Functiebeschrijving
Administratief medewerker burgerzaken
Kernwaarden
Lokaal bestuur Sint-Martens-Latem inspireert zich op de volgende kernwaarden voor een moderne en vooruitstrevende organisatiecultuur:
1. Verantwoordelijkheid en samenwerken 2. Deskundigheid en uitmuntendheid 3. Integriteit en vertrouwen
4. Authenticiteit en optimisme
5. Persoonlijke ontwikkeling en creativiteit 6. Erkenning.
Iedere medewerker erkent deze waarden en tracht deze te verweven in de manier waarop hij of zij, zijn of haar job uitoefent.
Functie
Functienaam: Administratief medewerker burgerzaken
Functiefamilie: administratief uitvoerenden
Afdeling: Burger Dienst: Burgerzaken
Functionele loopbaan: C1-C3 Team: burgerzaken
Doel van het team burgerzaken
De dienst burgerzaken verzorgt de dienstverlening naar de burger toe voor alles wat betrekking heeft op bevolking en burgerlijke stand. Voor documenten en administratieve zaken die belangrijk zijn in de levensloop van elke burger kan je terecht op de dienst burgerzaken.
Attitude
Naast kennis, primeert jouw attitude. Volgende eigenschappen zijn belangrijk voor de functie van administratief medewerker burgerzaken:
- Interesse in burgerzaken
- Hands-on, zelf de handen uit de mouwen steken - Betrokkenheid
- Continue leren en verbeteren
- Professionaliteit met een grote zin voor verantwoordelijkheid - Flexibel zijn
- Open staan voor digitalisering en automatisering - Analytisch/probleemoplossend denken
- Zowel zelfstandig als in team kunnen werken
Kernresultaten
Bevolkingsaangelegenheden
Administratieve verwerking en registratie van bevolkingsaangelegenheden en de burgers hierover informeren.
Doel: bijhouden van de bevolkingsregisters en afleveren van documenten.
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
- opmaken, verwerken en afleveren van reispassen - opmaken, verwerken en afleveren van identiteitskaarten - registreren van persoonsgegevens
- informeren van de burger inzake bevolkingsaangelegenheden en afgifte van attesten - ter beschikking stellen van de verschillende modellen ‘uittreksel uit strafregister’
- informatie verstrekken en instaan voor administratieve handelingen aan het loket - aanvragen voor rijbewijzen in ontvangst nemen
- behandeling van inkomende en uitgaande briefwisseling Digitaal loket
Afhandelen van aanvragen via het digitaal loket en optimaliseren van de online dienstverlening Doel: de toegankelijkheid van de dienstverlening verbeteren door een 24u loket en andere elektronische kanalen te beheren
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
- verwerken van de aanvragen
- technische problemen melden om de dienstverlening te optimaliseren Begraafplaatsenbeheer
Administratie grafconcessies
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
- dossiers overlijden verwerken en klasseren - toekennen van concessies
- de vervallen concessies opvolgen, stopzetten of vernieuwen op basis van wat de burger wenst
- uitleg verschaffen over de lopende procedures op de begraafplaatsen, aanvragen
- aanvragen naamplaatjes behandelen Interne communicatie
Instaan voor een optimale informatiedoorstroming met het oog op een constructieve samenwerking en klantgerichte dienstverlening.
Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
- meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit - ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen Externe communicatie
Instaan voor een open externe communicatie.
Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
- instaan voor een vlot contact met de burger
- telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen
- ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen Wetgeving en regelgeving
Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit.
Doel: de nodige kennis verkrijgen voor het uitvoeren van de taken Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
- de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie
- wetgeving en regelgeving kunnen toepassen - vakgerichte informatie raadplegen
Plaats in de organisatie
Je werkt onder leiding van en rapporteert aan: deskundige / diensthoofd burgerzaken.
Functieprofiel
De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven.
Technische Competenties
Gradatie
Cluster Competentie 1 2 3
PC-Vaardigheden Rekenbladen (Excel) X
Software eigen aan de functie X X
Tekstverwerking (Word) X
Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X
Werking van de organisatie X
Werkmiddelen en werkmethodieken X
Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X Gedragscompetenties
Gradatie
Cluster Competentie 1 2 3
Beheersmatige vaardigheden
Voortgangscontrole X
Interactief gedrag Mondelinge communicatie X X
Teamwerk en samenwerken X X
Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit X X
Informatie zoeken (leervermogen) X X
Kwaliteit en accuraatheid X X
Probleemoplossend gedrag Initiatief X
Klantgerichtheid X X
Waardegebonden gedrag Integriteit X X X
Voor kennisname
Schrijf “voor kennisname”, vul datum en naam in en plaats uw handtekening
Personeelslid Direct leidinggevende
“Voor kennisname”
Datum Handtekening Naam
