Functie
Graadnaam: administratief medewerker Afdeling: xxx Functienaam: administratief medewerker
onthaal
Functiefamilie: administratief medewerker
Dienst: xxx
Functionele loopbaan: C1-C3
Doel van de entiteit
(aan te vullen)
Plaats in de organisatie
Werkt onder leiding van en rapporteert aan: xxx
Voor kennisname
Schrijf “voor kennisname”, vul datum en naam in en plaats uw handtekening
Personeelslid Direct Leidinggevende
“Voor
kennisname”
Datum
Handtekening
Naam
Kernresultaten
Onthaal aan balie
Instaan voor een klantvriendelijk onthaal aan de balie.
Doel: optimaal informeren en/of doorverwijzen van de diverse actoren Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
instaan voor een klantvriendelijk en –gericht onthaal aan de balie
burgers klantvriendelijk te woord staan en hen de juiste informatie verschaffen burgers correct informeren en/of doorverwijzen en eventueel begeleiden naar de
juiste dienst
correct afhandelen van de vraag of verwerken van de informatie rondleiden van bezoekers
algemene adviesverlening en infovoorziening over aanbod
ter beschikking stellen van gedrukte infokanalen (brochures, flyers, aanvraagformulieren allerhande)
afspraken inplannen
Digitaal onthaal
Instaan voor een klantvriendelijk digitaal onthaal.
Doel: efficiënte afhandeling van digitale administratieve formaliteiten Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
registreren en correct verwerken, doorverwijzen of afhandelen van binnenkomende vragen of informatie (meldingen en klachten, inschrijvingen voor activiteiten en evenementen, afspraken inplannen…)
beantwoorden van vragen m.b.t. digitale dienstverleningskanalen digitaal afleveren van stukken en documenten
wettigen handtekening en eensluidend verklaren van afschriften
Telefonisch onthaal
Instaan voor een klantvriendelijke telefoonpermanentie.
Doel: optimaal informeren en/of doorverwijzen van de diverse actoren Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
instaan voor de bediening van de telefoon
burgers klantvriendelijk te woord staan en hen de juiste informatie verschaffen correct informeren en doorverbinden met de juiste dienst
correct afhandelen van de vraag of verwerken van informatie algemene adviesverlening en infovoorziening over aanbod afspraken inplannen
Verkoop en verspreiden van producten
Het verkopen en verspreiden van diverse producten.
Doel: producten op een efficiënte manier afleveren Dit omvat onder meer de volgende taken:
afleveren van diverse snel afleverbare producten en diensten met behulp van een productencatalogus
verkopen van gemeentelijke producten (huisvuilzakken, stickers, cadeaubon…) ontvangen en registreren van gelden
beheren van de stock
Administratie
Uitvoeren van administratieve handelingen.
Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de dienst Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures
instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende opmaken van uitgaande brieven en e-mails
verwerken van inkomende en uitgaande post
Interne communicatie
Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur.
Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de dienst afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen
signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers
actief deelnemen aan intern overleg
Wetgeving en regelgeving
Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit.
Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken
de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie
wetgeving en regelgeving kunnen toepassen vakgerichte informatie raadplegen
Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de medewerker ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.
Functieprofiel
De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven.
Technische competenties
Gradatie
Cluster Competentie
elementair voldoende grondig
PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X
PIM (Personal Information Manager)
(Outlook) X X
Presentaties (PowerPoint) X
Rekenbladen (Excel) X X
Software eigen aan de functie X X
Tekstverwerking (Word) X X
Werking en
werkmiddelen Mondelinge communicatie X X
Procedures en procesbeheer X
Projectmatig werken X
Schriftelijke communicatie X X
Werking van de organisatie X X
Werkmiddelen en werkmethoden X X
Wetgeving en
regelgeving
Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie
X X
Gedragscompetenties
Gradatie
Cluster Competentie
gradatie 1 gradatie 2 gradatie 3
Interactief gedrag Teamwerk en samenwerken X
Empathie X X
Persoonsgebonden gedrag
Flexibiliteit X X
Kwaliteit en nauwgezetheid X X
Stressbestendigheid X X
Veranderingsbereidheid X X
Zelfstandig gedrag X
Probleemoplossend
gedrag Initiatief X
Klantgerichtheid X X
Waardegebonden
gedrag Loyauteit X X
