Identificatie van de functie
Graad: C1-3
Statuut: contractueel Dienst: grondgebiedzaken
Functienaam: administratief medewerker ruimtelijke ordening Diplomavoorwaarden: secundair onderwijs
Doel van de dienst
De dienst grondgebiedzaken omvat de afdeling omgeving en het beheer van het gemeentelijk patrimonium en de publieke ruimte, zowel door het uitvoeren van openbare werken in eigen beheer als door opdrachtverlening aan derden. Tevens ondersteunt deze dienst de andere gemeentelijke diensten en het beleid in het algemeen op praktisch vlak. Wanneer een activiteit zich niet duidelijk situeert binnen de dienst burgerzaken of vrije tijd, wordt ze opgenomen door de dienst grondgebiedzaken.
De afdeling omgeving zorgt voor de administratieve opvolging van het milieu- en stedenbouwkundig vergunningenbeleid en de dienstverlening in dit kader naar de burger toe. Zij geeft uitvoering aan het planologisch beleid van de gemeente en aan de vooropgezette milieuprojecten van het beleid. Ook het duurzaamheidsbeleid van de gemeente wordt door deze afdeling vorm gegeven. Een bijzonder taakaspect is het handhavingsbeleid in samenwerking met de politie. Deze afdeling zorgt voor het secretariaat van de MAR en de GECORO.
Doel van de functie
Onder leiding en verantwoordelijkheid van de gemeentelijke omgevingsambtenaar zorgen voor een vlotte, efficiënte, pragmatische en correcte administratieve voorbereiding en afhandeling van de stedenbouwkundige dossiers, alsook het bieden van administratieve ondersteuning aan de dienst.
Plaats in de organisatie
Werkt onder leiding van en rapporteert aan: omgevingsambtenaar (stedenbouwkundige)
Kernresultaten
1. beleidsvoorbereiding en –uitvoering
Voorstellen formuleren om de dienstverlening aan de burger met betrekking tot de ruimtelijke ordening in de gemeente te verbeteren.
Bijstand verlenen bij vernieuwing administratieve processen.
2. kernactiviteiten
1. Administratie
Uitvoeren van administratieve handelingen.
Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures zoals aanvragen tot omgevingsstedenbouwkundige vergunningen, aanvragen tot verkavelingsvergunningen waarbij de planning van de eigen werkzaamheden afhankelijk is van de termijngebonden afhandeling van de dossiers
administratieve opvolging beslissingen gemeenteraad en college van burgemeester en schepenen m.b.t. ruimtelijke ordening
praktische organisatie van openbare onderzoeken
opzoeken en rapporteren van stedenbouwkundige inlichtingen (bv. vastgoedinformatie aan notarissen)
beheer van databestanden
instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren
uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende opmaken van verslagen en nota's
voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen
verwerken van inkomende en uitgaande post
administratieve en ondersteunende handelingen
2. Informeren van de burger
Informatie verschaffen met betrekking tot aangelegenheden van de dienst omgeving en bij uitbreiding grondgebiedzaken.
Doel: zorg dragen voor een degelijke externe communicatie en dienstverlening Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
informatie verstrekken over aangelegenheden van de dienst
opzoeken van informatie en gegevens ter verbetering van de dienstverlening aan de burgers en de andere diensten beantwoorden van vragen en/of het doorgeven van vragen of klachten aan de verantwoordelijke van de entiteit
Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de medewerker ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.
3. interne communicatie
Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur.
Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren.
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen;
informeren van het diensthoofd en de bevoegde schepen over de projecten en werkzaamheden van de dienst;
meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie binnen de administratie (met de betrokken diensten) en organiseren en opvolgen van intern overleg;
zorgen voor de informatiestroom van de entiteit naar de dienst communicatie;
signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers.
4. externe communicatie
Instaan voor een open externe communicatie.
Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden.
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
in samenspraak met de omgevingsambtenaar afhandelen van binnenkomende vragen, opmerkingen en klachten;
instaan voor een vlot contact met de burger (o.m. baliewerk binnen de hierover geldende afspraken van de dienst);
zorgen voor de toepassing van de wet betreffende openbaarheid van bestuur.
5. personeel (indien van toepassing)
6. wet- en regelgeving
Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit.
Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het behandelen van dossiers Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie;
wetgeving en regelgeving kunnen toepassen;
vakgerichte informatie raadplegen.
Functieprofiel
De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven.
Technische Competenties
Niveau
Cluster Competentie
elementair voldoende grondig
PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden Tekstverwerking (Word) Rekenbladen (Excel) Presentaties (Powerpoint) Databanken (Access)
PIM (Personal Information Manager) (Outlook)
Software eigen aan de functie Wetgeving- en regelgeving M.b.t. de organisatie
M.b.t. de functie
Werking en werkmiddelen Werking van de organisatie
Werkmiddelen en werkmethodieken Procedures en procesbeheer
Projectmatig werken Management en beleid Strategisch management
HR-management Financieel management
Gedragscompetenties
Niveau
Cluster Competentie
elementair voldoende grondig
Beheersmatige vaardigheden Plannen en organiseren Voortgangscontrole Informatieverwerkend gedrag Analytisch denken
Visieontwikkeling Organisatiebewustzijn Interactief gedrag Assertiviteit
Empathie (inlevingsvermogen) Overtuigingskracht
Mondelinge communicatie Schriftelijke communicatie Netwerken
Teamwerk en samenwerking
Leiderschap Delegeren
Leiding geven Coaching Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit
Kwaliteit en nauwgezetheid Veranderingsbereidheid Leerbereidheid
Stressbestendigheid
Zelfvertrouwen Probleemoplossend gedrag Besluitvaardigheid
Creativiteit Initiatief
Burgergerichtheid Waardegebonden gedrag Loyauteit
Integriteit
Resultaatgerichtheid Diversiteit
Voor kennisname
Schrijf “voor kennisname”, vul datum en naam in en plaats uw handtekening
Personeelslid Direct Leidinggevende
“Voor kennisname”
Datum
Handtekening
Naam
