1 DOEL VAN DE FUNCTIE

Selectiereglement voor functie communicatieadviseur

VREG

zoekt een gedreven

Communicatieadviseur

Cont ract ueel bepaalde duur Niveau: B

Met st andplaat s: Brussel Vacat ure nummer 202130684

1 DOEL VAN DE FUNCTIE

Diverse vakinhoudelijke activiteiten inherent aan de eigen specialisatie (informatieverlening en communicatie) voorbereiden en uitvoeren volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten en procedures met als doel aan de collega’s en de Vlaamse burgers en bedrijven gespecialiseerde informatie, diensten en/of producten af te leveren.

2 RESULTAATSGEBIEDEN

Resultaat Voorbeelden van activiteiten

Voorbereiding

De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren met als doel er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen.

- Opmaken en opvolgen van een planning

- Zelfstandig organiseren van de eigen werkzaamheden - Persoonlijk voorbereiden van het teamoverleg - …

Uitvoering - Website en Intranet aanpassen op vraag van

inhoudelijke medewerkers en de teamverantwoordelijke

Diverse activiteiten inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren met als doel bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de VREG.

- Nieuwsbrieven opmaken en versturen

- Plaatsen van berichten en opvolgen van reacties op sociale media

- Bewerken van teksten aangeleverd door inhoudelijke medewerkers (redactie) én opmaken van nieuwe teksten (copy writing): afgestemd op het

communicatiekanaal (nieuwsbrief – website – sociale media – presentaties – brochures/infopakketten – Intranet), de doelstelling van de communicatie én de doelgroep

- Visueel ondersteunen van teksten aangeleverd door inhoudelijke medewerkers én opmaken van nieuwe grafische ontwerpen (infografieken – filmpjes – presentaties): afgestemd op het communicatiekanaal (nieuwsbrief – website – sociale media – presentaties – brochures/infopakketten – Intranet), de doelstelling van de communicatie én de doelgroep

- Creatieve concepten bedenken in teamverband - Correcte toepassing van de huisstijl in externe

communicatie bewaken

- Binnenkomende vragen en klachten toetsen aan procedures/vastgelegde beleidsopties én opvolging ervan in een registratiesysteem

- Complexe telefonische en schriftelijke vragen en klachten behandelen, waar nodig door ontbrekende informatie op te zoeken/op te vragen of input te vragen aan inhoudelijke medewerkers

- De organisatie van evenementen ondersteunen door mee vorm te geven aan het concept, uitnodigingen te versturen, aanwezigen te registreren en een draaiboek op te maken

- Input geven en meewerken aan specifieke communicatie-acties

- Samenwerken met externe partijen, bv. voor websitebeheer & -onderhoud en specifieke communicatieprojecten, alsook input geven bij de opmaak van bestekken, opvolgen van offertes en opmaken van bestelbons

-

Rapporteren - Rapporteren over het aantal en de onderwerpen van

de ontvangen vragen en klachten

Rapporteren over de eigen werkzaamheden en resultaten aan de teamverantwoordelijke met als doel de leidinggevende/het team/zichzelf in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen.

- Rapporteren over het bereik van de externe communicatiekanalen: aantal websitebezoekers, aantal abonnees van de nieuwsbrief, aantal gebruikers van de applicaties op onze website, .…

- Rapporteren over de stand van zaken van specifieke communicatieprojecten

- … Beheer van informatie en/of gegevens

Inventariseren, verzamelen en onderhouden van de nodige informatie en/of analyseren van gegevens met als doel altijd te beschikken over degelijke en bruikbare gegevens.

- Vinger aan de pols houden bij de projecten van inhoudelijke medewerkers en actief op zoek gaan naar relevante content in de organisatie voor toekomstige communicatie

- Mee uitwerken van een content planning voor de externe communicatiekanalen

- Opmaken en actueel houden van

standaardantwoorden op vragen én opleidingen voorzien voor de voorlichters van het extern callcenter - Actueel houden van de website door op regelmatige

basis na te gaan of belangrijke functies en links nog werken en teksten inhoudelijk nog up-to-date zijn - Intern informeren over het relevante actuele nieuws

in de energiesector en de zaken die leven bij burgers en bedrijven

- … Informeren

Informeren over producten, diensten, systemen of procedures inzake informatieverlening,

klachtenbehandeling en externe communicatie met als doel er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan.

- Antwoorden op én oplossingen zoeken voor vragen van interne en externe klanten

- Fungeren als aanspreekpunt voor Vlaamse burgers en bedrijven

- Adviseren over de toepassing en het gebruik van de applicaties op onze website: V-test, Servicecheck, online verhuisplanner, Herkomstvergelijker, Groencheck, …

- Interne opleidingen voorzien over de mogelijkheden van bepaalde software – bv. Infogram, Powerpoint, Teams – ev. in samenwerking met de IT-Adviseur - …

Kennis m.b.t. het vakgebied

Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen

vakgebied en werkterrein met als doel via integratie van

- Op vraag van de teamverantwoordelijke mee helpen opbouwen en onderhouden van netwerken

- Bijhouden van vakliteratuur en opvolgen van nieuwe ontwikkelingen in het communicatielandschap

de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren.

- Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken

- Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten in het vakgebied - …

Optimalisatie van de werking/beleid

De functie bouwt de dienstverlening (verder) uit of optimaliseert deze en neemt een trekkende rol op in deze projecten/opdrachten en formuleert beleidsadvies met als doel de dienstverlening af te stemmen op het beleid van de VREG.

- Proactief knelpunten en behoeften signaleren en mogelijke oplossingen hiervoor aanreiken - Klanttevredenheid evalueren

- Kwaliteits- en efficiëntiebewaking van de opgezette systemen

- Voorstellen doen voor verbetering van de dienstverlening

- Voorstellen doen voor verbetering van de interne flows en processen voor de verschillende

communicatiedragers

- Uitwerken van interne procedures en richtlijnen omtrent klachten- en vragenbehandeling - Meewerken aan organisatiebrede projecten - De continue werking van de organisatie mee helpen

verzekeren

- Actieplan opstellen en werkmethode definiëren - …

3 PROFIEL

3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN

Op de dag van aanwerving beschik je over:

• een professionele bachelor of master op het gebied van communicatie, journalistiek, marketing of talen of je combineert een gelijkwaardig diploma in een andere richting met enkele jaren relevante professionele ervaring

Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen

voorleggen waaruit blijkt dat je diploma volledig gelijkwaardig verklaard is met het vereiste diploma. Je kunt dit

aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://www.ond.vlaanderen.be/naric

Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen “artikel 7” bij Selor (www.selor.be).

Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke ( public@ascento.be ).

3.2 COMPETENTIES

Technische competenties

• Goede kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), internet en sociale media. Ervaring met contentmanagementsystemen (Drupal) is een plus.

• Basiskennis van Frans en Engels. Je bent Nederlandstalig.

• Interesse in de ontwikkelingen op de energiemarkt.

• Extra pluspunt: aantoonbare ervaring (werk-, studie- en/of privégerelateerd) met copywriting en/of redactioneel werk.

Persoonsgebonden competenties

• Verantwoordelijkheid nemen (niveau 1)

• Samenwerken (niveau 1)

• Analyseren (niveau 1)

• Klantgerichtheid (niveau 1)

• Zorgvuldigheid (niveau 2)

• Plannen en organiseren (niveau 1)

3.3 TOELATINGSVOORWAARDEN

Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden:

1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;

2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten;

3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden;

4. Je slaagt in de selectieprocedure.

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte.

Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.

4 AANBOD

• Je krijgt een contract van onbepaalde duur.

• Je gaat van start in een spannende sector bij een boeiende en groeiende organisatie op wandelafstand van het station Brussel-Noord.

• Je kan elke dag verder bouwen aan je skills en krijgt de nodige opleidingen.

• Je krijgt verantwoordelijkheid en neemt mee beslissingen.

• Je werkt in een klein gemotiveerd en dynamisch team.

• Je bent een belangrijk onderdeel van de organisatie en bent onmisbaar in meerdere projecten, afwisseling troef dus.

• Je krijgt een marktconforme verloning in loonschaal B111 en de mogelijkheid flexibel te werken.

• Een aantrekkelijke vakantieregeling, gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, maaltijdcheques, een hospitalisatie- en groepsverzekering.

• Bekijk en beluister ons filmpje en ontdek zelf waarom werken bij de VREG zo boeiend en uitdagend is.

5 SELECTIEPROCEDURE

5.1 CV-SCREENING

Aan de hand van jouw cv, gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet.

Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.

5.2 VOORSELECTIE

Gelijktijdig met de cv screening vindt ook de voorselectie plaats. Aan de hand van de informatie in het CV en de motivatiebrief worden volgende elementen beoordeeld:

• Motivatie

• Relevantie van de beroepskennis/ervaring

• Verwachtingen naar en inzicht in de functie

Deze selectiefase is eliminerend. Enkel kandidaten met een score van minstens 50% en die behoren tot de 5 hoogst scorende kandidaten mogen deelnemen aan de volgende selectiefase. Wie in deze fase zijn

kandidatuur intrekt, wordt vervangen door de volgende best scorende kandidaat. Bij een ex aequo worden alle kandidaten met de 5de beste score toegelaten.

5.3 SELECTIEGESPREK

Het selectiegesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de VREG en een extern jurylid.

In het selectiegesprek wordt gepeild naar volgende aspecten:

• Motivatie

• Inzicht in de functie

• Werkervaring

• Technische competenties

• Persoonsgebonden competenties

• Inpasbaarheid binnen de organisatie

Dit gedeelte is eliminerend. Kandidaten krijgen een beoordeling ‘gunstig’ of ‘ongunstig’. Enkel wie ‘gunstig’

behaalt, wordt toegelaten tot het volgende selectieonderdeel.

De selectiegesprekken vinden plaats de eerste helft van mei 2021 (timing onder voorbehoud).

5.4 ASSESSMENT

Het assessment bestaat uit een gedragsgericht interview, een persoonlijkheidsvragenlijst, redeneertesten en een simulatieoefening(en).

Dit onderdeel is eliminerend. De kandidaten kunnen de beoordeling geschikt en niet geschikt behalen.

Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve.

De assessments vinden plaats de tweede helft van mei 2021 (timing onder voorbehoud).

5.5 NIET NODELOOS HERTESTEN

Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid of de VREG en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.

6 HOE KAN JE SOLLICITEREN?

Ben jij de persoon die beschreven staat in bovenstaand profiel? Wil je jouw energie stoppen in energie en zie jij jezelf werken in een sector die nooit stilstaat? Solliciteer dan uiterlijk 25/04/2021 via public@ascento.be.

7 VRAGEN

Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met:

Ruben Verboven

Teamverantwoordelijke – Team Algemene diensten VREG

T: 02 897 27 26

E: ruben.verboven@vreg.be

Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met:

Janice Verdegem Key Account Manager Ascento

T : 0485 38 33 07

E: janice.verdegem@ascento.be

8 FEEDBACK

Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar janice.verdegem@ascento.be met vermelding van het vacaturenummer.

9 RESERVE EN GELDIGHEID

Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van communicatieadviseur bij VREG, die bestaat uit de lijst van geschikten.

Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De VREG kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als communicatieadviseur. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen.

De VREG kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.

Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor de functie van communicatieadviseur bij VREG. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden.

Het is toegestaan is om één keer een aanbod tot indiensttreding voor deze functie te weigeren. Wanneer je ook

een tweede keer weigert, word je geschrapt van de reservelijst.

Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies

je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort.