Selectieprocedure voor de voltijdse functie van administratief medewerker C1-C3 (m/v) voor de lokale dienstencentra en sociale dienst thuis- en

Selectieprocedure voor de voltijdse functie van

voor de lokale dienstencentra en sociale dienst thuis- en ouderenzorg van het IVA Zorg Menen

voltijds – contractueel / bepaalde duur + samenstelling wervingsreserve 6 maand.

Het Vast Bureau van het OCMW MENEN gaat over tot de vacant verklaring (bij wijze van verkorte selectie) van een voltijdse functie van administratief medewerker - C1-C3 (m/v) voor de lokale dienstencentra en sociale dienst thuis- en ouderenzorg van het IVA Zorg Menen en organiseert hiervoor een selectieprocedure.

1. Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie 2. Slagen voor de niet-vergelijkende selectieprocedure 3. De burgerlijke en politieke rechten genieten

4. Een uittreksel uit het strafregister kunnen voorleggen (niet ouder dan 1 jaar). Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. De aanstellende overheid beoordeelt de ongunstige vermelding

5. Voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966

Bijzondere aanwervingsvoorwaarden

1. op de uiterste inschrijvingsdatum houder zijn van het diploma volledig secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld

2. je bent in het bezit van een rijbewijs B

1. CV-screening

Aan de hand van de informatie in het CV en de bewijsstukken wordt nagegaan of kandidaten al dan niet aan de algemene en bijzondere voorwaarden voldoen.

Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen kunnen deelnemen aan de selectieprocedure.

2. Selectiegesprek (05/12/2019)

Evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn motivatie en zijn interesse voor het werkterrein.

Tijdens het mondeling deel gaan de leden van de jury in op:

 Motivatie en ervaring

 Inzicht in de functie

 Vaktechnische kennis

 Competenties

Aanleggen wervingsreserve

Na afloop van de volledige selectieprocedure wordt een wervingsreserve aangelegd voor de duur van 6 maand. Alle geslaagde kandidaten die aan de vereisten voldoen, worden in de wervingsreserve opgenomen en gerangschikt volgens het behaalde resultaat.

Er wordt voorzien in de onmiddellijke aanwerving in contractueel verband van één kandidaat voor een voltijdse tewerkstelling (38u./week). Kandidaten die niet onmiddellijk worden aangesteld, behouden hun plaats op de reserve voor de volledige duur ervan, tenzij ze zelf schriftelijk te kennen geven van elke aanstelling af te zien

Salaris & voordelen

De bezoldiging gebeurt op basis van de salarisschalen C1-C3 De bruto-aanvangswedde (cfr. huidige index 1,7069) bedraagt:

Anciënniteit maandwedde

0 jaar € 1898,93 3 jaar € 2098,1 5 jaar € 2176,3 9 jaar € 2346,99

Hierbij geldt bovendien het volgende:

• Relevante beroepservaring in de privésector of als zelfstandige wordt meegeteld met een maximum van 10 jaar. Diensten die gepresteerd werden bij een andere overheid komen onbeperkt in aanmerking voor de berekening van de geldelijke anciënniteit

• Extralegale voordelen: maaltijdcheques (€ 5,00), gratis hospitalisatieverzekering, fietspremie (€ 0,24 per km), gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer, afscheidspremie bij pensionering

• Vakantieverlof: 30 dagen jaarlijks verlof + 11 betaalde feestdagen + 4,5 gelijkgestelde dagen dienstvrijstelling (deze laatste afhankelijk van de dienst of instelling waar je terecht komt)

• Aanvullende pensioenregeling

• Sociale dienst: het personeel van het OCMW en de Stad geniet de voordelen en de dienstverlening aangeboden door de Gemeenschappelijke Sociale Dienst Lokale Besturen in Vlaanderen

Solliciteren

Solliciteren kan tot uiterlijk 02/12/2019 via:

- een functie specifiek sollicitatieformulier op de website

Kandidaturen worden pas als geldig beschouwd wanneer zij minstens de volgende zaken bevatten:

 Ingevuld inschrijvingsformulier

 Een kopie van het gevraagde rijbewijs

 Een motivatiebrief

 Een uitgebreid CV

Voor meer informatie kan u terecht bij de Personeelsdienst.

Tel 056 527 143 of vacatures@menen.be

FUNCTIEBESCHRIJVING

FUNCTIE-TITEL : Administratief medewerker - onthaal

DIENST : Lokale Dienstencentra – Sociale dienst thuis en ouderenzorg - thuiszorgdiensten

NIVEAU : C

PLAATS IN HET ORGANOGRAM:

Ontvangt opdrachten en rapporteert aan de centrumleid(st)er en bij diens afwezigheid aan de directeur thuis en ouderenzorg.

Rapporteert aan de centrumleid(st)er en bij diens afwezigheid aan de directeur thuis en ouderenzorg.

FUNCTIE-INHOUD

Hoofdtaken: - Administratieve ondersteuning - Onthaal

t.a.v. gebruikers/andere diensten: (o.a. gebruikers, bezoekers, vrijwilligers...)

- In onderlinge samenwerking met andere medewerkers de doelstellingen zoals verwoord in de visie en de missie van het O.C.MW. van Menen, de Stad Menen, het IVA Zorg Menen, de lokale

dienstencentra, de thuiszorgdiensten en de sociale dienst thuiszorg en ouderenzorg helpen realiseren.

- Toezicht houden op de hoofdingang en personen administratief ondersteunen door zelf hulp te bieden of te verwijzen naar de juiste persoon en/of de gevraagde personen op te roepen.

- Verstrekken van de juiste informatie, rekening houdend met het beroepsgeheim.

- Is bereikbaar en actief voor het cliënteel (o.a. interesse tonen om te helpen, ....).

- Binnenkomende telefoonoproepen op correcte wijze behandelen, doorverbinden en/of de boodschap overbrengen. Dit wordt ook verwacht ten aanzien van externe diensten die al dan niet hun vaste standplaats hebben in het gebouw. Bv. Externe diensten die permanent een lokaal/verdieping huren of externe diensten die (op regelmatige basis) een zitdag houden.

- Begeleiden of wegwijs maken van bezoekers en gebruikers in het lokaal dienstencentrum. Dit wordt ook verwacht ten aanzien van externe diensten die al dan niet hun vaste standplaats hebben in het gebouw. Bv. Externe diensten die permanent een lokaal/verdieping huren of externe diensten die (op regelmatige basis) een zitdag houden.

- De gebruikers over de gegevens met betrekking tot facturatie, dienstverlening en activiteiten informeren.

t.a.v. leveranciers/externe personen en instanties/...:

- Behandelen van telefoonoproepen op correcte wijze - Verwijzen naar andere diensten, personen

- In ontvangst nemen van sommige leveringen

- Diverse inlichtingen verschaffen, met aandacht voor beroepsgeheim - Gevraagde medewerkers oproepen

- Facturatie controle en betaalvoorstellingen klaarmaken.

t.a.v. medewerkers/collega’s van de EIGEN dienst/afdeling/instelling/ ...:

- Kassa’s afrekenen en aanvullen - Informatie doorgeven

- Ordelijk en net werken, zodat de collega's zonder veel problemen de voornaamste klantcontacten kunnen overnemen

- Diverse klassementen bijhouden

- Flexibel zijn voor het verlenen van hulp aan andere diensten binnen het gebouw waar ook het lokaal dienstencentrum is ondergebracht.

- Registraties/rapportering in verband met ziektes of afwezigheden.

- Bijhouden/ opvolgen van de prikklok van sommige personeelsleden.

- Registreren en versturen (incl. correcte frankering) inkomende en uitgaande briefwisseling - Registreren van de inschrijvingen en inschrijvingsgelden ontvangen

- Facturatie van diverse diensten en activiteiten.

- Registratie van de maaltijden en gelden ontvangen.

- Voorbereiding en opmaak diverse jaarverslagen.

- Waar nodig de vrijwilligers ondersteunen.

- Correcte opmaak van het (digitaal) sleutelbeheer en constante opvolging - Instaan voor een vlot, correct en klantvriendelijk zaalverhuur aan verenigingen.

- Planning en controle op de correcte uitvoering van diverse thuiszorgdiensten (klusjesdienst, poetsdienst, aangepast vervoer, autodelen,…)

t.a.v. medewerkers/collega’s van ANDERE diensten/afdelingen/instellingen/... binnen de organisatie:

- Informeren i.v.m. activiteiten, reservaties, dienstverlening,…

- Verwijzen naar de juiste persoon

- Is verantwoordelijk voor een correct typwerk (o.a. , programma, verslagen, multimedia,..)

t.a.v. leidinggevende personen: (o.a. centrumleid(st)er; directie; verantwoordelijke thuiszorgdiensten) - Overleg plegen i.v.m. de uit te voeren taak

- De gegeven richtlijnen opvolgen - Klachten rapporteren

- Rapporteren van alle problemen bij het uitvoeren van de taak

- Rapporteert moeilijkheden bij het uitvoeren van de taak, alsook alle wijzigingen inherent verbonden aan de taak

- Klasseerwerk uitvoeren & classificatie bijwerken - Typwerk (verslagen, krant,…)

- Bijhouden van de adressenbestanden

- Bijhouden statistieken t.b.v. de rapportage aan de zorgstaf, de Raad voor Maatschappelijk Welzijn en de opmaak van jaarverslagen

- Ondersteuning van de externe communicatie (digitale schermen , sociale media, krant van de lokale dienstencentra, uitpas,…

- … .

t.a.v. beleidspersonen:

- Verwijzen naar leidinggevende personen

- Beslissingen van de zorgstaf, de Raad voor Maatschappelijk Welzijn en het Vast Bureau opvolgen - Hiërarchische weg volgen.

VERRUIMENDE BEPALINGEN:

- Flexibel om in te springen bij andere taken

- Werkt mee aan diverse projecten binnen het centrum

- Afhankelijk van uw tewerkstellingsplaats inspringen voor de stedelijke administratie van de dienst burgerzaken aan het loket van het LDC Dorpshuis

- Afhankelijk van uw tewerkstellingsplaats het (telefonisch) onthaal verzorgen van de woonmaatschappij

!MPULS

- Bij afwezigheid van uw collega van de lokale dienstencentra dient u in te staan voor zijn/haar vervanging aan het loket en van de dienstverlening.

MIDDELEN & METHODES

Voornaamste te hanteren middelen:

- Gebruik van de computer en printer - Gebruik van telefoon, fotokopietoestel.

Voornaamste geëigende methodes:

- Orde en planmatig werk

- Kunnen typen en omgaan met tekstverwerking volgens de aanwezige software - Flexibiliteit

- Klantvriendelijk.

FUNCTIEPROFIEL

KENNIS EN TECHNISCHE VAARDIGHEDEN:

- Hoger Secundair Onderwijs

- Goede kennis van Excel, Word, Outlook - Basiskennis van Powerpoint en Publisher

- Basiskennis sociale media: Facebook, Instagram,..

- Basiskennis van doelstellingen en structuur Stad en O.C.M.W.

- Basiskennis van de Stad en O.C.M.W. wetgeving

- Basiskennis van het woonzorgdecreet en specifiek de regelgeving van de lokale dienstencentra BEHEERLMATIGE VAARDIGHEDEN:

- Voortgangscontrole: de voortgang van processen en taken opvolgen in de tijd.

PERSOONSGEBONDEN GEDRAG:

- Integriteit: Algemeen aanvaarde sociale en ethische normen volgen

- Stressbestendigheid : Tijdens en na moeilijke situaties, onder sterke druk, tegenslagen of kritiek efficiënt blijven functioneren

- Zelfontplooiing: Acties ondernemen ter bevordering van de eigen professionele en persoonlijke ontwikkeling

INTERACTIEF GEDRAG:

- Samenwerken: Een actieve bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat of aan het oplossen van problemen of conflicten, ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat niet direct van particulier belang is

- Sociale vlotheid: zich zonder moeite onder andere mensen begeven, gemakkelijk op andere toestappen en zich in gezelschap mengen

INFORMATIEVERWERKEND GEDRAG

- Nauwkeurigheid: Uit eigen beweging een taak tot in de kleinste details verzorgen

- Bedrijfsidentificatie: Het opkomen voor en verdedigen van de organisatiebelangen bij anderen.

PROBLEEMOPLOSSEND GEDRAG

- Klantgerichtheid: Acties afstemmen op de gevoeligheden, behoeften en wensen van interne en externe klanten, ook wanneer die niet rechtstreeks geuit worden

- Initiatief: uit eigen beweging acties voorstellen en/of ondernemen

SOLLICITATIEFORMULIER

Ondergetekende stelt zich hierbij kandidaat voor de voltijdse functie van administratief medewerker -C1-C3 (m/v) voor de lokale dienstencentra en sociale dienst thuis- en ouderenzorg van het IVA Zorg Menen. Hij/zij verklaart kennis te hebben genomen van de aanwervingsvoorwaarden en verstrekt de gevraagde inlichtingen met bijvoeging van een motivatiebrief, een curriculum vitae en een kopie van het vereiste diploma en rijbewijs B. DRUKLETTERS A.U.B.

Naam: ……….. Voornaam: ...

Geboren te: ..……… op: ……….

Adres: ………..straat, nr.: ………. Bus: ……….

Postnummer: ……… Gemeente:……… ……

Telefoonnr.: ……….. GSM: ……….

Geslacht: ………... Nationaliteit: ………..

Burgerlijke stand: ………. Email: ………

Rijksregisternummer (zie achterzijde identiteitskaart): ……….

Behaalde diploma’s en

attesten………..

………

………

Rijbewijs/Categorie:……….. Vacature gezien via: ………

Opgelopen veroordelingen:  NEEN  JA: ………..

Bent u werkloos:  NEEN  JA: sedert ……….

Huidig beroep: ………

Naam en adres van uw huidige werkgever: ………

………

………

Vanaf welke datum kan u ten vroegste in dienst treden………

Ik geef toestemming om mijn email adres te gebruiken zodat ik via een mailing lijst op de hoogte blijf van alle nieuwe vacatures bij het ocmw

en de stad Menen. □ JA - □ N EEN

Ik bevestig dat alle gegevens op dit formulier naar waarheid ingevuld zijn.

Te ………... op………

Handtekening:………..

Privacy waarborg: de gegevens die u meedeelt, vallen onder het beroepsgeheim en de wet op de privacy. Bij de verwerking ervan houden we rekening met de bescherming van de gegevens van de kandidaat.

uiterste inschrijvingsdatum: 02/12/2019