Aangaande de manier hoe de kopjes zijn vormgegeven, zijn de P-gevorderden en de –leerders het over het algemeen eens. Een P-gevorderde geeft aan dat er vaak een combinatie wordt gebruikt van zowel onderwerpskopjes als inhoudelijke kopjes.
De P-leerders zijn het min of meer eens met de –gevorderden: “Bij de managementsamenvatting aan het begin van het rapport gebruiken we voornamelijk procedurele (lees: onderwerpskopjes*) kopjes, in de rest van het verslag proberen we wel zoveel mogelijk gebruik te maken van inhoudelijke kopjes. Eén van de schrijvers die niet bekend is met het piramideprincipe geeft aan dat je aan de kopjes in de documenten om welke informatie het gaat: “Je kunt aan de kopjes zien wat het onderwerp is van het
31
tekstgedeelte. De lezer moet de boodschap doorhebben.” Hiermee wordt bedoeld dat het gaat om procedurele kopjes, zodat de lezer weet welke soort informatie waar te vinden is. Een voorbeeld is ‘inleiding’ of ‘conclusie’.
*Een procedureel geeft een procedure aan, zoals ‘inleiding’ of ‘resultaten’. Ik heb dit echter geschaard onder de onderwerpskopjes, omdat er verder niets inhoudelijks te zien is aan dit soort kopjes.
32
5. Resultaten tekstanalyse
In dit hoofdstuk presenteer ik de resultaten van de analyse van de adviesrapporten. Al deze analyses hebben plaatsgehad nadat ik de schrijvers al had geïnterviewd. Voor de helderheid zal ik ook hier het schematische overzicht van de onderzoeksgroep nogmaals tonen en kort samenvatten wat voor materiaal er is opgestuurd door de geïnterviewden.
Onderzoeksgroep P-gevorderden P-leerders Geen affiniteit PP
PP-cultuur + - -
PP-cursus gevolgd + + -
Aantallen 3 2 2
Tabel 5: onderzoeksgroep
De communicatiemedia verschillen als je het materiaal van de geïnterviewden naast elkaar legt. De één gebruikt alleen PowerPoint, de ander klassieke adviesrapporten en weer een ander e-mails en memo’s. Zoals ik eerder heb aangegeven, komt er ook binnen één en hetzelfde genre –in dit geval adviesrapporten– variatie voor. Het is wel zo dat elke tekst die in mijn dataset is opgenomen, valt onder het genre adviesrapport. Op de website van de Rijksuniversiteit Groningen
(http://www.rug.nl/education/other-study-opportunities/hcv/schriftelijke-vaardigheden/voor-studenten/tekstsoorten-conventies/advies-rapport) is een heldere definitie te vinden van een adviesrapport. Zoals gezegd: deze definitie gaat voor elke tekst uit de dataset op:
“Een adviesrapport geeft op basis van eigen of andermans onderzoek een beredeneerd (beleids)advies of maakt een oplossing voor een probleem kenbaar.”
In onderstaande tabel is te zien dat er een beperkt aantal teksten is geanalyseerd en ik geen volledig beeld van het schrijfgedrag van de geïnterviewden heb gekregen. Op basis van het toegestuurde materiaal is het daarentegen wel mogelijk een globale indicatie te geven.
33
Materiaal
Geïnterviewden Geïnterviewde 1 Geïnterviewde 2 Geïnterviewde 3 Geïnterviewde 4 Geïnterviewde 5 Geïnterviewde 6 Geïnterviewde 7
Soort materiaal - 4 PowerPoint-presentaties - 1 werkdocument - 2 e-mails - 1 schematisch voorstel - 2 adviesrapporten - 2 adviesbrieven
- 1 adviesrapport - 1 inhoudsopgave - 1 adviesmemo - 1 collegenota - 1 conclusie adviesrapport - 3 adviesmemo’s Aantallen 5 3 4 1 1 3 3 Tabel 6: materiaal
34
5.1 Structuur
Ik ben per tekst gaan bepalen of er gebruik is gemaakt van de methodologische conventie, de piramidale conventie of eventueel een combinatie van beide.
Wat opvalt aan de conventie van de teksten die ik geanalyseerd heb, is dat alles voorkomt: een methodologische conventie, een piramidale conventie, en een combinatie van beide conventies. De P-gevorderden hebben tijdens de interviews laten weten dat zij veelal onbewust een bepaalde schrijfconventie toepassen. Eén P-gevorderde geeft aan dat hij de klant laat bepalen welke conventie geprevaleerd wordt. Uit de tekstanalyse is naar voren gekomen de schrijvers zowel de
methodologische, piramidale als een combinatie van beide structuren gebruiken.
Een voorbeeld van een piramidale structuur is hieronder te zien in afbeelding 1. In het voorbeeld (adviesrapportage) kun je duidelijk zien dat er al in de eerste alinea (r. 2-5) to-the-point wordt gehandeld en in de tweede alinea (vanaf r. 6) al de conclusie wordt gepresenteerd. De toelichtingen en afwegingen die deze conclusie onderbouwen, zijn achterin het rapport te vinden:
Afbeelding 9
Er zijn ook documenten die zowel methodologische als piramidale kenmerken in zich hebben. Een voorbeeld is een document dat een iets langere aanloop heeft om tot de crux van het onderzoek te
35
komen. Desalniettemin zijn in dit document de verantwoordingen in de bijlagen geplaatst, een kenmerk van een piramidaal rapport.
