ADMINISTRATIEF MEDEWERKER DIENST COMMUNICATIE –
EVERGEM INFO
Halftijds - contractueel (C1-C3)
Aanwerving met aanleg van een wervingsreserve
JOBINHOUD
Je behoort tot het onthaalteam ‘Evergem Info’. Dat bestaat uit een veertiental medewerkers.
Je staat in voor een correct en persoonlijk onthaal op drie locaties:
• Administratief Centrum Evergem
• Administratief Centrum Sleidinge
• Lokaal Dienstencentrum.
Vanuit het klantencontactcenter beantwoord je telefonisch en via onze digitale kanalen (sociale media, e- mail, chat op de website) vragen en opmerkingen van inwoners over de gemeentelijke dienstverlening en daarmee gerelateerde producten.
Je ondersteunt onze klanten zo goed mogelijk:
• bij het aanvragen en afleveren van hun product
• door hun vragen te beantwoorden
• door hen in contact te brengen met de juiste expert indien nodig.
PLAATS VAN TEWERKSTELLING
Administratief Centrum Evergem, Fortune De Kokerlaan 11, 9940 Evergem Administratief Centrum Sleidinge, Sleidinge-Dorp 54, 9940 Sleidinge Lokaal dienstencentrum, Hoeksken 29/A, 9940 Evergem
UURROOSTER
Het betreft een halftijdse functie. Je werkt 19 uren per week volgens het onderstaande glijdende uurrooster.
locatie glijtijd stamtijd glijtijd stamtijd glijtijd week 1
Ma KCC 7.45 – 8 uur 8 – 12.30 uur 12.30 – 12.45 uur
Geen prestaties
Di Geen prestaties
Woe KCC Geen prestaties 11.45 – 12 uur 12 – 16.30 uur 16.30 – 16.45 uur
Do Geen prestaties
Vrij LDC 8.45 – 9 uur 9 – 13 uur 13 – 13.15 uur Geen prestaties week 2
Ma KCC 7.45 – 8 uur 8 – 13 uur 13 – 13.45 uur 13.45 – 17 uur 17 – 17.15 uur Di LDC 8.45 – 9 uur 9 – 13 uur
13 – 14.15
KCC 14.15 – 19.30
uur
19.30 – 19.45 uur
Woe Geen prestaties
Do KCC 8.15 – 8.30 uur 8.30 – 12 uur 12 – 12.45 uur 12.45 – 16 uur 16 – 16.15 uur
Vrij Geen prestaties
NORM TI JDE N
per dag voormiddag namiddag
week 1
Ma 4.30 uur 4.30 uur Geen prestaties
Di Geen prestaties
Woe 4.30 uur Geen prestaties 4.30 uur
Do Geen prestaties
Vrij 4 uur 4 uur Geen prestaties
Totaal 13 uur
week 2
Ma 8.30 uur 5 uur 3.30 uur
Di 9.30 uur 4 uur 5.30 uur
Woe Geen prestaties
Do 7 uur 3.30 uur 3.30 uur
Vrij Geen prestaties
Totaal 25 uur
Gemiddeld 2 wkn 19 uur Locaties:
• KCC: Klantencontactcenter
• LDC: Lokaal Dienstencentrum
VOORWAARDEN OM TE KUNNEN DEELNEMEN AAN DE SELECTIEPROCEDURE
Op de uiterste datum van inschrijving voldoe je aan volgende voorwaarden en lever je het bewijs hiervan:
• Je bent in het bezit van een diploma secundair onderwijs.
• Aan de hand van een uittreksel uit het strafregister toon je aan dat je een gedrag hebt dat overeenstemt met de job. Als op het uittreksel ongunstige vermeldingen staan, mag je hierover schriftelijk meer uitleg geven.
• Je geniet de burgerlijke en politieke rechten.
• Je voldoet aan de vereiste over de taalkennis.1
VOORWAARDE OM AANGESTELD TE WORDEN
Je slaagt als eerste voor de volledige selectieprocedure.
PROCEDURE
UIT WEL KE DELEN BESTA AT DE PROCEDURE?
• Preselectie:
- Wanneer meer dan 40 kandidaten inschrijven voor deze procedure.
- De 25 kandidaten met de hoogste score gaan door naar de schriftelijke proef.
• Schriftelijke proef:
o Competentieproef:
- Je krijgt een probleemschets die aansluit bij jouw job.
- Je werkt een oplossing uit voor dit probleem.
- We toetsen je competenties (zie functiekaart).
o Worksample proef:
- Je krijgt één of meer praktische situaties die aansluiten bij jouw job.
- We toetsen je inhoudelijke kennis en wetgeving.
• Mondelinge proef:
- We toetsen of jouw profiel overeenstemt met de vereisten van de functie.
- We gaan na wat je motivatie is, je persoonlijkheid, je eventuele werkervaring, vakkennis en je interesse voor het werkterrein.
HOE VERL OOPT DE SEL EC TIEPROCEDURE?
Je kan je kandidaat stellen voor de job tot donderdag 21 november 2019. Het college van burgemeester en schepenen beoordeelt daarna alle kandidaturen:
• Bij weigering van je kandidatuur ontvang je een brief met de reden van weigering.
• Is je kandidatuur geldig, dan ontvang je een uitnodiging voor de eerste selectieproef.
Het resultaat van de selectieprocedure is bindend. We rangschikken de geslaagde kandidaten volgens hun score:
• Je behaalt minimum 60% op de totale schriftelijke proef. Voor de afzonderlijke onderdelen (competentie- en worksampleproef) behaal je ten minste 50% van de punten.
• Je behaalt minimum 60% voor de mondelinge proef.
Slaag je als eerste voor de volledige selectieprocedure? Dan werven we jou aan.
Slaag je, maar werven we jou niet aan? Dan kom je in de wervingsreserve. Deze reserve is 3 jaar geldig en wordt aangeschreven van zodra er een vacante positie is.
WANNER VI NDEN DE SELECTIEPROEVEN PL AA T S? De selectieproeven vinden plaats:
• Eventuele preselectie: later te bepalen
• Schriftelijke proef: dinsdag 3 december 2019, 18 – 21 uur
• Mondelinge proef: dinsdag 14 januari 2020, vanaf 13.30 uur
WAT MAG JE VERWACHTEN VAN ONS BESTUUR?
• Een afwisselende job voor een gedreven administratief medewerker (zie functiekaart)
• Een geïndexeerde bruto maandwedde van ten minste 989,29 euro (halftijdse functie). De maandwedde is afhankelijk van je eventuele anciënniteit.
• Anciënniteit:
- Maximum 6 jaar relevante ervaring uit de privé sector of uit een zelfstandige activiteit.
- Ervaring uit de openbare sector telt onbeperkt mee, ongeacht of ze relevant is voor de functie.
- Je levert zelf het bewijs van je ervaring.
• Maaltijdcheques van 8,00 euro per volledige gewerkte dag (waarvan 6,91 euro door de werkgever en 1,09 euro door de werknemer)
• Gratis hospitalisatieverzekering (basisformule)
• Tweede pensioenpijler
• Vergoeding openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer (terugbetaling sociale abonnementen)
• Fietsvergoeding
• Aantrekkelijke verlofregeling: 30 dagen vakantie en 14 feestdagen voor een voltijdse betrekking
• Vorming, training en opleiding (ook tijdens de werkuren)
HOE KAN JE SOLLICITEREN?
Ten laatste op donderdag 21 november 2019 vul je het online sollicitatieformulier in en laad je de gevraagde documenten op.
Onvolledige kandidaturen of kandidaturen die we niet op tijd ontvangen, aanvaarden we niet.
FUNCTIEKAART
Administratief medewerker Evergem Info
Opgemaakt d.d. 12 maart 2019 Goedgekeurd d.d. 13 maart 2019
Hoofddoel van de functie
Je behoort tot het onthaalteam ‘Evergem Info’. Dat bestaat uit een veertiental medewerkers.
• Je staat in voor een correct en persoonlijk onthaal op drie locaties:
- Administratief Centrum Evergem - Administratief Centrum Sleidinge - Lokaal Dienstencentrum.
• Vanuit het klantencontactcenter beantwoord je telefonisch en via onze digitale kanalen (sociale media, e-mail, chat op de website) vragen en opmerkingen van inwoners over de gemeentelijke dienstverlening en daarmee gerelateerde producten.
• Je ondersteunt onze klanten zo goed mogelijk:
- bij het aanvragen en afleveren van hun product - door hun vragen te beantwoorden
- door hen in contact te brengen met de juiste expert indien nodig.
Je hebt een heel afwisselende job.
Plaats in het organogram
Je rapporteert aan de coördinator dienstverlening.
In geval van verhindering van de coördinator dienstverlening, rapporteer je aan het diensthoofd Communicatie.
Graad
De functie situeert zich op het niveau C in de graad C1-C3.
Evaluatoren
Enige evaluator: coördinator dienstverlening.
In geval van afwezigheid van de coördinator dienstverlening, word je geëvalueerd door het diensthoofd Communicatie.
Functie – inhoud
Resultaatsgebied 1: je staat in voor het ontvangen, begeleiden en ondersteunen van klanten
Toegevoegde waarde:
• Je bent verantwoordelijk voor een correcte en persoonlijke dienstverlening naar de burger.
Ten behoeve van:
• Extern: de burger, de leveranciers, de bezoekers en collega’s.
Kerntaken:
• Je verwelkomt bezoekers en leidt hen naar het juiste loket
• Je antwoordt persoonlijk, telefonisch of online op vragen van de interne en externe klant
• Je verwijst door naar de diverse experten binnen de organisatie
• Je informeert inwoners over de gemeentelijke dienstverlening
• Je helpt inwoners bij het inschrijven voor activiteiten van de gemeente
• Je plant, wijzigt en annuleert afspraken voor de klant
• Je helpt klanten bij het online aanvragen van documenten
• Je verwerkt online meldingen, aanvragen, infovragen en klachten via het Meldpunt
• Je ontvangt documenten en goederen, en levert producten af
• Je verwerkt (digitaal) gegevens en documenten die betrekking hebben op de dienstverlening
• Je zoekt actief informatie op
• Je vraagt door als de boodschap van de klant niet duidelijk is (doel van het bezoek, het telefoongesprek of de e-mail)
• Je toont begrip wanneer de klant zijn ontevredenheid uit en je helpt een oplossing te vinden.
• Je begeleidt klanten aan de budgetmeter.
Resultaatsgebied 2: je staat in voor een correcte, heldere uitvoering van administratieve taken
Toegevoegde waarde:
• Je staat in voor administratieve en logistieke taken binnen de dienst Communicatie.
Ten behoeve van:
• Extern: de burger
• Intern: de verschillende gemeentelijke diensten.
Kerntaken:
Je staat o.a. in voor:
• Verwerking van brieven met grote oplage
• Administratieve ondersteuning bij de dienst Communicatie (bewonersbrieven, verdeling infoblad en magazine jef,…)
• Je beheert de gemeentelijke zuilen
• Je vraagt gegevens op (intern/extern), verwerkt en beheert deze data digitaal.
Resultaatsgebied 3: voortdurend verbeteren: je engageert je om bij veranderingen je in te zetten de nodige pakketten en informatie aan te leren
Toegevoegde waarde:
• Door het aanleren van nieuwe pakketten, help je de dienstverlening uit te bouwen voor de klant.
Ten behoeve van:
• Extern: de burger.
Kerntaken:
• Je volgt de lokale producten en dienstencatalogus op. Wanneer je onjuistheden vaststelt, geef je die door aan de coördinator dienstverlening en de productverantwoordelijke van de dienst
• Je engageert je om bij nieuwe softwaretools je zo snel mogelijk bij te scholen en te testen
• Je engageert je om opleidingen te volgen die kaderen binnen de uitvoering van je functie.
Competenties
Klantgerichtheid
Je hebt oog voor de wensen en behoeften van de interne en/of externe klant en handelt hiernaar. Je anticipeert op de behoeften van de klanten en realiseert een kwaliteitsvolle dienstverlening.
• je leeft je in de situatie van klanten in
• je stelt je dienstverlenend op voor iedereen (interne klantgerichtheid)
• je toont voorbeeldgedrag inzake kwaliteitsvolle dienstverlening naar de klant
• je neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten
• je streeft naar klantentevredenheid
• je hebt bij het nemen van beslissingen steeds de klant en de context in het achterhoofd
Zelfstandig werken
Je denkt en werkt zelf, met minimale ondersteuning van anderen, waarbij je goede resultaten haalt. Ook in nieuwe of onbekende situaties en/of bij weerstand handel je zelfstandig. Je neemt initiatief.
• je kan met de nodige instructies overweg
• je bent stipt in het nakomen van afspraken
• je kan werken zonder externe controle
• je stuurt bij indien er fouten optreden
• je werkt je taken volledig en tijdig af
Samenwerken
Je werkt samen met collega’s, dienstoverschrijdend, aan gemeenschappelijke en/of opeenvolgende opdrachten en bouwt actief mee aan goede werkafspraken en een goede groepssfeer om het gezamenlijk resultaat te bereiken.
• je overlegt en maakt afspraken met collega’s binnen en buiten de dienst om tot een gezamenlijk resultaat te komen.
• je leeft de gemaakte afspraken met leidinggevenden en collega’s na
• je helpt anderen
• je stelt het gezamenlijk belang boven het eigenbelang
• je stelt je positief op, gaat constructief om met voorstellen en opmerkingen van je medewerkers en/of collega’s uit andere diensten
• je gaat respectvol om met anderen en toont waardering voor ieders eigenheid en ideeën
• je zoekt mee naar oplossingen bij conflicten
• je maakt duidelijke afspraken met je collega’s omtrent de voorbereiding, uitvoering en opvolging van je opdrachten
Schriftelijk communiceren
Je hanteert een schrijfstijl die past bij de boodschap en bij de doelgroep.
• je schrijft teksten in een duidelijke structuur en logische opbouw, met gebruik van de standaard Microsoft-pakketten
• je past je taalgebruik aan de doelgroep aan
• je hanteert een correct taalgebruik
• je schrijft helder, beknopt en foutloos
Mondeling communiceren
Je kan een mondelinge boodschap zodanig overbrengen dat het publiek, voor wie de boodschap bedoeld is deze begrijpt.
• je formuleert de boodschap helder en duidelijk
• je houdt een samenhangend betoog
• je sluit de boodschap aan op de behoeften van toehoorders en gaat in op reacties
• je kan de aandacht vasthouden, zowel in groep als ten opzichte van één persoon
• je vraagt door op gegeven informatie
• je toetst als de boodschap goed, correct en volledig is overgekomen
• je brengt structuur aan en geeft houvast
Inlevingsvermogen
Je pikt uitgesproken en onuitgesproken informatie op en reageert hier adequaat op ten aanzien van medewerkers, collega’s, klanten, hiërarchie …
• je toont aandacht en interesse voor gevoelens en behoeften van anderen
• je geeft anderen de ruimte om een mening naar voor te brengen
• je past je gedrag aan dat van anderen aan
• je toont begrip voor andere meningen en omgangsvormen
• je toont erkenning en respect voor anderen
Flexibiliteit
Je past je gedrag en handelingswijzen aan in functie van de situaties waarin je je bevindt omdat je een bepaald doel wil bereiken.
• je verandert op praktische wijze plan of aanpak om het beoogde resultaat efficiënter te kunnen bereiken
• je kan overweg met diverse opdrachten, wisselende prioriteiten en plotse veranderingen
• je herkent weerstand en gaat hier gepast mee om
• je werkt in crisissituaties prioritaire opdrachten goed af
• je toont bereidheid te leren en mee te groeien met veranderingen
Integriteit
Je handhaaft de algemeen aanvaardbare sociale en ethische normen ten aanzien van gevoelige informatie, contact met anderen en posities en belangen.
• je geeft een eerlijke en correcte weergave van de feiten
• je kent de gangbare waarden en normen en handelt hier consequent naar
• je wijst anderen op gedrag dat afwijkt van de normen van het bestuur en/of de functie
• je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke en delicate informatie
• je houdt vast aan normen, ook wanneer dit voor jezelf niet de meest gunstige keuze is
• je hebt aandacht voor duurzaamheid, het algemeen belang en maatschappelijke verantwoordelijkheid
Nauwgezetheid
Je volbrengt je taken nauwgezet en met zin voor detail. Je gaat gepast om met materialen.
• je komt gemaakte afspraken na
• je controleert eigen werk op fouten en stuurt bij indien nodig
• je houdt je aan de afgesproken norm qua detail en afwerking
• je bent aandachtig en werkt geconcentreerd
Deze functiekaart is niet beperkend en kan worden aangepast aan nieuwe evoluties of organisatorische wijzigingen binnen het bestuur.
