///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Bevorderingsprocedure binnen het niveau Departement Landbouw en Visserij
zoekt een
Coördinator controles ter plaatse schoolmaatregelen &
digitalisering controles ter plaatse
Statutair Niveau:B2 Rang: B211
Graad: hoofddeskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 6054
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
1 De vacature in het kort ... 2 2 Functiecontext ... 2 3 Takenpakket ... 3
3.1 Doel van de functie 3
3.2 Resultaatsgebieden 3
4 Profiel ... 6
4.1 Formele deelnemingsvoorwaarden 6
4.2 Competenties 7
4.3 Toelatingsvoorwaarden 7
5 Aanbod ... 8 6 Selectieprocedure ... 8
6.1. Module 1: eerste screening 8
6.2. Module 2: screening persoonsgebonden competenties 9
6.3. Module 3: functiespecifieke screening 9
6.4. Niet nodeloos hertesten 10
7 Hoe kun je solliciteren? ... 10 8 Vragen ... 11 9 Feedback ... 11
1 DE VACATURE IN HET KORT
Ben je analytisch ingesteld en kan je processen en werkwijzen op een analystische manier bekijken? Heb je interesse in de technische aspecten van hard- en software?
Enerzijds sta je als coördinator ter plaatse voor schoolmaatregelen in voor het plannen, organiseren en opvolgen van controles. Daarnaast ben je als coördinator van de digitalisering van de controles ter plaatse de verbindingsfiguur tussen de controlecoördinatoren en de IT-analisten en -ontwikkelaars voor de ontwikkeling en het beheer voor de nieuwe controletoepassing.
Lees hieronder meer over het gezochte profiel en de selectieprocedure.
2 FUNCTIECONTEXT
Het Departement Landbouw en Visserij:
• is het aanspreekpunt bij uitstek van de bevoegde minister bij het uitwerken van een proactief, geïntegreerd en duurzaam landbouw-, tuinbouw - en visserijbeleid in Vlaanderen, vanuit een mondiaal en Europees perspectief en binnen de krachtlijnen van het algemeen beleid van de Vlaamse Regering
• schept de voorwaarden voor een innovatieve, competitieve, ecologische en sociale landbouw, tuinbouw en visserij in een verstedelijkt Vlaanderen, die maatschappelijk gedragen wordt
• werkt het agrarisch plattelandsbeleid uit als essentieel onderdeel van het algemeen plattelandsbeleid
• stuurt de samenwerking met de entiteiten van het beleidsdomein Landbouw en Visserij aan
• treedt in overleg met de betrokken sectoren en overige Vlaamse beleidsdomeinen, en stemt af met andere overheden
• bewaakt de effectiviteit van het beleid door evaluatie van de beleidsuitvoering en zorgt voor de continue optimalisering van de beleidsvoorbereiding, -uitvoering, -opvolging en -evaluatie
• zorgt voor de managementondersteunende en technische dienstverlening aan het beleidsdomein, ontwikkelt mee het beleid en verzorgt de voorbereiding, soms de uitvoering, alsook de evaluatie van het beleid
3 TAKENPAKKET
3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE
Coördinator controles ter plaatse schoolmaatregelen:
• Plannen, organiseren en opvolgen van de controles ter plaatse op de schoolmaatregelen.
Coördinator digitalisering controles ter plaatse:
• Uitvoeren van een verbindingsfunctie tussen de controlecoördinatoren en de IT-analisten en – ontwikkelaars voor de ontwikkeling en beheer van nieuwe controletoepassingen.
• Testen van nieuwe toepassingen en van aanpassingen aan de bestaande toepassingen.
• Opleiden van de controleurs en verlenen van bijstand m.b.t. het gebruik van de controlesoftware en –hardware.
3.2 RESULTAATSGEBIEDEN
Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:
Resultaat Voorbeelden van activiteiten
Planning en voorbereiding
Plannen en voorbereiden van de controle/audit met als doel er voor te zorgen dat de
controle/audit efficiënt kan verlopen.
