ADMINISTRATIEF MEDEWERKER ANDERE NATIONALITEITEN
Kortrijk als werkgever
Elke dag zet je je samen met meer dan 1800 collega's van stad en OCMW in voor dé Kortrijkzaan. Ons aanbod qua dienstverlening is zeer divers, denk maar aan sport, cultuur, burgerzaken, kinderopvang, thuiszorg, sociale tewerkstelling, onderwijs, integratie, stadsontwikkeling, huisvuilophaling, groen, parkeerbeleid, armoedebestrijding, schuldhulpverlening, evenementen, economie, wegenwerken, woonzorgcentra... De uitdagingen voor de diensten en de medewerkers zijn dan ook groot en evolueren voortdurend. Samen zorgen we ervoor dat het aanbod afgestemd is op de wensen en behoeften van de inwoners van stad Kortrijk, samen maken we van Kortrijk de beste stad van Vlaanderen.
Visie
Kortrijk kiest voor op-en-top klantentevredenheid dankzij snelle en slimme dienstverlening. Kortrijk is een stad waar iedereen meetelt. Kortrijk is trendsetter in Vlaanderen vanuit sterke partnerships en dankzij de inzet van medewerkers met een zeg-en-doe-mentaliteit. En dat weerspiegelt zich in onze waarden.
Waarden
Onze waarden en bedrijfscultuur spelen een cruciale rol in ons verhaal. We vinden het belangrijk dat elke medewerker de Kortrijkse waarden uitdraagt. Ben je ondernemend? Heb je respect voor andere meningen? Durf je open communiceren? En ben je een echte teamplayer. Dan zal je je helemaal kunnen vinden in onze filosofie.
Kom meer te weten over onze missie en waarden.
Het organogram
Functiegegevens
Formele Functiebenaming: Administratief medewerker Burgerzaken Directie: Dienstverlening en Sociaal Beleid
Team: Burgerzaken
Loonschaal: C1-C3
Rapporteert aan: Teamverantwoordelijke Burgerzaken
In welk team kom je terecht?
Je komt terecht in het team Burgerzaken onder leiding van de teamverantwoordelijke. Team Burgerzaken maakt deel uit van de directie Dienstverlening en Sociaal Beleid (zie bovenstaand organogram). Deze directie biedt diverse, essentiële vormen van (sociale) dienstverlening aan. Ze staat daarbij in al haar facetten ten dienste van de klant en haalt het onderste uit de kan om elke klant optimaal en kwaliteitsvol hulp te bieden, te adviseren en te ondersteunen.
Wat is de missie van team Burgerzaken?
Het team burgerzaken telt 28 medewerkers en omvat de deelteams bevolking, andere nationaliteiten en burgerlijke stand. Klanten kunnen bij deze teams terecht voor een grote diversiteit aan dienstverlening: van het aanvragen van een identiteitskaart tot het wijzigen van het adres, van aangifte geboorte over het voorbereiden van een huwelijksdossier tot het veranderen van een naam, van het adviseren van klanten over hun verblijf tot het inschrijven van een nieuwkomer en nog zoveel meer. Het team burgerzaken zet voortdurend in op een steeds grotere klantgerichtheid en een doorgedreven digitalisering, vernieuwing, vereenvoudiging en verbetering van processen. Het invoeren van het digitaal thuisloket en het stadhuis op afspraak zijn hier voorbeelden van.
Wat is het doel van de functie?
Als administratief medewerker andere nationaliteiten sta je in voor een kwalitatieve en klantgerichte dienstverlening bij het team burgerzaken. Je helpt klanten met een andere nationaliteit van A-Z, je voert alle front- en backofficetaken zelfstandig uit, je informeert en begeleidt hen in hun verblijfsdossier en ondersteunt hen bij hun administratieve vragen.
Wat zijn jouw verantwoordelijkheden?
• Je verzorgt een vlotte kwaliteitsvolle klantenbediening m.b.t. alle vragen omtrent vreemdelingenadministratie. Ongeacht de complexiteit van het dossier, behandel je alle klanten correct, vriendelijk en met respect. Taken zijn bijvoorbeeld:
o Inschrijven van vreemdelingen o Samenstellen dossiers
o Afleveren van verblijfstitels
o Aanmaken en afleveren van kinderpasjes
o Aanmaken en afleveren van akten en attesten (geboorteakte, huwelijksakte etc alsook attest van hoofdverblijfplaats, gezinssamenstelling,…)
o Adreswijzigingen opnemen, opvolgen en afhandelen
o Elektronische vreemdelingenkaarten aanvragen en afleveren
• Je vervult een sleutelrol in de opvolging en behartiging van het administratieve dossier van je klanten.
Taken zijn bijvoorbeeld:
o Nazicht dossier op volledigheid van stukken voor nieuwe inschrijvingen o Voorbereiding afleveren verblijfstitels
o Behandelen aanvragen regularisatie
o Briefwisseling met betrekking tot de vreemdelingendossiers
o Bijzondere aandacht aan de registers van de verblijfstitels, bestellen kaarten,…
o Communicatie naar Dienst Vreemdelingenzaken
• Je volgt relevante wetgeving rond vreemdelingen op zodat je steeds op de hoogte bent van eventuele wijzigingen en een optimale dienstverlening kan garanderen. Nieuwigheden maak je je eigen en je past mee de processen aan.
• Je geeft bijstand aan je collega’s m.b.t. alle dossiers vreemdelingen. Je overlegt over de aanpak van dossiers en ondersteunt elkaar bij de verwerking. Je anticipeert op problemen en formuleert verbetervoorstellen aan de teamverantwoordelijke.
• Je geeft deskundige info aan vreemdelingen. Je zorgt samen met de klant naar de meest aangewezen oplossing tot het regelen van zijn verblijfssituatie (uiteraard altijd binnen de wettelijke bepalingen).
• Je maakt afspraken en vervolgafspraken voor de opvolging van de dossiers van je klanten.
• Je beantwoordt vragen van externe organisaties of partners en staat in voor de briefwisseling.
• Tijdens de werktijden garandeer je de telefonische dienstverlening.
• Je draagt op een positieve manier bij aan de formele en informele overlegmomenten binnen het team.
Je stelt je flexibel op bij de dagelijkse werkorganisatie teneinde een vlotte klantenbediening te realiseren.
• Je kan vlot overweg met Microsoft Office toepassingen (Word, Excel, Outlook) en bent bereid om je de programma’s van het team je eigen te maken.
• Je kan wetgeving vlot aanleren, interpreteren en op een eenvoudige manier uitleggen aan de klant. Je krijgt uitgebreide interne opleiding op de werkvloer. Je volgt ook regelmatig externe opleidingen.
Belangrijk voor deze functie:
• Je bent bereid om je de specifieke wetgeving van de dienst eigen te maken. (Hou rekening met een inwerkingstraject van 1 jaar).
• Je staat open voor een voltijdse tewerkstelling (gemiddeld 38 uur per week). De openingsuren van het stadhuis en dus van het team Burgerzaken zijn:
o Maandag: 9u00 -12u30 en 16u00-19u00.
o Dinsdag, donderdag en vrijdag: 9u00-12u30.
o Woensdag doorlopend: 9u00-16u00.
o Zaterdag: 9u00-12u30.
Voor de invulling van de baliediensten wordt met een beurtrolsysteem gewerkt. Voor de avondshift op maandag en de voormiddag op zaterdag wordt eveneens met een beurtrol gewerkt (reken hiervoor op 1 zaterdag op 2). Naast de openingsuren worden de nodige backoffice taken verricht (ongeveer 65%
backofficetijd en 35% balietijd).
• Je kan goed overweg met Microsoft Office toepassingen (Word, Excel, Outlook) en kan je door jouw goede algemene digitale vaardigheden vlot inwerken in specifieke software van de dienst.
Welke competenties meten we?
• Klantgerichtheid: Je denkt actief mee, speelt in op vragen en wensen van interne en externe klant en volgt ze op.
• Samenwerken: Je werkt op eigen initiatief dagelijks met je collega’s in het team samen, bouwt actief mee aan een goede groepssfeer en stimuleert anderen tot samenwerken.
• Resultaatgerichtheid: Je werkt gericht en actief om vooropgestelde doelen te bereiken.
• Wendbaarheid: Je staat open voor veranderingen in je verantwoordelijkheden of takenpakket, team of werkplek.
• Plannen en organiseren: Je plant opdrachten en taken op korte en middellange termijn in volgens de afgesproken prioriteiten, rekening houdend met de beschikbare tijd en middelen.
• Communiceren: Je kan helder communiceren in twee richtingen, met aandacht voor de doelgroep en situatie.
• Kwaliteitsvol werken: Je onderneemt acties om de kwaliteit van het werk te verbeteren.
• Empathisch handelen: Je houdt rekening met door anderen geuite gevoelens, behoeften, gedachten, verwachtingen en wensen.
Aan welke voorwaarden moet je voldoen?
Ben je een externe kandidaat?
Om te kunnen deelnemen heb je minstens een getuigschrift hoger secundair onderwijs nodig.
• Ben je dit kwijt? Heb je nog geen gelijkstellingsattest voor je buitenlands diploma? Dan kan je toegelaten worden onder voorbehoud. Let op, je kan enkel een job aangeboden krijgen als je ons later ook effectief het getuigschrift bezorgt.
• Nog even zoeken? Dat kan ook. Je kan je nu alvast inschrijven en voor 14 december via de link van je bevestigingsmailtje de bijlage alsnog toevoegen.
• Bij een concreet jobaanbod, vragen wij ook een uittreksel uit het strafregister. Dit dient blanco te zijn.
Ben je een interne kandidaat?
Je bent al aan de slag bij de stad Kortrijk of het OCMW Kortrijk in een contract van onbepaalde duur
• op C-niveau, met minstens 12 maand niveauanciënniteit bij de stad of het OCMW.
• op D-niveau, met minstens 4 jaar niveauanciënniteit in een lokaal bestuur. Dan kan je ook deelnemen aan deze procedure (via bevordering).
Hoe verloopt de selectieprocedure?
Screening CV
Aan de hand van de toelatingsvoorwaarden gaan we na of je al dan niet kan deelnemen aan deze selectieprocedure.
Deel 1: Online testen
Via drie computertesten die je van thuis uit kan vervolledigen, meten we aan de hand van meerkeuzevragen jouw logisch redeneervermogen en administratieve vaardigheden (vb. rekenvragen, begrijpend lezen, spelling en zinsbouw, abstract redeneren, vragen met betrekking tot digitale kennis…). Deze ronde is eliminerend, je moet minstens voor twee testen slagen om door te stromen naar het tweede deel.
Timing: Op 15 december 2021 ontvang je per mail een uitnodiging met een link naar de online testen. Alle testen moeten voor 19 december 2021 om 23u59 afgewerkt zijn. Hou er rekening mee dat deze testen in totaal minstens anderhalf uur in beslag nemen.
Deel 2: digitaal speedinterview
Indien er meer dan 7 kandidaten slagen voor deel 1, worden digitale speedinterviews georganiseerd waarbij je via Microsoft Teams kort (max. 15 minuten) wordt bevraagd rond het inzicht in de job, de kennis, ervaring, persoonlijkheid en motivatie. Indien (minder dan) 7 kandidaten toegelaten worden tot de selectieprocedure wordt onmiddellijk overgegaan naar deel 3 en worden de digitale speedinterviews overgeslagen. Deze ronde is eliminerend. Enkel de 7 geslaagde kandidaten met de hoogste scores gaan door naar deel 3 van de selectieprocedure.
Timing: onder voorbehoud op 21 en/of 22 december 2021.
Deel 3: voorbereidende thuisopdracht + interview
Voor de gecombineerde proef ontvang je op 22 december 2021 in de namiddag een voorbereidende werkgerelateerde opdracht die je dient terug te sturen voor 23u59 op 31 december 2021. Tijdens het daaropvolgend competentiegericht interview wordt de case besproken en bevraagd, alsook de toetsing van de competentievereisten, inzicht in de job, kennis, ervaring, persoonlijkheid en motivatie. Er wordt afgetoetst of er een potentiële match is met de job, het team en de organisatie. Ter voorbereiding van het interview ontvang je ook een korte online persoonlijkheidstest.
Deze ronde is eliminerend. Het minimum resultaat om als geslaagd beschouwd te worden bij de afsluiting van de selectieprocedure, en bijgevolg opgenomen te worden in de wervingsreserve, is 60/100.
Timing: het interview vindt onder voorbehoud plaats op 11 januari 2022.
Wervingsreserve (of bevorderingsreserve)
Alle geslaagde kandidaten worden opgenomen op een wervingsreserve die minstens twee jaar geldig is, met mogelijkheid tot verlenging. . Hieruit worden minstens twee kandidaten aangesteld, maar deze wervingsreserve wordt ook gebruikt om snel te kunnen inspelen op een eventuele bijkomende nood aan personele inzet in de toekomst. We putten uit deze werfreserve voor tijdelijke invullingen (vervanging ziektes, zwangerschapsvervangingen…), maar evengoed voor permanente aanstellingen van onbepaalde duur.
Wat mag je van ons verwachten?
• Een contract van onbepaalde duur op C-niveau.
• Maaltijdcheques van 7,00 euro.
• Een gratis hospitalisatieverzekering met gunsttarief voor partner en kinderen.
• Gratis aansluiting bij GSD-V.
• Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.
• Fietsvergoeding.
• Eindejaarspremie.
• Groepsverzekering (tweede pensioenpijler).
• Een mooi verlofpakket (33 tot 35 dagen) en een flexibel uurrooster.
• Naast anciënniteit vanuit de openbare sector of onderwijs, kan ook relevante ervaring uit de privésector of als zelfstandige meegerekend worden met een maximum van 18 jaar.
• Een loopbaan met ontwikkelingskansen en nieuwe uitdagingen.
Heb je vragen?
Voor meer informatie kan je contact opnemen met Charlotte Goddeeris , de selectieverantwoordelijke voor deze procedure, via vacatures@kortrijk.be.
