Het doel van de interviews was om antwoord te kunnen geven op de hypotheses die ik heb opgesteld, uiteraard in combinatie met tekstanalyse. Door deze hypotheses te toetsen kan ik de onderzoeksvraag beantwoorden. Zoals ik hierboven heb aangegeven, heb ik een interview
opgebouwd in verschillende fasen, te weten inleiding, zakelijke kern en afsluiting. Binnen de zakelijke kern heb ik een onderscheid gemaakt in verschillende soorten vragen, lopend van globaal tot
specifiek. Hieronder zijn per categorie enkele vragen vermeld, zodat een indruk wordt gewekt naar het type vragen dat ik heb gesteld. Ik heb ervoor gekozen per categorie enkele vragen als voorbeeld te geven, die aan elke schrijver is gevraagd. In bijlage 4 is de volledige vragenlijst te vinden.
25 Globale interviewvragen:
- Hoeveel uren van uw werkweek houdt u zich ongeveer bezig met het schrijven van adviesrapporten?
- Gebruikt u bij het schrijven van adviesrapporten altijd een vaste structuur? Zo ja, welke? Zo nee, waarom niet?
- Gebruikt u bij het schrijven van adviesrapporten altijd dezelfde structuur? Zo ja, welke? Zo nee, waarom niet?
Tussenvragen interview :
- Op welke plaats is de conclusie (het advies) van het adviesrapport te vinden, vooraan of achteraan? Vanwaar deze keuze?
- Houdt u bij het schrijven van een adviesrapport sprake met de (potentiële) lezers? Waarom wel of niet?
De schrijvers die tot de piramideprincipe- of –gebruikers behoren, heb ik ook nog enkele specifieke vragen over het piramideprincipe gesteld, zoals:
Specifieke interviewvragen:
- Kost het schrijven volgens de methodologische of de piramidale structuur meer tijd? Op welke punten wel of niet?
- Wat is volgens u de kern van het piramideprincipe?
- Wat is volgens u het meest nuttige aspect van het piramideprincipe? - Wat is volgens u het meest overbodige aspect van het piramideprincipe?
3.4 Tekstanalyse
Tekstanalyse is een breed begrip, omdat je op verschillende manieren naar teksten kunt kijken en ze kunt analyseren. Schellens en Steehouder (2008: 3) sommen enkele soorten tekstanalyse op, zoals functionele analyse, coherentieanalyse, retorische analyse, argumentatieanalyse en genreanalyse. Bolle et al. (1982) noemen tekstanalyse het op gestructureerde wijze analyseren van tekst en context. Ik heb niet specifiek gekozen voor een bepaald type tekstanalyse, maar mijn methode heeft de meeste raakvlakken met de genreanalyse, zoals Schellens en Steehouder (2008:169) beschrijven. De genreanalyse houdt zich volgens hen bezig met het analyseren en formuleren van
genreconventies voor een genre. Daarnaast kunnen door middel van tekstanalyse typische kenmerken aan de hand van de sociale en cognitieve facturen worden verklaard. Ook kan de tekstkwaliteit worden geanalyseerd door na te gaan of de tekst afwijkt van bestaande conventies. In dit onderzoek gaat de tekstanalyse over e-mails, memo’s, adviesrapporten en andere schriftelijke communicatie waar de geïnterviewden dagelijks mee van doen hebben tijdens hun werkzaamheden. Baxter & Babbie (2003:349) geven aan dat tekstanalyse erg goed samengaat met kwalitatieve interviews en dat de gevonden uitkomsten eenvoudig naast elkaar gelegd kunnen worden. Dat is voor mij een belangrijk punt, omdat er in dit onderzoek dus sprake is van zowel interviews als een vorm van tekstanalyse.
3.4.1 Onderzoekskenmerken
26
Onderzoekskenmerk Korte uitleg Plaats in
theoretisch kader
Structuur (stramien) Is er in de tekst sprake van een methodologische of piramidale structuur of wellicht een combinatie?
2.7.1
Stijl Bij de stijl wordt gelet op:
- consistent in dezelfde woordkeus - actieve of passieve zinnen - zinslengte
- wel of geen tangconstructies
2.7.2
Toon Wordt er gebruikgemaakt van vakjargon? 2.7.3
Schrijver-/lezergericht Wordt tijdens het schrijven rekening gehouden met de lezer of wordt geschreven vanuit de schrijver (inhoud)?
2.7.4
Plaats conclusie Wordt de conclusie voor- of achterop geplaatst? 2.7.5
Kopjes Wordt er gebruikgemaakt van procedurele of
inhoudelijke kopjes?
2.7.7
Tabel 3: Onderzoekskenmerken
Het is met name bij de tekstanalyse belangrijk om te weten hoe per kenmerk wordt bepaald of eraan wordt voldaan of niet. Ik zal hieronder een korte uitleg geven.
Structuur (stramien)
Ik heb per tekst bepaald of er gebruik is gemaakt van een methodologische of piramidale structuur. Als er sprake was van een combinatie van beide structuren, heb ik dit ook aangeven.
Stijl
Op basis van de literatuur van Renkema (2005:31-39) heb ik het begrip stijl geoperationaliseerd door te kijken naar de volgende kenmerken:
- wordt er consistent dezelfde woordkeuze gebruikt?
Voorbeeld: de ene keer ‘geluidshinder’, de andere keer ‘geluidhinder’
Hierbij hoort ook of de ene keer een woord voluit wordt geschreven en de andere keer een afkorting wordt gebruikt.
- wordt de correcte zins- en woordbouw gebruikt? Voorbeeld: ‘het is gebeurt’
- wat is de gemiddelde zinslengte? Toon
Waar ik specifiek naar ben gaan kijken is of de toon van de teksten meer in de directe, gebiedende wijs is geschreven (‘A moet veranderd worden. Dit kan middels B en C.’) of meer afwegend (‘Na A en B afgewogen te hebben, is het advies dat C het beste via A gerealiseerd kan worden vanwege D, E en F.’). Ik ben mij ervan bewust dat de toon in de teksten nooit letterlijk overeen zal komen met deze voorbeeldzinnen, maar ze dienen als voorbeeld om het verschil aan te geven tussen beide tonaties. Schrijver-/lezergericht
Ik heb per tekst afgewogen wat de ontvanger (lezer) van de tekst in kwestie zou mogen verwachten van de tekst en op basis daarvan afwegen of hier voldoende aan is voldaan. Was dit zo, dan was de tekst lezergericht. Was dit niet zo, dan was de tekst schrijvergericht. Een middenweg is hierin ook
27
mogelijk. Ik heb goed kunnen bepalen wat de lezer van de tekst mocht verwachten, omdat dit mij is vermeld door schrijvers of naar voren is gekomen in de stukken die ik geanalyseerd heb.
Plaats conclusie
Ik heb per tekst bekeken waar de conclusie (of advies, crux) is geplaatst: voor- of achterop. Kopjes
Ik ben per tekst gaan bekijken of er een verschil zit tussen de methodologische en de piramidale conventie. Waar het direct opvalt bij de methodologische conventie dat er de ‘bekende’ kopjes worden gebruikt (bv. ‘inleiding’ of ‘conclusie’) om aan te geven waar welke informatie te vinden is, krijgen deze kopjes bij de piramidale structuur een lading mee. In andere woorden: bij een
methodologische conventie wordt door middel van de kopjes het onderwerp van aangegeven. Bij de meer inhoudelijke kopjes van een piramidale conventie wordt er ook inhoud meegegeven.
28
4. Resultaten interviews
Een overzicht van de resultaten van deze analyse van de interviews is te vinden in bijlage 1. De resultaten van de tekstanalyse zijn te vinden in bijlage 2. Het voordeel van dit soort schema’s is dat in één oogopslag het grote scala aan informatie van de verschillende geïnterviewden en
onderzoeksmethoden overzichtelijk wordt gemaakt.
Ik heb ervoor gekozen de informatie uit zowel de interviews als de tekstanalyse in de vorm van één of enkele zinnen te documenteren. Op deze manier is het niet alleen voor mij als onderzoeker overzichtelijk welke antwoorden op de opgestelde vragen zijn gevonden in het materiaal, en naar voren is gekomen tijdens de interviews, maar is het ook voor de begeleiders en andere lezers van dit onderzoek behapbare informatie. Door met steekwoorden of nog kortere zinnen te werken, zou het problematisch worden om als buitenstaander de analyse te doorgronden. Met deze variant moet dat probleem verholpen zijn.
In dit de aankomende hoofdstukken zal ik de resultaten van deze methoden beschrijven en met elkaar in verband brengen. Ik zal eerst de resultaten van de diverse interviews uiteenzetten aan de hand van de meest opvallende punten (hoofdstuk 4). Vervolgens zal ik hetzelfde doen voor de analyses van de teksten (hoofdstuk 5).
Het is allerminst de bedoeling een waardeoordeel te geven of te veroordelen of de antwoorden van de geïnterviewden wel of niet in overeenstemming zijn met de resultaten van de tekstanalyse. Wat wel interessant is om te bekijken, is of er wellicht onbewust verschillen te vinden zijn tussen de tekstanalyse en de antwoorden die zijn gegeven op de interviewvragen. Dit is interessant omdat er zo inzage kan worden gekregen in de manier waarop professionele tekstschrijvers omgaan met structuurmodellen en wat de invloed van organisatieculturen hierop is.
Voor de helderheid zal ik het schematische overzicht van de onderzoeksgroep nogmaals tonen:
Onderzoeksgroep P-gevorderden P-leerders Niet bekend met PP
PP-cultuur + - -
PP-cursus gevolgd + + -
Aantallen 3 2 2
Tabel 4: onderzoeksgroep
Ik heb een onderscheid gemaakt in drie groepen professionele schrijvers, hoofdzakelijk op basis van de affiniteit (of het gebrek daaraan) die de leden van elke groep hebben met het piramideprincipe en op wat voor manier de organisatiecultuur waarin zij opereren hierin een rol speelt. Tijdens het beschrijven van de resultaten zal ik ook refereren aan het hierboven gemaakte onderscheid in drie groepen, zodat de overeenkomsten en verschillen tussen de drie groepen duidelijk in kaart kunnen worden gebracht. Ook zal ik consequent dezelfde terminologie voor de drie groepen en diverse kenmerken gebruiken. Dit om de leesbaarheid van dit onderzoek te verhogen.
4.1. Structuur
Een P-gevorderde vertelt dat het van de klant afhangt welke structuur wordt gebruikt: “Er zit een verschil tussen de diverse opdrachtgevers. De overheid is meer gewend aan een rapportagevorm. De klant bepaalt of het piramideprincipe of de methodologische structuur gehanteerd wordt.” Dit is op zijn zachtst gezegd opvallend te noemen, omdat Minto (o.a. 1987) herhaaldelijk heeft verkondigd dat als professionele schrijvers eenmaal in aanraking zijn gekomen met het piramideprincipe, zij dit altijd zullen blijven gebruiken en de oorspronkelijke, meer methodologische conventie allen links zullen
29
laten liggen, omdat deze niet logisch en natuurlijk opgebouwd zou zijn. Nu blijkt in de praktijk dat er dus ook schrijvende professionals zijn die niet steevast het piramideprincipe gebruiken, ondanks het feit dat zij er al jarenlang mee werken.
Dat rekening houden met het publiek belangrijker schijnt te zijn dan de ene structuur boven de andere te plaatsen, verduidelijkt een andere P-gevorderde: “Iedere presentatie is anders, maar er is wel altijd een vaste structuur. Je moet van te voren goed bedenken wie het publiek is en daarop inspelen. Dit bedenk ik vaak half in het hoofd en half op papier.” Wat opvalt, is dat de P-gevorderden niet meer bewust bezig zijn met het implementeren van de structuur van het piramideprincipe. Hiervoor hebben zij uiteenlopende redenen.
De P-leerders zijn de enigen die duidelijk uitspreken dat er altijd wordt geschreven middels een vaste structuur: “Er wordt gebruikgemaakt van de ‘standaard academische structuur: inleiding,
beschrijving van het onderzoek, meetmethode, testopstellingen, en conclusie etc.”
Wat daarnaast opvalt, is dat de schrijvers die niet bekend zijn met het piramideprincipe aangeven dat er geen gebruik wordt gemaakt van een vaste structuur. “Nee, er is geen vaste structuur die wordt gebruikt, daar zijn we vrij in. Over het algemeen wordt alles wel steeds korter, zeg maar, enkele A4’tjes.”
4.2 Stijl
De P-gevorderden geven aan dat het van publiek (i.c. opdrachtgever) afhangt welke stijl er gekozen wordt. Eén van de P-gevorderden verwoordt dit als volgt: “De stijl die je kiest, hangt van het publiek af. In sommige gevallen moeten alle details kloppen, in sommige gevallen is een werkdocument afdoende.” Deze P-gevorderde bedoelt hier niet dat in een geval dat alle details moeten kloppen er gebruik wordt gemaakt van een methodologische variant en als de details achterwege gelaten kunnen worden voor een piramidale variant. Deze schrijver schrijft altijd met een piramidale structuur, maar de ene opdrachtgever wil alle details weten en een andere niet. Er wordt dan per opdrachtgever bepaald of er na de conclusies veel of weinig ruimte is om de details te bespreken. De P-leerders zijn de enigen die altijd volgens een vaste stijl schrijven. “Onze stijl is altijd formeel, er komt hier geen populistisch taalgebruik de deur uit. Onze stukken moeten de uitstraling hebben van een gerenommeerd instituut” en “Er wordt hier bewust gekozen voor een bepaald niveau”.
De schrijvers die niet bekend zijn met het piramideprincipe hebben dezelfde mening als de P-gevorderden, zoals blijkt uit een uiting van één van hen: “De kop en staart van een tekst zijn bijna altijd hetzelfde, daartussen kun je wijzigen naar situatie.”
4.3 Toon
Over de toon die wordt gebruikt, is er minder cohesie tussen de diverse schrijvers van verschillende groepen. Eén P-gevorderde vertelt dat de toon afhangt voor het publiek waarvoor je schrijft, terwijl de twee andere P-gevorderden beiden een actiegerichte toon gebruiken: “Doorgaans gebruik ik altijd een actiegerichte toon, er is dan snel duidelijk wat er moet gebeuren.”
Zowel de P-leerders als de schrijvers die niet bekend zijn met het piramideprincipe, geven aan veelal bewust te kiezen voor een argumentatieve, afwegende toon. “De weg naar de resultaten is erg belangrijk voor onze klanten. Alles wat geschreven wordt, moet onderbouwd worden. We zijn ook trost om te laten zien wat er allemaal is gedaan om tot conclusies te komen”, aldus een P-leerder. En een schrijver die niet bekend is met het piramideprincipe vertelt: “De organisatie waarvoor ik werk heeft veel verschillende werken en culturen, en dus ook andere schrijfstijlen per afdeling.”
30