Bijlage 1 Organigram gemeente Winsum
Bestuurlijke org.
Ambtelijke org.
Gemeenteraad College van B&W Gemeentesecretaris
Bestuurs- en juridische
zaken Brandweer
Bestuurs- secretarie &
Communi- catie
Personeel en organisatie
Bestuurs- en organisatie- ontwikkeling
en advies
Middelen
Compta- biliteit
Beleid Informati-
sering en Automati-
sering Interne
Zaken Ruimte
VROM RCCT Beheer en
Onderhoud
Samen- leving
Sociale
Zaken Publieks- zaken Welzijn
Bijlage 2 Verstrekken bouwvergunning
ja 2x onvolledig ok
1x onvolledig
nee
akkoord niet van toepassing
niet akkoord
binnen 2 w.
van toepassing
geen wijzigingen
Wel medewerking akkoord
Geen medew.
ja onvolledig
nee wijzigingen
Geen zienswijzen
1 of meerdere zienswijzen Vraag
Vraag
Aanschrijving
Aanvraag
Aanvullende gegevens
Termijnen andere wetgeving Aanvraag
Beoordelen wijzigingen Medew. BWT
Beoordelen bouwplan Welstandscommissie gereed voor beoordeling
Versturen aanhoudingsbrief Medew. BWT
Registreren aanvraag Medew. Centrale Balie
Toetsen ontvankelijkheid Medew. BWT
Toetsen aan bestemmingsplan Medew. BWT
Toetsen aanvull.
gegevens Medew. BWT
Ontvangst aanvraag Medew. IZ
Vooroverleg Medew. BWT
Versturen brief bevindingen Medew. BWT
Bevindingen opstellen Medew. BWT
Beoordeling andere wetgeving Medew. BWT
Wachten op aanvraag
Wachten op aanvullende gegevens
Ter inzage leggen bouwplan Medew. Centrale Balie
Is aanhouding van toepassing?
Medew. BWT Verhoren burgers Medew. RO
Vaststellen aantal zienswijzen Medew. RO
Beoordelen opvolg.
zienswijzen Medew. RO
Opstellen advies Medew. RO
Toetsen aan bouwbesluit Medew. BWT
Opstellen beschikking Medew. BWT
Versturen beschikking Medew. BWT
Publiceren beschikking Medew. PR
Beoordeling vrijstelling Medew. RO
Registreren zienswijzen Medew. RO
Voorstel princ.-besluit vrijst.
Medew. RO
Nemen van principebesluit College van B&W
Wachten op termijnen andere wetgeving Wachten 4 weken op zienswijzen
Publiceren aanvraag Medew. PR
Verzoek aanvulling aanvrager Medew. BWT
Versturen mededeling Medew. BWT
Versturen niet-ontv.
verklaring Medew. BWT
Verstur. mededeling tot weigering Medew. RO
Versturen brief einde aanhouding Medew. BWT
Versturen brief strijdig bouwbesluit Medew. BWT
Archief Motivering besluit B&W Medew. RO
Versturen brief geen vrijstelling Medew. RO
Bijlage 3 Verstrekken milieuvergunning
Beroep afgewezen ja ja
onvolledig
nee volledig
1 of meer zienswijzen geen zienswijzen nee Constateren
termijnoverschrijding mdw. Milieu
Aanvraag
Bezwaarschriften 6 maanden
Ontvangen aanvraag IZ mdw. IZ
Bespreken ontwerp-beschikking mdw. Milieu
Publiceren ontwerp-beschikking mdw. PR
Registreren zienswijzen mdw. Milieu
Bespreken intern zienswijzen mdw. Milieu
Bespreken adv. met aanvrager mdw. Milieu
Opstellen def.
beschikking mdw. Milieu
Verwerken vergunning mdw. Milieu
Versturen brief mdw. Milieu
Publiceren besluit mdw. PR
Constateren beroep aangetekend?
Juridisch beleidsmedew.
Registreren aanvraag mdw. Milieu
Vergunning afgestempeld?
mdw. Milieu Versturen ontvangstbevestiging mdw. Milieu
Opstellen ontwerp beschikking mdw. Milieu
Bezwaarprocedure
Opbergen werkdossier mdw. Milieu
Toetsen ontvankelijkheid mdw. Milieu
Raadplegen voorschriften mdw. Milieu
Contr. ontwerp beschikking mdw. Milieu
terinzage legging 4 weken
beroepstermijn 6 weken
wachten 2 weken op wijzigingen (geen wettelijk termijn)
Ontvangen (Centrale Balie) mdw. Centrale Balie
Berichten aanvrager mdw. Milieu
Sturen aanvraag naar IZ mdw. Milieu
Volgen procedure RvS mdw. Milieu
Publiceren def.
beschikking mdw. PR
Aanvraag
Informeren omwonenden
Berichten aanvrager Informeren omwonenden mdw. Milieu
Archief Verzoek aanvulling aanvrager mdw. Milieu
Publiceren ontwerp beschikking mdw. PR
Informeren omwonenden mdw. Milieu
Berichten aanvrager mdw. Milieu
Bijlage 4 Verstrekken drank- en horecavergunning
niet akkoord
Aanvrager niet akkoord
akkoord akkoord
akkoord
Aanvrager akkoord Aanvraag
Post Aanvrager
6 weken
Versturen vergunning Mdw. IZ
Ontvangen aanvraag IZ
Mdw. IZ
Advies BWT
Beoordelen aanvraag na advies Mdw. Centrale Balie
Opstellen vergunning Mdw. Centrale Balie
Versturen naar College Mdw. IZ
Opsturen kopie vergunning Mdw. IZ
Bezwaarprocedure
Beoordelen leges verschuldigd?
Mdw. Comptabiliteit
Archiveren Mdw. IZ
Paraferen aanvraag B&W en Secretaris
Controleren op ontvankelijkheid Mdw. Centrale Balie
Registeren aanvraag Mdw. IZ
Gereed voor controle
Adviezen ontvangen
Wachten 6 weken
Ontvangen (Centrale Balie) Mdw. Centrale Balie
Publiceren Vergunning Mdw. PR
Verficatie persoonsgegevens Mdw. Centrale Balie
Versturen rekening Mdw. Comptabiliteit
Aanvraag
Archief Beoordelen collegevoorstel B&W en Secretaris
Versturen ontvangstbevestiging Mdw. IZ
Versturen brief naar aanvrager Mdw. Centrale Balie
Afwijzen aanvraag Mdw. Centrale Balie
Versturen afwijzigingsbrief Mdw. Centrale Balie
Opstellen collegevoorstel Mdw. Centrale Balie
Toestand
Bijlage 5 Verstrekken evenementenvergunning
akkoord akkoord akkoord
niet akkoord niet compleet
Aanvrager niet akkoord compleet
akkoord
niet akkoord Aanvrager akkoord
niet akkoord
niet akkoord Aanvraag
Post
6 weken
Versturen vergunning mdw. IZ
Opsturen verzoek advies vakafd.
mdw. Centrale Balie
Opstellen vergunning mdw. Centrale Balie
Toetsen aan Drank- en Horecawet mdw. Centrale Balie
Controleren aanvraag mdw. Centrale Balie
Bezwaarprocedure
Archiveren mdw. IZ
Ontv. aanvraag vergunning mdw. Centrale Balie
Doorsturen naar Centrale Balie mdw. IZ
Opsturen kopie vergunning mdw. IZ
Beoordelen leges verschuldigd?
mdw. Comptabiliteit Inwinnen informatie mdw. Centrale Balie
Registreren aanvraag IZ mdw. IZ
Beoordelen en verwerken advies mdw. Centrale Balie Gereed voor controle gegevens
Advies ontvangen
Wachten 6 weken
Publiceren vergunning mdw. PR
Opsturen verz. adv.
Politie/Brandw.
mdw. Centrale Balie
Aanvraag
Versturen ontvangstbevestiging mdw. IZ
brief met verzoek aanv. gegevens mdw. Centrale Balie
Tekenen beschikking College B&W
Opsturen kopie beschikking mdw. IZ
Versturen rekening mdw. Comptabiliteit
Opsturen beschikking mdw. Centrale Balie
Opstellen collegevoorstel mdw. Centrale Balie
Beoordelen collegevoorstel B&W en Secretaris
Opstellen collegevoorstel mdw. Centrale Balie
Afwijzen aanvraag mdw. Centrale Balie
Beoordelen collegevoorstel B&W en Secretaris
Versturen afwijzingsbrief mdw. Centrale Balie
Archief
Bijlage 6 Handhaving bouwvergunning
akkoord nee
ja
niet akkoord Post
Post
Klager (Piepsysteem)
Archiveren bescheiden Medewerker BW T
Klacht of melding ontvangen Medewerker BW T
Ontvangen brief start bouw
Medewerker IZ
Doorsturen naar BW T Medewerker IZ
Registreren gereedmelding Medewerker BW T
Archief W achten op gereedmelding bouw
Vervolgen sancties bouwer Medewerker Juridische Zaken
Controleren bouwactiviteit Medewerker BW T
Opleggen bouwstop Medewerker BW T
Aanschrijven illegale bouwer
Medewerker BW T
Bijlage 7 Handhaving milieuvergunning
tekortkomingen
geen tekortkomingen Tekortkomingen
Geen tekortkomingen
geen tekortkomingen
tekortkomingen Piepsysteem
Initiatie: Jaarlijst
Groupwise
Groupwise
Beoordelen op tekortkomingen Handhaver
Uitvoeren eerste hercontrole Handhaver
Beoordelen op tekortkomingen Handhaver
Registeren datum eerste hercontrole Handhaver
Registeren tekortkomingen Handhaver
Uitvoeren 2e hercontrole Handhaver
Beoordeling overtreding Handhaver
Registeren tekortkomingen Handhaver
Handhavingsinstr.
Registreren datum 2e hercontrole Handhaver
Uitvoeren dossieronderzoek Handhaver
Registreren controledatum Handhaver
Uitvoeren controle ter plaatse Handhaver
Registeren tekortkomingen Handhaver
Vragen extern advies Handhaver
Archief
Wachten op Groupwise Wachten op Groupwise
Aanschrijven vergunninghouder Juridisch mdw.
Versturen brief eerste hercontrole Handhaver
Versturen brief eerste controle Handhaver
Archiveren Mdw. IZ
Bijlage 8 Meetplan bouwvergunning
Perspectief Nummer Prestatie-indicator
Formule
Resultaat Norm Lerend
Vermogen 1 % in een keer juist opgestelde
vergunningen Som (VA5) / aantal opgestelde vergunningen * 100%
Lerend
Vermogen 3 % oppervlak met bestemmingsplan
ouder dan 10 jaar Periodieke toetsing Lerend
Vermogen 5 gemiddeld bestede uren per
subproces Som (U1:U10) / aantal verstrekte
vergunningen Interne
Processen 2 % vergunningen met termijn-
overschrijding Som (VA6-VA2 > Termijn) / aantal verstrekte vergunningen
* 100%
Interne
Processen 4 doorlooptijd vergunningverstrekking Som (VA7-VA1) / aantal verstrekte vergunningen Interne
Processen 6 % uitgevoerde controles Som (HA2) / aantal geplande controles * 100%
Interne
Processen 7 % controles met overtreding Som (HA3:HA5) / aantal uitgevoerde controles * 100%
Klant 8 % compleet aangeleverde aanvragen Som (VA3) / aantal ontvangen aanvragen
Klant 9 ontwikkeling aantal hercontroles Som (HA4+HA5) huidige periode (t1) / Som (HA4+HA5) vorige periode (t0) Financieel 10 dekkingsgraad leges Periodieke toetsing
Bijlage 9 Toetsingsformulier bruikbaarheid prestatie-indicatoren
Het doel van deze toetsing is het verkrijgen van inzicht in de bruikbaarheid van deontwikkelde prestatie-indicatoren voor de uitvoeringsorganisatie. Links in de tabel staan de 15 prestatie-indicatoren en rechtsboven de criteria. Het is de bedoeling dat u per prestatie- indicator aangeeft met een plus (+) of min (-) of deze voldoet aan de criteria relevantie, eenvoud en praktische toepasbaarheid. Op het bijgevoegde toelichtingsformulier kunt u uw keuze motiveren.
Relevantie (zinvolle informatie)
Eenvoud (snel te begrijpen)
Praktische toepasbaar-
heid 1: % in een keer juist verstrekte vergunningen
2: % gerealiseerde trainingsuren tov opleidingsplan 3: aantal samenwerkingsprojecten met
handhavingspartners
4: % verstrekte vergunningen met termijnoverschrijding 5: % gemeentelijk oppervlak met bestemmingsplan ouder dan 10 jr.
6: aantal overdrachten conform procesbeschrijving 7: doorlooptijd vergunningverstrekking per soort vergunning
8: aantal uren besteed aan vergunning tov geplande uren 9: % uitgevoerde controles tov geplande controles (excl.
hercontroles)
10: % controles met overtreding tov aantal uitgevoerde controles
11: % toegewezen bezwaren per totaal aantal bezwaarschriften
12: % verstuurde brieven om aanvullende gegevens in het kader van de ontvankelijkheidsbeoordeling per aanvraag 13: ontwikkeling van het aantal aanschrijvingen
14: tevredenheid afhandeling klachten
15: dekkingsgraad ontvangen leges tov werkelijke kosten
Met de criteria wordt het volgende bedoeld:
• Relevantie: de uitkomst van de prestatie-indicator levert zinvolle informatie op
• Eenvoud: de betekenis van de prestatie-indicator is snel te begrijpen
• Praktisch toepasbaarheid: registratiemomenten sluiten aan bij uitvoerende werkzaamheden
Bijlage 10 Meetpunten bestede uren vergunningverstrekking
Brief Afwijzing nee
U1
U2
U3
U4
U5
U6
U7
U8
U9
U10
Bestede uren per subproces PI #5
nee
ja
ja Aanvraag
Vooroverleg
Aanvraag Vergunning
Toetsing aan wet- en regelgeving Is aanvraag ontvankelijk?
Is verlening vergunn. akkoord?
Verlening vergunning
Informeren belanghebbenden
Bepaling eventuele leges
Ontvangst en Registratie Vooroverleg
Ontvankelijkheids- toets
Archief
Proces Financiële Adm.
Proces Handhaving
