resultaten van Asito regio Oost te vinden. Deze tabel geeft een overzicht van alle voorwaarden die belangrijk zijn om zelfsturende teams in te voeren. Daarbij is ook aangegeven in hoeverre Asito regio Oost aan deze voorwaarden voldoet.
Kernbegrip Aspecten Sub-aspecten Score : O/V Toelichting Bron Voorwaarden voor zelfsturende teams 1. Team
Objectieve randvoorwaarden (organisatorisch):
- outputdoelstelling
Binnen Asito wordt gewerkt met werkmappen. Medewerkers kunnen deze inzien wanneer er onduidelijkheden zijn over het werk.
(Vroemen M. , 1995)
Voldoende
- beschikking over de juiste bronnen (informatie)
Voldoende Aan de hand van de werkprogramma’s die worden gemaakt door de 1ste medewerker en de werkmappen.
- herhaaldelijk contact met teamleden Voldoende Medewerkers hebben wekelijks contact met elkaar waarin ze de gang van zaken kunnen bespreken met elkaar.
- taakafhankelijkheid Voldoende Iedereen voert zijn eigen taak uit en er is heel beperkte mate van taakafhankelijkheid. - variatie in werkzaamheden Onvoldoende Medewerkers voeren vaak één zelfde taak uit voor
een lange periode.
- vervangingsmogelijkheden Voldoende Medewerkers zijn flexibel en willen vaak voor elkaar werken.
- omvang van het team moet beperkt zijn Voldoende De meeste objecten binnen Asito regio Oost werken tussen de 6 en 18 medewerkers.
(Benders & Hootehem, 1999)
Subjectieve randvoorwaarden (individuen):
- gemotiveerde teamleden
Schoonmaakmedewerkers tonen vaak goede inzet en komen afspraken na. Tevens geven ze aan zich verder te wille ontwikkelen en te leren.
(Vroemen M. , 1995)
Voldoende
- functionele vaardigheden Voldoende Iedereen kan in principe schoonmaken. Maar opleidingen is wel van belang om medewerkers te blijven motiveren.
2. Zelfsturend
- regelmogelijkheden van teamleden Onvoldoende Schoonmaakmedewerkers hebben niet de vrijheid om beslissingen te nemen over hun werk. De
voorwerker(ster) van het team bepaald alles en voert ook organisatorische taken uit om het werk beter te organiseren.
(Delarue, van Lootegem, Huys , & Gryp, 2004)
- bevoegdheden van teamleden Onvoldoende Schoonmaakmedewerkers mogen/kunnen niet het werk op eigen wijze uitvoeren. Daarvoor hebben ze werkprogramma’s en een 1ste medewerker waar ze terecht kunnen voor vragen.
3. Leiderschap - coachend rol - coördinerend rol - controlerende rol - feedback geven - ondersteuning bieden - beoordeling geven aan het team
Voldoende 1ste schoonmaakmedewerkers ervaren de wijze van
leiderschap van hun objectleiders als goed. Vaak hebben de objectleiders daarin een coachende rol en bieden zij ondersteuning aan de groep.
(Vroemen M. , 1995) (van Amelsfoort & Scholtes, 1994) (van Amelsfoort & Scholtes, 1994)
4. Communicatie
- bedoelingen, meningen uiten - feedback geven en ontvangen - volledige informatie verschaffen - interesse en ideeën van anderen - contact met leidinggevenden
Onvoldoende De 1ste schoonmaakmedewerker is de enige persoon
binnen het object die mag en kan vaak communicatie met de klant en leidinggevenden.
(Vroemen M. , 1995)
5. Eigenschappen van teamleden
- gezamenlijke verantwoordelijkheid - flexibel aanpassen
Voldoende Medewerkers gaan goed met elkaar om en tonen goede inzet in hun werk.
(Vroemen M. , 1995)
6. Opleiding
- competenties van teamleden Onvoldoende Asito regio Oost zal haar schoonmaakmedewerkers de basis(vak)opleiding moeten aanbieden. Om de invoering van zelfsturende teams te laten
functioneren kan deze opleiding worden aangevuld met de competenties ‘’zelfredzaamheid’’ en ‘’communicatie’’.
(Sels, Bollens, & Forrier, 2002)
7. Leeftijd
- leeftijd van teamleden voldoende Gemiddelde leeftijd van het schoonmaakpersoneel binnen Asito regio Oost is 41 jaar. Asito kan op korte termijn hier weinig aan veranderen maar in de toekomst kunnen ze bij werving en selectie hier op gaan sturen.
(Sels, Bollens, & Forrier, 2002) 8.Beloningssysteem -groepsbeloning -individuele beloning -ontwikkelingsbeloning -toeslagen
Voldoende Er wordt niet extra beloond bij goede prestaties binnen Asito regio Oost. Schoonmaakmedewerkers nemen zelf het initiatief wanneer er goede prestaties worden geleverd. ‘’Samen zijn’’ en de werkzaamheden bespreken ‘’met kopje koffie en gebak’’ leidt tot echte aandacht voor iedere medewerker. Dat motiveert meer dan als medewerkers extra toeslag krijgen op hun salaris.
(van Amelsfoort & Scholtes, 1994)