Het valt op dat de P-leerders gebruikmaken van een combinatie van de methodologische en
piramidale conventie. Sommige hoofdstukken zijn piramidaal opgezet (conclusie voorop, inhoudelijke kopjes), maar andere hoofdstukken zijn volledig methodologisch opgebouwd (conclusie achterop, procedurele kopjes). In bijlage 2 is te zien dat hoofdstukken 3 en 4 (r. 13-27)in grote lijnen piramidaal zijn opgezet, maar de overige hoofdstukken (1, 2 en 5) zijn methodologisch opgezet (r. 1-12 en 28-32):
36
Afbeelding 10
De P-leerders hebben tijdens het interview aangegeven dat zij gebruikmaken van de
methodologische schrijfconventie. Wat opvalt, is dat er in sommige rapporten wel bepaalde aspecten van het piramideprincipe worden gebruikt, zoals het gebruiken van inhoudelijke kopjes en het vooraan zetten van de conclusie. Dit wordt echter (nog) niet steevast gebruikt, wat ertoe leidt dat er een soort combinatiestructuur optreedt in de rapporten van de P-leerders. Wel moet gezegd worden dat als er meer diepgaand wordt gekeken naar de hoofdstukken die ogenschijnlijk piramidaal
opgebouwd zijn (3 en 4) er minder piramidale aspecten terugkomen dan de interviews en afbeelding 10 doen vermoeden. Het lijkt alsof rapporten altijd methodologisch worden geschreven en er wordt geprobeerd meer piramidaal te schrijven, en dat de schrijvers hierin nog niet voldoende slagen. De P-leerders werken beiden bij dezelfde organisatie. Dit is een kwaliteitszorgbedrijf dat voortdurend bezig is om producten, processen, medewerkers en organisaties te verbeteren. Deze organisatie is een kruising tussen een professionele organisatie en een divisie-organisatie, omdat het werk dat zij verrichten complex is en de uitkomsten steeds anders zijn. Ook is er door de complexiteit van de organisatie er een noodzaak om deze professionals veel beslissingsbevoegdheid en bijbehorende verantwoordelijkheid te geven. Er is daarom sprake van een gedecentraliseerde organisatie waarbij de professionals hun eigen vakgebied hebben waarop zij gespecialiseerd zijn. Het is goed mogelijk dat het management niet één bepaalde schrijfstijl verplicht stelt die de schrijvers toe moeten passen, zodat door de decentralisatie (schrijvers mogen in overleg met de klant zelf bepalen via welke conventie ze schrijven) die er binnen de organisatie optreedt een combinatie van beide conventies niet raar hoeft te zijn. Interessante vragen hierbij zijn wel:
- Doet het management er goed aan niet één schrijfconventie centraal te stellen?
- Kunnen de schrijvers de ‘switch’ eenvoudig maken tussen beide conventies? In andere woorden: als eerst wekenlang aan een methodologisch rapport wordt gewerkt, kan dan de weken erna simpel worden overgegaan op het schrijven van een piramidaal rapport?
- Ondanks de ogenschijnlijke vrijheid die deze schrijvers schijnen te hebben en een combinatie van conventies niet ‘fout’ is, is een dergelijke combinatie handig voor de klant?
Wat betreft de schrijvers die niet bekend zijn met het piramideprincipe is gebleken dat er ofwel een methodologische conventie wordt gebruikt ofwel dat er weinig valt te zeggen over de conventie in termen van methodologisch of piramidaal. Een voorbeeld van dit laatste is hieronder te zien:
37
Afbeelding 11
Je ziet dat er geen indeling is te maken in een van beide categorieën, omdat er sprake is van een vaststaand document (stramien) waar informatie moet worden ingevuld. Dit wil overigens niet zeggen dat er geen conventie is, ook dit is zeker een conventie (structuur). Het is een conventie die voor zowel de schrijver als de lezer goed te begrijpen is, omdat aangenomen mag worden dat een voorstel altijd op deze manier vormgegeven dient te worden binnen deze organisatie.
De schrijvers die niet bekend zijn met het piramideprincipe hebben tijdens de interviews aangegeven dat zij niet gebruikmaken van een vaste conventie die altijd gevolgd wordt. Eén schrijver gaf aan slechts een globale conventie (doelstelling-analyse-conclusie) te gebruiken. De andere schrijver gaf aan dat je als schrijver binnen de organisatie waar wordt gewerkt vrij bent om te kiezen welke conventie wordt gebruikt. Wel is door dezelfde schrijver verteld dat het in algemene zin zo is dat de communicatie wel steeds beknopter en korter wordt. Het meest opvallende punt uit de tekstanalyse is dat er in de teksten van één van de schrijvers die het piramideprincipe niet kent naar voren is gekomen dat er eigenlijk geen sprake is van het een methodologische dan wel een piramidale conventie. Er is ook meer dan eens sprake van documenten die ingevuld dienen te worden, weliswaar volgens een vaste conventie.
38
De schrijvers die niet bekend zijn met het piramideprincipe werken beiden bij
(semi-)overheidsinstanties. Beide organisaties zijn voorbeelden van bureaucratische organisaties, zoals beschreven in hoofdstuk 2. Het betreffen beide grote en oude organisaties en is wordt veel gebruikgemaakt van bureaucratie, doordat er vele belangengroepen zijn waarmee onderhandeld moet worden. Het is denkbaar dat de cultuur van de organisaties waar deze schrijvers werken hen ertoe aanzet meer via vaste stramienen te werken, al is het maar om ervoor te zorgen dat de individuen binnen één belangengroep een afwijkende behandeling moeten krijgen (Mintzberg: 1980:324).
39