Processen in de Maintenance
organisatie
Goedgekeurde afstudeeropdracht
In 2011 is het Maintenance management programma “Ultimo” aangeschaft om equipementdata makkelijker toegankelijk te maken, om periodieke onderhoudsprogramma’s beter te managen en om onderhoudsgeschiedenis per equipement op te kunnen bouwen.
In de stage periode van 2011/2012 heeft Stephan de grote lijnen van het Maintenance proces zoals dit, bij Indorama Rotterdam, dagelijks ten uitvoer gebracht en visueel inzichtelijk gemaakt. In die stage en vooral de periode daarna heeft hij het gehele Maintenance management programma Ultimo opgezet. Aan het begin van 2013 is dit Maintenance programma geïntroduceerd bij de Maintenance Technicians.
Daaropvolgend kan zijn afstudeeropdracht als volgt omschreven worden:
“Het volledig inzichtelijk en helder maken van het Maintenance proces bij Indorama Rotterdam’’. De Maintenance strategie dient volledig ten uitvoer te worden gebracht met duidelijke verantwoordelijken voor deelprocessen. Hiervoor dient een GAP analyse uitgevoerd te worden om vanuit de huidige situatie in beperkte tijd de gewenste situatie te bereiken. Continue verbetering is een essentiële eis aan de te bereiken situatie.
Naast alle leden van het Maintenance team zullen ook andere stakeholders binnen Indorama gebruikt worden als leveranciers van informatie. De Maintenance strategie, Maintenance filosofie en de Maintenance procedures zullen de basis vormen om het Maintenance proces vorm te geven.
Ten slotte zal Stephan ook meewerken aan de dagelijkse werkzaamheden van het Reliability Team. Hij zal als Mechanisch Engineer problemen onderzoeken en helpen oplossen, Technicians ondersteunen en als vraagbaak fungeren voor de rest van de organisatie.
Op te leveren resultaten voor Indorama: • Gewenste eindsituatie
• GAP analyse resultaten • Tijdsplan
• Impactbepaling door kwantificatie
Op te leveren resultaten voor de Haagse Hogeschool:
• Een stage verslag volgens de geldende normen van de Haagse Hogeschool.
Tijdens de gehele afstudeerstageperiode zullen de stagiaire en de stage begeleider samen steeds de haalbaarheid van het einddoel toetsen aan de reeds bereikte voortgang, en zo nodig diepgang of breedte verminderen of vergroten.
Ed Kool
Maintenance Manager
Afstudeeropdracht grenzen
In overleg met de opdrachtgever zijn er grenzen gesteld aan de afstudeeropdracht. De grens bepaalt op welke processen wordt ingegaan in dit afstudeerrapport. De processen waar wordt op ingegaan zijn:
• Het functie/taak proces • Het werkorder proces
• Het periodiek onderhoud proces • Het projecten proces
• Het documentatie proces • Het kosten proces
Voorwoord
Voor u ligt het afstudeerrapport ‘’Processen in de Maintenance organisatie’’. Een rapport dat tot stand is gekomen ter afsluiting van mijn opleiding werktuigbouwkunde aan de Haagse Hogeschool te Delft.
In mijn voorgaande werkzaamheden als Reliability Team Member bij Indorama Holdings Rotterdam is gebleken dat de bedrijfsprocessen niet helder en inzichtelijk zijn bij de Maintenance organisatie. Dat hier verandering in moet komen is voorwaarde om de fabrieken veilig, efficiënt en betrouwbaar te laten functioneren.
Dit rapport is bestemd voor de Maintenance Manager en voor de overige werknemers in de Maintenance organisatie. Eigenlijk voor iedereen die binnen Indorama banden heeft met het Maintenance proces. Het rapport kan gebruikt worden om te zien hoe de huidige Maintenance processen lopen en er worden verbeteren gegeven voor de toekomst.
Ten slotte vermeld ik dat dit rapport mede tot stand gekomen is dankzij suggesties en een verleende afstudeerplek binnen Indorama. Indorama heeft het mij het mogelijk gemaakt om met de juiste voorzieningen mijn afstudeeropdracht tot een goed einde te brengen. In het bijzonder wil ik Ed Kool, Maintenance Manager bij Indorama bedanken voor het advies en de begeleiding en mijn collega’s van het Reliability Team voor de gezellige samenwerking.
Stephan van Duijvenbode 07-juni-2013
Inhoudsopgave
Goedgekeurde afstudeeropdracht ... 2 Afstudeeropdracht grenzen ... 3 Voorwoord ... 4 Samenvatting ... 8 Verklarende woordenlijst ... 9 Hoofdstuk 1 - Inleiding ... 10 1.1 Achtergrond informatie ... 11 1.2 Bedrijfsbeschrijving ... 12 1.3 Aanleiding ... 15 1.4 Trends en Ontwikkelingen... 16 1.5 Doelstelling ... 17 1.6 Probleemstelling ... 17 1.7 Aanpak ... 17Hoofdstuk 2 – Voorbereidend onderzoek ... 18
2.1 Maintenance strategie ... 18
2.2 Stamgegevens ... 18
Hoofdstuk 3 – Huidige situatie ... 20
3.1 Het huidige functie/taak proces... 20
3.2 Het huidige werkorder proces ... 22
3.3 Het huidige periodiek onderhoud proces ... 26
3.4 Het huidige projecten proces ... 29
3.5 Het huidige documentatie proces ... 32
3.6 Het huidige kosten proces ... 33
Hoofdstuk 4 – Verbeterpunten ... 34
4.1 Algemeen verbeterpunt ... 34
4.2 Functie/taak proces verbeterpunten ... 34
4.3 Werkorder proces verbeterpunten ... 34
4.4 Periodiek onderhoud proces verbeterpunten ... 34
4.5 Documentatie proces verbeterpunten ... 34
4.6 Kosten proces verbeterpunten ... 34
Hoofdstuk 5 – Verbeterde processen ... 35
5.1 Het verbeterde functie/taak proces ... 35
5.2 Het verbeterde werkorder proces ... 36
5.3 Het verbeterde periodiek onderhoud proces ... 37
I. Stamgegevens ... 47
II. Het sprayloop systeem ... 48
III. Ultimo Beheer ... 49
IV. Evaluatie ... 53
V. Werkinstructie ... 54
VI. Inspectieformulier ... 56
Figuur 1: Luchtfoto van het terrein van Indorama... 12
Figuur 2: Organigram van de Maintenance organisatie ... 13
Figuur 3: Foto van de Maintenance Shop ... 14
