FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF MEDEWERKER SOCIALE DIENST C1-C3
Functienaam: administratief medewerker Functionele loopbaan: C1-C3
Statuut: contractueel
Afdeling: Mens Team: Welzijn Dienst: Sociale dienst
DOEL VAN DE ORGANISATIE EN DE DIENST
OCMW Galmaarden verzekert de dienstverlening die nodig is om elke inwoner van de gemeente de mogelijkheid te bieden een leven te leiden dat beantwoordt aan de menselijke waardigheid en dit ongeacht de afkomst en overtuiging. Hierbij wordt er bijzondere aandacht geschonken aan de zwakkeren in de samenleving.
De sociale dienst wil via de methodieken van het maatschappelijk werk curatieve en preventieve dienstverlening op materieel en psychologisch vlak verzekeren aan de inwoners van de gemeente Galmaarden en hen in staat stellen een menswaardig leven te leiden. Je ondersteunt ook de financiële processen administratief voor de financiële dienst.
PLAATS IN DE ORGANISATIE
Werkt onder leiding van en rapporteert aan de adjunct-algemeendirecteur
eerste evaluator: adjunct-algemeen directeur tweede evaluator: algemeen directeur
KERNTAKEN
1. Interne regelgeving
Je past de regels, procedures en afspraken van de organisatie strikt toe om de vlotte werking van de organisatie, haar afdelingen, teams en diensten te garanderen.
Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
•
het arbeidsreglement naleven (o.a. door het correct gebruik van de tijdsregistratie, het gebruik van internet en e-mail op het werk, …)•
naleven van de deontologische code•
interne afspraken en procedures naleven2. Wetgeving en regelgeving
Je blijft op de hoogte van de ontwikkelingen over de wetgeving en regelgeving van belang voor het team om de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken te verwerven.
Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
•
vakgerichte informatie raadplegen•
de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de het team•
vorming volgen en de vakkennis via vakliteratuur en interne en externe opleidingen op peil houden om evoluties te beheersen•
de relevante wetgeving en regelgeving kunnen interpreteren en toepassen3. Interne communicatie
Je staat garant voor een open interne communicatie naar de collega’s, de leidinggevende, de andere diensten, teams en afdelingen om ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren
Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
• meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de dienst en het team
• ontvangen, signaleren en verwerken van binnenkomende vragen en opmerkingen
• informeren van collega’s over dossiers, het beleid, relevante reglementering, veranderingsprocessen
4. Externe communicatie
Je staat in voor een open externe communicatie met de burger, andere overheden of partners de vlotte communicatiestroom te verzekeren.
Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
• telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen
• instaan voor een vlot contact met de burger en externe actoren zowel telefonisch, schriftelijk als door actieve deelname in vergaderingen.
• ontvangen, signaleren en verwerken van binnenkomende vragen, opmerkingen en klachten
• informeren van de cliënten van afwezigheden van de technisch beambten of wijzigingen in de werkplanning
5. Administratie
Je voert van administratieve taken uit ter ondersteuning van de activiteiten van de dienst om de dagelijkse werking ervan ondersteunen.
Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
•
instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren en archiveren van dossierstukken•
uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende•
tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures•
voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen•
opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen•
opmaak van uitgaande brieven, verslagen en nota’s•
ondersteunen van de opmaak van strategische plannen, beleidsnota’s en interne processen•
opzetten en opvolgen van projecten/initiatieven.6. Archiefbeheer
Je staat in voor het geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op het archiefbeheer en de organisatie van het archief om een geordend archief te organiseren.
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken :
•
mogelijk maken om het archief te consulteren•
opzoekingen doen7. Administratieve verwerking van steunen en subsidies
Je staat in voor de administratieve verwerking van steunen en subsidies om ertoe bij te dragen dat de dienst steun- en subsidieaanvragen correct en tijdig verwerkt.
Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
•
beslissingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst (BCSD) in de softwaretoepassingen verwerken•
aanvragen, opvolgen en controleren van subsidies van de overheid (bijvoorbeeld voor leefloon en steun aan vluchtelingen)•
opzoeken van en uitwisselen van gegevens met de overheid•
registreren en bijhouden van gegevens•
opvolgen van wetgeving en omzendbrieven met betrekking tot deze materie•
voorbereiden van controles en audits vanuit de overheid8. Plannen en organiseren FEAD-acties
Je staat in voor een correcte en tijdige verdeling van voedselpakketten voor cliënten van de sociale dienst om mee de armoede te bestrijden bij kwetsbare gezinnen.
Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
•
producten bestellen•
afhalingen/leveringen organiseren•
plannen en organiseren van de voedselbedelingen•
alle administratieve formaliteiten met FEAD (Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen) vervullen•
opvolgen van wetgeving en omzendbrieven met betrekking tot deze materie9. Fiscaliteit
Je ondersteunt de financiële dienst bij de opmaak van belastingenkohieren en volgt tijdig en correct bezwaren van belastingplichtigen op om ze te behandelen.
Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
•
bezwaarschriften opvolgen•
de regelgeving inzake fiscaliteit en bezwaarschriften opvolgen•
het debiteurenbeheer ondersteunen10. Beheer boekhouding
Je ondersteunt de verwerking van alle boekhoudkundige documenten en gegevens om de juistheid van de financiële informatie verzekeren.
Dit omhelst onder meer volgende concrete taken:
•
ondersteuning gemeente en OCMW-diensten bij opmaak facturen•
inlezen en verwerken van de facturen uit externe pakketten in de boekhouding (onderwijs, thuisdiensten,…)•
opvolging en nazicht rapportering budgethouderschap•
ondersteuning van het debiteurenbeheer11. Werken in teamverband
Je bevordert de samenwerking tussen de collega’s en diensten onderling om voor continuïteit en informatiedoorstroming te zorgen zodat een goede dienstverlening gegarandeerd wordt en blijft.
Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
•
correct uitwisselen van gegevens met de financieel directeur, de medewerkers die instaan voor de administratieve verwerking van de hulpvragen en de jurist•
zorgen voor de permanentie van de dienstverlening via het doorgeven van nuttige kennis, informatie, kennisgeving gemaakte afspraken aan collega's•
noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met cliënten of bevolkingsgroepen signaleren•
inspringen bij andere werkzaamheden binnen de administratie thuisdiensten en zorg of het OCMW bij afwezigheid van een collega of op verzoek van de (adjunct-) algemeen directeur•
voorbereiden en bijwonen van teamvergaderingen
Verruimende bepaling: op vraag van de leidinggevende, adjunct-algemeendirecteur of algemeen directeur verricht je andere ondersteunende taken van de eigen of een andere dienst, team of afdeling.
COMPETENTIES
De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven.
1. Technische Competenties
Niveau
Cluster Competentie
PC-Vaardigheden Rekenbladen (Excel) X X
Software eigen aan de functie X X
Tekstverwerking (Word) X X
Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X
Werking van de organisatie X X
Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X
Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X
2. Gedragscompetenties
Niveau
Cluster Competentie
Beheersmatige vaardigheden
Plannen en organiseren X X
Interactief gedrag Mondelinge communicatie X X
Schriftelijke communicatie X
Teamwerk en samenwerken X X
Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit X X
Kwaliteit en accuraatheid X X
Probleemoplossend gedrag Initiatief X X
Klantgerichtheid X X
Waardengebonden gedrag Integriteit X X
Voor kennisname,
naam:
datum:
handtekening:
