ALLROUND ADMINISTRATIEF MEDEWERKER

FUNCTIEOMSCHRIJVING

ALLROUND ADMINISTRATIEF MEDEWERKER

ONZE ORGANISATIE

Poolstok is een coöperatieve vennootschap waarin verschillende publieke en para-publieke organisaties als vennoot kunnen deelnemen met het oog op een beter georganiseerde en meer professionele vervulling van hun taken op het vlak van Personeel en Organisatie. Poolstok rekent tal van steden, gemeenten, OCMW’s, intercommunales, ziekenhuizen en zorginstellingen, politie- en hulpverleningszones, onderwijsinstellingen, etc. tot haar klanten.

Poolstok versterkt de wendbaarheid, veerkracht en efficiëntie van haar klanten door gespecialiseerde P&O-expertise in te zetten, daar waar ze nodig is. Poolstok biedt haar klanten een waaier aan diensten aan in meer dan 15 domeinen op het vlak van P&O:

organisatieoptimalisatie, coaching, outplacement, werving en selectie, evaluatie, arbeidsmarktcommunicatie, inclusief ondernemen, wetenschappelijke consultancy, testlicenties, uitzendarbeid etc.

We doen dit niet alleen, maar samen met ons netwerk van meer dan 60 partners. Omdat we onze klanten de beste kwaliteit voor deze dienstverlening willen aanbieden, sluiten we raamcontracten af met kantoren uit de private sector. We ontzorgen onze klanten door voor hen op zoek te gaan naar de beste expertise op de markt. We ontzorgen door scherpe tarieven te onderhandelen. Met bijna 500 klanten leggen we samen het nodige gewicht in de schaal. Maar we ontzorgen vooral door de expertise van onze partners zorgvuldig te screenen. Bewezen kwaliteit vormt de basis van elk partnership en staat centraal binnen onze werking. Flexibel, snel en altijd op maat van de noden en de context van onze klanten.

Om ons team te versterken, zijn we op zoek naar een enthousiaste allround administratief medewerker.

ALGEMENE DOELSTELLING VAN DE FUNCTIE

Als allround administratief medewerker heb je een dubbele rol in de organisatie en ondersteun je ons op twee vlakken. Enerzijds sta je in voor een correcte uitvoering van het interne boekhoud- en facturatieproces. Daarnaast ontzorg je onze klanten door het opnemen van de publicaties van hun vacatureberichten.

PLAATS IN DE ORGANISATIE

Als allround administratief medewerker maak je zowel deel uit van het supportteam (S-team) als van het accountteam (A-team). Je biedt ondersteuning op vlak van het interne boekhoud- en facturatieproces (S-team) en ondersteunt jouw collega bij de uitvoering van publicatieopdrachten voor onze klanten (A-team). Daarnaast zal je regelmatig ook nauw samenwerken met de collega’s van het Q-team (kwaliteit), afhankelijk van de taak.

TAKENPAKKET

Als administratief medewerker voer je een aantal vaste taken uit. Zo ondersteun je onze medewerkers van de boekhouding bij de uitvoering van het interne boekhoud- en facturatieproces:

• je verwerkt aankoopfacturen en maakt verkoopfacturen op (inclusief controle en boekingen) volgens het vooropgestelde proces;

• je verstuurt de verkoopfacturen naar onze klanten en beantwoordt eventuele vragen met betrekking tot de facturatie;

• indien de situatie dit vereist, zorg je voor een goede opvolging van de facturatiemailbox:

je houdt deze ordelijk en up-to-date;

• je wordt betrokken bij andere taken gelinkt aan boekhouding bv. procesoptimalisatie, boekhoud- en facturatieproces;

• eventuele andere taken die nodig zijn.

Daarnaast maak je ook deel uit van het publicatieteam en ondersteun je bij de uitvoering van publicatieopdrachten voor vacatures bij onze klanten:

• op vraag van onze klanten publiceer je hun vacatures foutloos en binnen de gewenste deadlines op verschillende online kanalen, waaronder ook onze website, www.poolstok.be;

• je leest de advertentieteksten van onze klanten na en zorgt er samen met ons communicatiekantoor voor dat deze in een mooie lay-out gepubliceerd worden in de juiste media (online of in print);

• je adviseert onze klanten bij hun publicatieopdrachten: je hebt een duidelijk beeld van de mogelijkheden en geeft advies op basis van hun noden, geeft tips, etc.

• je registreert alle nodige gegevens in ons gegevensbeheersysteem, houdt deze up-to- date en maakt kostenoverzichten op;

• je zorgt voor een correcte facturatie van de publicatieopdrachten en volgt deze facturatieflow zelfstandig op;

• je denkt constructief mee na over de strategische uitbouw van het product 'arbeidsmarktcommunicatie' binnen Poolstok;

• eventuele andere taken die nodig zijn.

Je kan, in functie van de noden van de organisatie, ook flexibel ingeschakeld worden voor andere taken of opdrachten (bv. de opvolging van de algemene mailbox en diverse andere administratieve opdrachten). Dit is afhankelijk van de noden en de werkdruk binnen onze organisatie.

JOUW PROFIEL

Je bent gedreven en enthousiast. Je zet je meer dan 100% in voor Poolstok en onze klanten.

Kortom: je gaat ervoor! Je bent collegiaal, positief ingesteld, klantgericht en werkt uiterst nauwkeurig.

Je bent een echte plantrekker en legt de nodige flexibiliteit aan de dag om met het gevarieerde takenpakket om te gaan. Je werkt autonoom en kan zelf inschatten welke taken op welk moment prioritair zijn. Je neemt hierin zelf initiatief om je werk goed te plannen en te organiseren.

Je stelt je kritisch op ten opzichte van de input die je krijgt en zorgt voor een echte meerwaarde.

Je vindt de kwaliteit van je werk zeer belangrijk: je collega's en de klanten kunnen op beide oren slapen als ze jou een opdracht toevertrouwen.

Je studeerde af als bachelor of behaalde een diploma hoger secundair onderwijs en combineert dit met al enkele jaren administratieve ervaring. Een boekhoudkundige opleiding of ervaring is een troef, maar voor ons geen must: je ingesteldheid en motivatie zijn des te belangrijker. Je werkt graag met cijfers en legt eveneens een flinke dosis taalfeeling aan de dag. Je kan vlot overweg met de courante Officetoepassingen.

Deadlines, wijzigingen in de planning en onverwachte vragen zijn voor jou uitdagingen die je graag aangaat. Je hebt er geen probleem mee om diverse taken op te nemen om zo onze organisatie verder te helpen.

De plaats van tewerkstelling is Heverlee of Gent, afhankelijk van je woonplaats. Je bent echter bereid om je regelmatig te verplaatsen om te werken in het andere kantoor.

COMPETENTIEPROFIEL Flexibiliteit niveau 1

Zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen.

Niveau 1 – Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist

• Schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden;

• Handelt doelmatig en effectief bij tijdsdruk, wijzigende prioriteiten, nieuwe gegevens, dringende vragen of behoeften;

• Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen;

• Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt is;

• Staat open voor andere werkwijzen en is bereid zijn aanpak bij te stellen.

Plannen en organiseren niveau 1

Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken.

Niveau 1 – Plant en organiseert zijn werk effectief

• Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht;

• Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast;

• Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk;

• Gaat systematisch en stapsgewijs te werk;

• Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig.

Communiceren niveau 2

Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen.

Niveau 2 – Verzorgt de interactie

• Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek;

• Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, …);

• Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee;

• Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, …);

• Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, …).

Samenwerken niveau 2

Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is.

Niveau 2 – Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen

• Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang;

• Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren;

• Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af;

• Moedigt anderen aan om van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken;

• Onderneemt acties zodat er een positieve verstandhouding en productieve samenwerking binnen de groep ontstaat en blijft.

Resultaatgerichtheid niveau 1

Concrete en gerichte acties ondernemen om doelstellingen te behalen of te overstijgen.

Niveau 1 - werkt gericht en actief aan het bereiken van de vastgestelde doelstellingen

• Toont motivatie en inzet om het gewenste resultaat te behalen;

• Evalueert op regelmatige momenten de stand van zaken ten opzichte van de beoogde doelstelling;

• Neemt actie om bij te sturen als de doelstellingen in het gedrang komen;

• Zoekt spontaan alternatieven als een bepaalde actie niet tot het beoogde resultaat leidt.

Zorgvuldigheid niveau 1 & 2

Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten.

Niveau 1 - levert met oog voor detail correct werk af

• Gaat zorgvuldig en precies om met informatie en materiaal;

• Houdt zijn werk overzichtelijk en inzichtelijk, ook voor anderen;

• Blijft aandachtig bij routineuze of repetitieve taken en voert ze foutloos uit;

• Controleert zijn werk op juistheid en volledigheid;

• Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties.

Niveau 2 – Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren

• Blijft onder tijdsdruk op details letten;

• Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit.

Klantgerichtheid niveau 2

Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren.

Niveau 2 – Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders

• Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden;

• Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen;

• Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren.

ONS AANBOD

Wij bieden je een boeiende en gevarieerde job in een hecht team. Poolstok is een kleine, maar gedreven organisatie. Samen gaan we ervoor, elke dag opnieuw.

We dragen het welbevinden en de ontwikkeling van onze medewerkers hoog in het vaandel. Je krijgt niet alleen een stevige training-on-the-job, maar voldoende opleidingskansen om je kennis uit te breiden of te verdiepen. We zetten in op een open cultuur waarin het leuk is om te werken.

Daarom maken we ook regelmatig tijd voor ontspanning en teambuilding.

Wat mag je verder nog van ons verwachten?

• Een contract van onbepaalde duur;

• Een marktconform salaris uitgebreid met tal van extralegale voordelen, zoals maaltijd- en ecocheques, hospitalisatie- en groepsverzekering, laptop en GSM (top range), internetabonnement, deelname aan bonusplan en terugbetaling woon-werkverkeer;

• Gebruik van (elektrische) bedrijfsfietsen;

• Glijdende werktijden, uitgebreide mogelijkheden voor telewerk en flexibiliteit in verlofregeling;

• Bij Poolstok werk je 40 uren per week. In ruil daarvoor krijg je één dag arbeidsduurvermindering per gewerkte maand.

Gelet op de huidige coronacrisis en de maatregelen die de federale overheid in dit kader genomen heeft, wordt er momenteel ingezet op 100% telewerk.

MEER WETEN?

Voor bijkomende vragen over deze vacature kan je terecht bij Nele Cypers, teamcoördinator van het support-team, via nele@poolstok.be.

WORD JIJ ONZE NIEUWE COLLEGA?

Is deze functie echt iets voor jou? Aarzel dan niet en stel jezelf kandidaat via deze link! Solliciteren kan tot en met 28/02/2021.