Convenant A pen op wieltjes, kinderfietsbib in Antwerpen Noord

(1)

1

Convenant ‘A’pen op wieltjes, kinderfietsbib in Antwerpen Noord’

In uitvoering van:

 het bestuursakkoord district Antwerpen legislatuur 2019-2024, goedgekeurd door de districtsraad op 18 februari 2019 (2019_DRAN_00027);

 de budgetopmaak 2020 goedgekeurd door de districtsraad op 18 november 2019 (jaarnummer 210);

 het traject en de projectronde van de Burgerbegroting 2019-2020, goedgekeurd door de districtsraad op 20 mei 2019 (2019_DRAN_00110)

wordt de hierna volgende overeenkomst tussen het district Antwerpen en de begunstigde afgesloten,

tussen enerzijds:

Stad Antwerpen - district Antwerpen Lange Gasthuisstraat 21, 2000 Antwerpen

vertegenwoordigd door de districtsraad waarvoor optreden:

mevrouw Marita Wuyts, voorzitter van de districtsraad, en de heer Herald Claeys, districtssecretaris

verder genoemd het district, en anderzijds

Volkshogeschool regio Antwerpen Klokstraat 12, 2600 Berchem

vertegenwoordigd door Veerle De Wandeler, directeur, verder de begunstigde genoemd

opgemaakt te Antwerpen op 18/12/2019 in twee exemplaren.

Beide partijen verklaren elk één exemplaar ontvangen te hebben.

Artikel 1 Correspondentie en contactpersonen Contactperso(o)n(en) voor het district Antwerpen is:

Ann Melis, projectleider district

Lange Gasthuisstraat 21, 2000 Antwerpen 03 338 35 10

Ann.melis@antwerpen.be Contactpersoon voor de begunstigde is:

Liesbet Veulemans, sociaal cultureel medewerker

(2)

2 Klokstraat 12, 2600 Berchem 0470 10 60 58

Liesbet.veulemans@vormingplusantwerpen.be

Artikel 2 Looptijd van de overeenkomst

Deze overeenkomst gaat in op 1 januari 2020 en eindigt op 31 december 2020.

Deze overeenkomst kan niet stilzwijgend verlengd worden.

Artikel 3 Doel en voorwerp van de overeenkomst

Deze overeenkomst kadert in de uitvoering van het bestuursakkoord 2019-2024 van het district Antwerpen. De districtsraad keurde op 20 mei 2019

(2019_DRAN_00110), de organisatie, meer bepaald het traject en de projectronde van de Burgerbegroting editie 2019-2020 goed, voor het budget 2020.

De deelnemers aan de Burgerbegroting wezen 114.720 EUR toe voor het thema

‘Fietsvriendelijke straten’, goedgekeurd door de districtsraad op 20 mei 2019 (2019_DRAN_00110). Op het Burgerbegrotingfestival van 13 oktober 2019 wezen de deelnemers 5.000 EUR toe aan het project ‘Apen op wieltjes, kinderfietsbib in Antwerpen Noord’.

Deze overeenkomst legt de verantwoordelijkheden van de begunstigde vast. De begunstigde verbindt er zich toe de actie uit te voeren zoals hierin vastgelegd.

De begunstigde verklaart uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van het

bestuursakkoord 2019-2024 en het principe van de Burgerbegroting van het district en zijn opdracht in overeenstemming hiermee uit te voeren. De begunstigde

aanvaardt de algemene en concrete doelstellingen en de operationele doelstellingen, zoals verwoord in dit plan.

Het project heeft als doel de opslagplaats van een kinderfietsuitleendienst in Antwerpen Noord beter in te richten als fietsatelier.

Artikel 4 Inhoud en doelgroep van het project

De ploeg vrijwilligers van Fietsbib A'pen Noord is al meer dan 4 jaar actief. Elke week, weer of geen weer, staan ze klaar om kinderfietsen te herstellen en uit te lenen. In Antwerpen Noord is de locatie de kelder van de Sint-Amanduskerk (project FUNDAMENT). A'pen op wieltjes wil deze kelder verder inrichten als een echt

fietsatelier. Hiervoor worden herstel-, werken inrichtingsmateriaal aangekocht, ook grotere tweedehandsfietsen worden aangekocht en een bedankje voor de

vrijwilligers.

De doelgroep zijn kinderen, jonger dan 12 jaar, uit gezinnen met verhoogde tegemoetkoming.

(3)

3

Artikel 5 Te behalen resultaten en mijlpalen

De begunstigde verbindt zich ertoe volgende resultaten en mijlpalen in 2020 te behalen.

Mijlpaal 1: aankoop materiaal (28 februari 2020)

 Alle benodigdheden voor de inrichting van de kelder zijn aangekocht.

 de projecthouder bezorgt het district een ingevuld logboek, een ingevuld overzicht van de kastickets, facturen... en ondertekende ontvangstbewijzen van vrijwilligers- of artiestenvergoedingen voor deze periode

Mijlpaal 2: etentje vrijwilligers (30 april 2020)

 De vrijwilligers (16) zijn bedankt door na de vergadering samen iets te gaan eten (maximum 750 euro)

Mijlpaal 3: tussentijdse evaluatie (30 juni 2020)

 Verhoging vaststellen in aantal reparaties en ontleningen van grotere kinderfietsen.

Mijlpaal 4: Oplevering stukken (één maand na de laatste activiteit of ten laatste 15 december 2020)

 Minstens 15 vrijwilligers hebben een attentie ontvangen

 Het uitlenen en repareren van fietsen kent ook een verhoging.

 het eindrapport met foto’s zijn aan de contactpersoon van district Antwerpen bezorgd

 stukken zoals vermeld in Artikel 7 en 9 zijn opgeleverd

Artikel 6 Bedrag en bestemming van het budget

Het district kent een toelage toe van 5.000 EUR aan de begunstigde voor het uitvoeren van dit project.

Door het ondertekenen van deze overeenkomst wordt aan begunstigde het recht niet ontzegd om aan het district ondersteuning voor andere projecten te vragen (logistiek, financieel,...). De in deze overeenkomst afgesproken acties of investeringen mogen echter niet dubbel gefinancierd worden.

Cofinanciering door een derde voor de acties of investeringen in het kader van deze

(4)

4

convenant is wel toegestaan zolang het totaalbedrag van de ontvangen toelage(n) de werkelijke kost van de activiteiten of investeringen niet overschrijdt.

Om de toelage te bekomen mag de begunstigde geen openstaande, niet-betwiste vervallen schulden hebben ten aanzien van het district.

De begunstigde gebruikt het budget als volgt:

Uitgavepost Min/max

- werkbank max 500 EUR

- herstel- en werkmateriaal - fietssloten

- tweedehandsfietsen - inrichting

- catering

- attenties voor vrijwilligers

max 5.000 EUR

Bedragen zijn inclusief BTW.

Voor materiaal aangekocht binnen de uitvoering van deze overeenkomst gelden volgende afspraken:

 elektronisch materiaal wordt drie jaar gebruikt; binnen die tijd kan geen

gelijkaardig materiaal worden aangevraagd, tenzij bij aanpassing van capaciteit;

 meubilair wordt tien jaar gebruikt; binnen die tijd kan geen gelijkaardig materiaal worden aangevraagd, tenzij bij aanpassing van capaciteit;

 bij defecten of diefstal wordt geen nieuw materiaal ter beschikking gesteld.

 voor tweedehandsmateriaal gelden de garantieperiodes voorzien door de leverancier;

 duurzame ICT materialen moeten verzekerd worden tegen diefstal. De veiligheidsmaatregelen die hiermee samengaan moeten nageleefd worden.

 Als de convenant vroegtijdig wordt beëindigd vraagt het district een financiële terugvordering van een bedrag voor duurzame materialen/investeringen in verhouding tot de uitvoering van de convenant

Artikel 7 Financiering

Na ondertekening van deze overeenkomst door beide partijen stort het district het budget op het rekeningnummer BE10 8939 4408 5204 als volgt:

 50% van dit bedrag wordt gestort bij aanvang van deze convenant

 40 % van dit bedrag wordt gestort bij het behalen van mijlpaal 1,

 10% (resterend budget) wordt uitgekeerd na een positieve evaluatie van het eindrapport zoals bedoeld in artikel 9, maar ten laatste drie maanden na het indienen van voornoemd verslag.

