Functiebeschrijving:
Administratief medewerker Thuisdiensten en zorg C1-C3 Personeelsdienst Galmaarden | Marktplein 17, 1570 Galmaarden 054 89 04 90 | vacatures@galmaarden.be | www.galmaarden.be FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF MEDEWERKER THUISDIENSTEN EN ZORG C1-C3
Functienaam: administratief medewerker Functionele loopbaan: C1-C3
Statuut: contractueel
Afdeling: Mens Team: Welzijn
Dienst: Thuisdiensten en zorg, sociale dienst
DOEL VAN DE ORGANISATIE EN DE DIENST
OCMW Galmaarden verzekert de dienstverlening die nodig is om elke inwoner van de gemeente de mogelijkheid te bieden een leven te leiden dat beantwoordt aan de menselijke waardigheid en dit ongeacht de afkomst en overtuiging. Hierbij wordt er bijzondere aandacht geschonken aan de zwakkeren in de samenleving.
De dienst thuisdiensten en zorg begeleidt personen die daartoe niet of slechts gedeeltelijk in staat zijn, bijgestaan op het vlak van persoonlijke verzorging en onderhoud van het huis om hen in staat te stellen een menswaardig leven te leiden en thuis volwaardig te kunnen blijven deelnemen aan de samenleving.
De sociale dienst wil via de methodieken van het maatschappelijk werk curatieve en preventieve dienstverlening op materieel en psychologisch vlak verzekeren aan de inwoners van de gemeente Galmaarden en hen in staat stellen een menswaardig leven te leiden.
PLAATS IN DE ORGANISATIE
Je werkt onder leiding van en rapporteert aan de maatschappelijk assistent thuisdiensten en zorg.
eerste evaluator: maatschappelijk assistent thuisdiensten en zorg tweede evaluator: adjunct-algemeendirecteur
Functiebeschrijving:
Administratief medewerker Thuisdiensten en zorg
Personeelsdienst Galmaarden | Marktplein 17, 1570 Galmaarden 054 89 04 90 | vacatures@galmaarden.be | www.galmaarden.be KERNTAKEN
1. Interne regelgeving
Je past de regels, procedures en afspraken van de organisatie strikt toe om de vlotte werking van de organisatie, haar afdelingen, teams en diensten te garanderen.
Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
•
het arbeidsreglement naleven (o.a. door het correct gebruik van de tijdsregistratie, het gebruik van internet en e-mail op het werk, …)•
naleven van de deontologische code•
interne afspraken en procedures naleven2. Wetgeving en regelgeving
Je blijft op de hoogte van de ontwikkelingen over de wetgeving en regelgeving van belang voor het team om de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken te verwerven.
Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
•
vakgerichte informatie raadplegen•
de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de het team•
vorming volgen en de vakkennis via vakliteratuur en interne en externe opleidingen op peil houden om evoluties te beheersen•
de relevante wetgeving en regelgeving kunnen interpreteren en toepassenFunctiebeschrijving:
Administratief medewerker Thuisdiensten en zorg
Personeelsdienst Galmaarden | Marktplein 17, 1570 Galmaarden 054 89 04 90 | vacatures@galmaarden.be | www.galmaarden.be 3. Interne communicatie
Je staat garant voor een open interne communicatie naar de collega’s, de leidinggevende, de andere diensten, teams en afdelingen om ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren
Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
• bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottom-up en horizontaal)
• meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de dienst en het team
• betrekken van andere diensten of teams voor de uitvoering van opdrachten)
• ontvangen en verwerken van binnenkomende vragen en opmerkingen
• informeren van collega’s over dossiers, het beleid, relevante reglementering, veranderingsprocessen
• Informeren van de technisch beambten over de planning, de wijzigingen in de werkregeling,…
4. Externe communicatie
Je staat in voor een open externe communicatie met de burger, andere overheden of partners de vlotte communicatiestroom te verzekeren.
Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
• telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen
• instaan voor een vlot contact met de burger en externe actoren zowel telefonisch, schriftelijk als door actieve deelname in vergaderingen.
• ontvangen en verwerken van binnenkomende vragen, opmerkingen en klachten
• informeren van de cliënten van afwezigheden van de technisch beambten of wijzigingen in de werkplanning
Functiebeschrijving:
Administratief medewerker Thuisdiensten en zorg
Personeelsdienst Galmaarden | Marktplein 17, 1570 Galmaarden 054 89 04 90 | vacatures@galmaarden.be | www.galmaarden.be 5. Administratie
Je voert administratieve taken uit ter ondersteuning van de activiteiten van de dienst om de dagelijkse werking ervan ondersteunen.
Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
•
instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren•
uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende•
tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures•
voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen•
opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen•
opmaak van uitgaande brieven•
Samenstellen en bijhouden van dossiers die door de dienst worden behandeld•
Instaan voor registratie, verzamelen van cijfergegevens•
Instaan voor de administratieve intake van dossiers (opmaak dossier, invoeren in ICT- toepassingen)•
Opmaken en bijsturen van de wekelijke en maandelijkse planning van de poetsdienst en de klusjesdienst•
Opmaken van de maandelijkse informatiebundel voor de medewerkers6. Administratieve ondersteuning van de sociale dienst
Je voert ondersteunend ook administratieve handelingen uit voor de sociale dienst om hen bij hun taken te ondersteunen.
Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
•
Voorbereiden, opmaken en verwerken van allerlei documenten voor de sociale dienst in het kader van het besluitvormingsproces van de beleidsorganen•
Administratieve verwerking van beslissingen van de beleidsorganen in de ICT- toepassingen van de sociale dienst•
Gegevens-en gebruikersbeheer in de ICT-toepassingen van de sociale dienst•
Verrichten van allerlei administratieve taken ter ondersteuning van de werking van het OCMW/Sociaal Huis•
uitwerken en neerschrijven van administratieve procedures voor de sociale dienst•
instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren•
uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende•
tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures•
voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen•
opmaak van uitgaande brievenFunctiebeschrijving:
Administratief medewerker Thuisdiensten en zorg
Personeelsdienst Galmaarden | Marktplein 17, 1570 Galmaarden 054 89 04 90 | vacatures@galmaarden.be | www.galmaarden.be 7. Onthaal
Je staat mee in voor een optimale werking van de onthaalbalie om de burgers op een klantvriendelijke en klantgerichte manier te onthalen, te helpen of door te verwijzen.
Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
•
burgers klantvriendelijk te woord staan en ze trachten zo goed mogelijk te helpen•
beantwoorden van de telefoon•
verzorgen van een vriendelijk onthaal, zowel fysiek, telefonisch als digitaal•
correct informeren van burgers/cliënten en doorverbinden/doorverwijzen8. Personeelsadministratie
Je staat in voor de opmaak en het opvolgen van de persoonlijke dossiers van de personeelsleden om de informatie over de loopbaan van de verschillende personeelsleden up-to-date houden.
Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
•
organiseren van het jaarlijks medisch onderzoek•
bijhouden van verloven en afwezigheden•
bijhouden van de verschillende vergoedingen (maaltijdcheques, onregelmatige prestaties,..)•
instaan voor het onthaal van nieuwe technische beambten•
organiseren van vormingsmomenten i.s.m.de begeleidende maatschappelijk assistent•
opmaken en invullen van diverse formulieren ten behoeven van het personeel•
opvolgen van ziekteverzuim, arbeidsongevallenFunctiebeschrijving:
Administratief medewerker Thuisdiensten en zorg
Personeelsdienst Galmaarden | Marktplein 17, 1570 Galmaarden 054 89 04 90 | vacatures@galmaarden.be | www.galmaarden.be 9. Dienstencheques
Je verzorgt de administratieve afhandeling van alle formaliteiten in verband met dienstencheques om een vlot verloop van de werking van de dienstencheque-afdeling te garanderen.
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken :
•
opmaak, inbreng, aanpassen van uurroosters•
communicatie met poetsvrouwen en cliënten, zowel mondeling als schriftelijk•
ontvangen en doorgeven van vragen aan de begeleidende maatschappelijk assistent•
bijhouden van de wachtlijsten•
alle administratie rond nieuwe cliënten organiseren (contracten, klantnummer, afspraken tussen cliënt en poetshulp,…)•
dagelijkse aansturing van de poetsdienst via dienstencheques (zieken, verloven, arbeidsongevallen, vervangingen, documenten invullen,…)•
interne communicatie over werk en problemen van de dienst•
in ontvangst nemen en administratieve verwerking van dienstencheques (controle aan de hand van de factuur, invullen cheques, verzending naar de uitbetalingsinstelling,…)•
facturatie aan de cliënt10. Beheer boekhouding
Je ondersteunt de boekhouding om ervoor te zorgen dat de verschillende boekhoudkundige opdrachten van de dienst verricht worden in overeenstemming met het financieel beleid van de organisatie.
Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
•
controle van de prestaties aan de hand van werkfiches•
opmaak van facturen en herinneringen in overleg met de financieel beheerder•
doorsturen van administratieve informatie naar het ministerie•
opvragen van bijkomende gegevens bij de betreffende entiteiten11. Ondersteuning bieden bij evenementen
Je biedt ondersteuning bij manifestaties, feestelijkheden, recepties en vergaderingen om het vlotte verloop van deze evenementen garanderen.
Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken :
•
bijhouden en doorgeven van inschrijvingen•
voorbereidingen treffen in keuken en zaal•
klaarzetten van voeding en drank•
helpen bij de bediening en afruimen•
boodschappen doenFunctiebeschrijving:
Administratief medewerker Thuisdiensten en zorg
Personeelsdienst Galmaarden | Marktplein 17, 1570 Galmaarden 054 89 04 90 | vacatures@galmaarden.be | www.galmaarden.be 12. Verwarmingstoelagen behandelen
Je verwerkt aangevraagde verwarmingstoelagen om cliënten bij te staan om hun recht op ondersteuning aan te spreken.
Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
•
ontvangst en samenstelling van het dossier•
beslissingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst (BCSD) in de softwaretoepassingen verwerken•
de briefwisseling naar de aanvrager opmaken•
aanvragen, opvolgen en controleren van subsidies van de overheid•
opzoeken van en uitwisselen van gegevens met de overheid•
gegevens registreren en bijhouden•
wetgeving en omzendbrieven met betrekking tot deze materie opvolgen•
controles en audits vanuit de overheid voorbereiden13. Archiefbeheer
Je staat in voor het geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op het archiefbeheer en de organisatie van het archief om een geordend archief te organiseren.
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken :
•
mogelijk maken om het archief te consulteren•
opzoekingen doen•
archieflijsten bijhouden•
afgehandelde stukken die niet gearchiveerd moeten worden vernietigen•
instaan voor archiefvormingFunctiebeschrijving:
Administratief medewerker Thuisdiensten en zorg
Personeelsdienst Galmaarden | Marktplein 17, 1570 Galmaarden 054 89 04 90 | vacatures@galmaarden.be | www.galmaarden.be 14. Werken in teamverband
Je bevordert de samenwerking tussen de collega’s en diensten onderling om voor continuïteit en informatiedoorstroming te zorgen zodat een goede dienstverlening gegarandeerd wordt en blijft.
Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
•
correct uitwisselen van gegevens met de financieel directeur, de medewerkers die instaan voor de administratieve verwerking van de hulpvragen en de jurist•
zorgen voor de permanentie van de dienstverlening via het doorgeven van nuttige kennis, informatie, kennisgeving gemaakte afspraken aan collega's•
noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met cliënten of bevolkingsgroepen signaleren•
inspringen bij andere werkzaamheden binnen de administratie thuisdiensten en zorg of het OCMW bij afwezigheid van een collega of op verzoek van de (adjunct-) algemeen directeur•
voorbereiden en bijwonen van werkoverleg (teamvergaderingen)Verruimende bepaling: op vraag van de leidinggevende, adjunct-algemeendirecteur of algemeen directeur verricht je andere ondersteunende taken van de eigen of een andere dienst, team of afdeling.
Functiebeschrijving:
Administratief medewerker Thuisdiensten en zorg
Personeelsdienst Galmaarden | Marktplein 17, 1570 Galmaarden 054 89 04 90 | vacatures@galmaarden.be | www.galmaarden.be COMPETENTIES
De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven.
1. Technische Competenties
Niveau
Cluster Competentie
PC-vaardigheden Databanken (Access) X
Rekenbladen (Excel) X X
Software eigen aan de functie X X
Tekstverwerking (Word) X X
Werking en
werkingsmiddelen
Procedures en procesbeheer X
Werking van de organisatie X X
Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving mbt de functie X X
Wetgeving en regelgeving mbt de organisatie X
Functiebeschrijving:
Administratief medewerker Thuisdiensten en zorg
Personeelsdienst Galmaarden | Marktplein 17, 1570 Galmaarden 054 89 04 90 | vacatures@galmaarden.be | www.galmaarden.be 2. Gedragscompetenties
Niveau
Cluster Competentie
Beheersmatige vaardigheden Plannen en organiseren X X
Interactief gedrag Mondelinge communicatie X X
Schriftelijke communicatie X
Teamwerk en samenwerken X X
Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit X X
Kwaliteit en accuraatheid X X
Probleemoplossend gedrag Initiatief X X
Klantgerichtheid X X
Waardegebonden gedrag Integriteit X X
Voor kennisname,
naam:
datum:
handtekening:
