college van burgemeester en schepenen Zitting van 19 februari 2016

(1)

beraadslaging/proces verbaal Kopie

college van burgemeester en schepenen

Zitting van 19 februari 2016

Besluit GOEDGEKEURD

B-punt cultuur, sport, jeugd en onderwijs

Samenstelling

de heer Bart De Wever, burgemeester

de heer Koen Kennis, schepen; de heer Philip Heylen, schepen; de heer Ludo Van Campenhout, schepen; de heer Claude Marinower, schepen; de heer Marc Van Peel, schepen; de heer Rob Van de Velde, schepen;

mevrouw Nabilla Ait Daoud, schepen; de heer Fons Duchateau, schepen de heer Roel Verhaert, stadssecretaris

90 2016_CBS_01302

Sport. Sportevenementen 2016 - Antwerp Urban Trail (stadsloop). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

Motivering

Gekoppelde besluiten

 2015_CBS_10489 - Sport - Sportevenementen. Kalender bovenlokale sportevenementen 2016 - Goedkeuring

 2015_CBS_01364 - Sport - Sportevenementen 2015 - Antwerp Urban Trail (stadsloop). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

Aanleiding en context

Op 11 januari 2013 (jaarnummer 185) nam het college kennis van het Antwerp Urban Trailconcept.

Op 18 december 2015 (jaarnummer 489) keurde het college de kalender van de bovenlokale sportevenementen 2016 goed, de juridische gronden inbegrepen. De Antwerp Urban Trail is één van de sportevenementen vermeld in dit collegebesluit.

Golazo Sports organiseert op zondag 6 maart 2016 de vierde editie van de Antwerp Urban Trail. Deze unieke stadsloop van 12 km start en komt aan in park Spoor Noord. Er zal ook door volgende bijzondere locaties gelopen worden:



Slachthuissite;



Sportpaleis;



Zwembad Veldstraat;



ZNA Stuivenberg;



Premetrotunnel Pothoekstraat;



Centraal Station;



Stadspark;



Blauwtorentunnel;



Botanische Tuin;



Elzenveld;

(2)



Huis Happaert;



Metrostation Groenplaats;



Vlaaikensgang;



Stadhuis;



Oude Beurs;



Sint-Pauluskerk;



Felix Pakhuis;



Noorse zeemanskerk.

De 10.000 deelnemers starten in tien aparte reeksen. Deze maatregel is bevorderlijk voor het loopcomfort van de deelnemers en voor de mobiliteit rond het parcours omwille van gecoördineerde oversteken. De eerste reeks start om 9.00 uur, de laatste reeks om 12.20 uur. De laatste loper komt aan om 14.00 uur.

Het parcours werd in samenwerking met vzw Antwerpen Sportstad, de Lokale Politie, De Lijn en brandweer uitgewerkt waarbij de veiligheid van de deelnemers en de impact voor de stad steeds kritisch werden

afgewogen. Om de doortocht bij de bijzondere locaties vast te leggen zijn er ook steeds duidelijke afspraken gemaakt met de beheerder of verantwoordelijke per locatie.

Voor dit evenement vraagt de organisator, Golazo Sports, het volgende aan de stad Antwerpen:



een toelage van 5.000,00 EUR van de vzw Antwerpen Sportstad;



gebruik park Spoor Noord (inclusief shelter) als starten aankomstzone;



gebruik buurtsporthal als organisatiezone;



gebruik parkloods Park Spoor Noord voor organisatiezone;



de toelating voor het plaatsen van wegwijzers;



gebruik van het beschikbare feestmateriaal, nadarbarelen en vlaggenmasten met vlag van de

dienst stadsbeheer/logistiek/bijzondere opdrachten en feestmateriaal alsook het gratis ter beschikking stellen van stroom- en watervoorziening en de op- en afbouw van de technische aansluitingen;



reinigen van de bevoorradingsposten en de aankomstzone na afloop van het evenement. Eveneens het gratis ter beschikking stellen van de nodige vuilniscontainers en een container grofvuil;



de verspreiding van bewonersinformatie voor de bewoners langs het loopparcours.

Een veiligheidsdossier wordt opgemaakt volgens de richtlijnen van Lokale Politie en brandweer, zoals besproken tijdens het werkgroepoverleg.

Advies brandweer en FOD Volksgezondheid kan nog niet opgenomen worden wegens onvolledig dossier. Van zodra het advies van de beide diensten er is, zal het worden overgemaakt aan de organisator.

Juridische grond

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) zijn van toepassing.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

(3)



volgens artikel 5 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 19 november 2013, jaarnummer 00677) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;



volgens artikel 7 van het “Retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (gemeenteraadsbeslissing van 19 november 2013, jaarnummer 00673) geen

retributierecht aangerekend te worden.

Groepscharter van 26 september 2014 (jaarnummer 9727) en samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en de vzw Antwerpen Sportstad van van 15 december 2014 (jaarnummer 964).

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 16 december 2013 (jaarnummer 760).

Retributiereglement betreffende de terbeschikkingstelling van logistiek materiaal, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad van 19 november 2013 (jaarnummer 683).

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement. Het retributiereglement Evenementenhal Park Spoor Noord van 19 november 2013 (690) en het stedelijke gebruiksreglement infrastructuur stadsbeheer van 16 december 2013 (854).

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.

Het retributiereglement Evenementenhal Park Spoor Noord van 19 november 2013 (690) en het stedelijke gebruiksreglement infrastructuur stadsbeheer van 16 december 2013 (854).

Argumentatie

De Urban Trail 2016 is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie– en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:



afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;

(4)



tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;



er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

Om de toelage te ontvangen, worden de volgende aanvraagstukken ingediend, voor uiterlijk 13 mei 2016, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen:



kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;



actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;



identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;



het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;



opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;



een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;



financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;



schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;



andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;



maximum één maand na het evenement, de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

Financiële gevolgen Nee

Algemene financiële opmerkingen

De vzw Antwerpen Sportstad voorziet de gevraagde toelage.

Strategisch kader

Dit besluit past in de realisatie van volgende doelstellingen/projecten:

 5 - Bruisende stad

 1SBR06 - Meer Antwerpenaren sporten of bewegen waardoor de mentale en fysieke gezondheid, de individuele ontplooiing en de samenhorigheid van de Antwerpenaren worden bevorderd

 1SBR0603 - Iedereen is geprikkeld om te sporten en te bewegen door middel van doeltreffende en laagdrempelige campagnes en activiteiten, diverse sportevenementen en topsport

 1SBR060303 - Er zijn jaarlijks voldoende, kwalitatieve en diverse sportevenementen die de uitstraling van de stad verhogen en aanzetten tot sportparticipatie

Adviezen

Stadsbeheer/vastgoed/ontwikkeling/ruimtebeheer

(5)

Advies: Gunstig advies Motivering:

Gunstig advies indien er geen schade wordt toegebracht aan het terrein of de

evenementenhal. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden door de organisator.

Stadsbeheer/gebouwen/externe exploitatie Advies: Gunstig advies

Motivering:

BZ/SA adviseert gunstig voor het gebruik van de lichtstraat op zondag 6 maart 2016. BZ/SA zal hiervoor geen personeel inzetten. De organisator dient af te spreken met de concessienemer BVBA Felix voor het openen en sluiten van de poorten. De organisator dient duidelijke afspraken te maken met de concessienemer BVBA Felix in verband met de toegang tot het restaurant. De organisator laat de lichtstraat reinigen na het evenement.

Samenleven /Park Spoor Noord

Advies: Gunstig onder voorwaarden Motivering:

De organisator is steeds eindverantwoordelijke van het evenement. Hij staat in voor het bekomen van alle toelatingen en vergunningen en ziet toe op het respecteren van gemaakte afspraken.

Het park wordt in zijn oorspronkelijke staat achtergelaten. Afbouw evenement en verwijderen afval en zwerfvuil zijn de verantwoordelijkheid van de organisator.

Stadsbeheer/ Groen en begraafplaatsen/Groen/Antwerpen stad Advies: Gunstig advies

Motivering:

Het evenement kan doorgaan mits het naleven van onderstaande richtlijnen bij

evenementen. Het advies is gunstig mits de inrichters van het evenement instaan voor het verwijderen van het zwerfvuil en sluikstort gedurende de hele periode van het evenement ( van opbouw tot het definitief verlaten van het park na het beëindigen van het

evenement ). De inrichter staat ook in om de afvalstroom te beperken. Voertuigen van de inrichters zijn enkel toegelaten bij op en afbraak op de parkwegen waar voertuigen op toegelaten zijn. Tijdens het evenement zijn geen voertuigen gewenst in het park de inrichter ziet er op toe en treft hier de nodige maatregels voor. De inrichtende macht voorziet in een begeleiding om er op toe te zien dat de bezoekers van het evenement niet parkeren in het park. Schade aan elk element in het park voortkomend door het

evenement wordt steeds verhaald op de inrichtende macht. Bij extreme

weersomstandigheden mogen de grasvelden niet gebruikt worden om opstellingen van welke aard ook op te plaatsen. De kans op erge beschadiging van de grasmatten is te groot. Op geen elk ogenblik mogen er materialen van welke aard ook bevestigd worden in en aan de parkbomen. Ook de stockage van materialen onder de bomen is niet toegestaan. Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009( jaarnummer 18.6) wordt voldaan. Daarin wordt ondermeer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de ( dagdagelijkse ) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijden en /of na de

manifestatie van het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de

(6)

onkosten van de reiniging bij de organisator verhaald. Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat: er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen, alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie ook hetgene dat zich verspreid heeft naar omliggende straten of pleinen onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd. Alle eventuele schade wordt vergoed.

