1
Functiebeschrijving en selectiereglement
Horizontale mobiliteit en bevorderingVDAB zoekt
1 administratief medewerker Statutair
Niveau: D Rang: D211 Graad: Hoofdassistent
Met standplaats: VDAB Bilzen, Calvarieberg 6 Vacaturenummer: 6616
Leidinggevende: Cindy Van Noppen
1. DE VACATURE IN HET KORT
Ben je nauwgezet, stressbestending en klantvriendelijk?
Spreekt een job met uiteenlopende administratieve taken en veel klantencontacten jou aan?
Haal jij voldoening uit administratief nauwkeurig werken?
Ben je een teamplayer?
Dan is deze vacature beslist iets voor jou!
2. FUNCTIECONTEXT
Als administratief medewerker in ons centrum te Bilzen, zal je uiteenlopende administratieve taken opnemen:
- Het onthaal van bezoekers, cursisten en klanten die een afspraak hebben - De verzending
- Diverse administratieve taken ( bvb registratie/aanpassingen in dossiers, afleveren van attesten, leveringen in ontvangst nemen bulkbiljetten verdelen, WIFI-codes of
2 occasionele campusaccounts aanmaken )
- De telefoonpermanentie - De cursistenadministratie - Algemene administratieve taken
- Dienstspecifieke administratieve taken: Beheer planningstool, Planningen opleiding, Beroepskwalifcaties, ADR, …
- Administratieve ondersteuning examencentrum rijbewijs - Dienstspecifieke IT-ondersteuning
- Deelname aan overleg/vergaderingen
- Uitzonderlijk administratieve hulp leveren bij andere projecten of op andere locaties De ideale kandidaat voor deze job is iemand die vlot kan werken met de computer, die contactvaardig en stressbestendig is. Als er zich problemen voordoen ( een ongeduldige of ontevreden klant ) of in drukke periodes, blijf je kalm en bewaar je een professionele houding bij de uitvoering van je taken. Je denkt logisch na, bent loyaal en hebt zin voor verantwoordelijkheid. Je bent tegelijk ook assertief door op een rustige manier op te komen voor jezelf als dat nodig is.
3. TAKENPAKKET 3.1. DOEL VAN DE FUNCTIE 3.2. RESULTAATSGEBIEDEN
Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:
Resultaat Voorbeelden van activiteiten
Informatieverzameling en –verwerking
Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk met als doel op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben.
● Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers
● Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn
● Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden
● Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid
● Opzoekwerk in bibliotheek, op internet,…
● Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail)
● zelf actief kwaliteitsopvolging installeren en uitvoeren
Informatiebeheer
Verzorgen en ontsluiten van een klassement met als doel zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden.
● Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken
● Klasseren van facturen, brieven, rapporten,…
● Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap
● Verslagen van vergaderingen archiveren
3
● Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf,…)
● Collega’s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn
● Verslagen van vergaderingen archiveren
● Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zonodig door of zoekt hulp.
● Informeert over de dienstgebonden softwaretoepassingen (bijvoorbeeld online- instrumenten) en biedt ondersteuning bij het gebruik hiervan.
● Geeft duidelijke en correcte info, zowel bij telefonische, face-to-face als online-contacten.
●
Dossierbehandeling ondersteunen
Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen met als doel bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier.
Context:
Conform procedures, wetgeving en regelgeving
● Berekenen van gegevens in dossiers rond personeelsadministratie, boekhouding, economaat,…
● Administratief opvolgen van dossiers: bv.
opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten,…
● Voorbereiding van boekhouding.
● Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen
● Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie
● Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier
● Dossiers inschrijven in opvolgingssysteem
● Past procedures en richtlijnen op een correcte manier toe.
● Draagt actief bij aan het realiseren van de team- of dienstdoelstellingen.
Opstellen van documenten
Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten,
statistieken, presentaties,…) met als doel de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen.