Figuur 4: Het huidige functie/taak proces ... 20
Figuur 5: Het storingen werkorder proces ... 23
Figuur 6: Het periodiek onderhoud werkorder proces ... 24
Figuur 7: Het uitgesteld onderhoud werkorder proces ... 25
Figuur 8: Huidige periodiek onderhoud proces ... 27
Figuur 9: Verloop van hoogte van inspectiepunten ... 28
Figuur 10: Een P&ID met het equipement gekleurd wat gecontroleerd moet worden bij een tank inspectie. ... 29
Figuur 11: Welk PO model wordt in welk jaar uitgevoerd. ... 30
Figuur 12: Het huidige projecten proces ... 31
Figuur 13: Huidige documentatie proces ... 32
Figuur 14: Verbeterde functie/taak proces ... 35
Figuur 15: Verbeterd documentatie proces ... 38
Figuur 16: Verbeterd ontvangst documentatie proces ... 39
Figuur 17: Kosten overzicht met betrekking tot bestellingen... 40
Figuur 18: Uiteindelijke kosten overzicht ... 41
Figuur 19: Het sprayloop systeem ... 48
Figuur 20: Het concept ... 48
Figuur 21: View van de Ultimo gebruiker ... 49
Figuur 22: Voorbeeld van een leidinglijst ... 51
Figuur 23: Weergave van Dashboards ... 51
Samenvatting
Dit rapport is geschreven in kader van mijn afstudeerstage als afsluiting van de opleiding Werktuigbouwkunde bij Indorama Holdings Rotterdam B.V. Door de overname van het bedrijf Eastman door Indorama is de onderhoudsfilosofie sterk veranderd. In die tijd is toen het huidige onderhoud management systeem niet behouden in verband met de hoge kosten.
Om het onderhoud weer betrouwbaar, helder en overzichtelijk te maken is er een nieuw Maintenance management software programma gekocht genaamd Ultimo. Door de komst van het nieuwe programma zijn de Maintenance processen erg veranderd waardoor het niet meer duidelijk voor de gebruikers is hoe de nieuwe processen verlopen.
In dit rapport worden de huidige Maintenance processen beschreven die binnen de gestelde rapport grenzen vallen. Per proces wordt daarbij beschreven hoe het proces verbeterd kan worden om dichter bij het ideale proces verloop te komen. Buiten de omschrijving van de processen om wordt per proces ook de impact beschreven en het tijdsplan waarin het verbeterde proces doorgevoerd zou kunnen worden.
Bij het functie/taak proces wordt de conclusie getrokken dat door de extra taak van beleidmaker de E&I Reliability Engineer andere werkzaamheden moet laten liggen. De oplossing die hiervoor is geboden is om een extra functie toe te voegen aan de organisatie. Dit zou waarschijnlijk op de korte termijn niet gaan lukken waardoor de mogelijkheid moet ontstaan om intern in de organisatie te kijken.
In het werkorder proces blijkt dat er een jobsoort te weinig is. Het aanvragen van het plaatsen van een steiger krijgt op dit moment een verkeerde jobsoort waardoor er geen duidelijk verschil is tussen de originele werkorders en extra minder onbelangrijke werkzaamheden. Dit probleem is op korte termijn op te lossen door de jobsoort aanvraag toe te voegen.
Op het gebied van periodiek onderhoud moeten looproutes gemaakt gaan worden. Door gebruik te maken van looproutes kunnen heel veel identieke periodiek onderhoud modellen worden samengevoegd. Dit komt de efficiëntie in het werkproces ten goede. Voordat looproutes aangemaakt kunnen worden moet als eerst onderzocht gaan worden of het systeemtechnisch werkt in Ultimo. Hier kan enige tijd overheen gaan.
Voor het projecten proces kunnen nog geen verbeterpunten worden gegeven en daardoor ook geen verbeterd proces. Het is een nieuw proces wat op dit moment tijdens de periodieke tank inspecties vanuit de BRZO voor het eerst ter uitvoering wordt gebracht.
Het documentatie proces is al jaren een probleem. Het is niet duidelijk waar informatie gevonden kan worden en hoe nieuwe informatie opgeslagen wordt. De structuur verbetering kan plaats vinden door de digitale locaties op te schonen en alle data in ultimo te plaatsen. Door de enorme hoeveelheid data gaat daar jaren overheen voordat alles via het ideale documentatie proces verloopt. De eerste stap kan wel al gezet worden om vanaf dit moment via het verbeterde documentatie proces te gaan werken.
Bij elk proces wat ten uitvoer wordt gebracht bij Indorama zijn kosten verbonden. SBMS is heel onoverzichtelijk en het is lastig om informatie uit te krijgen. Als beheerder van het Maintenance budget wil je uiteindelijk met één druk op de knop een up-to-date kosten overzicht zien. Door de mogelijkheid van geplande en gefactureerde kosten in kaart te brengen binnen in Ultimo wordt de eerste stap gezet. Telkens stap voor stap zal er een deel van het kosten proces inzichtelijk moeten worden gemaakt voordat een volledig overzicht mogelijk is.
Verklarende woordenlijst
BreakdownMaintenance
Met breakdown Maintenance wordt bedoeld dat er geen periodiek onderhoud wordt uitgevoerd. Wanneer het equipment faalt, wordt het gerepareerd of vervangen.
DIMS DIMS is de locatie waar alle tekeningen van de site digitaal staan opgeslagen.
EMMPP Engineering, Maintenance, Materials & Services, Procurement en Projects
ERP-programma
ERP staat voor Enterprise resource planning. Dit soort
computerprogramma's worden voornamelijk binnen organisaties gebruikt ter ondersteuning van alle processen binnen het bedrijf. Fileroom Een ruimte binnen Indorama waar alle papieren documenten zijn
opgeslagen.
Focusstrategie De focusstrategie is gericht op het concurreren op één of een beperkt aantal marktsegmenten, liever dan de totale markt.
Gap analyse
Het Engelse begrip ‘’Gap’’ betekent ‘kloof’ of ‘gat’ en geeft het verschil aan tussen de gewenste situatie en de situatie waar de organisatie zich nu in bevind.
Job / werkorder De benaming job of werkorder wordt door elkaar gebruikt om de werkzaamheid aan te tonen.
Key Performance Indicator (KPI)
KPI’s zijn variabelen om prestaties van ondernemingen te analyseren. Het is een managementinstrument.
MIS MIS staat voor Maintenance Information System. Het is een database voor het beheren van specificaties van installatie onderdelen.
MOC
MOC staat voor Management of Change. Bij een MOC gaat er onderzocht worden of een verandering mogelijk is. Wat moet voor de verandering allemaal gebeuren en daarbij wordt een safety studie gedaan.
N-schijf De N-schijf is de plek waar alle afdelingen hun digitale bestanden kwijt kunnen.
P&ID P&ID staat voor Piping and Instrumentation Diagram.
Polymerisatie Polymerisatie is het samenvoegen van kleine koolwaterstoffen tot een lange keten.
SAP SAP is een bedrijf dat zich specialiseert in bedrijfssoftware oplossingen. Strategie van
operational excellence
Operational Excellence is het minimaliseren van de operationele kosten. Het betekent efficiëntie, kwaliteit tegen de laagste kosten, en de hoogst mogelijke productiviteit.
Straub klem Een straub klem wordt gebruikt om een lekkage in een leiding tijdelijk te dichten.
Hoofdstuk 1 - Inleiding
Indorama Maintenance is verantwoordelijk voor de totale Maintenance op de Rotterdam site; de afdeling staat dagelijks voor een grote uitdaging om te zorgen dat de fabrieken blijven functioneren zonder productieverlies. De Rotterdamse vestiging bestaat uit de volgende assets: utilities-fabriek, PTA-fabriek, PET-fabriek en een PET2-fabriek en een WWT-fabriek. Door de overname van Eastman door Indorama (2008) is de productiefilosofie en daarmee ook de onderhoudsfilosofie sterk veranderd.
Bij deze overname zijn vanwege de hoge kosten de bestaande ERP-progamma’s SAP en MIS buiten gebruik gesteld, waardoor tegelijkertijd een grote hoeveelheid gegevens van equipement en onderhoudshistorie is kwijtgeraakt. Omdat mede daardoor de grip op de betrouwbaarheid van de fabrieken steeds minder wordt, en het overzicht op de Maintenance processen niet altijd duidelijk is, wil het management hier verandering in brengen.
Dit rapport beschrijft per Maintenance proces de huidige situatie en op welke manier het proces verbeterd kan worden om dichter bij het ideale proces verloop te komen. Bij het bedenken van verbeteringen moet altijd de Maintenance strategie in acht worden genomen.
Buiten de omschrijving van de processen om wordt per proces ook omschreven wat de impact zou zijn bij het doorvoeren van het verbeterde proces. Daarbij wordt ook een tijdsplan gemaakt waarin het verbeterde proces zou doorgevoerd kunnen worden.
1.1
Achtergrond informatie
Titel : Processen in de Maintenance organisatie Bedrijf : Indorama Holdings Rotterdam B.V. Bedrijfsbegeleider : Ed Kool, Maintenance Manager Student : Stephan van Duijvenbode Studentnummer : 09004289
School : Haagse Hogeschool locatie Delft Opleiding : Werktuigbouwkunde
Afstudeerbegeleider : A. van der Vlugt
Afstudeerperiode : 04-02-2013 - 07-06-2013
In november 2011 ben ik na mijn eerste stage bij Indorama Holdings Rotterdam terecht gekomen voor mijn tweedestage. Mijn stage opdracht was toen om een overzicht te maken van de huidige werkzaamheden die de Maintenance organisatie allemaal uitvoert.
Na het beëindigen van mijn stage was mijn project, zo was ik het gaan zien, nog niet afgelopen. Ik ben het afgelopen jaar bij Indorama blijven werken als project uitvoerende van Ultimo in het Reliability Team. Ultimo is een gebruiksvriendelijk onderhoudsbeheersysteem waarmee een Maintenance afdeling kan voldoen aan de steeds hogere eisen die worden gesteld aan de realisatie van installatie beschikbaarheid en het doelmatig uitvoeren van onderhoud.
De werkzaamheden hielden het volgende in: - Contact houden met de leverancier - Contact hebben met de gebruikers - Programmeren en vormgeven van Ultimo - Ultimo vullen met data
- Het beheren van Ultimo
- Ultimo klaar maken om uit te rollen naar de organisatie
Afgelopen 1 April is Ultimo live gegaan voor de 4 fabrieken die zich op het terrein van Indorama bevinden. Door de komst van Ultimo is de manier van het uitvoeren van onderhoud heel erg veranderd wat leidde tot mijn afstudeeropdracht.
1.2
Bedrijfsbeschrijving
Hieronder is het bedrijf, Indorama Holdings Rotterdam, waar de afstudeerstage is gelopen nader omschreven.
Indorama Holdings Rotterdam
Indorama Ventures is een van de grootse polyesterproducenten in de wereld en marktleider van het produceren van PTA en wolvezels. Deze multinational met zijn hoofdkantoor in Bangkok, Thailand, heeft wereldwijd producerende vestigingen in vier werelddelen en vijftien landen en heeft door deze geografische spreiding een goed evenwicht in de landenportfolio. Met een continue focus op kosten en efficiency heeft Indorama Ventures zich wereldwijd sterk gepositioneerd als lage kosten fabrikant.
Het productportfolio van de Rotterdamse vestiging van Indorama Holdings B.V. bestaat uit een sinds 1997 producerende PTA-fabriek en een producerende PET-fabriek. Doordat deze twee fabrieken op één site staan, wordt er een groot voordeel gecreëerd, de eerste fabriek maakt PTA, een ruwe grondstof voor polyester en PET. De 2e fabriek maakt PET-granulaten waarvan de welbekende petflessen worden gefabriceerd. De productie van PTA kan apart worden verkocht, maar het liefst gebruikt Indorama deze grondstof natuurlijk voor de eigen productie van PET. Dit levert meer toegevoegde waarde en daarmee meer omzet.
Voordat er uiteindelijk PET-korrels in de eindsilo’s terechtkomen is er een heel lange weg door de pijpleidingen van de fabrieken afgelegd. Het begint met grondstoffen als glycol en azijnzuur etc. dusdanig te mixen, verhitten en te behandelen, dat er PTA-poeder ontstaat. Dit poeder wordt met lucht door de pijpleidingen getransporteerd naar de PET-fabriek waar het met grondstoftoevoegingen onder zeer hoge druk en temperatuur in reactoren wordt omgezet in vloeibare PET. Na het afkoelen in een waterbed worden hiervan de korrels gesneden, gedroogd en met lucht verplaatst naar de eindsilo’s.
Op dit moment wordt een nieuwe PET fabriek (PET 2) opgestart. Aan deze nieuwe PET fabriek is iets bijzonders. Het is een tweedehans fabriek uit Duitsland. In Duitsland is deze fabriek in stukken uit elkaar gehaald en in Nederland weer in elkaar gezet. Dit was nog nooit eerder in de wereld gedaan. Met de tweede PET fabriek gaat de productie omhoog naar 390000 ton per jaar. Voor 2014 staat een uitbreiding op het programma van de PTA fabriek waarbij de productie capaciteit omhoog gaat van 350000 naar 600000 ton per jaar.
De onderhoud Technicians zijn bij Indorama Holdings verantwoordelijk voor het in goede staat houden van de installaties. Onderhoudswerkzaamheden kunnen vooraf gepland zijn of direct uitgevoerd worden in geval van storing. De Technicians werken hierbij nauw samen met de operators. Zij overleggen wat het probleem is en bespreken de beste oplossing, zodat de operator de installatie weer kan besturen. Belangrijk is dat de storing kort duurt en er minimaal productieverlies ontstaat.
Indorama Holdings is een volcontinu bedrijf en beschikt over een eigen Utilities fabriek waar de stroom, lucht en stoom wordt gegenereerd voor de producerende fabrieken, tevens beschikt het bedrijf over een eigen WWT-fabriek waar het afvalwater wordt gezuiverd. Een groot voordeel is een eigen kleine haven waar twee binnenvaartschepen kunnen aanleggen om de ruwe grondstoffen aan te leveren en voor de opslagtanks.
Het Reliability Team
De Maintenance organisatie is op de volgende manier opgebouwd, te zien in figuur 2. Aan het hoofd staat de Maintenance Manager met daaronder het Reliability Team en het Maintenance Team. De taak van het Reliability Team is om de onderhoudsplannen op te zetten en een vraagbaak te zijn voor het Maintenance Team. Daarbij onderzoekt het afwijkingen in het proces systeem en bedenkt daar oplossingen voor. Een voorbeeld van een afwijking in het systeem is te lezen in Bijlage II.
Het Reliabilty team bestaat uit de volgende functies: Één E&I Reliability Engineer, één Rotating Equipment Officier, drie Equipment Inspectors en één Mechanisch Reliability Engineer.
Maintenance Maintenance Manager Reliability Team E&I Reliability Engineer Rotating Equipment Officier 3 Equipment Inspectors Mechanisch Reliability Engineer Maintenance Team Team coach E&I Team coach Mechanisch
Het Maintenance Team voert het onderhoud uit in de fabrieken. Het team is onderverdeeld in twee disciplines: E&I (Elektrisch & Instrumentatie) en Mechanische. Aan de hoofd van elke discipline staat een Team Coach die leidinggevend aan de onderhoudsploeg. In onderstaand figuur is een foto van de Maintenance Shop te zien waar het meeste onderhoud wordt uitgevoerd.
1.3
Aanleiding
Door de overname van het bedrijf Eastman door Indorama in 2008 is de productiefilosofie en daarmee ook de onderhoudsfilosofie sterk veranderd. Er zijn weinig tot geen geplande stops meer, terwijl de productiecapaciteit naar het maximale is gebracht. Dit komt mede door de nadruk op de “strategie van operational excellence” in plaats van de eerder gevolgde focusstrategie. Hierdoor is betrouwbaarheid en doeltreffend onderhoud voor de fabrieken een belangrijke Key Performance Indicator (KPI) geworden. Elke storing met productieverlies heeft invloed op de winstmarge van de verkoop. Om de fabriek op de huidige prestatienorm en betrouwbaarheid te houden of zelfs te verbeteren, is er op onderhoudstechnisch vlak een verbeterslag nodig.
De eerste stap om de onderhoud betrouwbaar, helder en overzichtelijk te maken, is in 2011 al genomen door de aanschaf van het management softwareprogramma Ultimo. Met het implementeren van het nieuwe management systeem is de mogelijkheid gecreëerd om het onderhoud per equipement vast te leggen en een historie op te bouwen. Ook draagt het programma bij aan de betrouwbaarheid, veiligheid en de continuïteit van de productie.
De bovengenoemde punten resulteren in minder storingen, productfouten, kwaliteitsverlies, verlies aan energie en materialen en zelfs ongevallen. Verder brengt het de gebruiker in staat om te voldoen aan de toenemende wet- en regelgeving en kan deze eenvoudig aantonen te voldoen aan de eisen die worden gesteld aan certificeringen.
Door de komst van het management systeem zijn de processen waarop de Maintenance organisatie te werk gaat in het onderhouden van de fabrieken enorm veranderd en niet meer duidelijk voor de organisatie. Ook zijn er nieuwe opties qua verbeteringen van de processen naar voren gekomen waar naar gekeken moet gaan worden.
1.4
Trends en Ontwikkelingen
In de vorige paragraaf is een nadere toelichting gegeven over de aanleiding betreffende dit afstudeerrapport. In deze paragraaf wordt er gekeken naar de ontwikkelingen van het niet voldoende kunnen aantonen van onderhoud wat de eerste aanleiding was om een management softwareprogramma aan te schaffen.
Schiedam, 7 februari 2013
Odfjell onverminderd onder verscherpt toezicht
Tank op- en overslagbedrijf Odfjell kan onderhoud van leidingen onvoldoende aantonen. Dat is één van de conclusies naar aanleiding van een grootschalige inspectie in oktober 2012 door de DCMR Milieudienst Rijnmond (DCMR) en Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (VRR). Odfjell staat sinds geruime tijd onder verscherpt toezicht van de inspectiediensten. Dit betekent dat er vaker (onaangekondigde) inspecties plaatsvinden. Ondanks dat Odfjell slechts een deel van de terminal in bedrijf heeft, vinden inspecties op de hele terminal plaats.
Vandaag is het inspectierapport van een grootschalige controle in oktober 2012 openbaar geworden. Hieruit blijkt dat Odfjell onvoldoende kan aantonen dat het leidingen systematisch heeft gecontroleerd en onderhouden. Hiervoor is aan Odfjell een voornemen tot last onder dwangsom aangezegd. Omdat Odfjell zelf het onderhoud onvoldoende kan aantonen heeft de DCMR een gespecialiseerd bureau ingehuurd dat steekproefgewijs de leidingen fysiek controleert. Deze controle vindt op korte termijn plaats. Mocht blijken dat leidingen bij Odfjell gebreken vertonen, dan treedt de DCMR onmiddellijk op en volgen er verdere sancties.
Odfjell Maritiem blijft buiten bedrijf
Bij een andere terminal van Odfjell, Odfjell Terminal Maritiem (OTM), constateerden de DCMR en de VRR onvoldoende onderhoud aan de brandbestrijdingssystemen. Daarnaast bleek de administratie van onderhoud niet op orde. De DCMR heeft ook hiervoor een voornemen tot last onder dwangsom aangezegd. Onmiddellijk na deze constatering, heeft OTM op donderdag 11 oktober 2012 de overslag van schepen naar schepen en het gebruik van OTM als ligplaats gestaakt. Dit is nog steeds de situatie.
BRZO-inspectie
De 6-daagse inspectie maakte onderdeel uit van grootschalige controle bij Odfjell. In maart 2012 zijn eerst de meest risicovolle onderdelen bekeken: de veiligheid van de tanks en de werking van koel en blussystemen. De inspectie van oktober 2012 concentreerde zich op de administratie van het onderhoud en het inspectieregime van brandbestrijdingssystemen, utility- en productieleidingen, de organisatie van het tankonderhoud en de beveiliging van tanks, afvalwatersystemen en laad- en losfaciliteiten.
Bron: Inspectierapport Odfjell
Het is relevant om te vermelden dat bovenstaande informatie ook betrekking heeft op Indorama. Zoals in het artikel hierboven te lezen valt kon Odfjell onderhoud aan bepaalde installaties niet aantonen. Uit de praktijk blijkt dat veel ongevallen in de chemische industrie te maken hebben met niet goed gebruikte procedures tijdens de normale bedrijfsvoering en met geen passende onderhoudsstrategie. Bedrijven die werken met grote hoeveelheden gevaarlijke stoffen en/of deze in opslag hebben vallen onder de werking van het Besluit risico's zware ongevallen 1999 (BRZO). In Nederland zijn dat ruim 400 bedrijven, variërend van complexe chemische procesindustrie, raffinaderijen tot eenvoudige opslagbedrijven. Omdat Indorama een van die bedrijven is, is het afgelopen jaar ook een BRZO inspectie gehouden op het terrein. Met de BRZO inspectie van februari 2013 zijn door de auditeurs enkele overtredingen geconstateerd. Deze overtredingen hadden allemaal betrekking op het niet of niet volledig kunnen aantonen van uitgevoerde inspecties. Dit was in een bepaalde manier gunstig dat Indorama op de feite werd gedrukt. Een des belangrijkere reden om zondanig structurele veranderingen in het Maintenance proces door te voeren waar het uitvoeren van werkzaamheden centraal staat.
1.5
Doelstelling
De doelstelling betreffende dit afstudeerrapport klinkt als volgt:
Het volledig inzichtelijk en helder maken van de Maintenance processen bij Indorama Holdings Rotterdam. De Maintenance strategie dient volledig ten uitvoer te worden gebracht met duidelijke verantwoordelijken voor de processen. Hiervoor dient een GAP analyse uitgevoerd te worden om vanuit de huidige situatie in beperkte tijd de gewenste situatie te bereiken. Continue verbetering is een essentiële eis aan de te bereiken situatie.
De op te leveren resultaten zijn daarbij: • Gewenste eindsituatie
• GAP analyse resultaten • Tijdsplan
• Impactbepaling door kwantificatie
Bovenstaande doelstelling wordt behaald door gebruik te maken van informatie van alle leden binnen het Maintenance team maar ook andere stakeholders binnen Indorama. De Maintenance strategie vormt de basis om het Maintenance proces zijn vorm te geven.
1.6
Probleemstelling
In de aanleiding is naar voren gekomen dat door de komst van het management systeem de Maintenance processen enorm zijn veranderd en het op dit moment niet meer duidelijk is hoe de processen verlopen. De processen moeten overzichtelijk en helder gemaakt worden en daarbij gekeken worden hoe de processen verbeterd kunnen worden, het zogenaamde Gap. Ook moet worden bekeken in wat voor tijdsbestek de verbeterde processen doorgevoerd kunnen worden in de organisatie en wat voor impact zij hebben op het gehele Maintenance proces.
1.7
Aanpak
Om een beter beeld te creëren van de aanpak in dit rapport wordt er in hoofdstuk twee eerst voorbereidend onderzoek gedaan. De Maintenance strategie wordt gedefinieerd en ook wordt behandeld waarom de stamgegevens in een bedrijf zo belangrijk zijn.
Vanaf hoofdstuk drie worden de processen helder en overzichtelijk gemaakt. Als eerst wordt per proces afzonderlijk de huidige situatie weergegeven en uitgelegd wat het proces inhoud. Daarna komen in hoofdstuk vier de verbeterpunten aan de orde en in hoofdstuk vijf worden de verbeterde processen weergegeven met de impact die zij hebben. Hier wordt automatisch het Gap besproken tussen de huidige situatie en de verbeterde situatie. Hoofdstuk zes geeft per proces het tijdsplan weer waarin de verbeterde situaties doorgevoerd kunnen worden.
Hoofdstuk 2 – Voorbereidend onderzoek
In de voorbereiding wordt gekeken wat de Maintenance strategie is en wordt uitgelegd waarom de zogenaamde stamgegeven van een organisatie zo belangrijk zijn.
2.1
Maintenance strategie
Om de vraag te beantwoorden wat de Maintenance strategie inhoud is gebruik gemaakt van de Maintenance one-pager. In de one-pager worden de missie, visie en strategie toegelicht voor dat jaar en de doelen die behaald moeten worden.
De strategie bestaat uit de volgende drie punten:
• Houdt de kosten op peil of verlaag de kosten ten opzichte van het vorige jaar. • Zorg dat de site kan blijven groeien en binnen de mogelijkheden die de wet beidt • Maak optimaal gebruik van alle mogelijkheden tot verbetering.