De inrichter dient net zoals bij vorige edities een overleg te hebben met de groendienst om de groenzones te bekijken langs waar het parcours van Urban trail langskomt. Aan de hand hiervan kunnen randvoorwaarden mbt de bescherming van het openbaar worden opgemaakt.

Stads- en buurtonderhoud/Stadsreiniging/Bijzonder interventieteam Advies: Gunstig onder voorwaarden

Motivering:

Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.

Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.

Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:

• er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;

• alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;

• alle eventuele schade wordt vergoed.

SB/SR/BIT ondersteunt deze organisatie met de verwerking van het afval door het ter beschikking stellen van de gevraagde feestcontainers en de opkuis van het openbaar domein.

Voor het afval dat gegenereerd wordt voor het ontbijt in PSN is er nood aan een grofvuilcontainer. Deze maatregel is een uitzondering maar is noodzakelijk om de opkuis van dit event te kunnen realiseren.

Hiervoor maakt de organisatie de nodige afspraken met de containerdienst binnen SR.

Milieuvergunningen

Advies: Gunstig onder voorwaarden

Motivering:

Het maximale geluidsniveau (gemeten als LAmax,slow) mag niet hoger zijn dan 92dB(A).

Lokale Politie/Openbare Orde/Evenementen Advies: Gunstig advies

Motivering:

Politie geeft gunstig advies onder de standaardvoorwaarden en de voorwaarden vermeld

(7)

in de evenmentenaanvraag 30850.

OS Evenementen

Advies: Gunstig advies District Antwerpen

Advies: Gunstig advies

Besluit

Artikel 1

Het college keurt de gevraagde ondersteuning goed voor de organisatie van de Antwerp Urban Trail die plaatsvindt op zondag 6 maart 2016 in de binnenstad:

 een toelage van 5.000,00 EUR van de vzw Antwerpen Sportstad;

 gebruik park Spoor Noord (inclusief shelter) als start- en aankomstzone;

 gebruik buurtsporthal als organisatiezone;

 gebruik parkloods Park Spoor Noord voor organisatiezone;

 de toelating voor het plaatsen van wegwijzers;

 gebruik van het beschikbare feestmateriaal, nadarbarelen en vlaggenmasten met vlag van de dienst stadsbeheer/logistiek/bijzondere opdrachten en feestmateriaal alsook het gratis ter beschikking stellen van stroom- en watervoorziening en de op- en afbouw van de technische aansluitingen;

 reinigen van de bevoorradingsposten en de aankomstzone na afloop van het evenement.

Eveneens het gratis ter beschikking stellen van de nodige vuilniscontainers en een container grofvuil;

 de verspreiding van bewonersinformatie voor de bewoners langs het loopparcours

Artikel 2

Het college verleent de organisator, Golazo Sports, Schoebroekstraat 8, 3583 Paal-Beringen, de gevraagde toelatingen, indien men rekening houdt met:

 de voorwaarden voor manifestaties op de openbare weg;

 de voorwaarden van de veiligheidsdiensten;

 de adviezen en voorwaarden van de stedelijke diensten, opgenomen in dit besluit, in het toetsingsbesluit en vermeld in de afsprakenmails van de vzw Antwerpen Sportstad.

Artikel 3

Het college keurt goed om, voorafgaand aan de Antwerp Urban Trail met de organisatie Golazo Sports het 'charter sportevenementen' af te sluiten.

Artikel 4

Dienst Taak

LP/OO/EV  afsluiten van de gevraagde straten en locaties noodzakelijk

(8)

voor de organisatie van het evenement;

 begeleiding van de deelnemers;

 bemanning van de kruispunten;

 toelating voor het plaatsen van wegwijzers en signalisatie;

 maken van mobiliteitsafspraken met De Lijn;

SB/L/BOF  gratis ter beschikking stellen van het aangevraagde materiaal;

 gratis transport van het aangevraagde materiaal;

 gratis opbouw en afbouw van het gevraagde materiaal;

SW/B&O  gratis verplaatsen van betonblokken;

 gratis nivelleren van bussluis;

SB/SR/BIT gratis ter beschikking stellen van vuilniscontainers en de lediging er van;

OS/EF bekendmaking van het evenement via de beschikbare stedelijke communicatiekanalen;

AS vzw voorzien van de gevraagde toelage 5.000,00 EUR;

Milieuvergunningen Toelating geven voor het spelen van muziek op datum en uren tot maximaal 92db.

Artikel 5

Dit besluit heeft in principe geen financiële gevolgen.

Bijlagen

1. Sportcharter Citta Antwerp Urban Trail.pdf