Doel van de functie
Leveren van administratieve en logistieke ondersteuning aan de afdeling De Loods en de interne en externe klanten van de desbetreffende afdeling
met het oog op een bijdrage te leveren tot een effectieve, efficiënte en vlot
functionerende werking van de cluster Infrastructuur (en de afdeling Loods in het bijzonder) en het meewerken aan een klantvriendelijke dienstverlening van de afdeling De Loods.
Context
De administratief medewerker werkt binnen de vastgelegde processen, instructies en werkafspraken binnen de cluster Infrastructuur. Hij/zij neemt naast back office activiteiten, ook front office activiteiten en logistieke taken op zich.
De administratief medewerker garandeert in eerste instantie een proactieve ondersteuning op administratief en organisatorisch vlak van het diensthoofd De Loods en de werkleiders.
Hij/zij werkt binnen de beleidsdoelstellingen van het lokaal bestuur en de cluster Infrastructuur in het bijzonder.
Rollenorganogram
De cluster Infrastructuur omvat de afdeling Omgeving, de afdeling Patrimonium en De Loods.
De administratief medewerker De Loods rapporteert aan het diensthoofd De Loods.
Clustermanager Infrastructuur
Manager Ruimtelijke
Ordening
Manager Milieu
Coördinator Mobiliteit
Manager Patrimonium
Diensthoofd De Loods Management
assistent
De vakmannen worden aangestuurd door de leiding van De Loods voor uitvoering van diverse technische opdrachten op het grondgebied.
De aansturing van de vakmannen gebeurt door het diensthoofd De Loods, ondersteund door 2 werkleiders en een administratief medewerker.
Diensthoofd De Loods
Werkleider Groen, Gebouwen en Wegen
Werkleider Logistiek en Gemeenschapswachten Administratief medewerker
Resultaatsgebieden
Wat Resultaat Voorbeeldactiviteiten
1. Lid van dienstoverleg
Vanuit praktijkervaring mee input geven overoperationele processen, procedures en
werkafspraken m.b.t. de voorbereiding, uitvoering en afwerking van
administratieve opdrachten en logistieke ondersteuning
met het oog op
het bijdragen aan de optimalisatie van de operationele werking en logistieke ondersteuning van De Loods
✓ Input geven, suggesties en voorstellen formuleren ter verbetering van de werking (vb.:
eenvormige procedures over de beleidsdomeinen, arbeidersploegen heen)
✓ Knelpunten en inefficiënties in de dagdagelijkse werking of organisatie van onderhoudsopdrachten of logistieke ondersteuning rapporteren
✓ Suggesties formuleren over een effectievere of efficiëntere afstemming van de back office taken op de beleidsprocessen, de onderhouds-of ondersteuningsopdrachten
✓ Feedback geven over de effectiviteit en efficiëntie van gebruikte tools en instrumenten
✓ Meewerken aan de uitvoering en/of invoering van optimalisatieprojecten
✓ Meedelen van veel voorkomende vragen, suggesties of klachten van klanten en meewerken aan oplossingen
✓ ….
2. Logistieke ondersteuning
Ondersteuning bij decoördinatie van activiteiten en evenementen
met het oog op
het verzekeren dat
opdrachten en evenementen tijdig, volledig, correct en
✓ Aankopen, huren en/of aanvragen van materiaal voor de activiteit of het evenement
✓ Aanmaken van bestelbonnen, werkopdrachten
✓ Opvolgen en controle van leveringen (digitaal registreren van ontvangen goederen)
Resultaatsgebieden
Wat Resultaat Voorbeeldactiviteiten
3. Onthaal, begeleiding en ondersteuning
Ondersteuning bij decoördinatie, het uitvoeren van onthaal, begeleiding en ad hoc vragen van partners en klanten (intern en extern)
met het oog op
het verzekeren dat inwoners, interne en externe partners, vlot worden bediend en correcte informatie verkrijgen
✓ Eerstelijnsoproepen van inwoners, collega’s, vertegenwoordigers en leveranciers klantvriendelijk en oplossingsgericht beantwoorden via mail en telefoon
✓ Behandelen en beantwoorden van vragen, meldingen en klachten van inwoners
✓ Informeren van inwoners, collega’s, vertegenwoordigers en leveranciers over de status van de aangevraagde opdracht/ondersteuning
✓ Onthaal van inwoners, collega’s, vertegenwoordigers en leveranciers
✓ Opzoeken van informatie (materiaal, leveranciers, enz.)
✓ Aanvraag en vergelijking van offertes/prijsvragen
✓ Ondersteuning van de werkleiders bij diverse werkzaamheden zoals de opmaak van de planning vakmannen, verdeling en uitleg van werkopdrachten, enz.
✓ Ondersteuning bij diverse werkzaamheden van interne diensten uit de cluster Infrastructuur (Ruimtelijke Ordening, Milieu, Wonen, Mobiliteit, Patrimonium)
✓ Ondersteuning bij werkzaamheden van externe diensten zoals ondersteuning bij activiteiten, evenementen, enz.
✓ Opvolging van exploitatie- en investeringsbudgetten voor De Loods
✓ Opvolging van budgetten op afroep , jaarvastleggingen, enz.
✓ ...
Voorbereiden, opstellen, afwerken en verifiëren van documenten (memo’s, agenda's, presentaties, rapporten, dossiers, brieven, bestelbonnen, ...)
met het oog op
een correcte en tijdige informatie doorstroom te verzekeren
✓ Opstellen of afwerken van correspondentie, memo's, brieven, notulen
✓ Opstellen van agenda's en invitaties voor vergaderingen
✓ Opstellen van standaarddocumenten, formulieren en rapporten
✓ Verifiëren of de huisstijl correct wordt toegepast
✓ Uitvoeren van spelling- en grammaticacontrole
✓ Opmaak bestelaanvragen
✓ Opmaak en opvolging van facturen
✓ Opmaak van verslagen (werkleidersoverleg, enz.)
✓ ...
5. Beheer van informatie en archief
Verzamelen, behandelen, enup-to-date houden van data met betrekking tot een specifiek onderwerp of vraag
met het oog op
elk moment over correcte, recente en makkelijk toegankelijke informatie en data te kunnen beschikken
✓ Verzamelen en up-to-date houden van databanken (voorraadbeheer, werkopdrachten)
✓ Klassement en archivering van documenten, leverbonnen, afhaalbonnen
✓ Digitaliseren van informatie
✓ Opvolging van maandelijkse meterstanden van gemeentelijke gebouwen
✓ Gebruikersbeheer, beheer van webportaal (beheer van toegangen 3P voor plaatsing van verschillende werkopdrachten door de collega’s)
✓ Beheer van verslagen (brandverslagen, keuringen, onderhoud, preventiedocumenten, enz.)
✓ Beheer van werklijsten (lijst parkeerverboden, enz.)
✓ Personeelsadministratie (inplannen van verlof, ziektes, enz.)
✓ …
6. Rapporteren
Rapporteren over de status en voortgang van
opdrachten en dossiers
met het oog op
de hiërarchie in staat te stellen bij te sturen
✓ Status en voortgang van opdrachten en dossiers meedelen
✓ Proactief informeren van hiërarchie wanneer vastgelegde deadlines niet kunnen worden behaald
✓ Rapporteren over de escalatie van problemen of obstakels
✓ Rapporteren m.b.t. de ontlening van goederen, gebruik voertuigen en voorraadbeheer
✓ Rapporteren m.b.t. track & trace van dienstvoertuigen
✓ …
7. Kennis en knowhow ontwikkelen en delen
Up-to-date houden,uitbouwen en delen van kennis en knowhow
met het oog op
het kunnen blijven inspelen op trends en evoluties en de behoeften van de
beleidsmakers en de verschillende doelgroepen
✓ Deelnemen aan vorming relevant voor de uitoefening van de functie
✓ Deelnemen aan studiebezoeken
✓ Deelnemen aan werkgroepen
✓ Lezen van vakliteratuur
✓ Opleiding geven en verstrekken van relevante informatie aan collega’s (3P, informatie m.b.t. personeelsaangelegenheden, enz.)
✓ ….
