Datum opmaak:
Goedgekeurd door secretaris op:
Revisiedatum:
Eigenaar: Koen De Feyter
Rol: Administratief medewerker Doel van de functie
Instaan voor opdrachten in de backoffice, onder meer voor administratieve handelingen in verband met bevolking en burgerlijke stand en voor de organisatie en de afhandeling van de verschillende beleidsvergaderingen binnen de gemeente. Instaan voor een kwaliteitsvolle en vlotte frontoffice dienstverlening aan de burgers in het gemeentehuis.
Context
De administratief medewerker werkt binnen de vastgelegde wettelijke bepalingen, procedures, instructies en werkafspraken. De administratief medewerker kan naast backoffice en frontoffice activiteiten ook logistieke taken op zich nemen. De medewerker is werkzaam bij twee diensten:
- Dienst burgerzaken: de dienst burgerzaken begeleidt de burger bij het aanvragen en afleveren van allerhande verplichte documenten (identiteitskaarten, paspoorten en rijbewijzen) alsook bij de verschillende belangrijke fases in het leven (geboorte, huwelijk en overlijden). Ook het onthalen en inschrijven van nieuwe inwoners behoort tot het takenpakket van de dienst. Met nieuwe inwoners worden zowel de personen bedoeld die al ergens in België woonden maar nu naar Liedekerke verhuizen, als personen – vaak met een andere nationaliteit – die van een ander land naar Liedekerke verhuizen.
- Dienst secretariaat: het secretariaat staat in voor de administratieve afhandeling van de politieke vergaderingen (college, gemeenteraad,…) en het bieden van administratieve ondersteuning aan andere diensten. De dienst neemt ook frontoffice activiteiten en logistieke taken op zich.
Resultaatsgebieden
Wat Resultaat Voorbeeldactiviteiten
1. Dienstverlening aan de burger
Een aanspreekpunt zijn voorvragen van de burger en de bijhorende administratief- technische taken verrichten
teneinde een bijdrage te leveren aan een optimale
dienstverlening aan de burgers en een vlotte en efficiënte werking van de dienst
✓ Verzorgen van een correcte informatieverstrekking, zowel aan de fysieke balie als schriftelijk, telefonisch, digitaal (e-loket, brieven, e-mails, …) aan de burger, aan andere gemeentelijke diensten en aan andere openbare diensten
✓ Elke burger met kennis van zaken én steeds met de glimlach op een vlotte, efficiënte en aangename manier verder helpen
✓ Op een vlotte, professionele, vriendelijke en heldere wijze communiceren met de burger aan het loket
✓ Rekening houden met de privacy van de betrokkenen
✓ …
2. Onthaal en begeleiding
Ondersteuning bij decoördinatie en uitvoeren van onthaal en begeleiding van externe partners en klanten
teneinde te verzekeren dat inwoners, interne en externe partners, vlot worden bediend en correcte informatie verkrijgen
✓ Onthaal van inwoners/vertegenwoordigers/externe partners/leveranciers
✓ Informeren van interne en externe diensten, inwoners en verenigingen over de status van de aangevraagde opdracht/ondersteuning
✓ Intern doorverwijzen naar beleidsmakers voor tweedelijns vragen
✓ Intern doorverwijzen naar andere clusters binnen de gemeente
✓ Extern doorverwijzen naar verenigingen en of andere partners (OCMW, Politie, BLOSO, Culturele Centra, Opvang, ...)
✓ Klachten behandelen of doorgeven
✓ ...
Rol: Administratief medewerker
Resultaatsgebieden
Wat Resultaat Voorbeeldactiviteiten
3. Beheer van vergaderingen
Opzetten, verzenden enopvolgen van uitnodigingen voor vergaderingen en voorzien van de vereiste middelen
teneinde te verzekeren dat vergaderingen tijdig en correct kunnen aanvangen en verlopen
✓ Beschikbaarheden van participanten en middelen (broodjes, drank, beamer, ...) controleren
✓ Uitnodigingen tijdig, correct en volledig versturen
✓ Vergaderingen herplannen
✓ Lokalen en middelen (broodjes, drank, beamer, ...) reserveren
✓ Dossiers voor vergaderingen verzamelen, printen en correct en tijdig klaarleggen
✓ Planning vergaderingen opstellen, bijhouden en opvolgen
✓ Kalender met vergaderruimten aanvullen
✓ Plaatsen van wegwijzers
✓ …
4. Beheer van administratie
Voorbereiden, opstellen, afwerken en verifiëren van dossiersteneinde een correcte en tijdige informatie doorstroom te verzekeren
✓ Opstellen of afwerken van correspondentie, memo's, brieven, notulen..
✓ Correct uitvoeren van de administratieve taken ter ondersteuning van de goede werking van de dienst
✓ Opstellen van standaarddocumenten en formulieren
✓ Opstellen en ter beschikking stellen van afschriften, verslagen,.. van vergaderingen
✓ Verifiëren of de organisatiestijl correct wordt toegepast
✓ Uitvoeren van spelling- en grammaticacontrole
✓ Opmaak bestelaanvragen en opvolgen facturen
✓ …
Resultaatsgebieden
Wat Resultaat Voorbeeldactiviteiten
5. Beheer van informatie en archief
Verzamelen, behandelen,en up-to-date houden van data met betrekking tot een specifiek onderwerp, dossier of vraag
teneinde op elk moment over correcte, recente en makkelijk toegankelijke informatie en data te kunnen beschikken.
✓ Berichten en afkondigingen plaatsen
✓ Verzamelen en up-to-date houden van data in databanken (voorraadbeheer, ...)
✓ Klassement en archivering van documenten
✓ Digitaliseren van informatie
✓ …
6. Rapporteren
Rapporteren over de status en voortgang van
opdrachten
teneinde de hiërarchie in staat te stellen bij te sturen.
✓ Status en voortgang van opdrachten en dossiers meedelen
✓ Proactief informeren wanneer vastgelegde deadlines niet kunnen worden behaald
✓ Rapporteren over de escalatie van problemen of obstakels
✓ …
7. Kennis en knowhow ontwikkelen en delen
Up-to-date houden,uitbouwen en delen van kennis en knowhow
teneinde steeds een optimale dienstverlening aan de burger en interne klanten te verzekeren
✓ Zich de toenemende digitalisering van de aspecten van de functie eigen maken
✓ Deelnemen aan vormingen relevant voor de uitoefening van de functie
✓ Kennis uitwisselen met collega’s
✓ …
Rol: Administratief medewerker
8. Lid van dienstoverleg
Vanuit praktijkervaring meedenken over processen, procedures enwerkafspraken m.b.t. de voorbereiding, uitvoering en afwerking van de dienstverlening en de afstemming op de processen en opdrachten van de directie en de beleidsmakers
teneinde bij te dragen aan de optimalisatie van de
operationele werking van de dienst
✓ Input geven, suggesties en voorstellen formuleren ter verbetering van de werking
✓ Knelpunten en inefficiënties in de dagdagelijkse werking of organisatie rapporteren
✓ Suggesties formuleren over een effectievere of efficiëntere afstemming van de taken op de processen
✓ Feedback geven over de effectiviteit en efficiëntie van gebruikte tools en instrumenten
✓ Meewerken aan de uitvoering en/of invoering van optimalisatieprojecten
✓ Ervaringen delen met collega’s
✓ Meedelen van veel voorkomende vragen, suggesties of klachten van klanten en meewerken aan oplossingen
✓ ….
