Overeenkomst voor ondersteuning: son hetpaleis 2021 - 2025
Tussen enerzijds Stad Antwerpen
Francis Wellensplein 1, 2018 Antwerpen
vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen
waarvoor optredend Bart De Wever burgemeester en Sven Cauwelier algemeen directeur, hierna genoemd de ondersteuningsverstrekker.
En anderzijds son hetpaleis
Meistraat 2, 2000 Antwerpen
vertegenwoordigd door Hanneleen Broeckx, voorzitter Raad van Bestuur en Els De Bodt, algemeen directeur,
hierna genoemd de ontvanger.
1. Ingangsdatum
De overeenkomst gaat in op 1 januari 2021.
2. Einddatum
De overeenkomst eindigt op 31 december 2025.
De overeenkomst eindigt automatisch bij het einde van de periode waarvoor ze werd afgesloten. Ze is niet stilzwijgend verlengbaar. Een verlenging is enkel mogelijk mits schriftelijk akkoord van de ondersteuningsverstrekker en na positieve evaluatie.
3. Contactgegevens
De contactpersonen voor de uitvoering van de overeenkomst zijn:
1.1. Contactgegevens voor de ondersteuningsverstrekker
● Bedrijfseenheid en afdeling/dienst: TV/Cultuur
● Adres: Francis Wellensplein 1, 2018 Antwerpen
● e-mailadres: cultuursubsidies@antwerpen.be
1.2. Contactgegevens voor de aanvrager
● Naam contactpersoon: Els De Bodt
● Adres: Meistraat 2, 2000 Antwerpen
● Rekeningnummer: BE65 7310 0063 2996
● Ondernemingsnummer: BE 0462 144 919
● e-mailadres: els.debodt@hetpaleis.be
Wijzigingen van deze gegevens moeten door partijen onmiddellijk worden meegedeeld aan elkaar.
Partijen zijn niet verantwoordelijk voor vergissingen of fouten, wanneer die niet correct werden opgegeven of partijen nalaten wijzigingen door te geven.
Alle formele correspondentie over deze overeenkomst verloopt digitaal via de bovenstaande e- mailadressen.
4. Doel van de ondersteuning
De overeenkomst kadert in het bestuursakkoord 2019 – 2024 van de stad Antwerpen en draagt bij aan de realisatie van ten minste volgende doelstellingen van de stad:
2BRS010302 Kunstenbeleid - muziek, film, podium, literatuur en beeldende kunsten 2BRS010107 Cultuurparticipatie
2BRS010108 Cultuureducatie
2BRS010402 Cultuurverenigingen – expertise en ondersteuning
Vanuit haar statutaire doelstelling levert son hetpaleis een fundamentele bijdrage aan de realisatie van tenminste bovenstaande doelstellingen.
Son hetpaleis
- ontwikkelt vanuit haar statutaire missie culturele activiteiten voor en met kinderen en jongeren en draagt zo bij aan een levendig kunst- en cultuurlandschap in Antwerpen met internationale uitstraling;
- zet een werking op vanuit de stadsschouwburg te Antwerpen;
- neemt binnen het stedelijk kunst- en cultuurlandschap de rol op als cultuurplatform.
5. Waarvoor de ondersteuning gegeven wordt
De ondersteuningsverstrekker verleent ondersteuning voor het volgende:
5.1. Culturele jaarwerking
Hetpaleis is een podiumkunstenhuis voor alle kinderen en jongeren. Het werkt als een plein: een open, publieke ruimte midden in de stad. Het is een plek van ontmoeting, een spiegel van een wereld die onophoudelijk in beweging is. Een kruispunt in de stad, waar mensen en verhalen elkaar ontmoeten.hetpaleis kiest voor kunstenaars. Zij zijn de bezielers van het plein. Ze werken vanuit een
grote behoefte een inspirerend verhaal over de veranderende wereld te vertellen. Verwondering, creativiteit en nieuwsgierigheid zijn hun drijvende krachten. hetpaleis is een landmark op het plein en speelt die schaalgrootte volop uit: het huis biedt een zo groot mogelijke groep kunstenaars onderdak, geeft hen perspectief en creëert een thuis waar ze hun verhalen kunnen delen met het publiek. hetpaleis richt zich tot een breed en superdivers publiek van kinderen, jongeren en volwassenen. Zij bevolken het plein en zijn volwaardige gesprekspartners. hetpaleis kiest voor een dynamische structuur. Het plein is een open plek die afgestemd kan worden op vele verschillende uitdagingen. Het is een kunstorganisatie die kiest voor maatwerk, eerder dan voor vaste stramienen.
hetpaleis verhoudt zich, net als andere pleinen, tot de rest van de wereld en de actualiteit en neemt een actieve en verbindende rol op binnen het kunstenlandschap. De blik is lokaal, nationaal en internationaal gericht.
Door het creëren, produceren en presenteren van kwaliteitsvol jeugdtheater voor kinderen en jongeren en het receptief programmeren van voorstellingen met nationale en internationale uitstraling:
- draagt son hetpaleis bij aan een kwalitatief hoogstaand, rijk, dynamisch en gevarieerd kunstenlandschap in Antwerpen;
- draagt son hetpaleis bij aan de lokale, bovenlokale en internationale uitstraling van de stad als culturele hoofdstad van Vlaanderen;
- draagt son hetpaleis zorg voor het opbouwen van een kwaliteitsvol repertoire van kinder- en jeugdtheater;
- biedt son hetpaleis binnen de receptieve werking voldoende speelkansen voor Antwerpse gezelschappen;
- zet son hetpaleis in op talentontwikkeling en biedt het speelkansen aan nieuw talent en gaat hiervoor samenwerkingsverbanden aan;
- zet son hetpaleis in op cultuureducatie en cultuurparticipatie van de Antwerpse kinderen en jongeren, in vrije tijd en in schoolverband;
- ontwikkelt son hetpaleis participatieve projecten en acties die kunst en maatschappij met elkaar verbinden;
- heeft son hetpaleis oog voor de grootstedelijke eigenheid van de stad Antwerpen, culturele en sociale diversiteit.
Son hetpaleis voert een inhoudelijke jaarwerking met het oog op het behalen van de doelstellingen en de concrete actieresultaten van deze overeenkomst. son hetpaleis voert haar beleid op basis van haar 5-jaarlijkse beleidsplan zoals dat ingediend werd bij en aanvaard werd door de Vlaamse Gemeenschap (bijlage 1). De doelstellingen waarbinnen deze overeenkomst kadert zijn of worden opgenomen in dit beleidsplan. De stad wordt geïnformeerd over de ontwikkeling van het nieuwe beleidsplan voor Vlaanderen.
Een jaarlijkse begroting en inhoudelijke toelichting bij de begroting concretiseren de bepalingen, vastgelegd in het 5-jarige beleidsplan en deze overeenkomst, en worden jaarlijks ter kennisgeving voorgelegd aan de stad.
Son hetpaleis draagt de eindverantwoordelijkheid voor haar werking en zorgt voor alle nodige middelen, waaronderfinanciën, personeel, sponsoring, mecenaat, communicatie en public relations.
5.2. Beheer van hetpaleis in de stadsschouwburg
Son hetpaleis beheert de verleende infrastructuur en zijn kunstwerken als een goed huisvader.
Son hetpaleis voert een actief beleid om het gebouw maximaal open te stellen voor publieke activiteiten en/of derde gebruikers.
De bestemming van de verleende infrastructuur en de bijhorende modaliteiten in het beheer worden omschreven in de concessieovereenkomst tussen son hetpaleis en AG Vespa, in opdracht van de stad Antwerpen (zie ook artikel 9).
5.3. Cultuurplatform voor de stad Antwerpen
Son hetpaleis neemt als stedelijk cultuurplatform voor de kinder(podium)kunsten een rol op van cultureel katalysator door:
- Constructief deel te nemen aan gestructureerd en niet-gestructureerd overleg met cultuurpartners binnen de stad Antwerpen;
- Constructief en complementair maximaal samen te werken met culturele actoren binnen het Antwerpse kunsten- en cultuurlandschap;
- Haar kennis en expertise op vraag van stedelijke diensten kosteloos ter beschikking te stellen.
6. Criteria of voorwaarden
6.1. Verbintenissen
Hetpaleis verbindt zich aan volgende concrete indicatoren die als minimumvereiste worden geformuleerd in het verlengde van de gestelde doelstellingen:
- jaarlijks minstens 2 nieuwe grote zaalproducties;
- jaarlijks minstens 100 voorstellingen in Antwerpen;
- jaarlijks minstens 10 voorstellingen buiten Antwerpen;
- jaarlijks minstens 120 andere activiteiten;
waarvan minstens 100 educatieve activiteiten voor kinderen en jongeren;
- jaarlijks minstens 2 projecten/samenwerkingsverbanden met Antwerpse culturele partners in het kader van talent- en spelontwikkeling van jonge makers;
- jaarlijks minstens 3 educatieve projecten, waaronder minstens 1 project voor en met Antwerpse scholen en minstens 1 project voor kinderen en jongeren in de vrije tijd;
- jaarlijks minstens 10 acties te plannen voor bevordering van publieksdiversiteit en bredere participatie, met bijzondere aandacht voor kansengroepen onder meer door deel te nemen
aan het spaar- en ruilprogramma van de A-kaart en sterke reductie te geven aan A- kaarthouders met tegemoetkoming. De modaliteiten hiertoe zijn vestgeled in een overeenkomst tussen stad en son hetpaleis van 21 april 2017 (jaarnummer 3685).
6.2. Engagementen met betrekking tot archivering
Son hetpaleis verbindt zich ertoe haar dossiers te bewaren volgens de richtlijnen van het stadsarchief inzake klasseren en digitaal werken. son hetpaleis draagt zorg voor de analoge en digitale documenten en bestanden conform artikel III.81 van het Bestuursdecreet. son hetpaleis volgt hierbij de instructies van het stadsarchief Antwerpen en de afspraken die worden gemaakt in overleg met de informatiebeheerders van de bedrijfseenheid waaronder zij ressorteren. De eindbestemming van de archieven is het stadsarchief Antwerpen. Son hetpaleis legt conform de archiefwet en de toepassing ervan elke vernietiging van analoge of digitale documenten ter goedkeuring voor aan het stadsarchief.
Het stadsarchief zorgt voor begeleiding van het archiveringsproces, de archivering en permanente bewaring, de nadere beschrijving, de materiële zorg en het ter beschikking stelling van de archieven aan derden, volgens de normen en procedures van toepassing in het stadsarchief.
6.3. Engagementen met betrekking tot de terbeschikkingstelling (‘stadsdagen’)
Son hetpaleis verbindt zich ertoe om de haar toegewezen infrastructuur van de stadsschouwburg gedurende 20 dagen per kalenderjaar ter beschikking te stellen van de stad voor het inrichten van activiteiten. Het aantal stadsdagen en de bijhorende modaliteiten werden vastgelegd in de concessieovereenkomst tussen AG Vespa en son hetpaleis (zie ook artikel 9). De noodzakelijke voorbereidingsdagen voor repetities en voor opbouw en belichting van het decor, alsmede de afbraak ervan, zijn hierin inbegrepen. Deze zogenaamde stadsdagen kunnen enkel bij
collegebeslissing worden aangewend.
Bijkomende modaliteiten zijn van toepassing op de terbeschikkingstelling:
Voor het toekennen van 15 van deze 20 dagen worden de volgende criteria in acht genomen:
- Diversiteit van culturele activiteiten en gebruikers;
- Kwaliteit van het voorgestelde project of voorgestelde activiteit;
- Culturele relevantie van de activiteit;
- Bijdrage die de activiteit levert aan het realiseren van de doelstellingen van het stedelijk cultuurbeleid;
- Stedelijke verankering van de aanvragende organisatie;
- Niet-commerciële karakter van de activiteit.
Voor de manifestaties die plaatsvinden tijdens de eerder vermelde 20 speeldagen stelt son hetpaleis het technische en zaalpersoneel ter beschikking, evenals verwarming en verlichting, volgens een
basis standaardpakket (bijlage2), dat door son hetpaleis wordt opgemaakt in overleg met de stad.
Alle andere onkosten zullen aan de aanvrager doorgerekend worden.
6.4. Engagementen met betrekking tot de uitvoering van deze overeenkomst
Son hetpaleis gaat volgende engagementen aan met betrekking tot de kwaliteitsvolle uitvoering van de opdracht:
Son hetpaleis
- behoudt en verhoogt haar kennis die noodzakelijk is om haar opdracht te vervullen;
- streeft zowel bij haar culturele werking als bij de exploitatie van de site naar excellentie;
- streeft naar een voortdurende verbetering van de efficiëntie van de interne organisatie;
- heeft oog voor de sociale en milieu-aspecten zoals die door de stad zijn uitgetekend in het kader van de beleidsnota ‘Antwerpen, duurzame stad’ en volgt hierbij de Leidraad Duurzaam Aankopen (bijlage 3);
- streeft naar een verdere verhoging van de kwaliteit van het eigen aanbod en zal de kwaliteit van het aanbod afstemmen op de evoluerende behoeften van de doelgroepen;
- is open in haar beleid en communiceert hierover actief naar haar subsidiërende overheden en naar de gemeenschap;
- onderschrijft in haar personeelsbeleid en de volledige werking de A-waarden diversiteit, integriteit, kostenbewustzijn, samenwerking en klantgerichtheid.
7. Bedrag van de ondersteuning
De ondersteuningsverstrekker kent ondersteuning toe aan son hetpaleis, volgens de bepalingen van deze overeenkomst:
- Een jaarlijkse ondersteuning van 2.710.000,00 euro voor de algemene en dagelijkse werking.
Elke maand stort de stad het volgende twaalfde bedrag, uiterlijk de vijftiende van de maand waarop ze betrekking heeft;
- Een jaarlijkse ondersteuning van 100.000,00 euro voor de loonkost verbonden aan het gebouwbeheer. Elke maand stort de stad het volgende twaalfde bedrag, uiterlijk de vijftiende van de maand waarop ze betrekking heeft;
- Een ondersteuning voor de periode 2021 – 2025 ter waarde van een totaalbedrag van 1.250.000,00 euro voor dringende werken in het kader van het eigenaars- en
huurdersonderhoud, inclusief investeringen in het informaticanetwerk en
theatertechnieken, van de gedeelten van de stadsschouwburg met aanhorigheden en infrastructuur genaamd hetpaleis, zoals bepaald in artikel 7 van de concessieovereenkomst (zie artikel 9). Voor de aanwending van deze investeringsondersteuning verbindt son hetpaleis er zich toe vooraf aan de toewijzing en in samenspraak met de stad, een bestedingsplan ter goedkeuring aan AG Vespa voor te leggen. Deze ondersteuning zal
uitbetaald worden op basis van de door son hetpaleis ingediende facturen, betaalbewijzen en/of bewijsstukken. Wanneer de eindsom van dit bestedingsplan het totaalbedrag overschrijdt, worden de uitgaven teruggedrongen binnen deze maximale marge door voorrang te geven aan de uitgaven in functie van het eigenaarsonderhoud, gevolgd door het huurdersonderhoud dat de veiligheid ondersteunt.
Per begrotingsjaar wordt geldelijke ondersteuning alleen toegekend binnen de grenzen van het beschikbare krediet op de aangepaste meerjarenplannen. De geldelijke ondersteuning kan worden gewijzigd ingeval van budgettaire noodwendigheden van de stad; indien nodig wordt deze
overeenkomst dan aangepast volgens de bepalingen in artikel 12.
Son hetpaleis kan – naar analogie met de reservebepaling in het Kunstendecreet – een reserve aanleggen op de jaarlijkse ondersteuning voor de algemene en dagelijkse werking
(exploitatietoelagen) die aan het einde van de looptijd van de overeenkomst maximaal twintig procent van de toegekende ondersteuning voor de algemene en dagelijkse werking van het laatste werkjaar bedraagt.
Indien er een volgende overeenkomst aanvangt en de reserve bedraagt meer dan het voorziene percentage, kan son hetpaleis deze behouden door een gemotiveerd bestedingsplan in te dienen dat aanvaard wordt door de stad waaruit blijkt hoe de reserve en het teveel tot stand is gekomen en op welke wijze dit tijdens de looptijd van de komende overeenkomst zal worden besteed. In geval van niet goedkeuring van het bestedingsplan wordt het bedrag boven dit hierboven aangehaalde percentage teruggestort aan de stad.
8. Financieel verslag
De ontvanger stelt volgende stukken ter beschikking van de ondersteuningsverstrekker:
- Bankattest over het rekeningnummer van de uitvoerder;
- Laatst goedgekeurde begroting met betrekking tot het lopende jaar;
- Het laatste goedgekeurde jaarverslag, de balans, de resultatenrekening, toelichting bij de rekeningen en een activiteitenverslag met inbegrip een verslag van de bedrijfsrevisor;
- Bewijsstukken van de uitgaven houdt de ontvanger ter inzage en controle.
9. Ondersteuning door terbeschikkingsstelling patrimonium
Voor de terbeschikkingstelling door de stad van de gedeelten van de stadsschouwburg met aanhorigheden en infrastructuur genaamd hetpaleis werd in uitvoering van de beslissing van de Gemeenteraad van 20 maart 2000 (jaarnummer 512) een concessieovereenkomst afgesloten die door AG Vespa wordt beheerd en op 30 april 2044 afloopt.
Voor het eigenaarsonderhoud van de gemeenschappelijke gedeelten van de stadsschouwburg werd in uitvoering van de beslissing van de Gemeenteraad van 20 maart 2000 (jaarnummer 512) een concessieovereenkomst tussen stad, NV Antwerps Muziektheater en son hetpaleis afgesloten die door AG Vespa wordt beheerd en op 30 april 2044 afloopt.
10. Ondersteunende dienstverlening
De ondersteuningsverstrekker stelt volgende bijkomende dienstverlening ter beschikking:
10.1 Externe communicatie
De stad zorgt voor communicatieve ondersteuning in de stedelijke communicatiekanalen ter promotie van de activiteiten die de ontvanger organiseert in het kader van deze overeenkomst, maximaal afgestemd op het bereiken van de beoogde doelgroepen, in overeenstemming met de beschikbaarheid van de communicatiekanalen en de stedelijke doelstellingen rond communicatie.
10.2 Evenementen
De culturele evenementen, georganiseerd door de ontvanger, worden volgens het ‘Opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen’ zoals goedgekeurd door het college op 9 maart 2018 (jaarnummer 2138) ingedeeld in categorie 5, ‘Overige ondersteunde evenementen groep stad Antwerpen’ en bijgevolg vrijgesteld van sommige kosten en retributies, behalve de kosten verbonden aan verwijderen straatmeubilair, retributie ligplaats haven en opkuis. Indien de stad beslist deze ondersteunende dienstverlening in rekening te brengen van externe verzelfstandigde entiteiten en andere entiteiten binnen de groep Antwerpen, zal dit ook voor ontvanger van toepassing zijn.
11. Rapporteren
11.1
Ten laatste op 1 maart legt de ontvanger haar begroting met inhoudelijke toelichting voor het volgende jaar voor aan de stad.
11.2
Beide partijen houden elkaar op de hoogte van alle informatie en evoluties die betrekking of een impact hebben op de uitvoering van de overeenkomst.
De ontvanger engageert zich om bij de uitvoering van de acties rekening te houden met mogelijke opmerkingen van de stedelijke contactpersoon.
Elke wijziging in de uitvoering in tussentijd wordt door de ontvanger onmiddellijk gemeld aan de stad.
11.3
De ontvanger moet het bereiken van de vereiste resultaten aantonen door middel van:
- Cijfermatige rapportage in functie van de kwartaalrapportering van de stad Antwerpen - Een evaluatiegesprek.
In het inhoudelijk jaarverslag zal in het bijzonder aangetoond worden in welke mate de activiteiten van de son hetpaleis hebben bijgedragen tot de beleidsdoelstellingen die de stad geformuleerd heeft en die vermeld worden onder artikel 4, 5 en 6. In het jaarverslag zal tevens duidelijk gesteld worden hoe groot en wat de inbreng van de stad geweest is bij de realisatie van de activiteiten van son hetpaleis.
De evaluatie zal worden uitgevoerd op basis van een evaluatiegesprek, de cijfermatige rapportering en de realisatie van de afgesproken doelstellingen, acties en indicatoren opgenomen in de
overeenkomst en de jaarlijkse inhoudelijke toelichting bij de begroting.
11.4 Timing van rapportage, evaluatie en controle Ten laatste
Op 1 maart Begroting van het lopende jaar
Inhoudelijke toelichting bij de begroting, waaruit de acties in het licht van de doelstelling van deze overeenkomst beknopt woden samengevat
Planningsgesprek Op 31 maart Inhoudelijk jaarverslag
Financieel jaarverslag Evaluatiegesprek
Op 31 maart Een verslag van de bedrijfsrevisor, met daarin de verklaring dat de financiële richtlijnen werden gevolgd
In onderling overleg kan een tussentijdse opvolging plaatsvinden.
11.5
Son hetpaleis verbindt zich ertoe om de resultaten van een publieksonderzoek te communiceren als onderdeel van de rapportering aan de stad.
12. Verbreking, wijziging en opzeg
Beide partijen hebben de mogelijkheid om de overeenkomst vroegtijdig op te zeggen met
inachtneming van een opzegtermijn van 12 maanden. De opzeg gebeurt schriftelijk aan de andere partij, waarbij de opzegtermijn ingaat op de 1e dag van de maand volgend op de ontvangst van de opzegbrief.
De ondersteuningsverstrekker heeft het recht de overeenkomst te verbreken indien de ontvanger zijn verbintenissen niet naleeft of een samenwerking niet langer mogelijk is.
In geval van vroegtijdige opzegging of verbreking van de overeenkomst, moet de ontvanger het niet (correct) gebruikte of niet-verantwoorde gedeelte van de ondersteuning terugstorten.
13. Wettelijk basis
De wet van 14 november 1983 ‘betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen’ is van toepassing op deze overeenkomst, evenals alle andere toepasselijke wettelijke regels;
Het Kaderbesluit Basisprincipes Ondersteuningsbeleid zoals goedgekeurd door de gemeenteraad van 26 oktober 2020 (jaarnummer 595).
14. Bevoegde Rechtbank
In geval van gerechtelijke betwisting over de uitvoering van de overeenkomst zijn alleen de rechtbanken van Antwerpen, afdeling Antwerpen bevoegd.
De eventuele ongeldigheid van een bepaling uit de overeenkomst, heeft geen invloed op de geldigheid van de andere bepalingen van de overeenkomst.
Bijlagen
(1) Beleidsplan, inclusief indicatieve samenstelling begroting, 2017 - 2021 (2) Basispakket stadsdagen
(3) Beleidsnota ‘Antwerpen, duurzame stad’ en Leidraad Duurzaam Aankopen
https://docs.google.com/document/d/1EfQmIYl2c3CwqPnEdhh7NwP1AsyrDifjkvJKNS6VXto/edit#
Ondertekening
Deze overeenkomst werd opgemaakt op Voor Stad Antwerpen
Namens het college van burgemeester en schepenen
algemeen directeur burgemeester
Sven Cauwelier Bart De Wever
Voor de ontvanger
voorzitter Raad van Bestuur algemeen directeur
Hanneleen Broeckx Els De Bodt
