Functieprofiel administratief medewerker

Functieprofiel administratief medewerker 1 Functiedoel

De medisch-administratief medewerker is verantwoordelijk voor de praktische uitvoering van de administratie met betrekking tot de gebruikers, het personeel en de organisatie van

dienstencentrum Kamiano. Hij/zij is verantwoordelijk voor het toepassen van het

communicatiebeleid en beheert de website, facebookpagina’s en andere externe communicatie.

2 Positie of plaats in de organisatie

De medisch-administratief medewerker legt verantwoording af aan de algemeen directeur van het dienstencentrum.

3 Kwalificatievereisten of ‘gelijkwaardig niveau’

Diploma bachelor, graduaat of A2 in een administratieve richting.

Zeer goede kennis van de courante IT toepassingen (office pakket, wordpress) en snel ingewerkt in eigen computerprogramma’s.

Relevante ervaring vereist.

4 Resultaat en taakomschrijving

Resultaat 1: De administratie van en voor de gebruikers is in orde.

Taken

- Volgt de aanwezigheden, kosten, maaltijden, vervoer… van de gebruikers op.

- Geeft de nodige gegevens door aan de bewonersadministratie en de boekhouding, met het oog op de facturatie aan de gebruikers.

- Kijkt de facturen na, verspreidt deze naar de gebruikers en beantwoordt vragen indien nodig - Doet de administratieve ondersteuning van aanvragen en opvolgen van orthopedisch

materiaal.

- Houdt de adressenlijst van de gebruikers up-to-date.

- Ondersteunt gebruikers bij correspondentie via de post: opstellen van brieven, versturen van brieven en kaarten,…

- Maakt afspraken voor doktersconsultaties en beheert de administratie rond medische opvolging: verslaggeving, laboresultaten, … doorsturen naar de betrokkenen en in het dossier bewaren.

Resultaat 2: De administratie van en voor het personeel en het dienstencentrum is in orde.

Taken

- Zorgt voor het eerste onthaal van telefoons en bezoekers.

- Doet het beheer van de kas van de afdeling.

- Doet de afrekeningen van de externe hulpverleners zoals verpleegkundigen, huisartsen en specialisten.

- Staat in voor verdelen post, briefwisseling, verslaggeving en bestellingen, op vraag van collega’s en directie.

- Zorgt voor de opvolging van kosten van personeel. (betalingen maaltijden, kilometervergoeding,…)

- Geeft de nodige gegevens door aan de personeelsdienst.

- Staat in voor de administratie en de ondersteuning van de raad van toezicht en steunfonds (adressenlijst bijhouden, activiteiten helpen organiseren, flyers en affiches maken…)

- Beheert de website van Kamiano en de toegewezen afdelingswebsites. Zorgt dat deze up to date blijven en er regelmatig nieuwsberichten verschijnen.

- Geeft informatie door aan de beheerder van de website van vzw Stijn en volgt de website op.

- Beheert de toegewezen facebookpagina’s.

- Zorgt voor inhoud, lay-out en verspreiding van nieuwsbrief, folders, publicaties en jaarverslagen.

- Beheert de sollicitaties en stage-aanvragen: databank, plaatsen van vacatures, planning gesprekken, verzenden brieven.

- Gaat na voor welke aspecten we in aanmerking komen voor subsidies en dient dossiers in.

- Houdt de verschillende adressenlijsten en telefoonboek van de afdeling up to date.

- Doet het beheer van de toegangscontrole.

- Is aanspreekpunt binnen het dienstencentrum rond het opvolgen en in praktijk brengen van wetgeving rond GDPR (privacy wetgeving).

- Neemt op vraag van directie allerhande administratieve en ondersteunende taken op die zich voordoen in de werking.

Resultaat 3: Je ondersteunt het aankoopbeleid en de logistieke processen Taken

- Zorgt voor een correcte afhandeling van de leveringsbonnen, facturen leveranciers, werkbonnen technische dienst.

- Volgt onderhoudscontracten en technische controles op.

- Ondersteunt de aankopen van de afdelingen en het dienstencentrum.

- Doet de administratieve ondersteuning van het preventiebeleid in ons dienstencentrum.

5 Beschrijving kerncompetenties vzw Stijn

Kerncompetentie 1: Respectvol & hartelijk omgaan met personen met (of zonder) handicap Op een gelijkwaardige manier omgaan met personen (met een handicap): zorggebruikers,

collega’s,.... Openstaan voor contact met personen met een handicap en hun sociaal netwerk. De rechten en de waardigheid van de personen met een handicap respecteren. Positief ingesteld zijn ten opzichte van anderen.

Indicatoren

 Heeft een open houding in contacten met personen met een handicap.

 Gaat spontaan op een correcte manier om met personen met een handicap.

 Houdt rekening met de eigenheid van personen met een handicap, met diens verwachtingen en wensen.

 Staat open voor vertrouwelijke informatie en respecteert hierbij privacy en beroepsgeheim.

 Is enthousiast en hartelijk in de omgang.

 Laat het belang van de gebruiker voorgaan op dat van het personeel, van de organisatie van de groep, van gewoonten, enz.

Kerncompetentie 2: Geëngageerd

Zijn job met hart en ziel uitvoeren. Gedreven zijn, voorstellen doen, initiatieven nemen. Taken opnemen in plaats van ze te laten liggen voor anderen en ze volledig en met volle inzet uitvoeren.

Indicatoren

 Is vriendelijk, zoekt contacten met anderen.

 Verschijnt meestal goed gezind en met een lach op het werk.

 Kent zelfzorg en past het toe.

 Reageert op een gepaste manier op de signalen van de zorggebruiker.

 Voert taken correct uit en heeft hierbij geen aanmoediging nodig. Doet zelf voorstellen.

Kerncompetentie 3: Open communicatie

Gepast met elkaar communiceren over goede en lastige zaken, ook over gevoelens, ongeacht het thema of de gesprekspartner.

Indicatoren

 Luistert geconcentreerd naar de andere; vindt de mening van de andere belangrijk.

 Spreekt niet over anderen wanneer ze niet aanwezig zijn.

 Gaat vlot in dialoog, moeilijke gesprekken worden niet ontweken. Geeft en ontvangt feedback op een gepaste manier.

 Geeft en vraagt anderen spontaan nuttige informatie.

 Uit zijn mening of gevoel bondig en correct en geeft details waar nodig.

 Weet aan de hand van non-verbale reacties wat anderen bedoelen. Is er zich van bewust dat eigen non-verbale reacties de communicatie beïnvloeden.

Kerncompetentie 4: Betrouwbaar en integer

Doen wat je zegt en zeggen wat je doet. In eer en geweten handelen.

De werkelijkheid, inclusief de risico’s en minder mooie kanten, correct weergeven. Zich houden aan de algemene en professionele gedragsnormen en aan de missie en visie van vzw Stijn.

Verantwoordelijkheid nemen voor het eigen handelen. Het vertrouwen van zorggebruikers, van collega’s en van vzw Stijn waard zijn.

Indicatoren

 Geeft juiste en volledige informatie.

 Respecteert de gemaakte afspraken of beloftes.

 Houdt vertrouwelijke gegevens voor zich.

 Ziet de gevolgen van eigen handelen, komt uit voor eigen fouten.

6 Beschrijving functiespecifieke competenties

Competentie 1: zelfstandig werken

Stellen van hoge eisen aan zichzelf en aan de resultaten die men wil bereiken. Zichzelf ontwikkelen om kwaliteit te leveren. Zelf iets ondernemen.

Indicatoren

- Stelt zich verantwoordelijk voor het eigen werk.

- Durft nieuwe ideeën uit te testen.

- Neemt initiatieven uit eigen beweging.

- Durft beslissingen nemen en neemt een standpunt in.

Competentie 2: schriftelijke en mondelinge communicatie

Feiten, ideeën en meningen in begrijpelijke, bondige en correcte taal verduidelijken aan anderen, zowel schriftelijk als mondeling.

Indicatoren

 Schrijft en spreekt vlot, in correcte en verstaanbare taal. Brengt de boodschap duidelijk over.

 Maakt weinig taal- of spelfouten.

 Hanteert een heldere, overzichtelijke structuur in de opbouw van teksten.

 Heeft weinig woorden nodig om iets duidelijk te maken. Gebruikt korte en duidelijke zinnen.

 Stemt het taalgebruik af op de doelgroep, gesprekspartner of situatie.

Competentie 3: constructief samenwerken.

Bijdragen aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer het een onderwerp betreft dat niet in het persoonlijk belang is.

Indicatoren

 Komt op voor eigen mening.

 Luistert en houdt rekening met de mening van collega’s.

 Pleegt overleg met collega’s: informeel dagelijks overleg, doorgeven van informatie via verschillende kanalen.

 Verdeelt taken en voert (zelfstandig) uit.

 Kan zijn werkschema aanpassen aan de noden van het moment.

 Neemt verantwoordelijkheid op.

 Is flexibel en springt in voor collega’s qua uren, taken,…

 Houdt rekening met de mogelijkheden en de beperkingen van collega’s.

 Toont begrip voor de gevoelens en de verwachtingen van collega’s en andere medewerkers.

Competentie 4: Methodisch en systematisch werken

Op een efficiënte manier doelen en prioriteiten bepalen. Het werk plannen en organiseren door de nodige tijd, acties en middelen aan te geven om bepaalde doelen te kunnen bereiken. De planning en de uitvoering ervan bijsturen indien nodig.

Indicatoren

 Bestudeert het probleem of de opdracht vanuit verschillende invalshoeken alvorens aan de slag te gaan.

 Komt met een resultaatgericht plan van aanpak met een duidelijke inschatting van tijd en middelen die nodig zijn en volgt dit op.

 Stelt prioriteiten: pakt eerst belangrijke of dringende zaken aan. Maakt een goed onderscheid tussen hoofd- en bijzaken.

 Werkt met duidelijke doelen en planning

 Werkt ordelijk en systematisch.

 Combineert verschillende werkzaamheden effectief en efficiënt.

 Behoudt een overzicht van de door hem/haar te vervullen taken, is van alles voldoende op de hoogte.

 Volgt afspraken en regels consequent op.

 Speelt in op wijzigende of onverwachte omstandigheden.

 Handelt efficiënt in situaties van verhoogde werkdruk, tijdsdruk of sociale druk.

 Is goed op de hoogte van werking en problemen van andere disciplines en afdelingen.

Competentie 5: Nauwkeurig zijn

De details verzorgen bij het uitvoeren van taken. Nakijken of alles klopt en goed afgewerkt is.

Indicatoren

 Maakt zelden fouten bij het uitvoeren van een opdracht.

 Houdt zich aan de instructies.

 Controleert zijn werk.

 Werkt af waaraan hij begint.

 Heeft oog voor detail zonder het geheel uit het oog te verliezen.