Functie. Doel van de entiteit

(1)

Functie

Graadnaam Diensthoofd Afdeling Vrije tijd

Functienaam

Diensthoofd bibliotheek Dienst Bibliotheek Generieke functie

Functionele loopbaan A1a-A2a Code

Doel van de entiteit

De afdeling Vrije Tijd heeft als doelstelling de gemeente Maasmechelen te profileren als een dynamische vrijetijdsgemeente in de bredere regio. De afdeling Vrije Tijd zorgt voor de ontwikkeling en bestendiging van een gevarieerd vrijetijdsaanbod in de gemeente en dit op maat van alle deelsectoren en doelgroepen.

De bibliotheek van Maasmechelen evolueert naar een hedendaagse bibliotheekomgeving met (boven)lokale uitstraling en maatschappelijke relevantie. Ze realiseert een gevarieerd en kwaliteitsvol collectiebeleid voor gedrukte en digitale informatie ten behoeve van alle inwoners van Maasmechelen middels een optimale publieke dienstverlening op klantvriendelijke uren. De bibliotheek speelt in op maatschappelijke tendensen, bouwt een educatieve werking uit met als doel het bevorderen van mediawijsheid, leesplezier, taalvaardigheid en culturele ontwikkeling, zet in op samenwerking en realiseert een performante en klantgerichte publiekswerking.

Plaats in de organisatie

- Werkt onder de directe leiding van en rapporteert aan het afdelingshoofd Vrije tijd - Geeft leiding aan de personeelsleden van de bibliotheek

Voor akkoord

Schrijf “voor akkoord”, vul datum en naam in en plaats uw handtekening

Personeelslid Direct Leidinggevende

“voor akkoord”

Datum

Handtekening Naam

(2)

Kernresultaatsgebieden

Kernresultaat 1

Uitwerken van strategische en operationele beleidsdoelstellingen en toetsen en bijsturen van de strategische visie van de eigen dienst.

Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken:

 beleidsvoorstellen voorbereiden in overleg met het afdelingshoofd

 opmaken van een voorstel van strategische nota voor de meerjarenplanning en de beleidsnota voor het budget

 evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan

 waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de strategische visie in beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties zoals opgenomen in de meerjarenplanning

Kernresultaat 2

Formuleren, coördineren, aansturen en opvolgen van de opdracht en werking van de eigen dienst.

Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:

 managen van de bibliotheekwerking o.a. personeel, financiën, infrastructuur, IT-gerichte toepassingen en dienstverlening, monitoren van werkingscijfers en resultaten

 coördineren van de dagelijkse activiteiten van de dienst

 waken over de uitvoering van de opdrachten

 zorgen voor de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse planning van de werkzaamheden

 tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures

 instaan voor de continuïteit van de dienst

 zorgen voor duidelijke processen en procedures voor de vaste activiteiten binnen de dienst

 coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke en/of complexe dossiers en projecten

 organisatie van de voorbereiding van de dossiers en agendapunten van de dienst die aan de bestuursorganen moeten worden voorgelegd

 zorgen voor een projectmatige en gestructureerde aanpak van het werk

 instaan voor de werving en goede ondersteuning en vorming van vrijwilligers

Kernresultaat 3

Initiëren en opnemen van eindverantwoordelijkheid voor het collectiebeheer van de bibliotheek en de publieksgerichte ontsluiting van collecties.

 fysieke collectie gericht samenstellen en jaarlijks het gebruik van de verschillende collecties grondig evalueren en bij sturen waar nodig met voldoende aandacht voor afvoer

 samenwerkingsverbanden zoeken met collega-bibliotheken de collecties om aankopen op mekaar af te stemmen

 uitbouw digitale collectie

(3)

van catalografische regelgeving voor invoer van materialen, verwerking, opstelling van de collectie en doen toepassen van de gemaakte afspraken en procedures

 Instaan voor de uitleenactiviteiten op basis van de vastgelegde uitleenmodaliteiten en -procedures

 ontsluiten van bibliotheekmaterialen op basis van de diverse inhoudelijke ontsluitingssystemen (thema, trefwoord, onderwerpscodes,…)

 bepalen van de informatienoden

 het toegankelijk maken van de collectie

 door middel van etalages, actuele themastands, projecten, lezingen of

tentoonstellingen het aanbod op een gevarieerde wijze naar het publiek bekend maken

 organiseren van activiteiten die toegankelijk zijn voor elke geïnteresseerde:

bibliotheekintroducties en -instructies, cursussen, auteurslezingen, voorlees- en vertelsessies, leesbevorderende activiteiten,…

 samenbrengen van vraag en aanbod op vlak van cultuureducatie

 ruimte bieden voor zelfstudie

 nieuwe culturele uitingsvormen oppikken en een educatieve rol durven op te nemen

 de principes en werkwijze van projectmanagement toepassen, evalueren en bijsturen

 coaching, advisering, opvolging en eventueel bijsturing van projecten. Uit de projecten de leermomenten voor de organisatie halen en deze ter beschikking stellen van de organisatie

Kernresultaat 4

Instaan voor het personeelsbeleid van de dienst, in overleg met het afdelingshoofd en de personeelsdienst.

Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:

 leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de dienst volgens de principes en de richtlijnen van het personeelsbeleid

 begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers

 op regelmatige basis plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken voeren met de medewerkers waarbij taakplanning, opvolging en jobcoaching centraal staan

 personeelsbehoeften van de dienst objectiveren en opvolgen

 meewerken aan het opstellen van het personeelsplan en de functiebeschrijvingen van de dienst

 signaleren van de wervingsbehoeften en vormingsbehoeften

 signaleren van de vormingsbehoeften in functie van de loopbaanontwikkeling

 de algemene richtlijnen i.v.m. personeelsbeleid toepassen en opvolgen in de dienst

 instaan voor het onthaal van nieuwe medewerkers

Kernresultaat 5

Instaan voor een open interne communicatie naar de collega’s, de hiërarchische oversten, de andere afdelingen en diensten en het beleid, zodat iedereen toegang heeft tot de informatie die belangrijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren.

 organisatie van het werkoverleg

 rapporteren aan het afdelingshoofd

(4)

Kernresultaat 6

Sturen en bewaken van de externe communicatie; zetelen in diverse stuur- en werkgroepen binnen of buiten het lokaal bestuur en vertegenwoordigen van het bestuur bij externe organisaties voor aangelegenheden eigen aan het werkdomein teneinde de belangen van het bestuur te behartigen.

 extern vertegenwoordigen van het lokaal bestuur inzake aangelegenheden m.b.t.

de dienst

 opbouwen en onderhouden van relatienetwerken in samenwerking met het afdelingshoofden

 bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden…) in kaart brengen en onderhouden

 verzorgen van de informatieflow van de eigen dienst naar de dienst communicatie (info voor website, infoblad, folders en brochures, pers)

 redactie van het jaarverslag

 instaan voor een vlot contact met de burger

 telefonische en schriftelijke vragen, opmerkingen of klachten op een klantvriendelijke, efficiënte en professionele manier afhandelen

 zorgen voor de toepassing van de wet betreffende openbaarheid van bestuur

Kernresultaat 7

Zich voortdurend op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving m.b.t. de dienst; deze assimileren en implementeren binnen de eigen dienst teneinde de procedures, werking en de kennis actueel te houden.

 de nodige vakkennis opdoen, studiedagen bijwonen en de opgedane kennis integreren in de werking van de dienst

 vertalen in nieuwe richtlijnen naar de organisatie

 instrueren van de medewerkers en organiseren van sessies voor het op peil krijgen en houden van het benodigde kennisniveau

Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken voor het lokaal bestuur.

(5)

Functieprofiel

Technische competenties

Elementaire kennis Voldoendekennis Grondigekennis

MS Word MS Excel MS Powerpoint MS Access

Software eigen aan de functie

Kennis van de wetgeving m.b.t. het bestuur Kennis van de wetgeving m.b.t. de functie Werking van de organisatie

Procedures, werkmiddelen en werking eigen aan de opdracht Management technieken

Algemeen HRM-beleid Financieel management Projectmatig werken Procesmanagement

Gedragscompetenties

NR CLUSTER COMPETENTIES STREEFNIVEAU

1 2 3

330 Kwaliteit van uitvoering Kwaliteit en accuraatheid Polyvalentie en flexibiliteit 340 Persoonlijke dynamiek en

motivatie

Leidinggeven en empathie Resultaatgerichtheid Besluitvaardigheid 410 Klantgerichtheid Klantgerichtheid

430 Teamgedrag Teamwerk en samenwerken

440 Communicatieve kunde

Mondelinge communicatie Schriftelijke communicatie Delegeren

510 Positieve houding

Initiatief Integriteit Loyauteit