Bijlage 1: Stellingen manier van werken binnen Van Duijnen
De afstudeeropdracht waar ik mij momenteel mee bezig houd, is het in kaart brengen en optimaliseren van het logistieke proces binnen Van Duijnen. Ik ben druk bezig het logistieke proces helder in kaart te brengen.
Hiervoor is het natuurlijk ook van belang te weten hoe er bij Van Duijnen wordt gewerkt. Dit kan ik natuurlijk niet zonder informatie van de medewerkers. Ik ben dan ook benieuwd hoe de medewerkers van Van Duijnen denken over een aantal zaken op het gebied van de manier van werken. Om hier achter te komen heb ik een aantal stellingen geformuleerd. Ik zou willen vragen deze lijst in te vullen. Het kost waarschijnlijk niet meer dan 10 a 15 minuten tijd. Alle informatie zal met de nodige discreetheid worden behandeld:
Voor elke stelling kun je aangeven (omcirkelen) in hoeverre je het er mee (on)eens bent:
1 = helemaal mee eens 2 = mee eens
3= neutraal 4 = mee oneens
5 = helemaal mee oneens STELLINGEN
Rol binnen het proces
• Het logistieke proces van Van Duijnen is inzichtelijk 1 2 3 4 5
• De opsplitsing in afdelingen (Inkoop, Verkoop,
Logistiek en service) van het bedrijf is logisch 1 2 3 4 5
• De rol die de afdeling, waar ik werk, vervult binnen het
bedrijf is duidelijk 1 2 3 4 5
• De afdeling werkt zelfstandig en is voor de manier van
werken niet afhankelijk van andere afdelingen 1 2 3 4 5
Taken
• Taken binnen de afdeling zijn logisch verdeeld 1 2 3 4 5
• Medewerkers hebben ieder een eigen taak binnen de afdeling 1 2 3 4 5
• Deze taken overlappen elkaar niet 1 2 3 4 5
• Ik weet duidelijk wat mijn taak is binnen de afdeling 1 2 3 4 5
• Ik ken de procedurebeschrijving van mijn functie 1 2 3 4 5
• Ik vind dat de procedurebeschrijving een efficiënte manier
voor de uitvoering van mijn taak weergeeft 1 2 3 4 5
• Ik voer mijn taken vooral uit volgens de procedurebeschrijving 1 2 3 4 5
• Ik voer mijn taken vooral routinematig uit 1 2 3 4 5
• Ik voer mijn taken vooral uit naar eigen inzicht 1 2 3 4 5
Aansturing
• De leidinggevende bepaalt in detail wat ik moet doen 1 2 3 4 5
• De leidinggevende bepaalt wanneer ik welke taak uitvoer 1 2 3 4 5
• De verantwoording van uitvoering van de taak ligt bij mezelf 1 2 3 4 5
• Mijn leidinggevende is verantwoordelijk voor mijn werk 1 2 3 4 5
• Ik ben bevoegd om beslissingen te nemen met betrekking tot mijn taak 1 2 3 4 5
Ik vind dat ik voldoende ondersteund word door mijn leidinggevende
om mijn functie goed uit te voeren 1 2 3 4 5
Wanneer onduidelijk is wat mijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn,
vraag ik het aan mijn leidinggevende 1 2 3 4 5
vraag ik het aan mijn collega’s 1 2 3 4 5
kijk ik in de procedurebeschrijving 1 2 3 4 5 BaaN
BaaN is het belangrijkste instrument om te communiceren
binnen het bedrijf 1 2 3 4 5
Het BaaN-pakket past goed bij een organisatie als Van Duijnen 1 2 3 4 5
Het BaaN-pakket is voldoende aangepast aan de organisatie en
haar processen 1 2 3 4 5
De organisatie en de processen zijn voldoende aangepast
aan het BaaN-pakket 1 2 3 4 5
Toepassing van BaaN ondersteunt het orderverwerkingsproces 1 2 3 4 5