Schoolmaatregelen
- Studie en analyse van documenten, instructies, relevante reglementeringen, veranderde
wetgeving, voorgaande of gelijkaardige controles/audits,…
- Actualisering van documenten (dienstorder, sjablonen) en controleprocessen (spin/spot).
- Bepalen van eventuele prioriteiten of controleaccenten in overleg met de
maatregelverantwoordelijken. Bijvoorbeeld extra aandacht voor de toepassing van de wet op de overheidsopdrachten door de scholen, …) Digitalisering
- Studie en analyse van bestaande
controletoepassingen (spin/spot) en hun werking.
- Studie en analyse van toepassingen die gelinkt zijn aan de controletoepassingen (IDEN, DIGIDOS, RISK, …) en hun werking.
- Studie en analyse van de huidige controle
processen en –werkwijzen, in samenwerking met de controlecoördinatoren, met het oog op digitalisering van de processen.
Uitvoering
(Ter plaatse) uitvoeren van controles/audits en analyses met als doel de naleving van de geldende (*) normen (reglementeringen, wetgeving, jaarrekeningen,
kwaliteitsstandaarden, …) na te gaan
(*) opgelegde normen en procedures (vastgelegd door wet of door de controlerende entiteit)
Schoolmaatregelen
- Selecteren van de te controleren scholen via de RISK-toepassing (risicoanalyse)
- Selecteren van de te controleren bedrijven in het kader van de controle op de educatieve
maatregelen.
- Toewijzen van controles aan de controleurs - Opvolging van de voortgang en status van de
controles.
- Nakijken en valideren van de uitgevoerde controles via de spin/spot toepassing Digitalisering
- Overleg inplannen tussen controle coördinatoren en IT-analisten en –ontwikkelaars.
- Knelpunten detecteren en oplossen.
- Testen van nieuwe toepassingen en testen van aanpassingen aan bestaande toepassingen.
- Nieuwe ontwikkelingen of aanpassingen uitleggen aan de controleurs.
Rapportering
Samenvatten en vastleggen van de bevindingen met als doel de bevoegde instanties volgens de geldende richtlijnen te informeren en te
adviseren om hen in staat te stellen de juiste beslissingen te nemen
OF
zelf de gepaste maatregelen te nemen indien men daar de bevoegdheid voor heeft.
Schoolmaatregelen
- Opmaak van een jaarrapport over de uitgevoerde controles (aantallen, vaststellingen, selectiewijze, verbeter- of aandachtspunten.
- Aanleveren van (statistische) gegevens voor de jaarlijkse controlestatistieken.
Digitalisering
- Opmaak van een jaarlijks overzicht mbt de ontwikkeling en stand van zaken van het digitaliseringsproces.
Opvolging
Nagaan of gepast gevolg gegeven werd aan de vaststellingen in het verslag met als doel bij te dragen tot de naleving van reglementeringen, normen, …
Schoolmaatregelen
- Nagaan of de controlevaststellingen duidelijk zijn voor maatregelbeheerders en of bijsturing van de controleprocessen nodig.
- Bijkomende voorwaarden opnieuw controleren.
- Eventueel bijkomende onderzoeken en controles uitvoeren.
Digitalisering
- Toepasbaarheid en duidelijkheid van de
ontwikkelde controletoepassingen nagaan met de controleurs en controleverantwoordelijken.
Administratief beheer
Zorgen voor het administratief beheer van de dossier volgens de afspraken binnen de entiteit met als doel alle relevante gegevens i.v.m. de controle/audit samen te hebben en informatie hierover snel te kunnen vinden.
Schoolmaatregelen
- Checken van de volledigheid van de controledossiers in de toepassing (en), in samenwerking met de administratieve ondersteuner.
Communicatie en contacten
Communiceren en informeren over de geldende normen, procedures, methodologie, aanpak…
met als doel er voor te zorgen dat alle actoren correct geïnformeerd zijn en gestimuleerd worden de normen na te leven.
Schoolmaatregelen
- Controleurs informeren en instructies geven over het verloop en de uitvoering van de controles.
- Beantwoorden van vragen betreffende controledossiers, klanten informeren over eventuele vaststellingen of onduidelijkheden
Overleg
Samenwerken en overleggen met diverse collega’s met als doel een uniforme aanpak van het controle-of auditproces te garanderen.
Schoolmaatregelen
- Organiseren van regelmatig overleg met de controleurs en administratieve ondersteuner voor het geven van instructies, opvolgen van het verloop van de controles, bespreken van vaststellingen en het delen van kennis en informatie.
- Actief voorstellen doen en uitwerken van procesoptimalisatie.
- Zorgen voor een eenvormige dossierafhandeling en uniformiteit van de aanpak.
- Mee bepalen van afspraken over vorm en inhoud van de verslaggeving.
- Deelname aan interne vergaderingen m.b.t. de beleidsvoorbereiding.
Digitalisering
- Organiseren van overleg met de betrokkenen in functie van ontwikkeling of aanpassing van controletoepassingen.
Kennis m.b.t. het vakgebied
Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren.
- Activiteiten, lezingen, cursussen, webinars, e.d.
bijwonen om kennis te verwerven m.b.t. de eige vakgebieden.
- Kennisname van instructies en relevante regelgeving.
- Zich op de hoogte houden en ontwikkelen van expertise op het vlak van wetgeving, op technisch vlak en in de praktijk.
- Studiewerk verrichten en/of ter plaatse meegaan met de controleurs om de recentste evoluties op het werkveld en de werkmethoden te kennen.
Organisatie- en samenwerkingsvorm
Vanuit een doorgedreven expertise, fungeren als inhoudelijk aanspreekpunt. Bouwt de kennis verder uit en verankert deze binnen de
organisatie met als doel het kennisniveau op peil te houden.
- Het aanspreekpunt worden en zijn m.b.t. de eigen vakgebieden, met name de controles ter plaatse op de schoolmaatregelen en de digitalisering van de controleprocessen binnen de dienst.
4 PROFIEL
4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden:
1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het Departement Landbouw en Visserij in de graad van deskundige ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het Departement Landbouw en Visserij én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van deskundige.
2) Je beschikt op de uiterste sollicitatiedatum over minstens 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot controles inzake schoolmaatregelen.
3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende.
Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Tamara Mertens, tamara.mertens@vlaanderen.be, 0492 15 18 05).
1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of www.werkenvoorvlaanderen.be (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31).
4.2 COMPETENTIES
Technische competenties
• Zin voor analyse van processen –en werkwijzen
• Zin voor technische aspecten van hard- en software
• Goede kennis van de specifieke toepassingen RISK en SPIN/SPOT
• Goede kennis van de algemene Office toepassingen, inclusief Teams
• Goede kennis van de eigen organisatie
• Rijbewijs B
Persoonsgebonden competenties
• Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
• Assertiviteit: Je komt voor je mening of belang op met respect voor anderen, zelfs als de omgeving druk uitoefent om dat niet te doen (niveau 1)
• Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2)
• Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1)
• Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2)
• Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1)
Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid.
4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN
Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je:
▪ voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde
▪ geslaagd zijn voor de selectieprocedure
▪ ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn
▪ je in dienstactiviteit bevinden
▪ burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) of Zwitserland.
Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.
5 AANBOD
• Je wordt bevorderd in de graad van hoofddeskundige (rang B2) met de bijbehorende salarisschaal B211. Je behoudt reeds gevaloriseerde ervaring uit de private sector of als zelfstandige.
• Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.VI 36).
• De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing.
Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid?
www.werkenvoorvlaanderen.be
6 SELECTIEPROCEDURE
De maatregelen rond COVID-19 zijn onvoorspelbaar. Daarom kan het mogelijk zijn dat we de timing en/of de aard van de selectie onverwacht zullen moeten aanpassen. Indien dat het geval is, brengen we je tijdig op de hoogte.
6.1. MODULE 1: eerste screening
6.1.1. CV-screening op basis van formele deelnemingsvoorwaarden
Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.
Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.
De cv-screening vindt plaats in de week van 11 april 2022.
6.1.2. Voorselectie op basis van standaardvragenlijst
Deze voorselectie vindt enkel plaats indien er meer dan 3 kandidaten voldoen aan de formele deelnemingsvoorwaarden.
Door middel van een standaardvragenlijst beoordeelt een selectieverantwoordelijke en een afgevaardigde van de wervende entiteit je kandidatuur op volgende criteria:
• Eerste toetsing van je motivatie en verwachtingen
• Eerste toetsing van je technische competenties
• Relevantie van je ervaring
De beoordeling gebeurt in de week van 11 april 2022.
Deze voorselectie is eliminerend. Alleen wie minstens 50% behaalt op het geheel van alle criteria én wie behoort tot de 3 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende module. Als een van de 3 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze voorselectie, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.
6.2. MODULE 2: screening persoonsgebonden competenties
Door middel van een interview en een persoonlijkheidsvragenlijst, worden volgende competenties bevraagd:
• Verantwoordelijkheid nemen
• Assertiviteit
• Analyseren
• Oordeelsvorming
• Klantgerichtheid
• Plannen & organiseren
Een selectieverantwoordelijke en een afgevaardigde van de wervende entiteit nemen deze screening af.
Deze module vindt plaats in Brussel (of via ons digitaal platform) op 19 april 2022 (datum onder voorbehoud).
6.3. MODULE 3: FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING
Op basis van een jurygesprek met case beoordelen afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke volgende criteria:
• Je motivatie
• Je visie op en inzicht in de functie
• Je technische competenties
• Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie
Deze module is eliminerend en vindt samen met module 2 plaats in Brussel (of via ons digitaal platform) op 19 april 2022 (datum onder voorbehoud).
Op basis van het verkregen totaalbeeld (bij de resultaten van module 2 en 3) word je ‘geslaagd’ of ‘niet geslaagd’ bevonden in de selectieprocedure voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen.
Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie?
Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.
In het kader van redelijke aanpassingen kan afgeweken worden van de voorziene testen in het selectiereglement.
6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN
Heb je reeds in de voorbije zeven jaar een vergelijkbare test en/of een positieve competentiescreening binnen de Vlaamse overheid afgelegd, dan kan je gebruik maken van het principe van niet nodeloos hertesten. Je kiest er zelf voor of je de testen en/of competentiescreening wilt hergebruiken, het is geen verplichting. Wens je hier gebruik van te maken, voeg dan bij je sollicitatie het rapport van de eerder afgelegde test(en) en/of competentiescreening toe. Let wel, het is nog altijd de selector en de lijnmanager die beslissen of dit toegepast kan worden in de selectieprocedure. Bij deze beslissing wordt er rekening gehouden met de gelijkwaardigheid van de testen, het verschil in de competenties, de vergelijkbaarheid tussen kandidaten, …
7 HOE KUN JE SOLLICITEREN?
Solliciteer ten laatste op 8 april 2022 via het online formulier op www.werkenvoorvlaanderen.be.
Je sollicitatie moet in het Nederlands gebeuren om geldig te zijn en beoordeeld te kunnen worden.
Kan je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via werkenvoor@vlaanderen.be of telefonisch op T 02 553 01 08. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier dan via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel.
Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als je het online sollicitatieformulier ten laatste op de uiterste sollicitatiedatum hebt ingediend (zo nodig met een kopie van je diploma/toegangsbewijs/attest). Voor papieren sollicitaties geldt de datum van de poststempel als bewijs.
8 VRAGEN
Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met:
Rudy Geerts
rudy.geerts@lv.vlaanderen.be tel 0499 94 96 13
Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met:
Tamara Mertens
selectieverantwoordelijke tamara.mertens@vlaanderen.be tel 0492 15 18 05
Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op www.werkenvoorvlaanderen.be
9 FEEDBACK
Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind april 2022.
Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar tamara.mertens@vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer.