● Opmaken van documenten en attesten, volgens de onderrichtingen
● Procedures en richtlijnen op een correcte manier toepassen
● Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo’s, dienstroosters, attesten, brevetten, betalingsnota’s, bestelbonnen, besluiten, aanwezigheidslijsten, facturen, …
● Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen
● Opmaken van lay-out van typedocumenten
● Publiceren van informatie op het internet
●
4 Ondersteunende taken
Uitvoeren van allerhande operationeel
ondersteunende taken met als doel bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling.
● Verzorgen van allerlei typewerk en lay-out van documenten
● Fotokopies nemen en verspreiden
● Instaan voor klein onderhoud van fax- en kopieertoestel
● Helpen bij het versturen van zendingen, bv.
opvolging en verdeling van promotiemateriaal
● Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega’s, diensten, chef,…
● Stockbeheer (magazijn organiseren en voorraden inventariseren, aankopen van klein materiaal, magazijnruimte net en ordelijk houden)
● Inspringen bij afwezigheid van collega’s
● Aanbieden van materiële en logistieke
ondersteuning, bv. bij vergaderingen, beurzen, zorgen voor drank en broodjes,…
● Samen met de collega’s zorgen voor een permanente dienstverlening
● Externe bezoekers of interne medewerkers klantgericht opvangen
● Duidelijke en correcte info geven, zowel bij telefonische, face-to-face als online contacten Post
Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post met als doel de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen.
● Registreren van post van de eigen entiteit
● Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn
● Versturen van uitgaande stukken (in enveloppe steken frankeren en adresseren)
● Openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen
● Briefwisseling doornemen en de relevante zaken aanduiden voor de leidinggevende Onthaal / Telefoon
Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal met als doel bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling.
● Ontvangen en begeleiden van bezoekers (bv.
op beurzen of andere speciale gelegenheden)
● Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie
● Verwelkomen van cursisten en docenten
● Aanbieden van drankjes en hapjes aan genodigden
● Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen
● Uitdelen en verspreiden van informatiepakketten
● Zorgt samen met de collega’s voor een permanente dienstverlening.
● Vangt externe bezoekers of interne medewerkers klantgericht op.
5 Agendabeheer
Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers met als doel bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk.
● Reserveren van vergaderzalen
● Bij wijzigingen de agenda aanpassen, betrokkenen verwittigen en nieuwe data plannen
●
Organisatie- en samenwerkingsvorm
Als hiërarchisch leidinggevende, coördineren,
aansturen en coachen van een team met als doel hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling.
● Voorbeeldactiviteit 1
● Voorbeeldactiviteit 2
● Voorbeeldactiviteit 3
…
Organisatie- en samenwerkingsvorm
Vanuit een doorgedreven expertise, fungeren als inhoudelijk aanspreekpunt. Bouwt de kennis verder uit en verankert deze binnen de organisatie met als doel het kennisniveau op peil te houden.
● Voorbeeldactiviteit 1
● Voorbeeldactiviteit 2
● Voorbeeldactiviteit 3
…
4. PROFIEL
4.1. Formele deelnemingsvoorwaarden
Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je ofwel aan de voorwaarden voor bevordering ofwel aan de voorwaarden voor horizontale mobiliteit:
- Je bent een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen VDAB en werkzaam in de graad van D2 of D1
of
Je bent een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen VDAB én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van D1
en
- Je beschikt op datum van 11 mei 2022 over minstens 6 jaar relevante beroepservaring als administratief medewerker ( indien je D1 bent )
en
- Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende.
1Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of www.werkenvoorvlaanderen.be (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31).
6 4.2. Competenties
4.2.1. Technische competenties
Dit zijn kerncompetenties, nodig om te kunnen starten in de functie:
- Dienstspecifieke software kunnen gebruiken (Examencentrum, Beroepskwalificaties, …-)
- Dienstspecifieke wetgeving en onderrichtingen kennen (Wetgevingen rijbewijs en ADR)
4.2.2. Persoonsgebonden competenties
- Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie.
- Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is.
- Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor.
- Innoveren: Je vernieuwt om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen.
- Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende
belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren.
Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid.
4.3. TOELATINGSVOORWAARDEN
Op de datum van overplaatsing moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:
▪ Je bent geslaagd voor de selectieprocedure.
▪ Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland.
▪ Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit.
Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:
▪ Je voldoet aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde.
▪ Je bent geslaagd voor de selectieprocedure.
▪ Je bent ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd.
▪ je bevindt je in dienstactiviteit.
7
▪ Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland.
Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.
5. AANBOD
● Je wordt overgeplaatst of bevorderd in de graad van Hoofdmedewerker (rang D2) met de bijbehorende salarisschaal D211
● De functie of bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing.
● Je eerste 4 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld.
● Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.
VI 36).
Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid?
6. SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV SCREENING
Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. De deelnemingsvoorwaarden zijn terug te vinden onder punt 4.1. Enkel kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.
De cv-screening vindt plaats binnen de 14 dagen na afsluiting van de publicatie.
6.2. PSYCHOTECHNISCHE SCREENING
De psychotechnische screening wordt door Ascento gedaan en gebeurt op basis van de gevraagde competenties aan de hand van o.a. een rollenspel, persoonlijkheidsvragenlijst, een competentiegericht interview.
Het resultaat is adviserend aan de jury.
6.3. FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING
Op basis van een jurygesprek eventueel aangevuld met één of meerdere cases beoordeelt de jury volgende criteria:
● Je motivatie
8
● Je visie op en inzicht in de functie
● Je technische competenties
● 2 bijkomende persoonsgebonden competenties
● Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie
Deze selectiefase wordt gevoerd met een jury. Deze jury bestaat minstens uit een leidinggevende en een HR-afgevaardigde en eventueel aangevuld met één of meerdere experten in het vakgebied en bestaat tenminste uit drie personen. De HR-afgevaardigde is de voorzitter van de jury.
Deze selectiefase is eliminerend.
De selectiegesprekken gaan door op 20 mei 2022.
6.4. EINDDELIBERATIE
De jury beslist op basis van het verkregen totaalbeeld per kandidaat over geschikt/niet geschikt voor de functie.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de
selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.
6.5. NIET NODELOOS HERTESTEN
Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.
7. HOE KAN JE SOLLICITEREN
Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 13 mei 2022 met het online sollicitatieformulier via het intern loopbaancentrum (Vlimpers).
Klik hier voor een stap-voor-stap handleiding om je te begeleiden bij je online sollicitatie.
Wie als contractueel personeelslid solliciteert dient zelf aan te tonen geslaagd te zijn voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking bij de Vlaamse overheid. Bezorg ons in dit geval bij inschrijving ook volgende documenten:
● de functiebeschrijving/het selectiereglement van de oorspronkelijke selectie
9
● de motivering/verslaggeving betreffende je geschiktheid in de betreffende procedure
8. VRAGEN
Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met:
Cindy Van Noppen ( Teamleider Transport & Logistiek Bilzen ) cindy.vannoppen@vdab.be of op het nr.: 0496/60.64.96
Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met:
Maxi Hanquier( HR-consulent )
maxi.hanquier@vdab.be of op het nr.: 0476/90.39.73 Hajar Marchouh ( HR-consulent )
hajar.marchouh@vdab.be of op het nr.: 0474/76.15.42
Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op www.werkenvoorvlaanderen.be
9. FEEDBACK
Na elke eliminerende selectiestap wordt de kandidaat uiterlijk binnen de 2 weken verwittigd.
De HR-dienst stelt de kandidaten schriftelijk in kennis van het eindoordeel.
De HR-dienst doet de kandidaten binnen de maand na het ontvangen van hun resultaten een voorstel tot feedbackgesprek.
De kandidaten die een screening aflegden, kunnen voor feedback over dit gedeelte terecht bij de dienst gespecialiseerde screening na afronding van de selectie.
10. RESERVE EN GELDIGHEID
Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten met rangschikking. De hoogst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op concrete vacatures die zullen worden aangeboden.
Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 6 maanden en gaat in vanaf de datum van het proces- verbaal van de selectieprocedure. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als administratief medewerker. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen.
