Inhoud
1. Functiebeschrijving ... 3
2. Competentieprofiel ... 7
3. Voorwaarden om deel te nemen ... 10
4. Inhoud en verloop van de selectieproeven ... 10
5. Ons aanbod... 11
6. Hoe solliciteren ? ... 11
7. Beoordeling van de kandidaturen ... 11
1. Functiebeschrijving
Doel van de functie
De administratief medewerker burgerzaken en burgerlijke stand is belast met het verstrekken van effectieve en efficiënte dienstverlening aan de bevolking door het geven van informatie en het uitreiken van officiële documenten inzake aangelegenheden en aspecten m.b.t. burgerzaken en burgerlijke stand.
Het behandelen van dossiers betreffende burgerzaken en burgerlijke stand en de administratieve afhandeling ervan verzorgen behoren ook tot het kernpakket.
Plaats in de organisatie
De administratief medewerker burgerzaken en burgerlijke stand rapporteert rechtstreeks aan de adjunct algemeen directeur.
Resultaatgebieden
Adviserende en beleidsondersteunende taken
Dossiers voor het college van burgemeester en schepenen m.b.t. de registratie van de bevolking voorbereiden.
Uitvoerende taken
Het dagelijks beheer van de dienst burgerzaken en burgerlijke stand verzorgen.
Controlerende taken
Waken over de kwantiteit en de kwaliteit van de geleverde diensten en producten.
Communicatieve taken
Contacten met burgers, externe diensten en diensten van andere gemeenten.
Taken
Adviserende en beleidsondersteunende taken
• Opmaken van voorstellen van beslissingen die aan het college van burgemeester en schepenen worden voorgelegd.
• Registratie van de bevolking: dossieropmaak en opmaak collegebesluiten inzake speciale gevallen m.b.t. de bevolkingsreglementering (ambtshalve schrappingen, ambtshalve inschrijvingen, referentieadressen en beslissingen Ministerie Binnenlandse Zaken).
• Aanvragen door particulieren beoordelen en agenderen op het college van burgemeester en schepenen (vb. lijstaanvragen).
• Aanvragen concessies begraafplaatsen voorbrengen op het college van burgemeester en schepenen.
• Continue aandacht voor en implementatie waar mogelijk van digitale toepassingen, opportuniteiten inzake automatisering, internet of things, blockchain, …
• Streven naar een optimale digitale werking: archivering, communicatie, dienstverlening, …
• Verzorgen van een digitaal informatiebeheer.
• Naleven van de principes inzake informatieveiligheid.
Uitvoerende taken: algemeen
• Onthaal aan de balie en/of via de telefoon (doorverwijzen naar interne en externe diensten).
• Loketwerk tijdens de openingsuren van het gemeentehuis.
• Opvolgen wetgeving en reglementering betreffende burgerzaken en burgerlijke stand en toepassen in de praktijk.
• Documenten klasseren.
• Algemene administratie en briefwisseling.
• Verzorgen van een correcte informatiestrekking inzake alle producten van de dienst burgerzaken zowel aan de fysieke balie als op schriftelijk, telefonisch, digitaal gebied, zowel aan de burger als aan de andere gemeentelijke diensten.
• Opvangen van burgers met speciale problemen m.b.t. aangelegenheden van de dienst burgerzaken.
• Nemen van de eindbeslissing bij behandeling van betwiste dossiers of in uitzonderlijke omstandigheden (in overleg met de bevoegde mandataris).
• Behandelen van inkomende en uitgaande briefwisseling, e-mails en telefoonoproepen behandelen.
• Archiefopbouw: ordenen klassement, briefwisseling, interne documentatie, opzoekingswerk in het archief, …
• Verzorgen van kastoezicht, kascontrole en afrekening van financiële verrichtingen verbonden aan bepaalde producten.
Uitvoerende taken: dienst burgerzaken
• Adreswijzigingen.
• Opmaken en afleveren van attesten: samenstelling van gezin, bewijs van leven, bewijs van nationaliteit, bewijs van woonst, …
• Opmaken en versturen van uittreksels en getuigschriften opgemaakt aan de hand van de registers op schriftelijke vraag van derden.
• Bijwerking van de bevolkingsregisters op basis van de geboorteakten, verwerving van de Belgische nationaliteit, huwelijken en echtscheidingen, adopties, erkenningen, betwisting vadershap, verandering naam, overlijdens, …
• Opmaken van identiteitskaarten en identiteitsbewijzen en –stukken voor meerderjarigen en kinderen jonger dan 12 jaar.
• Opmaken en afleveren van rijbewijzen en voorlopige rijbewijzen (alle formaliteiten)
• Inschrijvingen en afschrijvingen van ambtswege.
• Legalisaties en eensluidend verklaren van afschriften.
• Vreemdelingen dossiers administratief opstarten en zorgen voor de afhandeling zoals inschrijvingen, aankomstverklaringen, opmaken van verblijfskaart, ten laste nemingen, aanvragen arbeidskaarten, …
• E-creabis beheren.
• Internationale paspoorten.
• Rust- en overlevingspensioen.
• Opmaken van wettelijke, verplichte statistieken: geboortes, sterfgevallen, huwelijken, echtscheidingen (NIS)
• Beheer strafregister : registratie strafrechterlijke gegevens en afleveren attesten en uittreksels.
• Verkiezingen.
• Gezworenen.
• Verstrekken van uitleg i.v.m. wilsverklaringen en opmaak van diverse verklaringen.
• Verwerken en archiveren van poliovaccinatie.
• Op de hoogte blijven van wetgeving die betrekking heeft op de werking van de dienst burgerzaken.
• Bereidheid om voor bijkomende taken bij te scholen en tot het omzetten van het geleerde in de praktijk.
• Constructief deelnemen aan het werkoverleg.
• Opvolgen e-loket.
• Wettigen van handtekeningen.
• Hanteren e-portaal Sociale Zekerheid.
• Afleveren slachtbewijzen
Uitvoerende taken: dienst burgerlijke stand
• Geboorten.
• Aannemen en opstellen van akten van erkenning (al dan niet voor geboorte), vonnissen betreffende ontkenning vaderschap en vonnissen betreffende adopties overschrijven, naamswijzigingen en/of verbetering, pleegouderschap, …
• Overlijdens (alle formaliteiten).
• Beheer begraafplaatsen en administratie i.v.m. begravingen, crematies en grondvergunningen.
• Huwelijken – opmaken dossiers – bijstaan van de Ambt. Burg. Stand bij huwelijken.
• Echtscheidingen.
• Afleveren uittreksels en/of attesten/getuigschriften burgerlijke stand.
• Genealogische opzoekingen.
• Opmaken van dossiers Belgische nationaliteit.
• Opmaak diverse statistieken.
Controlerende taken
• Waken over de kwantiteit en de kwaliteit van de geleverde diensten en producten.
Communicatieve taken
• Rapportering aan adjunct algemeen directeur.
• Contacten met burgers, externe diensten en diensten in andere gemeenten.
Indien de dienstverlening en de werking van de gemeente dit vereisen, dienen steeds bijkomende taken en verantwoordelijkheden opgenomen te worden.
Contacten
Intern: algemeen directeur, adjunct algemeen directeur, financieel directeur, college van burgemeester en schepenen en collega’s
Extern: burgers, andere gemeenten
Competenties
• Klantgerichtheid
• Integriteit & betrouwbaarheid
• Flexibel gedrag
• Inlevingsvermogen
• Luisteren
• Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
• Stressbestendigheid
• Organiseren eigen werk
• Nauwgezetheid (accuratesse)
• Omgaan met diversiteit (sensitiviteit)
2. Competentieprofiel
Klantgerichtheid
Onderzoeken van wensen en behoeften van de klant en hiernaar handelen. Anticiperen op behoeften van klanten. Hoge prioriteit geven aan servicebereidheid en klanttevredenheid.
• Onderzoekt gericht de wensen en behoeften van klanten en onderhoudt een duidelijke communicatie.
• Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze.
• Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze verder.
• Tracht zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp.
• Aanvaardt verantwoordelijkheid voor geleverde diensten en met name voor gemaakte fouten.
Integriteit & betrouwbaarheid
Handhaven van en handelen vanuit de codes rond integriteit, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en algemeen aanvaarde sociale en ethische normen, in activiteiten die met de functie te maken hebben. Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen.
• Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken.
• Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie.
• Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe).
• Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan.
• Blijft correct en integer handelen in situaties waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat.
Flexibel gedrag
Indien zich problemen of kansen voordoen, doelmatig blijven handelen door zich aan te passen aan een veranderende omgeving, taken, verantwoordelijkheden en/of mensen.
• Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist.
• Verhoogt het werktempo als de omstandigheden dat vragen (bv. gewijzigde deadline, tegenslagen, plots extra taken.
• Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt was.
• Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen.
• Past zijn gedrag doelgericht aan om de gestelde doelstellingen beter (sneller, efficiënter) te kunnen bereiken.
Inlevingsvermogen
Kunnen rekening houden met de omstandigheden waarin mensen zich bevinden en zich kunnen voorstellen hoe ze zich daarbij zullen voelen. Doelmatig blijven handelen door zich aan te passen aan een veranderende omgeving, taken, verantwoordelijkheden en mensen, en dit steeds in functie van de missie en de visie van het bedrijf.
• Houdt rekening met de omstandigheden waarin de andere zich bevindt.
• Benadert de andere met oog voor een culturele context, geslachtsgebonden eigenheden, mogelijke beperkingen en kan daar vlot mee omgaan.
• Reageert (via houding en handelen) adequaat op door anderen geuite gedachten, gevoelens, behoeften en verwachtingen.
• Luistert zonder te onderbreken en toont interesse in hetgeen de ander zegt.
• Begrijpt in een welbepaalde context de ander en houdt rekening met onuitgesproken gevoelens, belangen, verwachtingen,... van medewerkers en teamleden
Luisteren
Tonen (non-)verbale boodschappen op te nemen en te begrijpen. Doorvragen, ingaan op reacties.
• Geeft door gedrag en houding blijk van interesse voor wat de andere brengt.
• Toetst of hij goed begrijpt wat de andere wil zeggen.
• Is luistervaardig: zorgt ervoor dat de boodschap volledig werd gegeven en begrepen.
• Vraagt opheldering, een reden of oorzaak als hij niet begrijpt wat de andere zegt.
• Stimuleert een open dialoog.
Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
Ideeën en meningen aan anderen duidelijk maken, gebruikmakend van duidelijke taal, gebaren en non- verbale communicatie. Taal en terminologie aanpassen aan de anderen.
• Communiceert duidelijk en ‘to the point’ .
• Legt (technische) gegevens op een begrijpelijke wijze uit.
• Is goed verstaanbaar (volume, articulatie, tempo).
• Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen.
• Past zijn woordenschat en spreektempo aan de doelgroep aan.
Stressbestendigheid (omgaan met stressfactoren)
Efficiënt gedrag vertonen in situaties met hoge complexiteit, tijds- of werkdruk of bij tegenslag, teleurstelling of kritiek. Effectief blijven presteren.
• Blijft doelmatig en effectief handelen in situaties van verhoogde tijdsdruk of sociale druk.
• Blijft onder moeilijke werkomstandigheden hoofd- en bijzaak in het eigen werk onderscheiden.
• Blijft gestructureerd werken wanneer verschillende mensen tegelijk een beroep doen op dienstverlening.
• Kan voor zichzelf problemen, spanningen of tegenslagen verwerken en relativeren zodat ze geen invloed hebben op het werk.
Organiseren eigen werk
Effectief het eigen werk organiseren door het formuleren van doelstellingen en het plannen van activiteiten, beschikbare tijd en energie richten op de hoofdzaken en acute problemen.
• Werkt onder tijdsdruk alles tijdig en correct af.
• Splitst een opdracht adequaat op in deelopdrachten en gaat stapsgewijs en goed doordacht te werk.
• Stelt voor het eigen werk prioriteiten en werkt conform deze prioriteiten.
• Documenteert zijn werk zodanig dat hij op verzoek van anderen benodigde informatie snel kan vinden.
• Is resultaatgericht in zijn actieplannen en doelstellingen (bv. werkt met duidelijke doelen en timing).
Nauwgezetheid (accuratesse)
Langdurig en effectief kunnen omgaan met detailinformatie. Gepast omgaan met materialen.
• Houdt gegevens ordelijk bij.
• Houdt de eigen werkplaats netjes en opgeruimd, houdt geen overbodige dingen bij.
• Levert verzorgd werk af (bv. opmaak documenten, geen onnauwkeurigheden ten gevolge van slordigheid).
• Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in.
• Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren.
Omgaan met diversiteit (sensitiviteit)
Zich respectvol, zonder vooringenomenheid, open en verdraagzaam opstellen voor anderen (onafgezien van leeftijd, cultuur, taal…). Zich bewust tonen van andere mensen en de omgeving, alsmede de eigen invloed hierop.
• Reageert op bijzondere omstandigheden waarin een ander verkeert , gaat daar goed mee om.
• Laat een ander in zijn waarde, toont respect.
• Tolereert een afwijkende mening.
• Laat merken dat men elkaar niet begrijpt, wanneer er langs elkaar heen wordt gepraat.
• Staat open voor ieders geloofsovertuiging en/of eigen cultuurpatroon (is nieuwsgierig).
3. Voorwaarden om deel te nemen
Om deel te kunnen nemen aan de selectieprocedure voor administratief medewerker burgerzaken en burgerlijke stand, dien je aan volgende voorwaarden te voldoen:
Algemene toelatingsvoorwaarden
Om toegang te hebben tot de functie van administratief medewerker burgerzaken en burgerlijke stand, moet de kandidaat:
• Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen;
• De burgerlijke en politieke rechten genieten;
• Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie.
Aanwervingsvoorwaarden
Om in aanmerking te komen voor aanwerving, moet de kandidaat:
• Voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966;
• Slagen voor de selectieprocedure;
• Houder zijn van een diploma van het hoger secundair onderwijs, of gelijkgesteld onderwijs.
4. Inhoud en verloop van de selectieproeven
Deel 1: Schriftelijk gedeelte (70 punten)
1. Work-sample-proef:De kandidaat wordt geconfronteerd met één of meerdere sta(a)l(en) van het uitvoerend werk, dat in de beoogde functie aan bod komt.
2. Gevalstudie a.d.h.v. kennis van het decreet lokaal bestuur:
De kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. De totale context van de problematiek wordt uitgebreid geschetst, waarna de kandidaat tracht een oplossing uit te werken.
Deel 2: Mondeling gedeelte (30 punten)
Evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat, met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn motivatie en van zijn interesse voor het werkterrein.
Om geslaagd te zijn moet de kandidaat 50% van de punten behalen op elk onderdeel van de schriftelijke proef, 60% op elke proef afzonderlijk en 60% op het geheel van het examen.
5. Ons aanbod
• Een voltijdse contractuele functie voor onbepaalde duur;
• Een bruto jaarloon (salarisschaal C1-C3) tussen € 13.550,00 en € 24.800,00, niet-geïndexeerd;
• Glijdende werktijdregeling en aangepaste opleidingsmogelijkheden;
• Extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, ecocheques, hospitalisatieverzekering, fietsvergoeding, tussenkomst woon-werkverkeer (indien openbaar vervoer), tweede pensioenpijler voor contractuele personeelsleden en een interessant verlofstelsel.
• Geslaagde kandidaten worden in een wervingsreserve opgenomen voor de duur van 3 jaar (kans op verlenging met max. 2 jaar).
6. Hoe solliciteren ?
Solliciteren kan tot uiterlijk 4 november 2020.
Om als geldig te worden beschouwd, bevatten kandidaturen minstens:
• Het CV
• Een motivatiebrief
• Een kopie van het diploma
• Een uittreksel uit het strafregister (niet ouder dan 3 maanden) Bijkomende informatie kan je bekomen via select@liantis.be.
7. Beoordeling van de kandidaturen
Het college van burgemeester beoordeelt na de uiterste inschrijvingsdatum de geldigheid van de kandidaturen. Indien je niet voldoet aan de opgesomde voorwaarden, word je uitgesloten van deelname aan de selectieproeven. De reden van uitsluiting wordt je schriftelijk meegedeeld.
