De P-gevorderden hebben tijdens de interviews laten weten dat zij veelal kort schrijven. Op basis hiervan zou je verwachten dat zij ook korte zinnen schrijven. De gemiddelde zinslengte bij de P-gevorderden is 12,7 woorden per zin. Daarnaast maken zij bijna geen fouten in inconsistente woordkeuzes of fouten in woorden of zinnen.
De P-leerders geven aan dat zij altijd schrijven volgens een formele stijl en er geen populistisch taalgebruik wordt toegepast. Ook geven zij aan dat de weg naar de resultaten (de afwegingen) van essentieel belang zijn en dit altijd wordt gerapporteerd. Dit komt ook naar voren uit de tekstanalyse: alle afwegingen worden uitgebreid afgewogen en er komt is geen uitspraak te vinden die zomaar uit de lucht komt vallen. Daarnaast valt het op dat bepaalde vaktermen worden uitgelegd en ook afkortingen worden eerst volledig uitgeschreven voordat ze verkort worden geschreven. Dit resulteert er dan ook in dat de gemiddelde zinslengte met 18,5 relatief hoog is. Ook de P-leerders maken op enkele kleine foutjes geen inconsistente woordkeuzes of fouten in woorden of zinnen. De schrijvers die niet bekend zijn met het piramideprincipe hebben tijdens de interviews aangegeven dat wij wel rekening houden met de lezer, maar dat de inhoud altijd op de eerste plaats staat. Zij geven aan dat per situatie gespeeld kan worden met de vorm en deze zo aangepast kan worden aan de specifieke lezer van dat moment, maar het doel van de tekst –dat ook aan bepaalde eisen moet voldoen– is belangrijker.
De gemiddelde zinslengte bij de schrijvers die niet bekend zijn met het piramideprincipe is 15,5 en zit qua lengte dus precies tussen de P-gevorderden en de P-leerders in. Ook bij deze groep schrijvers komen nagenoeg geen fouten voor als het gaat om inconsistente woordkeuzes of fouten in woord- of zinsbouw.
De exacte aantallen inconsistenties, fouten en de steekproef zijn te vinden in bijlage 2. Ik moet opmerken dat ik bij de steekproef heb gekozen voor breedte en niet voor diepte. Aangezien het hier een verkennend kwalitatief onderzoek betreft en ik geenszins generaliserende uitspraken doe, is dat te rechtvaardigen.
5.3 Schrijver-/lezergericht
Of de teksten meer schrijver- dan wel lezergericht zijn, is in de meeste gevallen lastig aan te geven. Dit heeft ermee te maken dat je niet van alle teksten weet wat de lezer normaal gesproken kan verwachten aan informatie. Wat opvalt aan de P-gevorderden is dat de manier van informatie presenteren vaak op een directe en niet-omslachtige manier gebeurt. Bij alle drie de P-gevorderden kenmerken de teksten zich door de to-the-point benadering richting de lezer (een enkele
40
Afbeelding 12
Je ziet dat de lezer direct geïnformeerd wordt over het onderwerp van de tekst (r.11-12). Je zou dit op kunnen vatten als een bepaalde vorm van lezergerichtheid, omdat al langer bekend is dat mensen niet vaak hele documenten gaan doorlezen als ze langer dan enkele A4’tjes zijn. To-the-point kan dus worden opgevat als lezergericht. Voormalig VVD-leider Hans Wiegel zei ooit het volgende over lezen: “De eerste en de laatste regel van een rapport kennen, is voldoende om te weten waarover het gaat.”(Elsevier, 26 augustus 1995, p.14).
De P-gevorderden waren allen erg duidelijk als het gaat om het rekening houden met de lezer van de teksten die zij schrijven. Volgens hen moet je te allen tijde rekening houden met je lezer, omdat je daar nu eenmaal voor schrijft en niet voor jezelf. Zoals ik eerder heb aangegeven, is het moeilijk om aan de hand van tekstanalyse aan te analyseren of teksten meer schrijver- of lezergericht zijn. Dit heeft ermee te maken dat je niet van alle teksten weet wat de lezer normaal gesproken kan verwachten aan informatie. Wat opvalt aan de P-gevorderden is dat de manier van informatie presenteren vaak op een directe en niet-omslachtige manier gebeurt, ondanks dat er een enkele uitzondering is. Als je dit in verband brengt met de uitingen uit de interviews, zou je kunnen concluderen dat de P-gevorderden op deze manier rekening houden met de lezer.
Kijkend naar de P-leerders is het lastig om aan te geven of ze schrijver- dan wel lezergericht schrijven. Dit heeft er hoofdzakelijk mee te maken dat de manier waarop zij hun teksten hebben opgebouwd een combinatie zijn van de methodologische en piramidale conventie. Bepaalde tekstdelen worden vormgegeven volgens de methodologische structuur, terwijl andere delen volledig piramidaal worden vormgegeven. Het is lastig te zeggen of de lezers van deze teksten het een verwarrende opbouw vinden, omdat er zowel methodologische als piramidale kenmerken worden gebruikt. Om hierachter te kunnen komen, zullen de lezers van deze teksten daadwerkelijk ondervraagd moeten worden, er kan op basis van deze analyse niets steekhoudends over worden gezegd.
Tijdens het interview met de P-leerders hebben zij laten weten dat het zij lezergericht zijn, doordat zij overleg voeren met hun klanten over de beste manier waarop zij hun rapporten kunnen schrijven. Dit betekent hoofdzakelijk dat hun klanten kunnen bepalen of de adviesrapporten volgens de
41
methodologische of piramidale structuur geschreven moeten worden. Op basis van de informatie die de schrijvers hierover gaven in het interview is gebleken dat er vaak wordt geprobeerd piramidaal te schrijven, maar dat dit niet een heel rapport lang lukt. Je zou op basis hiervan de conclusie kunnen trekken dat de schrijvers van deze organisatie in ieder geval als doel hebben gesteld om piramidaler te schrijver, maar dat dit nog niet een hele tekst lang lukt.
Wat opvalt aan de schrijvers die niet bekend zijn met het piramideprincipe, is dat veel van de teksten die zij gebruiken volgens een vast stramien zijn opgebouwd, zie afbeelding hieronder:
Afbeelding 13
In veel gevallen hoeft de schrijver alleen nog maar informatie te plaatsen in de juiste vakjes voor de specifieke situatie die aan de orde is op dat moment. Het voordeel van een dergelijke aanpak, is dat de het zowel voor de schrijver als ook de lezer duidelijk is wat de bedoeling is, en er dus in zekere mate sprake is van lezergerichtheid.
Wat tijdens het analyseren van de teksten is opgevallen, is dat het gros van de documenten van deze groep schrijvers door middel van een vast stramien is opgebouwd. Je ziet dit doordat bepaalde informatie wordt geplaatst onder standaard tekstgedeeltes waar ruimte is gelaten om informatie in te vullen. Dit toont inderdaad aan dat de inhoud van dergelijke teksten belangrijker wordt gevonden; er is veelal een vaste structuur waar de informatie in geplaatst moet worden en dit wordt bijna niet veranderd als de lezer verandert.
42
Er is een duidelijk verschil te onderscheiden als het gaat om de plaatst die de conclusie (vaak: aanbevelingen) inneemt in de teksten van de diverse groepen schrijvers. De meeste P-gevorderden plaatsen de conclusie van hun documenten vooraan (in 9 van de twaalf teksten), net zoals Minto (1987) het voor ogen heeft. Een voorbeeld hiervan is hieronder in afbeelding 14 te zien:
Afbeelding 14
In dit voorbeeld gaat het om een PowerPoint-presentatie bestaande uit twaalf slides. Na de voorpaginadia zijn de eerste twee inhoudelijke dia’s direct ook de meest essentiële van het hele presentatie, want ze bevatten de belangrijkste conclusies van het onderzoek in de vorm van een samenvatting. Dit is slechts één voorbeeld van een document van de P-gevorderden waarin de conclusie vooraan wordt geplaatst, maar in het schema in bijlage 2 is te zien dat dit in de meeste teksten het geval is. Een tweede voorbeeld is hieronder weergegeven in afbeelding 15:
43
Afbeelding 15
Je ziet dat ook in dit voorbeeld direct de crux van de tekst (conclusies, aanbevelingen) aan het begin worden genoemd (r.11-15).
Tijdens de interviews gaven de P-gevorderden aan dat zij de conclusie van hun teksten op een enkele uitzondering na altijd vooraan plaatsen. Zeker als het gaat om lange stukken (minimaal 3 A4’tjes) wordt de conclusie steevast vooraan geschreven, aldus één van hen. Dit komt in de meeste gevallen ook terug in de tekstanalyse, omdat in de meeste gevallen de conclusie inderdaad vooraan de tekst wordt geplaatst. Het komt soms ook voor dat de aanbevelingen eerst worden ingeleid met
achtergrondinformatie.
De P-leerders maken in alle documenten gebruik van een soort combinatie van conclusieplaatsing. De conclusies en aanbevelingen van de adviesrapporten worden achteraan gegeven door de P-leerders. Als er nauwkeurig wordt gekeken naar de rapporten, blijkt dat er helemaal aan het begin wel structureel een samenvatting wordt geplaatst. De inhoud van een dergelijke samenvatting is om de belangrijkste punten –waaronder met name de conclusies en aanbevelingen– weer te geven. In andere woorden: de conclusies worden achteraan geplaatst, maar zijn ook in beknopte vorm aan het begin van het rapport te vinden. Een voorbeeld hieronder:
44
Afbeelding 16
Je ziet verder dat de conclusies van het rapport niet alleen vanaf regel 36 beginnen, maar ook dat de deelresultaten of –conclusies constant aan het einde van een hoofdstuk worden geplaatst. Zie hiervoor bijvoorbeeld hoofdstuk 4, dat loopt van regel 18 tot en met regel 25. Nogmaals: er is dus ook sprake van een samenvatting aan het begin.
De P-leerders hebben tijdens het interview laten weten dat de lezers van hun adviesrapporten het niet altijd op prijs stellen als de conclusie vooraan het document wordt geplaatst. Ook hebben zij laten weten het lastig te vinden het piramideprincipe te implementeren in hun organisatie. Eén van de redenen die zij hiervoor hebben aangedragen, is het punt dat het gebruik van het
45
piramideprincipe niet verplicht is gesteld door het management, maar dat de schrijvers een redelijke vrijheid van schrijven hebben. Je ziet dit terug in de tekstanalyse, omdat de adviesrapporten
gedeeltelijk methodologisch en gedeeltelijk piramidaal zijn opgebouwd. Zo is de conclusie achteraan te vinden, maar wordt er wel steevast een samenvatting aan het begin van een adviesrapport vermeld. Dit zou ook gezien kunnen worden als een vorm van de conclusie voorop zetten, maar schijnbaar vinden deze P-leerders het daarnaast ook nodig de conclusie nog achteraan te plaatsen, zoals in een methodologisch rapport.
De schrijvers die het piramideprincipe niet kennen, plaatsen de conclusie in alle gevallen achteraan. Er zijn veel voorbeelden die dit kunnen laten zien, één ervan is hieronder afgebeeld:
Afbeelding 17
Het document waar het hierboven om gaat, is een adviesmemo. Ik heb alleen het laatste gedeelte getoond, omdat daarmee het punt gemaakt kan worden. De memo is grofweg als volgt opgebouwd: aanleiding-stappenplan-gevraagd besluit. Het gevraagde besluit is de afsluiting van het document en is op het einde geplaatst, nadat alle informatie eerst is vermeld. Het gaat in dit geval niet om een uitgebreid adviesrapport met een ‘echte’ conclusie, maar het punt blijft hetzelfde: de crux wordt achteraan geplaatst.
De schrijvers die niet bekend zijn met het piramideprincipe hebben tijdens de interviews laten weten dat zij de conclusie altijd achteraan hun tekst plaatsen. Zij vinden dat de conclusie een logisch gevolg is van hetgeen ervoor is verteld en dus op het einde van de tekst geplaatst dient te worden. Eén van deze schrijvers geeft wel aan dat er in langere stukken een samenvatting voorop wordt geplaatst voor de lezers die snel de crux van het document te pakken willen krijgen. Je merkt hieraan dat de voorkeur wordt gegeven aan de conclusie achteraan plaatsen, maar dat er af en toe toch ook door middel van een samenvatting een soort conclusie (met in ieder geval de belangrijkste aanbevelingen) vooraan het document wordt geplaatst.
5.5 Kopjes
Er is slechts één P-gevorderde die een mening heeft gevormd over het soort kopjes dat wordt gegeven in een geschreven tekst. Deze schrijver heeft vermeld dat er vaak een combinatie wordt gekozen tussen onderwerpkopjes en inhoudelijke kopjes. Uit de tekstanalyse is naar voren gekomen dat twee van de drie P-gevorderden hoofdzakelijk piramidale kopjes gebruiken en de andere
schrijver gebruikmaakt van onderwerpkopjes. In totaliteit zijn 69 van de in totaal 98 bekeken kopjes inhoudelijk. Echter, twee van de drie schrijvers van deze categorie maken verreweg het meeste gebruik van inhoudelijke kopjes (53 van de 65 kopjes van deze twee schrijvers zijn inhoudelijk), terwijl één andere schrijver juist net iets meer gebruikmaakt van onderwerpstitels (17 om 16).
46
Hieronder een voorbeeld van een tekst van een P-gevorderde waaruit blijkt dat er gebruik wordt gemaakt van inhoudelijke kopjes:
Afbeelding 18
Wat opvalt aan de afbeelding hierboven is dat deze P-gevorderde ervoor heeft gekozen om steevast gebruik te maken van inhoudelijke kopjes. Er is in dit specifieke geval niet gekozen om een meer procedureel kopjes als ‘advies 1’ te geven, maar direct het advies zelf (de vervolgvraag op de
hoofdboodschap bepaalt de hoofdstukindeling) wordt gepresenteerd. Een andere P-gevorderde laat zien dat deze groep schrijvers niet altijd hetzelfde denkt over het gebruik van kopjes. Deze expert maakt gebruik van zowel onderwerpkopjes als inhoudelijke kopjes:
47
Afbeelding 19
Wat je uit deze inhoudsopgave goed kunt zien is dat het adviesrapport is opgebouwd met onderwerpkopjes, zoals ‘huidige stand van zaken’, ‘toetsing’, ‘aanvullend onderzoek’, maar anderzijds ook meer inhoudelijke: ‘risicovolle zaken’, ‘preventiemedewerker’.
In de documenten van de P-leerders komt naar voren dat er geen vaste keuze lijkt te zijn gemaakt tussen onderwerpkopjes dan wel inhoudelijke kopjes, er is sprake van een combinatie, zoals hieronder is te zien:
48
Afbeelding 20
Je ziet dat er binnen hetzelfde rapport grote verschillen zitten als het gaat om het gebruik van kopjes. Duidelijke voorbeelden van procedurele kopjes zijn te vinden bij de conclusies en aanbevelingen, die beginnen bij regel 28. Als lezer weet je niets van de inhoud van hoofdstukken, maar wel dat er de conclusie en aanbevelingen te vinden zijn. Aan de andere kant laat hoofdstuk 4, beginnend bij regel 22, duidelijke voorbeelden zien van inhoudelijke kopjes. ‘Tijd nemen, ook bij de laatste 10 meter’ is een erg inhoudelijk kopje, zodat de lezer direct doorheeft wat het resultaat (advies) is dat uitgevoerd dient te worden.
49
De P-leerders hebben aangegeven veelal procedurele kopjes te gebruiken in de samenvatting vooraf en zoveel mogelijk inhoudelijke kopjes in het lopende verslag. Wat opvalt aan de tekstanalyse is inderdaad dat er af en toe wel en een andere keer weer niet gebruik wordt gemaakt van inhoudelijke kopjes. Dit valt te verklaren op basis van de uitspraken die de schrijvers hebben gedaan tijdens het interview; dat het lastig is het piramideprincipe consequent toe te passen. Kijken we echter naar de aantallen die naar voren zijn gekomen uit de tekstanalyse dan blijkt dat de P-leerders verreweg het meeste gebruikmaken van onderwerpstitels en niet van inhoudelijke (101 kopjes waarvan slechts 32 echt inhoudelijk zijn).
Tot slot is gebleken dat de schrijvers die niet bekend zijn met het piramideprincipe bijna geen gebruikmaken van inhoudelijke kopjes, maar vaak procedurele kopjes toepassen:
Afbeelding 21
Wat opvalt aan bovenstaande afbeelding is dat er bijvoorbeeld inhoudelijk niet duidelijk wordt gemaakt wat het standpunt van de universiteiten is, kijkend naar het kopje ‘standpunt universiteiten’ (r. 68). Er is sprake van procedurele kopjes, omdat duidelijk wordt waar de lezer wat kan vinden. Over de inhoud wordt echter niets duidelijk.
Bij slechts één van de twee schrijvers die het piramideprincipe niet kennen, is het soort kopjes dat gebruikt wordt ter sprake gekomen. Deze schrijver heeft aangegeven dat de kopjes dienen om te lezer te helpen bij het vinden van bepaalde informatie en dat er daarom gebruik wordt gemaakt van procedurele kopjes. Wat opvalt uit de tekstanalyse is dat in de meeste gevallen gebruik wordt gemaakt van onderwerpstitels: van de 68 kopjes zijn er slechts 17 inhoudelijk.
Je ziet dat in enkele gevallen de eerste laag van een paragraaf procedureel is opgezet en de lagen eronder piramidaal. Dit zou te verklaren kunnen zijn als we deze observatie in verband brengen met hetgeen is verteld tijdens het interview, namelijk: dat de kopjes ervoor zijn om de lezer te helpen bij
50
het vinden van de informatie. Het is denkbaar dat op het moment dat de lezer bepaalde informatie heeft gevonden (bv. aanbevelingen), dat de inhoud ervan vervolgens piramidaal wordt weergegeven, zodat al in de kop duidelijk is wat het advies of de inhoud van het tekstgedeelte is.
51
6. Conclusie
In dit hoofdstuk zal ik de conclusies van mijn onderzoek uiteenzetten. De conclusies zal ik hieronder als eerste presenteren en ik zal hierover geen generaliserende uitspraken doen. Dit onderzoek is kwalitatief en verkennend van aard. Het voordeel is dat er een rijke hoeveelheid nuttige data naar boven is gekomen, maar dat er geen kwantificerende uitspraken gedaan kunnen worden zolang de uitkomsten niet kwantitatief worden getoetst. De conclusies van dit onderzoek zijn dan ook een vertrekpunt voor (kwantitatief) vervolgonderzoek.
De onderzoeksvraag die centraal die ik centraal heb gesteld in dit onderzoek luidt: Werkt organisatiecultuur mee of tegen bij het kiezen voor een schrijfmodel? Deze vraag is opgebouwd uit een aantal deelvragen:
- Heeft de kennis van een genreconventie (methodologisch of piramidaal) invloed op de manier hoe een professionele schrijver een tekst schrijft?
- Op welke manier zorgt de organisatiecultuur (van de organisatie waar de schrijver in kwestie werkt) voor versterking of tegenwerking van de invloed van een genreconventie op het schrijven? Om de onderzoeksvraag te beantwoorden, heb ik de volgende hypotheses opgesteld die in dit onderzoek geëvalueerd zijn:
Hypothese 1: Schrijvers die bekend zijn met het piramideprincipe zullen meer kenmerken ervan gebruiken dan schrijvers die dat niet zijn.
Hypothese 2: Schrijvers uit het bedrijfsleven zullen directer (minder afwegingen) schrijven dan schrijvers uit de (semi-)overheid.
Hypothese 3: Schrijvers die niet bekend zijn met het piramideprincipe zullen ook geen enkel kenmerk ervan gebruiken.
Hypothese 4: Schrijvers die eenmaal het piramideprincipe hebben aangeleerd, blijven dit steevast gebruiken.
Hypothese 5: Er zal een strikte scheiding zijn tussen het gebruik van de methodologische conventie of het piramideprincipe.
In de volgende paragrafen zal ik met behulp van de theorie en de resultaten de hypotheses beantwoorden en vervolgens de onderzoeksvraag beantwoorden.
6.1 Schrijvers die bekend zijn met het piramideprincipe zullen meer kenmerken ervan gebruiken