Toepassing van BaaN ondersteunt de planning 1 2 3 4 5
Toepassing van BaaN ondersteunt de facturatie 1 2 3 4 5
Bij de invoering van BaaN binnen Van Duijnen heb ik een introductie
van het pakket gekregen 1 2 3 4 5
Voor de uitvoering van mijn taak maak ik veel gebruik van BaaN 1 2 3 4 5
De informatie die ik uit BaaN haal, is standaard en direct bruikbaar
voor mijn werkzaamheden 1 2 3 4 5
De informatie die ik uit BaaN haal, kan ik bewerken om het
bruikbaar te maken voor eigen gebruik 1 2 3 4 5
BaaN vereenvoudigt mijn werkzaamheden 1 2 3 4 5
BaaN ondersteunt mijn werkzaamheden 1 2 3 4 5
Ik weet goed hoe ik BaaN kan gebruiken bij mijn werkzaamheden 1 2 3 4 5
BaaN is een prettig pakket om mee te werken 1 2 3 4 5
Toepassing van BaaN levert een belangrijke bijdrage
aan onze efficiency naar de klant toe 1 2 3 4 5
Toepassing van BaaN levert een belangrijke bijdrage aan onze
servicegerichtheid naar de klant toe 1 2 3 4 5
Uitwisseling van informatie
Voor de uitvoering van mijn taak heb ik veel informatie
nodig van anderen 1 2 3 4 5
Deze informatie krijg ik:
niet 1 2 3 4 5
via BaaN 1 2 3 4 5
via de mail 1 2 3 4 5
via de telefoon 1 2 3 4 5
via face to face gesprek 1 2 3 4 5
Deze informatie wordt automatisch geleverd
(zonder dat ik erom hoef te vragen) 1 2 3 4 5
Deze informatie wordt aangeleverd door mijn eigen afdeling 1 2 3 4 5
Deze informatie wordt aangeleverd door andere afdelingen 1 2 3 4 5
De verkregen informatie is
volledig 1 2 3 4 5
is juist 1 2 3 4 5
is op tijd 1 2 3 4 5
Ik ben tevreden met de manier waarop de informatie wordt gegeven 1 2 3 4 5
De uitwisseling van informatie is op deze manier
zo efficiënt mogelijk 1 2 3 4 5
Door op een andere manier informatie te verkrijgen
zou mijn taak beter en/of sneller uitgevoerd kunnen worden 1 2 3 4 5
Ik ben tevreden met de soort informatie die ik krijg 1 2 3 4 5
Met behulp van de verkregen informatie kan ik mijn taken
goed uitvoeren 1 2 3 4 5
Ik verstrek informatie aan anderen:
niet 1 2 3 4 5
via BaaN 1 2 3 4 5
via de mail 1 2 3 4 5
via de telefoon 1 2 3 4 5
via face to face gesprek 1 2 3 4 5
Collega’s die deze informatie nodig hebben, geven wel eens aan dat deze informatie:
Ontbreekt 1 2 3 4 5
Onduidelijk is 1 2 3 4 5
Te laat is 1 2 3 4 5
Onjuist is 1 2 3 4 5
Onvolledig is 1 2 3 4 5
Betrokkenheid
Ik vind het erg belangrijk om als bedrijf
professioneel naar buiten te treden 1 2 3 4 5
Ik voel me verantwoordelijk voor het
resultaat van het bedrijf 1 2 3 4 5
Ik voel me verantwoordelijk voor het
functioneren van de afdeling 1 2 3 4 5
Ik heb plezier in mijn werk 1 2 3 4 5
Ik vind het belangrijk om mijn taak goed uit te voeren 1 2 3 4 5
Ik probeer dagelijks verbeteringen te zoeken om mijn
manier van werken te optimaliseren 1 2 3 4 5
Ik doe mijn best om een zo goed mogelijk resultaat te behalen 1 2 3 4 5
Ik ben tevreden als de klant tevreden is 1 2 3 4 5
En voor de volledigheid, kun je aangeven voor welke afdeling je werkzaam bent en welke functie je hier vervult?
Afdeling……..
Functie:………..
Aantal jaren werkzaam binnen de organisatie:………
Hartelijk dank voor de medewerking!
Bijlage 2 Data-analyse
De data voor het vooronderzoek zijn verkregen door middel van observaties en stellingen. De
antwoordmogelijkheden van de stellingen bestaan uit vijf variabelen. Voor de bewerking van de gegevens zijn ten eerste codes aan deze antwoordmogelijkheden toegekend.
Helemaal mee eens is code 1
Mee eens is code 2
Noch eens/ noch oneens is code 3 Mee oneens is code 4 Helemaal mee oneens is code 5
Bij de afname van de stellingen wordt steeds dezelfde codering gebruikt (“1” voor helemaal mee eens en “5”
voor helemaal oneens) om de beantwoording voor de respondenten te vereenvoudigen en de kans op fouten te verminderen. Wanneer namelijk elke keer gewisseld wordt van codering, dan is de kans op codeerfouten groot.
In de formulering van de stellingen worden afwisselend positief en negatief geformuleerde stellingen gebruikt, om de respondent alert te laten blijven tijdens de beantwoording van de stellingen. Om een helder en eenduidig beeld te kunnen vormen moeten de positieve of negatieve uitspraken gehercodeerd worden. De negatieve stellingen krijgen een hercode.
Helemaal mee eens code 1 wordt code 5 Mee eens code 2 wordt code 4 Noch eens/ noch oneens code 3 blijft code 3
Mee oneens code 4 wordt code 2 Helemaal mee oneens code 5 wordt code 1
Na de hercodering van de variabelen kan gezegd worden dat hoe lager de waarde hoe positiever de medewerkers zijn. De waardes van de variabelen die bij elkaar horen kunnen vervolgens bij elkaar worden opgeteld tot een totaalscore waarmee de mening van de medewerker over het bedtreffende begrip kan worden weergegeven.
De data die door middel van desk research zal worden verzameld kan direct gebruikt worden in dit onderzoek.
Bijlage 3 Structuuropbouw
Leidinggevenden Inkoop Sales Support Logistiek Cust.
Service
Onderst.
Afdelingen
Overzichtelijkheid proces (max 10) 4 5,5 2,75 5,17 4.5 2,33
proces is overzichtelijk 2 2,5 2,75 2,67 2,5 2,33
de processtappen zijn duidelijk 2 3 2,33 2.5 2 2
Opsplitsing in afdelingen (max 10) 4,05 5 4,25 5 5,75 3,67
logische opsplitsing in afdelingen 2,75 3 2,25 2,5 3,5 2
Rol van de afdeling is duidelijk 1,3 2 2 2,5 2,25 1,67
Taakverdeling (max 10) 4,05 4 4,25 3,5 4,75 3
Logische taakverdeling 2,75 2 2,5 1,67 3 1,67
Duidelijk wat taak is 1.3 2 1,75 1,83 1,75 1,33
Overlap van taken (max 10) 5,8 5,5 5 4,84 6,5 3,67
medewerker hebben eigen taak 2,2 3 2 2 2,5 1,67
er is een overlap van taken 3,6 2,5 3 2,84 4 2
Structuuropbouw
2 3 4 5 6 7 8 9 10
Overzichtelijkheid proces Opsplitsing in afdelingen Taakverdeling Overlap van taken
leidinggevenden Inkoop Sales Support Logistiek Cust. Service Onderst. Afdelingen
helemaal mee eens helemaal mee
oneens
Bijlage 4 Leiding geven
Inkoop Sales Support Logistiek Customer Service Ond. afdelingen
leiding bepaalt wat ik doe 2 3,5 4,67 4 3,67
leiding bepaalt wanneer ik wat doe 2,5 3,75 4,33 4 4
verantw. uitvoering ligt bij mezelf 2 2 1,33 2,5 1,67
leidingg is verantw voor mijn werk 2,5 3,5 3,67 2,75 3
ben bevoegd besliss. te nemen mbt mijn taak 2 3 1,16 2,25 2,33
vind dat voldoende ondersteund word door leidinggev.
2,5 3 3,33 2 2,67
bij onduidelijkh. vraag ik aan leidinggev. 2 2,25 2,66 2 1,67
bij onduidelijkh vraag ik collega's 3,5 2,75 3,66 3 3,67
Leiding geven
1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5
ben bevoegd besliss. te nemen mbt mijn taak
vind dat voldoende ondersteund word door
leidinggev.
bij onduidelijkh. vraag ik aan leidinggev.
bij onduidelijkh vraag ik collega's
stellingen
in hoeverre mee (on)eens
Inkoop Sales support Logistiek Customer Service Ond. afdelingen
helemaal mee eens helemaal mee oneens
Bijlage 5 Procedures
leidinggevenden Inkoop Sales Support Logistiek Cust. Service Onderst.
Afdelingen
Ik ken procedures 1,3 2,5 2,5 2,83 3 1,33
voer taken uit vgl proc. Beschrijving 2 3 3,25 4 3,5 2,33
procedurebeschrijving is efficiënt 2,6 2,5 3 4 3,5 2,33
bij onduidelijkheden kijk ik in de proc.
Beschrijving
3 3 4,5 4,5 4,5 3
Procedures
1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5
Ik ken procedures voer taken uit vgl proc. beschrijving procedurebeschrijving is efficient bij onduidelijkheden kijk ik in de proc.
beschrijving leidinggevenden Inkoop Sales Support Logistiek Cust. Service Onderst. Afdelingen helemaal mee
eens helemaal mee
oneens
Bijlage 6 BaaN en Van Duijnen
leidinggevenden Inkoop Sales
Support
Logistiek Customer Service
onderst. Afdelingen
BaaN past bij org 2,3 2,5 2 2,83 3 1
BaaN aangepast aan org en proces 2,5 2,5 2,5 2,33 3,25 1,33
Org en proces aangepast aan BaaN 2 2,5 2,5 2,83 3,25 1,33
BaaN ondersteunt orderverw. proces 1,75 2 2,5 1,5 3 1,33
BaaN ondersteunt planning 2 2 3,5 2,5 3,5 1,67
BaaN ondersteunt facturatie 1,5 2 2,25 2,33 2,5 1,33
BAAN en Van Duijnen
1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5
BaaN past bij org baan aangepast aan org en proces
Org en proces aamgepast aan
BaaN
BaaN ondersteunt orderverw. sproces
BaaN ondersteunt planning
BaaN ondersteunt facturatie
stellingen
in hoeverre mee (on)eens
leidinggevenden inkoop sales support logistiek customer service onderst. Afdelingen
helemaal mee eens
helemaal mee oneens
Bijlage 7 BaaN in de praktijk
leidinggevenden Inkoop Sales
Support
Logistiek cust.
Service
Onders.
Afdelingen
belangr. instrument voor communicatie 3 2 3 3,67 5 1,67
v. uitvoering van taak veel gebruik BaaN 2,9 2 1,5 1,17 2 0,67
info standaard en direct toepasbaar 3,25 2 1,5 1,83 3,75 1,67
info bewerken voor gebruik 2,25 2,5 2,5 2,33 3 1,33
BaaN vereenvoudigt werkzaamheden 2,5 3 2,25 2 3 1,67
BaaN ondersteunt werkzaamheden 2,25 2 2 1,5 2 1,67
weet goed hoe ik BaaN kan gebruiken 2,1 1,5 2 1,33 2 0,67
BaaN prettig om mee te werken 2,6 2 2,75 2 2,25 1,67
BaaN levert belangrijke bijdrage aan efficiëntie 2 2,5 3 2,33 3,5 1,67
BaaN levert belangrijke bijdrage aan servicegerichtheid
2 2,5 3 3 2,5 1,67
BAAN in de praktijk
1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5
v. uitvoering van taak veel gebruik BaaN
info standaard en direct toepasbaar
info bewerken voor gebruik
BaaN vereenvoudigt werkzaamheden
BaaN ondersteunt werkzaamheden
weet goed hoe ik BaaN kan gebruiken
BaaN prettig om mee te werken
BaaN levert belangrijke bijdrage
aan efficientie
BaaN levert belangrijke bijdrage
aan servicegerichtheid
stellingen
in oeverre mee (on)eens
leidinggevenden inkoop sales support logistiek cust. Service Onders. Afdelingen
helemaal mee eens helemaal mee
oneens
Bijlage 8 Informatie-uitwisseling: het verkrijgen van informatie
Leidinggevende n
Inkoop Sales Support
Logistiek cust. Service onderst.
Afdelingen
voor taak info nodig v. anderen 2,25 2 2,75 1,67 2,25 2,33
deze info krijg ik niet 4,38 4,5 3,5 3 3 3,33
deze info krijg ik via BaaN 2,38 2 2,25 2,16 2,25 1,33
Deze info krijg ik via mail 1,75 1,5 2,25 2 2 2
deze info krijg ik via telefoon 1,75 1,5 2,25 2,33 2 2
deze info krijg ik face to face 1,63 2 3 2,16 2 2
info autom. gelev (zonder vragen) 3,25 3 4 3,83 4 3,67
info geleverd door eigen afdeling 2 3 2,75 3,5 2,5 3,67
info geleverd door andere afdeling 2,25 1,5 2,75 2 2,5 2,67
Uitwisseling info: verkrijgen van info
1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5
voor taak info nodig v.
anderen
deze info krijg ik niet
deze info krijg ik via BaaN
Deze info krijg ik via mail
deze info krijg ik via telefoon
deze info krijg ik face to face
info autom.
gelev (zonder vragen)
info geleverd door eigen
afdeling
info geleverd door andere
afdeling
Leidinggevenden inkoop sales support logistiek cust. Service onderst. Afdelingen helemaal
mee eens helemaal mee oneens
Bijlage 9 Informatie-uitwisseling: het verkrijgen in de praktijk
leidinggevende n
Inkoop Sales Support
Logistiek cust. Service ond.
afdelingen
verkregen info is volledig 2,75 3,5 3 3,67 3,75 3,67
verkregen info is juist 2,75 3 2,5 3,67 3 3
verkregen info is op tijd 3 3,5 3,75 3,83 3 3
tevreden waarop je info krijgt 2 3 3,5 4,33 3,75 3
uitwisseling info is efficiënt 2,38 3,5 3,25 4 4 2,67
andere manier is efficiënter 3,13 2,5 2,5 1,67 2 3
tevreden met soort info 2,38 3 3 4 3,5 3
mbv. verkregen info goed taak uitv
2,75 2 2,25 3,67 2,5 2,67
informatie verkrijgen in praktijk
1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5
verkregen info is volledig
verkregen info is juist
verkregen info is op tijd
tevreden waarop je info krijgt
uitwisseling info is efficient
andere manier is efficienter
tevreden met soort info
mbv. verkregen info goed taak
uitv stellingen
in hoeverre mee (on)eens
leidinggevenden inkoop sales support logistiek cust. Service ond. afdelingen
helemaal mee oneens
helemaal mee eens
Bijlage 10 Informatie-uitiwisseling: het verstrekken van informatie Leidinggevenden Inkoop Sales Support Logistiek Cust.
Service
Ond.
Afdelingen verstrek info aan anderen
niet
5 5 4,25 3,67 4 3,33
verstrek info via BaaN 3,75 2 2,5 3 3 1,67
verstrek info via mail 1,88 2 2 2,17 2,25 1,67
verstrek info via telefoon 1,63 2 2 1,83 2 1,33
verstrek info face to face 1,5 2 2 1,83 2 2
collega;s geven aan info ontbreekt
3,63 3 3 3,17 3,5 4,33
"" dat info onduidelijk is 3,13 3 2,75 4 3,5 4
' "dat info te laat is 3,5 2,5 3 3,83 4 4
"" dat info onjuist is 3,63 3 2,5 3,5 3,5 4,33
"" dat info onvolledig is 3,75 3 2,5 3,67 3,5 4
uitwisseling info verstrekken
1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5 5,5
verstrek info aan anderen
niet
verstrek info via BaaN
verstrek info via mail
verstrek info via telefoon
verstrek info face to face
collega;s geven aan info ontbreekt
"" dat info onduidelijk is
' "dat info te laat is
"" dat info onjuist is
"" dat info onvolledig is
Leidinggevenden Inkoop Sales Support Logistiek Cust. Service Ond. Afdelingen
helemaal mee eens helemaal mee
oneens
Bijlage 11 Betrokkenheid
leidinggevenden Inkoop Sales Support
Logistiek Customer Service
onderst.
Afdelingen
professionaliteit belangrijk 1 1,5 1,25 1,83 1,5 1
verantwoord v. bedrijfsresultaat 1 2 1,75 2,17 2,5 1
verantwoordelijk voor functioneren
1,1 2 1,5 2,17 2 1
plezier in werk 1,3 2 2,25 2,17 2,5 1,33
belangrijk taak goed uit te voeren 1,37 1,5 1,5 2 2 1
verbeteringen zoeken in werk 1,3 2 1,75 1,83 2,5 1,33
doe best om goed resultaat te halen 1 2 1,5 2 2,5 1
tevreden als klant tevreden is 1,75 1,5 1,75 2,33 2 1,33
betrokkenheid
1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5
profesionaliteit belangrijk
verantwoord v.
bedrijfsresultaat
verantwoordelijk voor functioneren
plezier in werk belangrijk taak goed uit te voeren
verbeteringen zoeken in werk
doe best om goed resultaat te halen
tevreden als klant tevreden is stellingen
hoeverre mee (on)eens
leidinggevenden inkoop sales support logistiek customer service onderst. Afdelingen helemaal mee
eens helemaal mee
oneens
Bijlage 12: Aad-schema´s van het automatenproces Schema A: De Verkoop en levering van de automaat
Offerte aanvraag
invullen offerte
aanvraag
offerte aanvraag
beoordelen offerte
vaststellen
offerte offerte
tekenen offerte
definitieve
offerte
versturen offerte
definitieve offerte
afschrift order beslissen
tot order
order aanvraag
aanmaken
klantdossier
klant Medewerker
magazijn Planner
Customer Service Verkoop buiten
dienstmedewerke r
Medewerker Sales Support
Manager Sales Support
BaaN Technic
i
C C
D D
C C
Expe- diteur
invoer order in systeem en in nalevering zetten
order
order
Plannen datum voor levering
planning
plannen en aansturen
via I-mos
paklijst
controleren
en verzamelen
inpakken en klaarzetten
vrachtbrief uitdraaien goederen en vrachtbrief
tekenen
vrachtbrief
getekende vrachtbrief goederen
archiveren uitgifte/ vrachtbrief
installeren
status controleren maken factuur
automatische facturatie
Schema B: de Verkoop en levering van de ingrediënten
Plaatsen order
Invoeren in systeem
orders
uitprinten magazijnbon
pakken goederen uitdraaien vrachtbrief
stickeren goederen
klaarzetten goederen
goederen en vrachtbrief
tekenen vrachtbrief
ontvangstbewijs in vorm van vrachtbrief
ingrediënten
archiverenontvangstbewijs
controle nalevering
controle uitlevering
klant Medewerker
magazijn Medewerker
Sales Support BaaN
C C
Expediteur
D D
maken factuur factuur
Schema C1 Het afsluiten van service contracten
Aanbieden service ovk
Sluiten en tekenen Advies vragen
overeenkomst techn onduid,
Face to face
Serviceovereenkomst
controleren overeenkomst
administratieve verwerking overeenkomst
archivering overeenkomst klant Verkoop buiten
dienstmedewerker
Product manager
Customer Service
C C
D
D
Schema C2: Het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden
onderhoudsbeurt
Plannen datum onderhoud
planning
dagelijkse planning
verrichten onderhoudswerkz.
a.h.v checklist sturen checklist
checklist sturen in I-mos
Afmelden opdracht m.b.v. systeem
klant BaaN- Technici
systeem
Planner Customer
Service
C C
D
D
Schema D: Het verhelpen van storingen
Melding van storing
Elektronisch vastleggen in het systeem
Storing Plannen werkzaamheden
planning
dagplanning met I-mos
inventarisatie
probleem
digitale bon uitdraaien en door en klant laten tekenen indien probleem niet
gegevens over probleem indien probleem direct oplosbaar is
beoordelen en beslissen probleem verhelpen
over verdere afhandeling
vermelden verrichtingen
klant
Technici Medewerker/
planner Customer
service
BaaN systeem