(5)

5

Het eerste deel van de toelage zal enkel uitbetaald worden na voorlegging door de begunstigde van:

- indien het een rechtspersoon betreft

 kopie van de geldende statuten met verwijzing naar hun publicatiedatum in het Belgisch Staatsblad

 de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de namens de

rechtspersoon gemandateerde bestuurder, die ook de convenant ondertekent

 de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de door de raad van bestuur aangestelde gevolmachtigden voor dagelijks bestuur

 bankattest met het bankrekeningnummer van de rechtspersoon

 het laatst goedgekeurde jaarverslag, de balans, de resultatenrekening, toelichting bij de rekeningen en een activiteitenverslag

 de laatst goedgekeurde begroting

 het BTW-statuut

Medewerkers met loon van de Burgerbegroting houden dagelijks een door het district aangeleverd Excel-sjabloon/logboek bij van de gepresteerde uren en vermelding waaraan de uren werden besteed. Per medewerker moet er een contract en taakomschrijving aangeleverd te worden. 10% van de hogervermelde loonkost moet niet verantwoord worden, maar kan dienen voor overheadkosten zoals bureaumateriaal, werkingskosten van de organisatie, etc.…

Projecthouders noteren maandelijks alle kastickets, facturen en andere verantwoordingsstukken van uitgaven in een door het district aangeleverd Excel- sjabloon. Bij elke mijlpaal wordt dit overzicht samen met de kastickets, facturen,…

aan het district bezorgd.

Het district bezorgt de projecthouder sjablonen om een overzicht van ontvangstbewijzen voor vrijwilligers- of artiestenvergoedingen in te vullen. Ter verantwoording van uitbetalingen van vrijwilligers- of artiestenvergoedingen aanvaardt het district uitsluitend deze ontvangstbewijzen die door de ontvanger van de vergoedingen ondertekend werden.

Verantwoordingsstukken worden aanvaard onder andere onder de vorm van:

 facturen;

 kastickets;

 contracten vrijwilligersvergoedingen of loonbrieven;

 overschrijvingen;

 ingevulde sjablonen van logboeken, ondertekende artiesten- en vrijwilligersvergoedingen, overzichten van kastickets, facturen, e.d.

Artikel 8 Communicatie

De begunstigde en het district zijn partners in communicatie. Voor alle communicatie betreffende het project gelden de volgende afspraken:

 het label van de Burgerbegroting wordt duidelijk leesbaar (min. 10% op de

(6)

6

voorkant van de drager) op alle communicatiedragers geplaatst;

 in tekst is er altijd een woordelijke vermelding van de Burgerbegroting 2019-2020 van het district Antwerpen;

 promotie over het project gebeurt minstens in het Nederlands;

 de begunstigde verbindt er zich toe iedere externe communicatie (bekendmaking, persactie, aankondiging, promotie of publiciteit, …) omtrent dit project, en dit ongeacht de doelgroep, vooraf met het district te bespreken;

 in de communicatie draagt de begunstigde er zorg voor dat de neutraliteit van het district bewaakt wordt;

 bij communicatie op sociale media wordt de Burgerbegroting vermeld

(@Burgerbegroting op Facebook, #Burgerbegroting op Instagram of Twitter). Bij Facebook evenementen wordt de Burgerbegroting als medeorganisator

aangeduid. Indien de uitvoerder niet op sociale media zit, mailt hij evenementen en verslagen van evenementen door, zodat die op Facebook gedeeld kunnen worden;

 de projectleider van het district wordt vooraf op de hoogte gebracht van evenementen zoals toonmomenten, slotfeesten, etc..

Artikel 9 Rapportering door de begunstigde

De begunstigde brengt een eindevaluatie binnen in de vorm van een schriftelijk verslag met daarin een inhoudelijk evaluatie van de investeringen, de activiteiten, fotoverslag, voorbeelden van promotiemateriaal, het financieel verslag met de nodige bewijsstukken en de cijfergegevens van het aantal bereikte personen.

Dit wordt bezorgd een maand na de laatste activiteit, en voor projecten met een duurtijd van een volledig jaar ten laatste op 15 december 2020.

Artikel 10 Evaluatie en controle

Het district zal een algemene evaluatie uitvoeren van de overeenkomst.

De begunstigde verbindt zich ertoe de hem toegekende middelen te beheren als een goede huisvader en uitsluitend aan te wenden voor het verwezenlijken van zijn doelstellingen zoals omschreven in deze overeenkomst.

