FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF MEDEWERKER SECRETARIAAT PERSONEEL C1-C3

(1)

FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF MEDEWERKER SECRETARIAAT – PERSONEEL C1-C3

Functienaam: administratief medewerker Functionele loopbaan: C1-C3

Statuut: contractueel

Afdeling: Ondersteuning Team: Interne Zaken

Dienst: Secretariaat & Personeel

DOEL VAN DE ORGANISATIE EN DE DIENST

De gemeente Galmaarden wil op het lokale niveau bijdragen tot het welzijn van de burgers en tot de duurzame ontwikkeling van het gemeentelijk gebied.

Het team interne zaken ondersteunt de gehele organisatie, gemeente én OCMW, op beleidsdomeinen als secretariaat, personeelsdienst, communicatie, ICT, onthaal en beleidsondersteuning.

De dienst secretariaat staat onder andere in voor de voorbereiding en verwerking van de beslissingen van de beleidsorganen en het archiefbeheer van gemeente en OCMW.

De dienst personeel begeleidt alle HRM-processen, beheert de payroll en personeelsdossiers voor alle personeelsleden van gemeente en OCMW.

PLAATS IN DE ORGANISATIE

Je werkt onder leiding van en rapporteert aan de deskundige personeel.

eerste evaluator: deskundige personeel tweede evaluator: algemeen directeur

(2)

KERNTAKEN

1. Interne regelgeving

Je past de regels, procedures en afspraken van de organisatie strikt toe om de vlotte werking van de organisatie, haar afdelingen, teams en diensten te garanderen.

Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:

• het arbeidsreglement naleven (o.a. door het correct gebruik van de tijdsregistratie, het gebruik van internet en e-mail op het werk, …)

• naleven van de deontologische code

• interne afspraken en procedures naleven

2. Wetgeving en regelgeving

Je blijft op de hoogte van de ontwikkelingen over de wetgeving en regelgeving van belang voor het team, specifiek voor wat betreft secretariaat en personeel om de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken te verwerven.

• vakgerichte informatie raadplegen

• de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de het team

• vorming volgen en de vakkennis via vakliteratuur en interne en externe opleidingen op peil houden om evoluties te beheersen

• de relevante wetgeving en regelgeving kunnen interpreteren en toepassen

3. Interne communicatie

Je staat garant voor een open interne communicatie naar de collega’s, de leidinggevende, de andere diensten, teams en afdelingen om ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren

• bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottom-up en horizontaal)

• meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen het team

• betrekken van andere diensten of teams voor de uitvoering van opdrachten)

• ontvangen en verwerken van binnenkomende vragen en opmerkingen

(3)

4. Externe communicatie

Je staat in voor een open externe communicatie met de burger, andere overheden of partners de vlotte communicatiestroom te verzekeren.

• telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen

• instaan voor een vlot contact met de burger en externe actoren zowel telefonisch, schriftelijk als door actieve deelname in vergaderingen.

• ontvangen en verwerken van binnenkomende vragen, opmerkingen en klachten

5. Administratie

Je voeren administratieve handelingen uit om de diensten van het team te ondersteunen.

• administratieve taken in opdracht van de leidinggevende uitvoeren

• voorbereiden, verwerken en opvolgen van dossiers

• opmaken van uitgaande schriftelijke communicatie

• opmaken van verslagen en nota's

• beleidsbeslissingen voorbereiden en opstellen

• dossierstukken verwerken, verzenden, klasseren, archiveren

• tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures

• uitvoeren van administratieve taken ter ondersteuning van de activiteiten van de burgemeester en eventueel de schepenen

6. Notulen beheren

Je bent verantwoordelijk voor de correcte opmaak, opvolging en afwerking van de notulen van de verschillende bestuursorganen.

• de timing en interne en externe communicatie beheersen om een vlotte organisatie van de bestuursorganen te garanderen

• agenda en verslag voorbereiden en opmaken van alle bestuursorganen

• alle reglementen, verordeningen van de bestuursorganen bundelen in een register en deze delen en publiceren

• beantwoorden van vragen van collega’s en mandatarissen over de bestuursorganen

• verzamelen en samenstellen van de te behandelen dossiers

• zorgen voor de goede codering, bewaring en archivering van de dossierstukken

(4)

7. Personeelsadministratie

Je staat in voor de opmaak en het opvolgen van de persoonlijke dossiers van de personeelsleden om de informatie over de loopbaan van de verschillende personeelsleden up-to-date houden.

• bijhouden van verschillende vergoedingen en toelagen (maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, onregelmatige prestaties,…)

• secretariaat van het bijzonder overlegcomité en het hoger onderhandelingscomité met de representatieve vakorganisaties

• opmaken en opvolgen van de RSZ-aangiften

• opmaken van diverse overeenkomsten en formulieren

• bijhouden van verloven en afwezigheden

• bijhouden van gegevens voor de pensioendossiers

• opvolgen ziekteverzuim en arbeidsongevallen

• meewerken aan de personeelsplanning en opvolgen van de personeelsbezetting

• opvolgen van doorschalingen

• ingeven en opvolgen van de Dimona-dossiers

• verzorgen van de briefwisseling over personeelszaken

• opvolgen personeelssubsidies

8. Loonadministratie

Je verzamelt de nodige gegevens voor de uitbetaling van de lonen van de personeelsleden om een correcte uitbetaling van de personeelsleden garanderen.

• bijhouden van relevante registratiegegevens nodig voor het berekenen van de lonen

• doorsturen van de nodige gegevens naar het sociaal secretariaat ter verwerking van de loonsadministratie

• informeren van het personeelslid over zijn loon

• verdelen van de loonstroken

(5)

9. Lokale economie

Je ontwikkelt een “loket lokale economie” om de lokale ondernemers en de ambulante handelsactiviteit in de gemeente te coördineren.

Dit omhelst onder meer volgende concrete taken:

• aanspreekpunt voor het beleidsdomein lokale economie voor interne en externe klanten of partners

• een beleid lokale economie op poten zetten met de focus op ambulante handel en de ondersteuning van startende ondernemingen

• informatie delen met lokale ondernemers

• een forum voor lokale ondernemers creëren om als lokaal bestuur een partner te worden van een netwerk lokale economie

• opvolging van de relevante regelgeving

• voorbereiding, verwerking en opvolging van lokale reglementering lokale economie

Verruimende bepaling: op vraag van de leidinggevende, adjunct-algemeendirecteur of algemeen directeur verricht je andere ondersteunende taken van de eigen of een andere dienst, team of afdeling.

(6)

COMPETENTIES

De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven.

1. Technische Competenties

Niveau

Cluster Competentie

Elementair voldoende grondig

PC-Vaardigheden Databanken X

Presentaties X X

Rekenbladen X X

Tekstverwerking X X

Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X

Projectmatig werken X

Werking van de organisatie X

Wetgeving en regelgeving Kennis van de wetgeving m.b.t. de functie X X

(7)

2. Gedragscompetenties

Niveau

Cluster Competentie 1 2 3

Beheersmatige vaardigheden

Voortgangscontrole X

Interactief gedrag Empathie (interpersoonlijk inzicht) X X

Mondelinge communicatie X X

Schriftelijke communicatie X X

Teamwerk en samenwerken X X X

Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit X X

Informatie zoeken (leervermogen) X X

Kwaliteit en accuraatheid X X

Probleemoplossend gedrag Initiatief X X X

Klantgerichtheid X X X

Waardegebonden gedrag Integriteit X X

Voor kennisname,

naam:

datum:

handtekening: