Schrijfmodellen en organisatiecultuur Werkt organisatiecultuur mee of tegen bij het kiezen voor een schrijfmodel?

Schrijfmodellen en organisatiecultuur

Werkt organisatiecultuur mee of tegen bij het kiezen voor een schrijfmodel?

Door: Sven Koster

Samenvatting

Deze masterscriptie is een kwalitatief verkennend onderzoek naar de invloed van schrijfconventies op het schrijven van teksten door professionele tekstschrijvers in verschillende organisaties.

Daarnaast wordt gekeken of organisatiecultuur deze schrijfconventies versterken of tegenwerken. De onderzoeksvraag die centraal staat, is:

Werkt organisatiecultuur mee of tegen bij het kiezen voor een schrijfmodel? Deze vraag is opgebouwd uit een aantal deelvragen:

- Heeft de kennis van een genreconventie (methodologisch of piramidaal) invloed op de manier hoe een professionele schrijver een tekst schrijft?

- Op welke manier zorgt de organisatiecultuur (van de organisatie waar de schrijver in kwestie werkt) voor versterking of tegenwerking van de invloed van een genreconventie op het schrijven? De zeven professionele tekstschrijvers zijn opgedeeld in drie groepen op basis van kennis over een bepaald schrijfconventie, namelijk: het piramideprincipe. Eén groep bestaat uit drie

piramideprincipegevorderden (P-gevorderden) die meerdere trainingen hebben gehad over dit principe en het nog steeds toepassen tijdens het schrijven. Eén groep bestaat uit

piramideprincipeleerders (P-leerders). Deze schrijvers zijn sinds kort in aanraking gekomen met het piramideprincipe en proberen dit te implementeren in hun eigen schrijfproces. Tot slot bestaat nog één groep uit professionele tekstschrijvers die niet bekend zijn met het piramideprincipe. Zij schrijven volgens een andere conventie, vaak de methodologische.

Dit onderzoek draait niet alleen om het vergelijken van twee schrijfconventies, maar ook om verschillende organisaties en –culturen. Een commercieel bedrijf heeft vaak één (of enkele) klanten die hun producten of diensten afnemen. Deze organisaties hebben vaak een andere cultuur dan (semi-)overheidsinstanties, omdat dit type organisaties te maken heeft met veel meer klanten en hun communicatie hierop aan moet passen. Wat wordt vergeleken, zijn dus zowel 1)

schrijfconventies 2) organisatieculturen. Door middel van semi-gestructureerde interviews met zeven professionele tekstschrijvers en een tekstanalyse die is toegepast op hun teksten zijn deze twee punten geanalyseerd.

Voorwoord

Net zoals Rome niet in één dag gebouwd is, heb ik deze masterscriptie ook niet in één dag geschreven. Dat het piramideprincipe als schrijfconventie –net als de klassieke, methodologische variant–door tekstschrijvers in de praktijk wordt gebruikt, is al enige tijd bekend. Of kennis van deze twee schrijfconventies bepalen hoe professionele tekstschrijvers hun teksten opbouwen en of diverse organisationele culturen dit proces versterken of tegenwerken, is veel minder onderzocht. Het onderzoek van deze scriptie is vanaf het nulpunt opgebouwd, omdat er dus weinig direct relevante literatuur over dit onderwerp beschikbaar is.

Gelukkig stond ik niet alleen voor de taak om deze laatste horde te nemen voor de master

Communicatiekunde aan de RUG. In de eerste plaats werd ik met raad en daad bijgestaan door mijn twee begeleiders, Dr. Ninke Stukker en Dr. Louise Cornelis. Zonder hun aanwijzingen, zetjes in de goede richting en het mogen gebruikmaken van hun netwerk, was deze scriptie niet geworden wat hij nu is.

Ook bedank ik de zeven professionele tekstschrijvers die ik heb mogen interviewen. In willekeurige volgorde bedank ik Titus Tielens, Hans Wanders, Willem van der Horst, Paul van Norden, Harald Ophoff, Lenn Lamkin en Heleen Tollenaar voor de expertise die zij hebben gedeeld over hun werkzaamheden. De afgenomen interviews en geanalyseerde teksten vormen de basis voor dit onderzoek.

Inhoudsopgave

2.1 De piramidale conventie (piramideprincipe) 5

2.2 De klassieke conventie (methodologisch) 6

2.3 Tekstgenres 6

2.4 Organisatiecultuur bepaalt schrijfcultuur 8

2.5 Overeenkomsten methodologische en piramidale conventie 11 2.6 Verschillen methodologische en piramidale conventie 11

2.6.1 Tekststructuren 12

2.6.2 Stijl 12

2.6.3 Afwegende versus directieve, actiegerichte toon 13

2.6.4 Schrijver- versus lezergericht 14

2.6.5 Conclusie achterop versus voorop 14

2.6.6 Conclusie versus synthese 17

2.6.7 Onderwerpskopjes versus inhoudelijke kopjes 17

2.6.8 Langere versus korte adviesrapporten 18

2.6.9 Groupings en logical arguments 18

3. Methode 20 3.1 Onderzoeksvraag 20 3.2 Onderzoeksopzet 21 3.3 Interviews 22 3.3.1 Voorbereiding interviews 23 3.3.2 Randvoorwaarden interview 23

3.3.3 Globale opbouw interview 24

3.3.4 Doel interviews + vragenlijst 24

6.1 Schrijvers die bekend zijn met het piramideprincipe zullen meer kenmerken ervan 51 gebruiken dan schrijvers die dat niet zijn

6.2 Schrijvers uit het bedrijfsleven zullen directer (minder afwegingen) schrijven dan 52 schrijvers uit de (semi-)overheid

6.3 Schrijvers die niet bekend zijn met het piramideprincipe zullen ook geen 53 kenmerken ervan gebruiken

6.4 Schrijvers die eenmaal het piramideprincipe hebben aangeleerd, blijven dit 54 steevast gebruiken

6.5 Er zal een strikte scheiding zijn tussen het gebruik van of de methodologische 54 conventie of het piramideprincipe

6.6 Conclusie 54

7. Discussie 57

7.1 Kanttekeningen onderzoek 57

7.2 Mogelijkheden tot vervolgondezoek 58

Bibliografie 59

Bijlagen 62

Bijlage 1 (analysemodel interviews) Bijlage 2 (tekstanalyse)

Bijlage 3 (eerste kladversie tekstanalyse) Bijlage 4 (interviewvragen)

Bijlage 5* (volledige teksten) Bijlage 6* (geanalyseerde teksten) Bijlage 7* (audio’s interviews)

1

1. Inleiding

1.1 Aanleiding en onderbouwing

Een goede tekst schrijven is knap lastig, zeker ook voor professionele schrijvers. Het is een gegeven dat er verschillende manieren zijn waarop professionals hun teksten opbouwen en structureren. Een korte blik op schrijfliteratuur (Janssen 1991, 2001, Van der Mast 2006, Minto 2009 et al.) leert dat er veel onderzoek is gedaan naar het schrijven binnen professionele organisaties. In dit onderzoek staan twee sets conventies centraal voor het schrijven van adviesrapporten: de methodologische en de piramidale aanpak. Ik zal het verschil tussen beide kort aangeven door als voorbeeld de structuur van een onderzoeksrapport te vergelijken.

In het kort is het verschil tussen beide conventies dat de methodologische conventie uitgaat van een vaste lijst tekstonderdelen die doorlopen moet worden om vervolgens achteraan het verslag de conclusies en aanbevelingen te vinden (Steehouder 2006:401-402):

- Inleiding (aanleiding, theoretisch kader, vraagstelling)

- Methode (proefpersonen, instrumentarium, design, procedure, analyse) - Resultaten (presentatie van de uitkomsten)

- Conclusies - Discussie

Het genre dat centraal staat in dit onderzoek is echter geen onderzoeksrapport, maar het

2

Afbeelding 1 Adviesrapport Universiteit Utrecht (p. 2 laten zien) (bron:

http://www.uu.nl/NL/Actueel/Documents/Adviesrapport%20NVAO%20Instellingstoets%20Kwaliteitszorg%20Universiteit%20Utrecht.p df)

Afbeelding 2 Adviesrapport Universiteit van Amsterdam (p. 6 laten zien) (bron:

http://search.nvao.net/files/51d29418_rapport%20UvA%20Instellingstoets%20kwaliteitszorg.pdf)

In het kort draait het piramideprincipe (Minto 2009) de gang van zaken om en worden al snel in het adviesrapport de conclusies vermeld. Waar er bij de methodologische conventie wordt toegewerkt naar de conclusies, wordt er bij de piramidale conventie begonnen met het vertellen van de crux van het verhaal. De globale opbouw van een piramidaal rapport zou er zo uit kunnen zien:

- (Evt. korte inleiding)

- Resultaten, conclusies, aanbevelingen - Redenaties, voorwaarden voor conclusies - In bijlage: methode, theoretisch kader

Dat de ontwerpster van het piramideprincipe erg overtuigd is van de werking ervan en weinig

vertrouwen heeft in een meer methodologische conventie blijkt onder meer uit een citaat hieronder. Op de vraag hoe het kan dat niet-ingewijde lezers de structuur van een piramidaal rapport niet doorzien, zegt Minto (2009) het volgende:

“Never have a heading called ‘Conclusion’. Such headings have no scanning value.”