Op eenvoudig verzoek van het district levert de begunstigde bijkomende informatie aan het district.

Het district heeft steeds het recht om (ter plaatse) na te gaan of:

 de verleende toelage wordt aangewend voor het doel waarvoor ze wordt toegekend;

 uitvoering wordt gegeven aan de overeenkomst;

 de afgesproken doelstellingen worden nagestreefd en gerealiseerd.

De controle hierop gebeurt door personeelsleden van het district of door externen, daartoe aangeduid door het district.

(7)

7

Het district heeft het recht om door haar eigen diensten of door een externe

bedrijfsrevisor onaangekondigde controles van de boekhouding te laten uitvoeren.

Artikel 11 Sancties

De begunstigde is gehouden tot onmiddellijke geheel of gedeeltelijke terugbetaling van reeds ontvangen bedragen en/of het district is niet gehouden het resterende saldo van de toelage uit te keren wanneer:

 de begunstigde de voorwaarden van deze overeenkomst niet naleeft;

 de begunstigde de toelage niet (integraal) aanwendt voor de doeleinden waarvoor ze werd verleend;

 de begunstigde de beoogde resultaten niet behaalt en dit niet met objectieve argumenten kan verantwoorden,

 de begunstigde meer middelen ontvangen heeft dan waar hij op basis van zijn afrekening recht op heeft,

 de begunstigde de door het district Antwerpen of de hogere bestuurlijke overheden gewenste bewijsstukken niet voorlegt of de controle verhindert;

 de begunstigde een onregelmatig beheer voert en het district dit vaststelt of ervan op de hoogte wordt gebracht;

 het district kan ook om andere redenen gemotiveerd beslissen dat de

begunstigde (een deel van) de toelage moet terugbetalen of dat deze niet verder worden uitbetaald.

Indien de begunstigde de toelage geheel of gedeeltelijk moet terugbetalen, zal het district Antwerpen een factuur opmaken voor de betreffende som. De begunstigde zal dit bedrag binnen de 30 dagen na ontvangst van deze factuur betalen.

Artikel 12 Wijziging of verbreking overeenkomst

Deze overeenkomst kan aangepast worden op voorstel van beide partijen, bij onderling schriftelijk akkoord.

Deze overeenkomst kan door elk van de partijen worden opgezegd indien de andere partij zijn verplichtingen hieronder niet nakomt. Hiertoe stelt de ene partij de andere officieel in gebreke door middel van een aangetekend schrijven. Indien de in gebreke gestelde partij niet binnen één week na ontvangst van het aangetekend schrijven de situatie remedieert, kan de andere partij de overeenkomst opzeggen door middel van een aangetekend schrijven.

Artikel 13 Aansprakelijkheid van het district Antwerpen

Het district Antwerpen kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van activiteiten met betrekking tot de uitvoering van deze overeenkomst.

(8)

8 Artikel 14 Betwistingen

In geval van gerechtelijke betwisting is alleen de Rechtbank van Antwerpen, afdeling Antwerpen, bevoegd.

Artikel 15 Toepasselijke wetgeving

Deze overeenkomst is onderworpen aan de Belgische wetgeving, in het bijzonder aan de wet 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen en het stedelijk algemeen reglement op de toelagen van 18 december 2006.

Artikel 16 Vrijwaringsclausule

Ieder die een subsidie van de stad ontvangt of rechtstreeks of onrechtstreeks gebruik maakt van stedelijke infrastructuur neemt het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad waarin burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samen leven.

Uiteraard betekent dit de volstrekte naleving van de wetten van het Belgische volk en het Europees Verdrag ter bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden.

De subsidie of infrastructuur aanwenden op een wijze die in strijd is met het engagement leidt steeds tot sancties zoals:

 weigeren of terugvorderen van de subsidie

 eenzijdig beëindigen van de samenwerking

 verhuurverbod in alle stedelijke centra

 weigering logistieke ondersteuning

Het district Antwerpen kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de schade die geleden wordt naar aanleiding van de opgelegde sancties.

Namens de districtsraad Antwerpen:

De districtssecretaris De voorzitter van de districtsraad

(9)

9

Herald Claeys Marita Wuyts

Voor Volkshogeschool regio Antwerpen

Veerle De Wandeler, directeur