Met bovenstaand citaat wordt bedoeld dat een lege kop zoals ‘conclusie’ geen waarde heeft, omdat er niet uit blijkt wat de conclusie dan is. In andere woorden: er wordt geen inhoud gegeven aan de kop. Het opvallende is dat door middel van onderzoek maar niet aangetoond kan worden (bewezen) dat het piramideprincipe daadwerkelijk ‘beter’ is dan de methodologische tegenhanger. Volgens Minto (geciteerd in Cornelis 2012:2) is het zelfs niet nodig om de werking van het piramideprincipe aan te tonen, omdat:

3

Het doel van dit onderzoek is niet om de werking van het piramideprincipe aan te tonen. Het is evenmin het doel om op basis van interviews en tekstanalyse een positief uitvallend waardeoordeel te kunnen vellen over de ene dan wel de andere structuur. Het doel van dit verkennende onderzoek is om erachter te komen of professionele tekstschrijvers schrijfconventies (methodologisch of piramidaal) gebruiken bij het schrijven van teksten in hun dagelijkse werkzaamheden.

Daarnaast probeer ik te achterhalen of de organisatiecultuur van de organisatie waarvoor de schrijvers werken invloed heeft op de manier waarop zij hun teksten vormgeven. Het gaat hier om het versterken dan wel tegenwerken van deze invloed. Dit is interessant, omdat op deze manier niet alleen in kaart wordt gebracht welke genreconventies professionele schrijvers toepassen in de praktijk, maar daarnaast ook eventuele verschillen –tussen organisaties in de praktijk– kunnen worden bekeken. In het verlengde daarvan zouden wellicht eerste aanwijzingen naar boven kunnen komen of de huidige genreconventies die schrijvers toepassen binnen organisaties wel de juiste zijn.

1.2 Onderzoeksvraag

In mijn onderzoek geef ik antwoord op de vraag:

Werkt organisatiecultuur mee of tegen bij het kiezen voor een schrijfmodel? Deze vraag is opgebouwd uit een aantal deelvragen:

- Heeft de kennis van een genreconventie (methodologisch of piramidaal) invloed op de manier hoe een professionele schrijver een tekst schrijft?

- Op welke manier zorgt de organisatiecultuur (van de organisatie waar de schrijver in kwestie werkt) voor versterking of tegenwerking van de invloed van een genreconventie op het schrijven? Deze vragen beantwoord ik door een kwalitatief verkennend onderzoek uit te voeren naar de invloed van schrijfconventies en organisatiecultuur op het schrijven van professionele tekstschrijvers. De kracht van dit onderzoek is de grote hoeveelheid bruikbare informatie die naar voren komt uit de relatief lange interviews van gemiddeld zo’n 34 minuten. Op deze manier is de hoeveelheid bruikbare informatie erg groot. Het betreft informatie die de professionals zelf hebben gegenereerd. Daarnaast zorgt de tekstanalyse van de toegestuurde stukken door de geïnterviewden voor illustratief materiaal als toevoeging op de informatie uit de interviews.

1.3 Leeswijzer

In hoofdstuk 2 (theoretisch kader) beschrijf ik eerst wat het piramideprincipe (Minto 2009) inhoudt. De kenmerken en voorwaarden die kleven aan dit systeem, zal ik bij langsgaan. Vervolgens zal ik hetzelfde doen voor de klassieke schrijfconventie (de methodologische). Na deze beschrijving zal ik de link met tekstgenres toelichten. Ook komt in dit hoofdstuk de link die mijn onderzoek heeft met organisatiecultuur aan bod en zal ik bespreken op welke manier organisatiecultuur invloed uitoefent op schrijfconventies. Tot slot zal ik de overeenkomsten en verschillen tussen de piramidale en de methodologische conventie in kaart brengen. Het doel van dit hoofdstuk is om een theoretische basis te vermelden waarop dit wordt gestoeld.

In hoofdstuk 3 (methode) licht ik mijn onderzoek verder toe; ik ga de hoofd- en deelvragen bespreken en bespreek de onderzoeksgroep en –opzet. Ook vermeld ik in dit hoofdstuk de

4

tekstanalyse. Het doel van dit hoofdstuk is om inzichtelijk te maken hoe ik tijdens het onderzoek te werk ben gegaan.

In hoofdstuk 4 (resultaten interviews) geef ik een weergave van de resultaten van de face-to-face en telefonische interviews. In hoofdstuk 5 (resultaten tekstanalyse) zijn de resultaten te vinden van de tekstanalyse die ik heb uitgevoerd op de diverse teksten die zijn toegestuurd door de

geïnterviewden.

5

2. Theoretisch kader

2.1 De piramidale conventie (piramideprincipe)

Het piramideprincipe is een methode voor het structureren van adviesrapporten en is ontworpen door Barbara Minto toen zij werkzaam was bij het adviesbureau McKinsey & Company. Haar voornaamste taak bij dit adviesbureau was om een specifiek probleem bij het opstellen van

schriftelijke rapportages te verhelpen. Zij was van mening dat de manier waarop de adviesrapporten werden vormgegeven niet beantwoordden aan het doel ervan, namelijk: adviseren. Volgens Cornelis (2012) is adviseren het (gevraagd of ongevraagd) oplossen van een probleem van de geadviseerde (opdrachtgever, cliënt), met de bedoeling de geadviseerde te helpen bij het nemen van een beslissing. Dit adviseren wordt gedaan door middel van adviesrapporten.

Eén van de belangrijkste kenmerken van het piramideprincipe is dat niet het proces van het

onderzoek bepalend is voor de structuur, maar het antwoord op de vraag van de geadviseerde. Waar het bij een methodologisch adviesrapport vaak gaat om het vaste stramien van hoofdstukken die doorlopen moeten worden, is het piramideprincipe op dit punt wezenlijk anders. Juiste datgene dat de geadviseerde wil weten (het antwoord op de vraag die hij heeft gesteld), wordt aan het begin van het adviesrapport gegeven (Cornelis, 2012). Dit antwoord –dat dus vooraan een piramidaal

adviesrapport wordt gegeven– wordt in de loop van het rapport vervolgens verder uitgewerkt door de afwegingen en keuzes kenbaar te maken.

De naam piramideprincipe is te verklaren door de onderliggende structuur van het rapport; deze heeft een driehoekige vorm. Cornelis (2012) heeft het onderstaande heldere schema ontwikkeld:

Afbeelding 3

Zoals hierboven aangegeven, staat de hoofdboodschap bij het piramideprincipe bovenaan. De regels daaronder kenmerken zich erdoor dat hoe lager je de piramide afloopt, hoe specifieker en

gedetailleerder de informatie wordt. Zoals Cornelis (2012) aangeeft, kan bij elk argument of elke maatregel opnieuw de waarom- of hoe-vraag worden gesteld. Het antwoord dat vervolgens wordt gegeven op deze vraag komt een regel lager te staan en is zodoende specifieker en gedetailleerder. Volgens Minto (2009) is het piramideprincipe vele malen logischer dan de methodologische

conventie, omdat het menselijk brein automatisch binnenkomende informatie sorteert volgens een piramide: “Opgeslagen informatie in iemands hersenen is gestructureerd als een netwerk van piramides”. Minto geeft in hetzelfde artikel aan dat volgens haar elke tekst gestructureerd zou

Argument/ maatregel 1

Hoofdboodschap (antwoord op adviesvraag)

Bevinding 1 Bevinding 2 Bevinding 3

6

moeten worden volgens het piramideprincipe, omdat dit dezelfde manier is waarop de menselijke hersenen werken. Deze visie van Minto wordt niet meer door iedereen als waar aangenomen, gezien de verouderde bronnen die zij gebruikt. Zoals Cornelis (2012:11) aangeeft, is de meest recente literatuur van Minto uit 1980. Het spreekt voor zich dat er de afgelopen dertig jaar veel nieuwe inzichten aan het licht zijn gekomen als het gaat om de menselijke cognitie. Dat Minto (2009) in haar recente publicaties daar geen aandacht aan hecht, betekent dat de kans zeer groot is dat er diverse gaten in haar theorieën zijn ontstaan.

Ook is Cornelis (2012:11) het niet eens met de getrokken conclusie van Minto (2009) dat het piramideprincipe aansluit bij de werking van de menselijke hersenen: “Zo beweert ze [lees: Minto] daar dat onze geest (mind) informatie sorteert in een piramide-achtige structuur. Informatie sorteren doen onze hersenen inderdaad, maar dat dat in piramidale vorm zou zijn, is niet aangetoond.”

2.2 De klassieke conventie (methodologisch)

De meeste adviesrapporten zijn in de vorm van de methodologische conventie geschreven. Een dergelijke conventie bestaat uit een inleiding, middenstuk en conclusie (Cornelis 24 januari 2013, blog). In haar blogs van 22 en 23 januari 2013 geeft Cornelis aan dat schrijvers tijdens hun school- en studietijd wordt geleerd om te schrijven volgens de methodologische conventie. Kernwoorden die zij benoemt als het gaat om de methodologische conventie zijn ‘tot in detail’, ‘verantwoorden’ en ‘volledig’. Er wordt tijdens de school- en studietijd geleerd om voor alles wat opgeschreven wordt minstens één onderbouwing gegeven moet worden (‘Waarom is dat zo?’). De gedachte hierachter is logisch en er valt wel degelijk een nuttigheid te bedenken van dergelijke afwegingen.

Als we met name kijken naar het schrijven op hogescholen en zeker universiteiten, is één van de grondbeginselen van dergelijke instanties het doen van onderzoek. Dit onderzoek dient te worden bedacht, uitgevoerd en beschreven op een zorgvuldige, afgewogen en adequate manier, omdat een van de belangrijkste onderdelen van een goed onderzoek is dat de stappen die zijn genomen tijdens het onderzoek duidelijk en traceerbaar zijn. Bovendien –en minstens zo belangrijk– is een

voorwaarde van goed academische onderzoek dat de resultaten en conclusies niet zomaar uit de lucht komen vallen, maar dat deze logische voortvloeien uit de tekst (Baxter & Babbie 2003:297-299). Steehouder (2006:401 e.v.) geeft een soortgelijke opbouw aan van een standaardverslag:

- Probleemstelling (aanleiding, theoretisch kader, vraagstelling) - Opzet (methode, analyse)

- Resultaten - Conclusie -Discussie - Literatuurlijst - Bijlagen 2.3 Tekstgenres

7

zijn toelaatbaar, zolang die afwijkingen het genre niet essentieel veranderen en alleen gebruikt worden om de creativiteit of de mening van de auteur kenbaar te maken.

Voor ik in zal gaan op de specifieke kenmerken van de twee typen conventies die worden toegepast in adviesrapporten, zal ik eerst tot een bruikbare definitie van het begrip tekstgenre proberen te komen. Halliday (1964) is een pionier geweest als het gaat om de ontwikkeling van de genretheorie en –analyse. Hij heeft aangetoond dat taal varieerde als de functie van het taalgebruik veranderde. Geciteerd in Bhatia (2004) geeft Halliday (1964) aan dat taal zich aanpast afhankelijk van de situatie waarin gecommuniceerd wordt.

Yates & Orlikowski (1992) hebben laten zien dat genres ontstaan binnen een socio-historische context. Hiermee wordt bedoeld dat wanneer bepaalde situaties zich vaker voordoen er bepaalde conventies bestaan die in deze situaties gehanteerd kunnen worden. Zij geven aan dat dit soort conventies gelijkenissen vertonen door de jaren heen, maar tegelijkertijd ook onderhevig zijn aan sociocognitieve veranderingen bij de taalgebruiker. Bovendien moet helder zijn –en voor zichzelf spreken– dat geen enkele situatie identiek is aan een andere situatie, ondanks het grote aantal gelijkenissen.

Genres moeten dus aan de ene kant dynamisch zijn, omdat ze door de jaren heen kunnen

veranderen en per situatie kunnen veranderen (Schuurs & De Groot, 2008:163). Bovendien werken genres stabiliserend en creëren ze coherentie en betekenis voor de lezer, doordat deze in één oogopslag kan zien wat voor soort tekst hem te wachten staat. Aan de andere kant is het een voldongen feit dat bepaalde basisconventies noodzakelijk zijn voor een tekst om tot een bepaald tekstgenre te blijven behoren.

Als er te grote veranderingen optreden, zou dit ertoe kunnen leiden dat de lezer niet meer weet met welk tekstgenre hij te maken heeft en leidt dit tot verwarring en wordt het doel voorbijgeschoten. De belangrijkste factor die de opbouw van een genre bepaalt is namelijk het communicatieve doel dat de schrijver wil vervullen (Bhatia, 1993). In deze scriptie staan zoals gezegd adviesrapporten centraal, die als doel hebben de lezer te adviseren.

Dat een tekstgenre onderhevig is aan conventies, verklaart Bhatia (2004) ook, omdat het

verzamelingen zijn van herkenbare communicatieve gebeurtenissen die gestructureerd en zwaar onderhevig aan conventie zijn. Deze communicatieve gebeurtenissen hebben een communicatief doel dat herkend en begrepen wordt door leden van dezelfde professionele of academische gemeenschap.

Er zijn veel verschillende soorten teksten die worden geproduceerd door tekstschrijvers, zowel in interne als externe communicatie. Hollis-Turner (2008) somt de volgende lijst op: nota’s, zakelijke brieven, klachtbrieven, onderzoeken, notities, begeleidende brieven voor sollicitaties, e-mails, faxen, agenda’s, notulen, rapporten, vragenlijsten, formele uitnodigingen, adviesnota’s enzovoort. Ook binnen één en hetzelfde genre –in dit geval adviesrapporten– komt er variatie voor. Zoals later uit mijn databeschrijving zal blijken, zijn er verschillen in het materiaal te vinden. Echter, elke tekst die in mijn dataset is opgenomen, kan onder het genre adviesrapport worden geschaard. Op de website van de Rijksuniversiteit Groningen

(http://www.rug.nl/education/other-study- opportunities/hcv/schriftelijke-vaardigheden/voor-studenten/tekstsoorten-conventies/advies-rapport) is een heldere definitie te vinden van een adviesrapport. Zoals gezegd: deze definitie gaat voor elke tekst uit de dataset op:

8

In de volgende paragrafen zal ik de overeenkomsten en verschillen aangeven tussen beide typen conventies. Deze genreanalyse is descriptief , omdat de patronen en conventies boven water worden gehaald. Zodra deze kenmerken op een adequate en volledige manier zijn benoemd, kan ook worden gekeken op welke punten er verschillen zijn tussen de methodologische en piramidale conventie. Eerst zal ik in paragraaf 2.4 het begrip organisatiecultuur toelichten.

2.4 Organisatiecultuur bepaalt schrijfcultuur

Guldenmund (2010:21) geeft aan dat een organisatiecultuur een relatief stabiel, multidimensionaal en holistisch construct is dat gedeeld wordt door (groepen) organisatieleden. Aan dit construct kan gerefereerd worden door de organisatieleden. Schein (1992:8) geeft aan dat de term

organisatiecultuur lastig is te definiëren, analyseren en managen. Hij geeft aan dat geobserveerde gedragsgewoontes tijdens het communiceren van mensen (middels taal, gewoontes en tradities, rituelen), groepsnormen, waardes, formele psychologie, regels van het spel, klimaat, ontwikkelde vaardigheden, denkgewoontes, gedeelde meningen, en metaforen en geïntegreerde symbolen alle van invloed zijn op de organisatiecultuur.

Mintzberg (1980:323 e.v.) geeft aan dat voordat er iets kan worden gezegd over verschillende typen organisaties eerst helder in kaart moet worden gebracht wat de kenmerken van een organisatie zijn. Volgens Mintzberg (1980:324) bestaat een organisatie uit de volgende vijf onderdelen:

* Uitvoerende kern: De werkende omvat alle medewerkers die aan de basis staan van de productie van de producten en diensten ofwel de productie rechtstreeks ondersteunen.

* Strategische top: De strategische top bevat de managers van de organisatie inclusief hun persoonlijke staf.

* Middenlinie: De middenlinie bestaat uit die managers die direct tussen de uitvoerende kern en de strategische top inzitten.

* Technostructuur: De technostructuur bestaat uit analisten buiten de formele lijnstructuur. Zij houden zich bezig met het aanpassen van de structuur en zorgen voor aanpassing van de organisatie aan de cultuur.

* Ondersteunend personeel: Het gaat hier om personeel dat indirect een bijdrage levert aan de rest van de organisatie, zoals PR (public relations), payrolling, de bedrijfskantine etc.

9

Afbeelding 4

Niet elke organisatie is opgebouwd uit de hierboven beschreven elementen, er zit veel verschil tussen diverse organisaties. Mintzberg (1980:331 e.v.) geeft een opsomming van vijf typen

organisaties, die op meerdere punten van elkaar verschillen. Ik geef hieronder een korte opsomming van deze typen organisaties met de belangrijkste kenmerken. Als kanttekening moet ik vermelden dat het hier gaat om ‘ideale’ en ‘pure’ typen organisaties. In de praktijk komt het voor dat

organisaties niet zo strikt in zijn te delen in één van de vijf groepen en er altijd inmenging van meerdere groepen plaats kan vinden. Om het grotere plaatje te blijven zien, zal ik de vijf groepen kort beschrijven in de wetenschap dat het geen perfecte weergaves of kopieën zijn van organisaties in de praktijk.

* Simpele organisatie:

Het betreft een kleine en doorgaans jonge organisatie waarbinnen de werkzaamheden worden gecoördineerd door het geven van directe leiding. Er staat vaak maar één leidinggevende centraal. Deze persoon neemt de belangrijkste beslissingen en draagt hierdoor de grootste

verantwoordelijkheid. Door het ontbreken van veel hiërarchische lagen wordt de organisatie een platte organisatie genoemd. Deze indeling is mogelijk omdat de leidinggevende gewoonlijk aan een grote groep medewerkers leiding geeft die mogelijk niet eens formeel in afdelingen zijn gegroepeerd. Ook vinden formalisatie en standaardisatie van werkzaamheden slechts op beperkt schaal gebruikt en is de organisatie flexibel en informeel. Een verandering in de omgeving wordt geanalyseerd door de top van de organisatie die vervolgens snel over kan gaan tot het aanbrengen van wijzigingen in de organisatie. De kracht van veel van deze kleine gecentraliseerde organisaties is de mogelijkheid tot verrassingsmanagement, dat wil zeggen het vermogen om snel op bedreigingen en mogelijkheden in te kunnen spelen.

* Bureaucratische organisatie:

10

betreft vaak een organisatie die in een simpele en stabiele omgeving is ondergebracht. Doordat veel werkzaamheden zijn gestandaardiseerd kan een gelijke behandeling van grote groepen burgers eenvoudig plaatsvinden.

* Professionele organisatie

De kern van deze organisatie bestaat uit medewerkers die goed opgeleide professionals zijn. Het werk dat zij verrichten is complex en de uitkomsten zijn steeds anders. Door de complexiteit van de organisatie is er een noodzaak om deze professionals veel beslissingsbevoegdheid en bijbehorende verantwoordelijkheid te geven, daarom is er sprake van een gedecentraliseerde organisatie. Decentralisatie betekent in dit geval dat de professionals hun eigen vakgebied hebben waarin zij gespecialiseerd zijn. Het standaardiseren van het werk is lastig gezien het onvoorspelbare karakter van het werk dat uitgevoerd wordt. De organisatie kiest daarom vaak voor standaardisatie van capaciteiten en gedrag door eisen te stellen aan de kennis en kunde van de professionals. * Divisie-organisatie

Deze organisatie is opgedeeld in divisies en de leiding van deze eenheden hebben zeggenschap binnen de organisatie. Iedere divisie dient een bepaalde markt en is een min of meer zelfstandige organisatie met een eigen karakteristieke organisatiestructuur. De top van de organisatie bepaalt voor de leiding van de divisies welke doelen de afzonderlijke divisies moeten halen. Veelal worden deze organisaties strak geleid, zodat de kans dat de resultaten en doelen worden gehaald het grootste is. De leiding zal mogelijk gebruik maken van standaardisatie, differentiatie en specialisatie, waardoor de divisie de karaktertrekken van een bureaucratie gaat vertonen.

* Organische organisatie

Een organische organisatie is een jonge organisatie die te maken heeft met een complexe en

dynamische omgeving. Deze omgeving is moeilijk te bevatten en verandert vaak onvoorspelbaar. Om snel op veranderingen in te spelen zijn er teams nodig die goed kunnen samenwerken en beschikken over de nodige beslissingsbevoegdheid, verantwoordelijkheid en middelen. De organisatie is te karakteriseren als een gedecentraliseerde organisatie, met weinig hiërarchische lagen, dus een platte organisatie. Zij is marktgericht ingedeeld en zij heeft doorgaans weinig mogelijkheden om over te gaan tot standaardisatie van werkzaamheden en uitkomsten.

“Ik ben niet bewust bezig met het schrijven, veel gaat onbewust. Wel schrijf ik zo kort mogelijk.”

[Uitspraak één van geïnterviewde schrijvers]

De bedrijfscultuur kan invloed hebben op de manier waarop medewerkers teksten schrijven, oftewel: de schrijfcultuur. Harrison (1987) benadrukte jaren geleden al dat de organisatie moest worden beschouwd als een dominante factor die veel invloed uitoefent op het schrijfproces van

11

bekleedt) en kort schrijven (standaardiseren) zouden terug te herleiden kunnen zijn naar de organisatiecultuur in combinatie met de functie van de schrijver.

Ashton et al. (1999) geven aan dat de huidige tijdsgeest niet alleen invloed heeft op de technologie, maar ook op de werkdruk. In de jaren tachtig van de vorige eeuw schreef een beleidsmedewerker een beperkt aantal keren per jaar één groot stuk. Vandaag de dag wordt er veel meer gewerkt met meerdere korte memo’s en wordt en onderling veel heen en weer ge-e-maild. Eén van de

geïnterviewde schrijvers verwoordt dit ook zo:

“Hoelang ik bezig ben met het schrijven van stukken zou ik niet eens weten. Ik maak doorgaans alleen gebruik van korte memo’s en e-mails.”

De afgelopen jaren heeft schrijven –mede door de veranderde maatschappij waarin de kreet ‘tijd is geld’ steeds vaker de kop opsteekt– een andere plaats gekregen in de werkpraktijk (Davies & Birbili, 2000). De cultuur in steeds meer grote organisaties is dat alles sneller moet. Een logisch gevolg hiervan is dat in dit soort organisaties kort en bondig wordt geschreven, waar mogelijk. Dat het aantal teksten dat professionele schrijvers op jaarbasis produceren aanzienlijk hoger ligt dat zo’n twintig jaar geleden, blijkt ook uit een uitspraak van een van de geïnterviewde schrijvers:

“Over het algemeen worden alle teksten steeds korter, vaak hebben ze nog maar een omvang van enkele A4’tjes.”

2.5 Overeenkomsten methodologische en piramidale conventies 1. Beide typen hebben dezelfde structuuronderdelen

Een overeenkomst tussen de methodologische en piramidale conventie is dat de onderdelen van de structuur in grote lijnen overeenkomen. In andere woorden: de onderdelen waaruit een

methodologische inhoudsopgave bestaat (lopend van de titel tot aan de bibliografie) komen allemaal ook terug in de piramidale conventie, zij het in een andere volgorde en vormgeving. Op basis van de opinie van Minto (2009) kan het –zeker voor schrijvers die nog niet eerder met het piramideprincipe in aanraking zijn geweest– overkomen alsof er weinig deugt aan de methodologische conventie, maar dat valt nog te bezien. Het is in ieder geval een voldongen feit dat in de meeste gevallen dezelfde structuuronderdelen in beide conventies terugkomen.

2. Beide typen hebben vaststaande structuren en conventies

Een andere overeenkomst is meer impliciet en heeft betrekking op de structuur van adviesrapporten in het algemeen. Minto (2009) beweert dat er bij een methodologische conventie sprake is van een soort ‘egocentrisme’, omdat deze structuur louter rekening zou houden met de schrijver en niet met de lezer. Los van het feit of dit een terechte constatering is of niet, Minto geeft hiermee zelf al aan dat er ook bij een methodologisch adviesrapport sprake is van een structuur. Hiermee bedoel ik dat niet alleen de piramidale conventie aan bepaalde strikte conventies dient te voldoen, maar dat dit ook geldt voor de methodologische conventie.

Een voorbeeld ter verduidelijking: bij een methodologisch gestructureerd adviesrapport is de conclusie steevast achterin het document te vinden. Het zou gemarkeerd zijn als de conclusie in een dergelijk adviesrapport ineens voorin of ergens in het midden te vinden zou zijn. Oftewel: zowel in piramidale alsook in methodologische adviesrapporten is er sprake van een bepaalde vaststaande structuur met haar eigen conventies.

12

2.6.1 Tekststructuren

Zowel de methodologische als de piramidale conventie heeft een bepaald stramien dat constant wordt herhaald, hierdoor is er een conventie zichtbaar bij beide aanpakken. Zoals Schuurs & De Groot (2010:163) aangeven, dient een tekstgenre (i.c. adviesrapport) te voldoen aan bepaalde taalgebruiksconventies om als zodanig herkenbaar te zijn en geaccepteerd te worden door de lezers. Los van de inhoud gekeken: als een adviseur zich aan de richtlijnen van ofwel de methodologische aanpak of de piramidale aanpak houdt, is de kans zeer aannemelijk dat er in ieder geval een document geleverd wordt dat een bepaalde tekststructuur heeft.

Deze structuur is een richtlijn voor de lezer hoe hij de tekst moet lezen. Renkema (2005) geeft aan dat verschillende tekstsoorten zijn opgebouwd volgens een bepaalde structuur, zodat de lezer van te voren weet welke structuur hij bij welke tekstsoort kan verwachten. Renkema stelt dat in

overeenkomstige situaties de discourse min of meer over dezelfde eigenschappen zal beschikken en dat de lezer zodoende kan deelnemen in communicatiesituaties als de lezer weet hoe de

geconventionaliseerde tekstvormen toegepast moeten worden.

Dit wil overigens niet zeggen dat een bepaalde structuur (met haar eigen regels) nooit kan

veranderen. Minto’s (2009) punt is juist dat moet worden afgestapt van de conventionele manier van adviseren. Schuurs & De Groot (2010: 163) maken dit als volgt kenbaar: “(…) geeft niet alleen aan dat bepaalde teksten gebonden zijn aan regels; het toont ook aan dat deze regels gelden binnen een zekere periode en dat ze door de tijd heen kunnen veranderen zonder dat daarbij het genre zelf verloren gaat.”

De opbouw van een tekst heeft dus wel degelijk invloed op het begrijpen van de tekst. In het kader van tekststructuren geeft Van Dijk in Renkema (2005:) het volgende aan: “Superstructures are conventionalizes schemas that provide the global form for the macrostructural of a discource.” Met superstructure wordt de globale opbouw van een tekst bedoeld, zodat de lezer weet waar hij bepaalde informatie kan vinden.

2.6.2 Stijl

De stijl van een tekst is niet eenvoudig vast te stellen. Dit komt doordat er niet één allesomvattende definitie van het begrip stijl is die in elke situatie toegepast kan worden. Renkema (2005:32) geeft de volgende definitie van stijl:

“De stijl is de wijze waarop iemand zich schriftelijk (schrijfstijl) of mondeling (spreekstijl) uitdrukt. Dat kan beknopt of omslachtig, eenvoudig of ingewikkeld, concreet of abstract, arrogant of bescheiden, plat of verheven, objectief of subjectief, formeel of informeel, in spreektaal of in schrijftaal. Stijl ontwikkelt zich of verandert doorheen de tijd. Het is een manier om je uit te drukken.”

Renkema (2005:36) is er aardig in geslaagd een zo heldere definitie van het begrip stijl te geven, maar het lukt ook hem niet een concrete, tastbare definitie te formuleren. Volgens hem komt er bij het beschrijven van de stijl van een tekst meer kijken dan het analyseren van verschillende

13

Op basis van zijn literatuur (2005:31-39) heb ik het begrip stijl geoperationaliseerd door te kijken naar de volgende kenmerken:

- wordt er consistent dezelfde woordkeuze gebruikt?

Voorbeeld: de ene keer ‘geluidshinder’, de andere keer ‘geluidhinder’

Hierbij hoort ook of de ene keer een woord voluit wordt geschreven en de andere keer een afkorting wordt gebruikt.

- wordt de correcte zins- en woordbouw gebruikt? Voorbeeld: ‘het is gebeurt’

- wat is de gemiddelde zinslengte?

Ik heb gekozen om het begrip stijl te operationaliseren door middel van bovenstaande aspecten, omdat op basis van deze drie aspecten tastbare gegevens naar boven komen als het gaat om de stijl. De stijl van een tekst is niet eenvoudig te meten en zodoende moeten er keuzes worden gemaakt. Het voordeel van deze aspecten is enerzijds dat ze telbaar zijn en zodoende de kenmerken van het gecompliceerde begrip stijl aan het licht kunnen brengen. Anderzijds omdat andere kenmerken die Renkema (2005:38) noemt waardeoordelen verwachten van de onderzoeker. Een voorbeeld is of de stijl van een schrijver goed of af te keuren op basis van verwachtingen die de lezer bij die specifieke tekst in die specifieke context zou mogen verwachten. Dat gaat dit onderzoek te boven, omdat ik onvoldoende informatie heb met betrekking tot het publiek van het geanalyseerde materiaal. Op basis van onder meer Cornelis’ blog (2 juli 2012) kan gesteld worden dat een methodologisch adviesrapport ‘wollig’ van stijl hoort te zijn en niet ‘direct’. Op basis hiervan is de verwachting wel dat methodologisch opgebouwde adviesrapporten een langere gemiddelde zinslengte hebben dan piramidale. Vanwege het feit dat de geanalyseerde teksten alle geschreven zijn door professionele schrijvers is de verwachting dat zij allen consistent zijn wat betreft de woordkeuze en een correct woord- en zinsbouw toepassen.

2.6.3 Afwegende versus directieve, actiegerichte toon

Net als het begrip stijl (2.7.1) is ook de toon van een tekst niet eenvoudig te omschrijven. Voor het operationaliseren van dit element ben ik met name gaan kijken naar het soort taalgebruik dat wordt gebruikt.

Tussen een methodologische en een piramidale conventie is ook een verschil als het gaat om de manier van benaderen van de lezer. Zoals Minto (2009) heeft aangegeven, worden de afwegingen en verantwoordingen bij een piramidaal geschreven tekst vaak vermeld en gaat het om de conclusies en oplossingen. Doordat volgens haar de afwegingen (de weg naar de resultaten en

14

volgens de schrijver de beste manier is om de kwestie waarover een advies noodzakelijk is aan te pakken.

Ten tweede is er binnen een piramidaal rapport onderscheid te maken tussen een sterke

onderbouwing en meer een actiegerichte boodschap (Cornelis, 2012). Zij geeft als voorbeeld dat een piramidaal rapport met argumenten als onderbouwing terug te herleiden is naar ‘waarom?’-vragen. Volgens haar beantwoordt een actiegericht rapport juist de ‘hoe?’-vragen.

Waar ik specifiek naar ben gaan kijken is of de toon van de teksten meer in de directe, gebiedende wijs is geschreven (‘A moet veranderd worden. Dit kan middels B en C.’) of meer afwegend (‘Na A en B afgewogen te hebben, is het advies dat C het beste via A gerealiseerd kan worden vanwege D, E en F.’). Ik ben mij ervan bewust dat de toon in de teksten nooit letterlijk overeen zal komen met deze voorbeeldzinnen, maar ze dienen als voorbeeld om het verschil aan te geven tussen beide tonaties. Ik heb ervoor gekozen dit aspect van de toon globaal te beschrijven. Hiermee bedoel ik dat een schrijver het stempel van een bepaald toongebruik (argumentatief of directief, actiegericht) krijgt als de ene soort toon vaker voorkomt in een tekst dan de andere.

2.6.4 Schrijver- versus lezergericht

Een ander verschil tussen de methodologische en piramidale conventie heeft betrekking op de visie achter de opbouw van het rapport. Een piramidaal rapport is gericht op de lezer (Minto, 2009), want de gehele conventie staat in dienst van de geadviseerde. De geadviseerde heeft een vraag gesteld en wil zo snel mogelijk op zoek gaan naar de conclusies en aanbevelingen, omdat het hem hierom in eerste instantie te doen was een adviseur in te schakelen.

Dit is een totaal andere visie dan van toepassing is op de methodologische conventie. Hier wordt in eerst instantie meer gelet op de opbouw van het rapport, de diverse stappen dienen keurig te worden doorlopen. Bij deze methodologische conventie wordt de lezer min of meer gedwongen het hele pad te bewandelen dat de adviseur heeft uitgestippeld om uiteindelijk achteraan te komen bij de crux van het rapport. Dit wil overigens niet zeggen dat er bij een methodologische conventie geen sprake kan zijn van lezergerichtheid. Wellicht wordt is er een weloverwogen keuze gemaakt om de tekst methodologisch te schrijven, juist om de tekst lezergericht te maken.

Bij een methodologische conventie moet de lezer de verschillende stappen van de schrijver

chronologisch doorlopen, daarom is ook de conclusie (of het advies) achteraan in het adviesrapport vermeld. Dit omdat dit ook een van de laatste stappen van de schrijver was in het chronologische proces.

2.6.5 Conclusie achterop versus voorop

Een ander verschil tussen de methodologische en de piramidale conventie heeft te maken met de algehele plaats van de conclusie in een adviesrapport. Baxter & Babbie (2003) geven aan dat de structuur van een onderzoeksrapport er globaal als volgt uitziet:

15

Steehouder (et al. 2006) geven aan dat de opbouw van een adviesrapport er nagenoeg hetzelfde uitziet als die van een onderzoeksrapport, maar dat de methode en resultaten soms weggelaten kunnen worden of in de bijlage geplaatst kunnen worden. Dit hangt ook af van het type advies (of er een onderzoek is gedaan) er sprake is.

Het is niet verwonderlijk dat een adviesrapport uit de praktijk zelden volledig identiek is aan de opbouw die wordt gegeven in de literatuur. Bepaalde onderdelen kunnen weggelaten zijn, in de bijlage zijn geplaatst, zijn samengevoegd etc. Hieronder een voorbeeld van de opbouw van een willekeurig adviesrapport over de Waddenzee:

Inhoudsopgave

§ 1. Inleiding ...8

1.1 Beschrijving van het adviesrapport...8

1.2 Context van de organisatie...9

1.3 Aanleiding tot het onderzoek...10

1.4 Probleemstelling ...10

1.5 Doel...10

1.6 Doelstelling...10

1.7 Hoofdvraag en deelvragen ...11

1.7.1 De hoofdvraag voor dit rapport:...11

1.7.2 Deelvragen:...11

1.8 Begripsafbakening ...12

§ 2. Methode...13

2.1 Informatie verzamelen en meetinstrument...13

2.2 Analyse methoden...13

§ 3. Resultaten ...14

3.1 De resultaten per deelvraag...14

3.1.1 Duurzaamheid...14

3.1.2 Vogelvriendelijkheid ………...17

3.1.3 Huidige vogelvriendelijke verlichting...22

3.1.4 Veiligheid en risico’s...23

3.1.6 Vogelvriendelijk en energie besparend ...32

§ 4. Conclusies...34

4.1. Inleiding ...34

4.2. Antwoord hoofdvraag en conclusies ...34

4.2. Conclusies ...35

4.2.1. Duurzame verlichting...35

4.2.2. De effecten van kunstmatig (groen) licht...35

4.2.3. Wat is het meest vogelvriendelijke ...35

4.2.4. Veiligheid en risico’s...36

4.2.5. Alternatieven voor vogelvriendelijk licht. ...36

4.2.6. Energiebesparend en vogelvriendelijk ...36 § 5. Aanbevelingen ...37 5.1. Het advies...37 § 6. Discussie...39 Literatuurlijst...40 Bronnenlijst ...41 Afbeeldingenlijst...42 Bijlagen...43

Bijlage 1. Interviews en gesprekken...44

Bijlage 2. Losse artikelen ...50

Bijlage 3. Licht berekeningen LEDGINE Clearsky...51

Bijlage 4. Onderzoekrapport ImaresWageningen……….………...52

Bijlage 5. TCO berekeningen groene LED verlichting Innolumis...………...53

Afbeelding 5

16

Ik kan dit verschil illustreren door zowel een methodologische als een piramidale opbouw van eenzelfde adviesrapport te laten zien. De methodologische variant was de oorspronkelijke en de piramidale heb ik met drie andere studiegenoten voor het Master-vak Het Piramideprincipe ontworpen. Het is bekend dat de methodologische inhoudsopgave hieronder niet de ‘normale’ structuur heeft van een onderzoeksrapport. Ik heb deze toch gekozen om het verschil in plaatsing van de crux van het rapport mee aan te geven; conclusie voorop of achterop.

Methodologische inhoudsopgave Inhoudsopgave 1. Inleiding ... 3 1.1 Aanleiding ... 3 1.2 Vraagstelling ... 4 1.3 Aanpak ... 4 1.4 Leeswijzer ... 5 2. Draagvlak ... 6 2.1 Inleiding ... 6 2.2 Stadsdeel Oost-Watergraafsmeer ... 6 2.3 Stadsdeel Zeeburg ... 8 2.4 Amsterdam Zuidoost ... 9

2.5 Stadsdeel Amsterdam Centrum ... 11

2.6 Gemeente Diemen ... 12

2.7 Gemeente Amsterdam, DMO/ Afdeling Sport ... 13

2.8 Stichting Sportcentrum Nieuwe Stijl ... 13

3. Advies en vervolg ... 15

3.1 Advies ... 15

3.2 Vervolg ... 17

4. Bijlage ... 19

4.1 Lijst met geïnterviewde personen ... 19

Piramidale inhoudsopgave

Afbeelding 6: methodologische en piramidale inhoudsopgave

17

Cornelis (collegesheets, 2012) laat in afbeelding 7 duidelijk zien dat de communicatie bij een

piramidaal rapport anders is ingedeeld dat gebruikelijk is bij een methodologisch rapport. Je ziet dat het antwoord op de hoofdboodschap bij een piramidaal rapport (communicatie gericht op de cliënt) veel eerder wordt gegeven dan tijdens het doen van een onderzoek (middels de methodologische conventie).

Afbeelding 7

2.6.6 Conclusie versus synthese

Een ander verschil tussen beide conventies heeft te maken met de manier waarop de conclusie is vormgegeven. Bij de piramidale conventie wordt elke lagere regel in de piramide meer specifiek en gedetailleerd en is het bovengelegen niveau een interpretatie van dat eronder. Minto (2009) noemt dit synthese en is het volgende verschil, want deze is niet aanwezig bij de methodologische

conventie. Cornelis (2012) verwoordt het begrip synthese in deze context als volgt: “Een synthese is iets anders dan een conclusie. Bij een synthese interpreteert de schrijver de gegevens in het licht van de vraag en de belangen van de geadviseerde. Zo mogelijk is de synthese actiegericht geformuleerd.” Waar de conclusie bij een methodologische conventie een neutrale, objectieve toon moet hebben, is er bij een synthese meer sprake van een geadviseerde gerichte vertaalslag van de gegevens. Cornelis (2012) geeft ter verduidelijking een sprekend voorbeeld over een gele fruitschaal met een banaan en enkele citroenen erin. Zij geeft aan dat deze fruitschaal voor een kunstschilder vooral betekent dat deze vooral gele verf nodig heeft. Voor iemand die erg veel fruit eet, zou dit echter iets totaal anders kunnen beteken, bijvoorbeeld: tijd om nieuw fruit in te slaan.

2.6.7 Onderwerpskopjes versus inhoudelijke kopjes

Een ander verschil tussen de methodologische en de piramidale conventie vindt plaats op

18

worden gebruikt om aan te geven waar bepaalde informatie te vinden is, krijgen deze kopjes bij de piramidale structuur een lading mee. In andere woorden: bij een methodologische conventie wordt door middel van de kopjes het onderwerp van aangegeven. Bij de meer inhoudelijke kopjes van een piramidale conventie wordt er ook inhoud meegegeven.

Een voorbeeld is bijvoorbeeld dat in het oorspronkelijke document (de methodologische conventie) het advies wordt gegeven in hoofdstuk 3. Dit hoofdstuk luidt niet meer dan ‘advies’. De lezer van de tekst weet dus op het eerste oog niet wat dit advies inhoudelijk betekent, wat anders is bij de piramidale conventie. Bij de piramidale conventie wordt het advies gegeven in hoofdstuk 2 en is ook in één oogopslag duidelijk wat dit advies inhoudt:

2. Advies: de sportafdelingen van de stadsdelen Zeeburg en Oost-Watergraafsmeer moeten integreren in één grote afdeling sport

De titels en kopjes zijn dus goed geformuleerd; ze zijn inhoudelijk en bevatten een beknopte boodschap. Overigens moet hier de kanttekening worden geplaatst dat niet onderzocht is of de schrijvers (en lezers) van adviesrapporten ook echt waarde hechten aan dit soort inhoudelijke kopjes of meer de voorkeur geven aan procedurele kopjes.

2.6.8 Langere versus korte adviesrapporten

Wat verder een verschil is tussen de methodologische en de piramidale conventie heeft te maken met de lengte. De lengte van de rapporten verschilt vaak in lengte; doordat een piramidale conventie het belangrijkste voorop zet en de overige informatie verder achteraan plaatst (veelal in de bijlage!) is een piramidaal rapport vaak korter dan een methodologisch rapport. Dit verschil in lengte is van toepassing op twee gebieden.

Allereerst is de lopende tekst van een piramidaal rapport over het algemeen korter dan die van een methodologisch rapport, simpelweg omdat de niet-direct relevante informatie veelal in de bijlage wordt geplaatst en zo geen deel uitmaakt van de lopende tekst. Daarnaast is het vaak het geval dat op het moment dat een methodologisch rapport piramidaal wordt herschreven er ook veel

informatie simpelweg wordt geschrapt (en is dus ook niet terug te vinden in de bijlage), omdat het geen toegevoegde waarde heeft wat betreft het doel van het rapport, namelijk: de geadviseerde een op-maat advies geven. Het is dus goed mogelijk dat een korter rapport beter wordt begrepen dan een langer rapport (Cornelis, 2009).

2.6.9 Groupings en logical arguments

19

Afbeelding 8

Volgens Minto (2009) bestaat een logical argument uit een redenering van twee premissen en een conclusie. Er is hier sprake van een complexe, onderling samenhangende redenatie. Een grouping daarentegen bestaat uit gelijkwaardige elementen die los naast elkaar staan. Ook hoeft er hierbij geen sprake te zijn van redenen, maar kunnen stappen, feiten, oorzaken en dergelijke ook van toepassing zijn.

20

3. Methode

3.1 Onderzoeksvraag

In ben in dit onderzoek gaan kijken naar verschillende schrijfconventies die professionele schrijvers uit verschillende organisaties, met andere kennis en achtergronden gebruiken. De onderzoeksvraag die centraal staat in dit onderzoek, luidt:

Werkt organisatiecultuur mee of tegen bij het kiezen voor een schrijfmodel?

Om deze vraag te beantwoorden, heb ik enkele hypotheses opgesteld die aan het einde van dit onderzoek geëvalueerd zullen worden:

Hypothese 1: Schrijvers die bekend zijn met het piramideprincipe zullen meer kenmerken ervan gebruiken dan schrijvers die dat niet zijn.

Hypothese 2: Schrijvers uit het bedrijfsleven zullen directer (minder afwegingen) schrijven dan schrijvers uit de (semi-)overheid.

Hypothese 3: Schrijvers die niet bekend zijn met het piramideprincipe zullen ook geen enkel kenmerk ervan gebruiken.

Hypothese 4: Schrijvers die eenmaal het piramideprincipe hebben aangeleerd, blijven dit steevast gebruiken.

Hypothese 5: Er zal een strikte scheiding zijn tussen het gebruik van de methodologische conventie of het piramideprincipe.

In de volgende paragraaf zal ik mijn onderzoeksopzet omschrijven. Hier licht ik toe hoe mijn onderzoek er precies uitziet en ook hoe ik deze vragen uiteindelijk heb beantwoord. Ik geef hieronder een korte opsomming van de kenmerken die ik heb onderzocht met een terugverwijzing naar hoofdstuk 2 (theoretisch kader) waar een uitgebreidere beschrijving te vinden is.

Onderzoekskenmerk Korte uitleg Plaats in

theoretisch kader

Structuur (stramien) Is er in de tekst sprake van een methodologische of piramidale structuur of wellicht een combinatie?

2.7.1

Stijl Bij de stijl wordt gelet op:

- consistent in dezelfde woordkeus - actieve of passieve zinnen - zinslengte

- wel of geen tangconstructies

2.7.2

Toon Wordt er gebruikgemaakt van vakjargon? 2.7.3

Schrijver-/lezergericht Wordt tijdens het schrijven rekening gehouden met de lezer of wordt geschreven vanuit de schrijver (inhoud)?

2.7.4

Plaats conclusie Wordt de conclusie voor- of achterop geplaatst? 2.7.5

Kopjes Wordt er gebruikgemaakt van procedurele of

inhoudelijke kopjes?

2.7.7

21

De kenmerken heb ik zowel geanalyseerd bij de interviews als bij de tekstanalyse. Bij de resultaten van de interviews heb ik daarnaast kort aandacht besteed aan kenmerken die specifiek van toepassing zijn op P-gevorderden. De reden hiervoor is dat er in sommige gevallen opvallende resultaten uit naar voren zijn gekomen die het vermelden waard zijn. Dit gedeelte van de resultaten heb ik niet vergeleken met bevindingen uit de tekstanalyse, omdat dit vragen betreft die om de mening van de geïnterviewde vragen en niet zelf te analyseren zijn in het materiaal.

3.2 Onderzoeksopzet

Het doel van dit onderzoek is om te onderzoeken of kennis van schrijfconventies (i.c. de

methodologische en piramidale) invloed hebben op het schrijven van schrijvende professionals in de praktijk. Daar komt bij dat ik heb onderzocht hoe organisatiecultuur dit proces versterkt dan wel afremt. Minto (1987) vindt het niet nodig het piramideprincipe te onderzoeken. Zij is van mening dat het structureren van teksten volgens het piramideprincipe dermate kort, krachtig en lezergericht is dat er geen onderzoek nodig is:

“(…) the people who learn and use it swear by it (…) I have always thought the most effective way of showing its impact is to show a pyramid of a document before is was restructured vs the pyramid of it afterwards. One sees very easily the difference in clarity.”

Of Minto (1987) nu gelijk heeft of niet, onderzoek is naar mijn mening wel degelijk noodzakelijk, zeker als je op academisch niveau gegronde uitlatingen wilt doen over onder meer het

piramideprincipe.

Voor dit onderzoek heb ik gebruikgemaakt van twee soorten onderzoeksmethoden, te weten: semi-gestructureerde interviews en tekstanalyse. De onderzoeksgroep bestaat uit zeven professionele schrijvers van verschillende organisaties, die variërend wel of niet in aanraking zijn gekomen met het piramideprincipe van Minto (1987). Hieronder de tabel met de volledige onderzoeksgroep:

Onderzoeksgroep P-gevorderden P-leerders Geen affiniteit PP

PP-cultuur + - -

PP-cursus gevolgd + + -

Aantallen 3 2 2

Tabel 2: onderzoeksgroep

De P-gevorderden werken niet allen bij hetzelfde type organisatie. Zo zijn er twee schrijvers die op zelfstandige basis opereren. Zij kunnen eigenlijk niet geplaatst worden in één van de

organisatietypen die Mintzberg (1980) heeft geschetst. Het spreekt voor zich dat deze schrijvers niet ‘zomaar iets doen’ en wel degelijk afwegingen maken over hoe zijn hun klanten van dienst kunnen zijn. De relatie is echter wel direct en minder bureaucratisch, omdat er simpelweg de relatie expert (schrijver) – klant centraal staat. De andere schrijver in de groep P-gevorderden is een functionaris bij een internationale organisatie. Het betreft hier een erg grote organisatie, waarbij de verwachting is dat het management strakke regels hanteert om ervoor te zorgen dat de verschillende divisies en afdelingen aan hun doelen beantwoorden.

22

daarom sprake van een gedecentraliseerde organisatie waarbij de professionals hun eigen vakgebied hebben waarop zij gespecialiseerd zijn. Er wordt weinig werk gestandaardiseerd gezien de

complexiteit en de veranderende uitkomsten ervan. Aan de andere kant heeft het ook kenmerken van een divisie-organisatie, omdat de organisatie is opgedeeld in verschillende divisies met andere taken.

De schrijvers die niet bekend zijn met het piramideprincipe werken beiden bij

(semi-)overheidsinstanties. Beide organisaties zijn voorbeelden van bureaucratische organisaties, zoals beschreven in hoofdstuk 2. Het betreffen beide grote en oude organisaties en is wordt veel

gebruikgemaakt van bureaucratie (een gemeenten en een universiteit). Hiermee bedoel ik dat deze beide organisaties vele verschillenden belangengroepen hebben. Enkele belangengroepen waar een gemeente mee kampt, zijn de burgers, B&W, particuliere investeerders etc. Er is in andere woorden niet sprake van één klant, maar van veel verschillende personen en instanties die iets willen van de gemeente. Universiteiten hebben ook niet te maken met alleen de studenten, maar ook bedrijven (waar studenten na hun studie moeten gaan werken), de overheid (die eisen stelt aan de kwaliteit van het onderwijs), verschillende faculteiten die contrasterende doelen zouden kunnen hebben etc. De individuen binnen één belangengroep dienen geen afwijkende behandeling te krijgen, dat is bij voorbaat uitgesloten. Mintzberg (1980:324) heeft als voorbeeld grote groepen burgers aangehaald, die door de overheid gelijk behandeld dienen te worden.

Deze schrijvers zijn onderworpen aan interviews, waarvan de duur varieerde tussen minimaal dertig en maximaal 55 minuten. Daarnaast is er tekstanalyse toegepast op door hen toegestuurde stukken, hierover meer in paragraaf 3.4. Semi-gestructureerde interviews vallen onder de kwalitatieve onderzoeksmethoden (Baxter & Babbie, 2003:329) en bestaan uit een lijst vragen die de interviewer beantwoord wil hebben. Over het algemeen is het gros van deze vragen open.” Het voordeel van open vragen, is dat er een substantiële vrijheid is voor de interviewer tijdens het interview. Allereerst omdat de interviewer in de volgorde kan stellen, zoals hij het wil en waar het desbetreffende

interview op een specifiek moment om vraagt”. Baxter & Babbie (2003:330) geven daarnaast aan dat de interviewer de vrijheid heeft om alternatieve taal te gebruiken om vragen te parafraseren, als het interview daarom vraagt.

Het doel van dergelijke interviews is om zoveel mogelijk gedetailleerde informatie te verzamelen. Dit onderzoek heeft een exploratief karakter heeft en daarom is het weinig zinvol gestructureerde interviews te houden. Het is de bedoeling van deze interviews om antwoorden te krijgen op de vragen met betrekking tot schrijfconventies en ook het betrekken van organisatiecultuur hierbij. Ik ben ‘blanco’ de gesprekken aangegaan en de geïnterviewden zoveel mogelijk aan het woord proberen te houden. Zij bezitten de kennis die ik nodig heb voor dit onderzoek. Aan de andere kant was een volledig ongestructureerd interview ook niet aan de orde, omdat het daarbij lastig kan zijn bij de crux van het interview te blijven.

3.3 Interviews

3.3.1 Voorbereiding interviews

In deze paragraaf zal ik kort uiteenzetten hoe ik de interviews af heb genomen, welke voorbereidingen ik heb getroffen en hoe ik de resultaten heb gedocumenteerd.

23

het stellen van een open vraag de gesprekspartner een grote vrijheid worden gegeven bij het geven van een antwoord en worden er zo uitvoerige antwoorden uitgelokt.

Het gaat er in dit onderzoek om de ervaringen en meningen van tekstschrijvers te weten te komen, hiervoor zijn open vragen geschikt. Steehouder (2006:318) vindt dat open vragen geschikt zijn als een gesprekspartner zo veel mogelijk moet vertellen of als er interesse moet worden getoond in zijn ervaringen of mening. Ook als nog niet helemaal duidelijk is wat er allemaal speelt rond een bepaald thema, is het verstandig te beginnen met een open vraag. Juist dit laatste punt staat centraal in mijn onderzoek; wat speelt er bij professionele schrijvers met betrekking tot het structureren van teksten.

3.3.2 Randvoorwaarden interview

Hoewel een interview nooit helemaal van te voren gestructureerd kan zijn, is het voor zowel de interviewer als de geïnterviewde belangrijk dat van te voren bepaalde randvoorwaarden van het interview besproken worden.

Tijdsduur

Ik heb de geïnterviewde tijdens het benaderen voor het interview ingelicht dat het dit om en nabij de drie kwartier à één uur in beslag zal nemen. Dit is een tijdsbestek waarin ik als interviewer voldoende tijd had om het interview rustig te beginnen, de kern te doorlopen en ook gepast af te sluiten. Anderzijds was dit tijdsbestek voor de geïnterviewde niet van die lengte dat zijn hele werkschema overhoop wordt gehaald en zo de bereidwilligheid van het meewerken aan het interview wordt vergroot.

Vragen

De volledige vragenlijst is te vinden in bijlage 4. Zoals daar te zien is, heb ik de interviews opgebouwd van globale vragen naar steeds specifiekere. De globale vragen kunnen de geïnterviewden over het algemeen eenvoudig beantwoorden zonder dat lang hoeft te worden nagedacht. De verwachting was dat hoe specifieker de vragen worden, hoe meer tijd de geïnterviewde nodig zal hebben om deze te beantwoorden.

Plaats en verslaglegging

In totaliteit heb ik zeven professionele schrijvers van diverse organisaties en functies geïnterviewd. Zowel alle telefonische (vijf) als alle face-to-face interviews (twee) zijn –met toestemming van elk van de geïnterviewden– opgenomen. De eerste reden hiervoor heeft te maken met het documenteren van de informatie. Gezien de duur van de interviews is praktisch niet wenselijk zowel het interview te leiden en tegelijkertijd te luisteren naar de geïnterviewde en ook nog aantekeningen te maken. Daarnaast is het voordeel van opgenomen audiomateriaal dat er nauwkeurig kan worden bericht en de kans op foutieve quotes nagenoeg kan worden uitgesloten (Baxter & Babbie, 2003:340). Tot slot is het vanuit de RUG een voorwaarde dat onderzoeksmateriaal bewaard dient te worden om de data controleerbaar te houden.

Vertrouwelijk, privacy, waardeoordeel

Ik heb de geïnterviewde erop gewezen dat de informatie die wordt verstrekt in het interview niet zal worden beoordeeld. De informatie die is gegeven, is uiteraard belangrijk, maar bedrijfsgevoelige informatie is allemaal verwijderd. In het verlengde hiervan hoeft de geïnterviewde ook niet bang te zijn dat zijn privacy zal worden geschonden of dat informatie direct terug te herleiden zal zijn tot hem of haar. Bovendien heb ik duidelijk gemaakt dat er geen waardeoordeel wordt geveld over de

antwoorden die de geïnterviewde geeft. De nadruk ligt op de antwoorden en niet of deze ‘goed’ of ‘fout’ zijn. Het audiomateriaal en het toegestuurde materiaal is onder embargo geplaatst op de RUG. Het materiaal moet namelijk in een archief worden geplaatst. Dat archief is voor niemand

24

3.3.3 Globale opbouw interview Inleiding

Tijdens de inleiding was het vooral zaak dat ik ervoor zorgde niet direct met de deur in huis te vallen door over het eigenlijke onderwerp te beginnen. Steehouder (2006:303) geeft aan dat het praten over ‘koetjes en kalfjes’ nuttig kan zijn om het ijs te breken. Het is belangrijk dat ik tijdens de inleiding het initiatief nam voor de rest van het interview. Op deze manier kon ik bepalen welke thema’s aan de orde komen, wanneer dit zou gebeuren, hoelang dit gebeurde en wat de toon van het gesprek was. Vervolgens was het ook belangrijk dat het doel van het gesprek duidelijk werd voor de geïnterviewde. Hiermee was het niet de bedoeling dat de geïnterviewde volledig werd bijgepraat over mijn onderzoek en wat ik ermee hoopte te bewerkstelligen, omdat dit sociaal wenselijke antwoorden uit zou kunnen lokken, maar dat kort werd besproken waarom het interview werd gevoerd.

Zakelijke kern

Zoals ook Steehouder (2006:306) aangeeft, is het belangrijk van tevoren na te denken over de globale inhoud en structuur van het zakelijke van het interview. Hij noemt hierbij dat gespreksfasen onderscheiden dienen te worden. Ik heb er bewust voor gekozen eerst globale vragen te stellen die relatief eenvoudig te beantwoorden zijn door de geïnterviewde. Er hoeft niet te veel worden nagedacht over inhoudelijke punten van bijvoorbeeld het piramideprincipe, maar er werden

algemene vragen gesteld over de werkzaamheden van de geïnterviewde. Vervolgens werd er gestaag toegewerkt naar specifieke, inhoudelijke vragen over schrijfstructuren. Door voor deze opbouw te kiezen, is de kans groot dat de geïnterviewde zich meer op zijn gemak gaat voelen. Als er direct specifieke vragen zouden moeten worden beantwoord waarbij relatief veel bij zou moeten worden nagedacht, kan de geïnterviewde het gesprek al snel ‘lastig’ vinden en is de kans op verkeerde, onvolledig of sociaal wenselijke antwoorden groter.

Afsluiting

Tijdens de afsluiting van het interview ben ik nagegaan of alle gesprekspunten en vragen aan de orde zijn geweest die ik van tevoren had bepaald en of het doel is bereikt. Dit vond plaats door een korte samenvatting te geven van het gesprek. Steehouder (2006:307) geeft aan dat elke samenvatting een bepaalde selectie uit de inhoud van het gesprek is en het zodoende kan voorkomen dat

gesprekspartners het niet eens zijn over de samenvatting of bepaalde antwoorden. Mede hierdoor zorgde ik ervoor dat er tijdens de afsluiting nog voldoende ruimte was voor de geïnterviewde om zijn zegje over bepaalde punten te zeggen, mits dit nodig werd geacht. Tot slot heb ik –net als in het begin van het gesprek– afgesloten met social talk, zodat het interview niet abrupt werd afgebroken. Na afloop van de interviews is aan elk van de geïnterviewden gevraagd om inzage te krijgen in stukken die zij hebben geschreven. Het voordeel van inzage in stukken die de professionele schrijvers zelf hebben opgesteld, is dat dit handig illustratiemateriaal is om de informatie uit de interviews mee te illustreren.

3.3.4 Doel interviews + vragenlijst

Het doel van de interviews was om antwoord te kunnen geven op de hypotheses die ik heb opgesteld, uiteraard in combinatie met tekstanalyse. Door deze hypotheses te toetsen kan ik de onderzoeksvraag beantwoorden. Zoals ik hierboven heb aangegeven, heb ik een interview

opgebouwd in verschillende fasen, te weten inleiding, zakelijke kern en afsluiting. Binnen de zakelijke kern heb ik een onderscheid gemaakt in verschillende soorten vragen, lopend van globaal tot

25 Globale interviewvragen:

- Hoeveel uren van uw werkweek houdt u zich ongeveer bezig met het schrijven van adviesrapporten?

- Gebruikt u bij het schrijven van adviesrapporten altijd een vaste structuur? Zo ja, welke? Zo nee, waarom niet?

- Gebruikt u bij het schrijven van adviesrapporten altijd dezelfde structuur? Zo ja, welke? Zo nee, waarom niet?

Tussenvragen interview :

- Op welke plaats is de conclusie (het advies) van het adviesrapport te vinden, vooraan of achteraan? Vanwaar deze keuze?

- Houdt u bij het schrijven van een adviesrapport sprake met de (potentiële) lezers? Waarom wel of niet?

De schrijvers die tot de piramideprincipe- of –gebruikers behoren, heb ik ook nog enkele specifieke vragen over het piramideprincipe gesteld, zoals:

Specifieke interviewvragen:

- Kost het schrijven volgens de methodologische of de piramidale structuur meer tijd? Op welke punten wel of niet?

- Wat is volgens u de kern van het piramideprincipe?

- Wat is volgens u het meest nuttige aspect van het piramideprincipe? - Wat is volgens u het meest overbodige aspect van het piramideprincipe?

3.4 Tekstanalyse

Tekstanalyse is een breed begrip, omdat je op verschillende manieren naar teksten kunt kijken en ze kunt analyseren. Schellens en Steehouder (2008: 3) sommen enkele soorten tekstanalyse op, zoals functionele analyse, coherentieanalyse, retorische analyse, argumentatieanalyse en genreanalyse. Bolle et al. (1982) noemen tekstanalyse het op gestructureerde wijze analyseren van tekst en context. Ik heb niet specifiek gekozen voor een bepaald type tekstanalyse, maar mijn methode heeft de meeste raakvlakken met de genreanalyse, zoals Schellens en Steehouder (2008:169) beschrijven. De genreanalyse houdt zich volgens hen bezig met het analyseren en formuleren van

genreconventies voor een genre. Daarnaast kunnen door middel van tekstanalyse typische kenmerken aan de hand van de sociale en cognitieve facturen worden verklaard. Ook kan de tekstkwaliteit worden geanalyseerd door na te gaan of de tekst afwijkt van bestaande conventies. In dit onderzoek gaat de tekstanalyse over e-mails, memo’s, adviesrapporten en andere schriftelijke communicatie waar de geïnterviewden dagelijks mee van doen hebben tijdens hun werkzaamheden. Baxter & Babbie (2003:349) geven aan dat tekstanalyse erg goed samengaat met kwalitatieve interviews en dat de gevonden uitkomsten eenvoudig naast elkaar gelegd kunnen worden. Dat is voor mij een belangrijk punt, omdat er in dit onderzoek dus sprake is van zowel interviews als een vorm van tekstanalyse.

3.4.1 Onderzoekskenmerken

26

Onderzoekskenmerk Korte uitleg Plaats in

theoretisch kader

Structuur (stramien) Is er in de tekst sprake van een methodologische of piramidale structuur of wellicht een combinatie?

2.7.1

Stijl Bij de stijl wordt gelet op:

- consistent in dezelfde woordkeus - actieve of passieve zinnen - zinslengte

- wel of geen tangconstructies

2.7.2

Toon Wordt er gebruikgemaakt van vakjargon? 2.7.3

Schrijver-/lezergericht Wordt tijdens het schrijven rekening gehouden met de lezer of wordt geschreven vanuit de schrijver (inhoud)?

2.7.4

Plaats conclusie Wordt de conclusie voor- of achterop geplaatst? 2.7.5

Kopjes Wordt er gebruikgemaakt van procedurele of

inhoudelijke kopjes?

2.7.7

Tabel 3: Onderzoekskenmerken

Het is met name bij de tekstanalyse belangrijk om te weten hoe per kenmerk wordt bepaald of eraan wordt voldaan of niet. Ik zal hieronder een korte uitleg geven.

Structuur (stramien)

Ik heb per tekst bepaald of er gebruik is gemaakt van een methodologische of piramidale structuur. Als er sprake was van een combinatie van beide structuren, heb ik dit ook aangeven.

Stijl

Op basis van de literatuur van Renkema (2005:31-39) heb ik het begrip stijl geoperationaliseerd door te kijken naar de volgende kenmerken:

- wordt er consistent dezelfde woordkeuze gebruikt?

Voorbeeld: de ene keer ‘geluidshinder’, de andere keer ‘geluidhinder’

Hierbij hoort ook of de ene keer een woord voluit wordt geschreven en de andere keer een afkorting wordt gebruikt.

- wordt de correcte zins- en woordbouw gebruikt? Voorbeeld: ‘het is gebeurt’

- wat is de gemiddelde zinslengte? Toon

Waar ik specifiek naar ben gaan kijken is of de toon van de teksten meer in de directe, gebiedende wijs is geschreven (‘A moet veranderd worden. Dit kan middels B en C.’) of meer afwegend (‘Na A en B afgewogen te hebben, is het advies dat C het beste via A gerealiseerd kan worden vanwege D, E en F.’). Ik ben mij ervan bewust dat de toon in de teksten nooit letterlijk overeen zal komen met deze voorbeeldzinnen, maar ze dienen als voorbeeld om het verschil aan te geven tussen beide tonaties. Schrijver-/lezergericht

27

mogelijk. Ik heb goed kunnen bepalen wat de lezer van de tekst mocht verwachten, omdat dit mij is vermeld door schrijvers of naar voren is gekomen in de stukken die ik geanalyseerd heb.

Plaats conclusie

Ik heb per tekst bekeken waar de conclusie (of advies, crux) is geplaatst: voor- of achterop. Kopjes

Ik ben per tekst gaan bekijken of er een verschil zit tussen de methodologische en de piramidale conventie. Waar het direct opvalt bij de methodologische conventie dat er de ‘bekende’ kopjes worden gebruikt (bv. ‘inleiding’ of ‘conclusie’) om aan te geven waar welke informatie te vinden is, krijgen deze kopjes bij de piramidale structuur een lading mee. In andere woorden: bij een