2.2
Stamgegevens
Voordat de processen in kaart kunnen worden gebracht moeten de basis gegevens bekend zijn. We noemen dit de stamgegevens. Voorbeelden van stamgegevens zijn bijvoorbeeld welke vestigingen er allemaal zijn, verschillende storingsoorzaken, jobsoorten, vakgroepen en afdelingen.
Uit mijn eerdere ervaringen met Ultimo blijkt dat de stamgegevens heel belangrijk zijn. Zij vormen de funderingen van de processen. In Bijlage I bevind zich een lijst met alle stamgegevens die in Ultimo aanwezig zijn.
De tekst hieronder beschrijft een van de belangrijkste stamgegevens waar tijdens mijn afstudeerstage veel om te doen is geweest. Het definiëren van alle installatiesoorten was een lastige taak en na veel vergaderingen is er toch een oplossing gekomen.
Installatiesoorten
In ultimo bestaat de functionaliteit ‘’installatiesoorten’’. Een installatiesoort is de benaming om het soort equipement aan te duiden. Voorbeelden hiervan zijn een pomp, een elektromotor, een tank, een flowmeter, een switch en een reactor.
Elk TAG nummer hebben we ingedeeld in een installatiesoort. Aan het installatiesoort kunnen data van andere stamgegevens gehangen worden. Enkele voorbeelden hiervan zijn:
• Storingsoorzaken • Vestiging
• Afdeling
• Onderhoud vakgroep
De naam van het installatiesoort begint met wat het is, bijvoorbeeld een transmitter. Daarna het soort equipement, bijvoorbeeld een analyzer. Als laatste is er nog een optie om aan te geven om wat voor transmitter het gaat, bijvoorbeeld een chloor. Het uiteindelijke installatiesoort wordt een: Transmitter, Analyzer, Chloor.
Het voordeel van deze benaming is dat je op elke mogelijke manier kan zoeken. Stel je wilt weten hoeveel chloor instrumenten er zijn, typ je in de selectielijst in Ultimo van de installatiesoorten ‘’chloor’’ in en elk equipement komt naar voren. Het maakt niet uit of het een transmitter of een sensor is.
Het definiëren op deze manier kwam direct goed van pas. De EMMPP manager, waar de Maintenance organisatie onder valt, kwam met de vraag hoeveel equipement er op het terrein was van bepaalde installatiesoorten om te vergelijken met een andere Indorama vestiging in Europa. We zijn nog heel erg bezig met het optimaliseren maar ik haalde eigenlijk zo de lijst uit het systeem.
In het oude ERP-systeem had elke TAG nummer een eigen vakgroep die onderhoud uitvoerde aan het equipement. De voornaamste vakgroepen die worden gebruikt zijn Mechanisch en E&I. Dit heb ik omgebouwd tot op installatieniveau. Elk installatiesoort heeft nu zijn eigen vakgroep die daar onderhoud aan uitvoert.
Wanneer een nieuwe job gemeld wordt moet het TAG nummer worden ingevuld. Aan het TAG nummer hangt weer een installatiesoort en aan het installatiesoort hangt weer een uitvoerder. Op deze manier komt de job meteen na het melden bij de juiste Maintenance vakgroep terecht.
Hoofdstuk 3 – Huidige situatie
In hoofdstuk 3 worden alle huidige processen behandeld. Als eerst wordt er per proces uitleg gegeven wat het proces inhoud en daarna wordt de huidige situatie omschreven.
3.1
Het huidige functie/taak proces
Zoals in de organisatie structuur van paragraaf 1.2 te zien is bevinden er in de Maintenance organisatie diverse functies met verschillende taken. Allen ten behoeve om de Maintenance strategie te waarborgen. Het functie/taak proces beschrijft per functie de taak die zij hebben in de Maintenance organisatie.
Tijdens mijn afstudeerstage is het volgende proces doorgevoerd zoals te zien valt in het diagram hieronder. Het diagram beschrijft op welke wijze functies en taken zijn verbonden met elkaar in de Maintenance organisatie.
De nieuwe functionaliteit wat ik samen destijds met mijn bedrijfscoach bedacht heb is om aan elk installatiesoort een equipementsoort onder te brengen. Aan een equipementsoort is weer een vakman gekoppeld, de beleidmaker. De soorten equipementsoorten met hun bijbehorende beleidmakers zijn:
• Civiel/Facilities; Facilities technologist • E&I; E&I Reliability Engineer
• Static; Equipement Inspector
• Rotating; Rotating Equipement Officier
Elke beleidmaker is verantwoordelijk voor de installatiesoorten die onder hem vallen. Daar mee wordt mee bedoeld dat zij de onderhoud procedures maken en beheren en een vraagbaak zijn voor de Technicians.
De E&I en Mechanisch Reliability Engineer bepaald aan de hand van de gemaakte onderhoud procedures of onderhoud wel of niet uitgevoerd wordt in specifieke gevallen. De Engineer beslist of onderhoudsintervallen aangepast mogen worden en/of kunnen worden aangepast. In samenwerking met de afdelings Team Coach draagt hij de strategie uit naar de Technicians. De voorgaande tekst beschreef de beleidskant van het functie/taak proces. Dit wordt gedaan door het Reliability Team. De uitvoerings kant wordt gedaan door het Maintenance - en Project Team. Zij zorgen voor het dagelijks onderhoud aan de fabrieken en voeren projecten uit.
De Maintenance Manager zit als ware op de muur tussen de beleid en uitvoerders kant. Hij bewaart het overzicht en leidt alle processen in goede wegen.
In het diagram is de equipement soort Civiel/Facilities niet weergegeven. Dit equipement valt onder een andere afdeling en heeft zijn eigen processen.
3.2
Het huidige werkorder proces
Het werkorder proces beschrijft de route die een werkorder aflegt van begin tot eind. Aan het werkorder proces is het laatste half jaar enorm veel veranderd. De organisatie bevindt zich nu op een punt waar het proces in Ultimo technisch goed kan verlopen.
Met het werkorder proces wil je bereiken dat er een geschiedenis wordt opgebouwd over het onderhoud. Niet alleen om aan te kunnen tonen bij een inspectie van de overheid maar ook voor Indorama zelf. Dit allemaal om in de toekomst terug te kunnen kijken naar wat voor beslissingen er toen zijn gemaakt of hoe een probleem is ontstaan.
Het werkorder proces begint met de vraag: wat voor soort werkorders zijn er? In Ultimo heet dit de ‘’jobsoort’’. Er zijn voor 3 mogelijkheden gekozen:
• Periodiek onderhoud (PO) • Storing
• Management of change (MOC)
Bij het aanmaken van een werkorder wordt er een uniek nummer gegenereerd, het job nummer. De werkorder krijgt ook een status. De status geeft aan in welke status de werkorder zich in het proces bevindt. De statussen die gebruikt worden in Ultimo zijn: goedgekeurd, in uitvoering, gereed, gesloten en uitgesteld.
Informatie kan je in elke status van een werkorder toevoegen. Er kunnen foto’s in de job worden geplaatst maar ook documenten. Bij elke status verandering is er ook een mogelijkheid om een verhaal of een opmerking te plaatsen.
De informatie die in de loop van de tijd wordt opgeslagen kan met behulp van Dashboard naar voren gebracht worden. Meer informatie hier over is te vinden in Bijlage III.
Niet elke jobsoort heeft het zelfde werkorder proces. Per jobsoort is het proces aangepast. In de onderstaande kopjes wordt per proces de weg die de werkorder aflegt verhelderd.
Het storingen werkorder proces Het proces van storingen gaat als volgt:
Wanneer een storing wordt geconstateerd wordt er een job aangemaakt. Dit gebeurd in het scherm ‘’job melden’’. Nadat de job is aangemaakt komt de job in de status goedgekeurd. Aan de hand van het installatiesoort van het TAG nummer waar de job op gemaakt is komt de job automatisch bij de juiste vakgroep uit. De job wordt opgepakt door een Technician vakgroep en in de status in uitvoering gezet. Wanneer de job alleen uitgevoerd kan worden wanneer het proces stil ligt wordt de status veranderd naar uitgesteld. De eerst volgende mogelijkheid wordt de werkorder opgepakt. Wanneer de job wel uitgevoerd is en de werkzaamheden afgerond zijn wordt de job gereed gemeld.
In figuur 5 worden de werkorder proces stappen van het correctief onderzoek visueel weergeven. De reden waarom een werkorder meteen in de status goedgekeurd terecht komt is omdat Indorama niet werkt met een planner of goedkeurder van werkorders. Alle werkorders die aan worden gemaakt moeten worden opgepakt. De uitvoerder bepaald zelf wat voor prioriteit de werkorder heeft.
Figuur 5: Het storingen werkorder proces
De status gesloten kan alleen gegeven worden aan een werkorder door de ultimo beheerder. De status gesloten heeft te maken met het sluiten van een boekjaar. Dit heeft vooral betrekking op gemaakte kosten. De actie vervolg job aanmaken wordt later besproken in onderstaande tekst. Het periodiek onderhoud werkorder proces
Het werkorder proces van de jobsoort periodiek onderhoud gaat als volgt:
In het scherm generen PO jobswordt het periodiek onderhoud opgezocht voor een bepaalde periode. Enkele voorbeelden waarop geselecteerd kan worden zijn: fabriek, afdeling en
In figuur 6 worden de werkorder proces stappen van het periodiek onderhoud werkorder proces visueel weergeven. De reden waarom de werkorders gelijk in de status ‘’in uitvoering’’ komen is omdat de persoon bewust de periodieke werkorders opzoekt en aanmaakt. De werkzaamheden worden vrijwel direct ook opgepakt.
Figuur 6: Het periodiek onderhoud werkorder proces
Werkorders met de jobsoort MOC verlopen via het zelfde proces als dat van het periodiek onderhoud. Het uitgestelde werkorder proces
Een PO job of een storing kan in de status uitgesteld komen. De job kan op dat moment niet uitgevoerd worden omdat er bijvoorbeeld geen onderdelen voor zijn en of operations het niet toelaat omdat de installatie operationeel is. Wanneer de uitgestelde job wel uitgevoerd kan worden ondergaat de werkorder de volgende stappen:
De job wordt van de status uitgesteld weer naar in uitvoering gezet. Wanneer de job is uitgevoerd wordt de job gereed gemeld.
In het verleden kon wanneer er een shutdown in een fabriek was niet goed worden gezegd welke werkzaamheden er allemaal gedaan moeten worden. Met de komst van Ultimo wordt er gekeken welke werkorders er in de status uitgesteld staan. Er kan dan zelfs op sectie worden gesorteerd wanneer bijvoorbeeld maar een deel van de fabriek af gaat. Dit maakt het voor Maintenance veel eenvoudiger en zo voorkom je dat er werkzaamheden vergeten worden.
In figuur 7 is het uitgesteld onderhoud proces weergegeven.
Figuur 7: Het uitgesteld onderhoud werkorder proces Het vervolgjobs werkorder proces
Vanuit een bestaande job kan ook extra werk voortkomen. Een voorbeeld hiervan is hier onder omschreven:
Mechanische Maintenance Team heeft E&I nodig om bij het uitbouwen van een klep alle instrumentatie los te koppelen. Op de job van het uitbouwen van een klep wordt dan een vervolgjob gemaakt: ‘’E&I instrumentatie loskoppelen’’. Na onderhoud op de klep wordt er op de hoofdwerkorder nog een vervolgjob gemaakt: ‘’E&I instrumentatie aankoppelen’’.
Voor het bepalen van het Maintenance budget van elk jaar is elke werkorder belangrijk. Met het aanmaken van vervolgjobs wordt het heel inzichtelijk hoeveel extra werk een bepaalde klus nodig heeft.
3.3
Het huidige periodiek onderhoud proces
Voor de komst van Ultimo bestond het gehele onderhoud uit Breakdown Maintenance. De werkzaamheden bestonden voor 90% uit het oplossen van storingen en maar 10% uit Periodiek onderhoud. Door de komst van Ulitmo en het werkorder proces is de Maintenance organisatie als ware voor het eerst systematisch periodiek onderhoud gaan uitvoeren. Er is op dit moment een periodiek onderhoud proces aanwezig maar daaraan kan nog veel verbeterd worden. Het huidige proces
Het proces rond Periodiek onderhoud is altijd een vicieuze cirkel. Het begint met het maken van een PO model in Ultimo. Er wordt aangegeven om wat voor werkzaamheden het gaat en op welk TAG nummer. De interval periode en de werk procedure kan toegevoegd worden. Het periodiek onderhoud moest steeds verder verbeterd worden om zo efficiënt mogelijk onderhoud uit te voeren.
Het aanmaken van PO modellen kan uitsluitend worden gedaan door beleidmakers in samenspraak met een Technician of voortkomen uit wettelijke regelgeving. Elk PO model heeft een eigen interval wanneer de werkzaamheden moeten terugkomen. De verantwoordelijke voor het generen van periodiek onderhoud jobs kijkt wat voor werkzaamheden er op de planning staan voor de komende tijdsperiode. Vanuit deze po modellen worden werkorders gegenereerd. De volgende stap is het uitvoeren van het periodiek onderhoud. De Technician gaat met zijn lijst de fabriek in en verricht de nodige werkzaamheden. Wanneer het werk klaar is gaat de Technician voor de computer zitten en meld zijn jobs af in ultimo.
Wanneer een Technician merkt tijdens zijn werkzaamheden dat bijvoorbeeld een pomp helemaal niet om de 2 weken gesmeerd hoeft te worden maar dat dat ook om de maand gedaan kan worden gaat hij naar de beleidmaker van het installatiesoort. In overleg met de beleidmaker kan er voor gekozen worden om het interval van het uitvoeren van periodiek onderhoud te veranderen. Dit wordt dan in het PO model veranderd en een opmerking geplaatst waarom het interval verhoogt of verlaagd is.
Vanuit periodiek onderhoud kan ook extra werk ontstaan. Als blijkt tijdens het smeren van een pomp, de pomp trilt moet de Technician een vervolgjob aanmaken. Er moet dus achteraf extra worden gekeken naar de pomp. De vervolgjob verloopt via het standaard werkorder proces. In het diagram hieronder is het proces weergegeven.
Figuur 8: Huidige periodiek onderhoud proces
Het periodiek onderhoud proces is gebaseerd op de kwaliteitscirkel van Deming. De vier activiteiten (Plan, Do Check en Act) zorgen voor een betere kwaliteit. Het steeds terugkerend stappenplan garandeert dat de kwaliteitsverbetering continu onder de aandacht is.
Ontstaan van het huidige periodiek onderhoud proces
Met de opstart van Ultimo heb ik in samenwerking met Idris Demiturk periodiek onderhoudsmodellen aangemaakt voor het calibreren en onderhouden van analyzer kasten. Het doel hiervan was vooral om het periodiek onderhoud proces in Ultimo te gaan begreipen. Per analyzer heb ik een PO model aangemaakt met daarbij een werkinstructie en een Inspectieformulier. Voorbeelden hiervan zijn in Bijlage V en VI te vinden. Per tijdseenheid, in het begin 8 weken, kwam er per analyzer vanuit het periodiek onderhoudsmodel een werkorder naar voren dat de analyzer gecalibreerd moest worden. Idris ging met de automatisch bijgeleverde werkinstructie en inspectieformulier de fabriek in om de analyzer te calibreren. Achteraf vulde hij zijn constateringen in in Ultimo en sloot hij de werkorder.
Door de bouw van PET2 ontstonden er veel storingen aan de analyzers. Idris heeft toen bij mij aangegeven dat hij de frequentie wilde verlagen naar 3 weken. Dit is nog niet volgens het voorgestelde periodiek onderhoud proces verlopen omdat op dat moment het begrip beleidmaker nog niet geïntroduceerd was.
Wanneer er op dit moment naar een van de analyzers op site wordt gekeken is er al een hele onderhoud geschiedenis van het afgelopen jaar. Op deze manier kan er naderhand onderzoek worden gedaan wanneer er bijvoorbeeld vaak bepaalde constateringen worden gedaan of juist oplossingen worden gevonden om een probleem op te lossen.
In het figuur hieronder zijn over een bepaalde tijdsperiode waardes van de inspectiepunten te zien. Zo kan er gekeken worden of de analyzer stabiel draait en misschien een voorspelling gedaan worden voor aanstaand falen van de analyzer.
Figuur 9: Verloop van hoogte van inspectiepunten
3.4
Het huidige projecten proces
In het huidige projecten proces wordt het onderhoud worden bepaald aan de hand van de P&ID. Om dit proces te beschrijven is in onderstaande tekst een voorbeeld gegeven.
Vanuit de BRZO inspectie zijn er periodieke inspecties gepland op de opslagtanks die zich op het terrein bevinden. Per tank heb ik via de P&ID aangegeven wat er aan periodiek onderhoud uitgevoerd moet worden. Met deze informatie heb ik PO modellen aangemaakt in Ultimo. In de afbeelding hieronder is een voorbeeld gegeven van een P&ID met gekleurd welk equipement onderhouden moet worden. Dit is verwerkt in PO modellen per inspectiejaar, een voorbeeld hiervan is te vinden in Bijlage VII.
Het proces is zo opgebouwd dat in de eerste drie jaar van een tien jaarlijkse periode alleen de 1 jaarlijkse inspectie uitgevoerd moet worden. In jaar vier is buiten de 1jaarlijkse inspectie ook de 4 jaarlijkse inspectie aan de beurt. In jaar vijf komt de 1 jaarlijkse inspectie naar boven maar ook de 5 jaarlijkse. In jaar 6 en 7 komt alleen de 1 jaarlijkse inspectie naar boven. In jaar komt de 8 komt de 1 jaarlijkse en 4 jaarlijkse inspectie. In jaar 9 komt alleen de 1 jaarlijkse inspectie weer naar voren. Ten slotte is in het tiende jaar de 1 jaarlijkse, 5 jaarlijkse en 10 jaarlijkse inspectie aan de beurt.
Het boven beschreven verhaal is in figuur 11 weergegeven. Jaar 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 PO model 10 jaarlijkse inspectie x 5 jaarlijkse inspectie x x 4 jaarlijkse inspectie x x 1 jaarlijkse inspectie x x x x x x x x x x Figuur 11: Welk PO model wordt in welk jaar uitgevoerd.
Het project, in dit voorbeeld een periodieke tank inspectie, wordt geïntroduceerd door de beleidmaker. In dit geval is dat een Equipement Inspecteur omdat een tank is statisch equipement is. Na het aanmaken van de werkorders gaan de desbetreffende Project Technicians de werkzaamheden voorbereiden en zorgen voor de uitvoer van het project. Wanneer zij ondersteuning nodig hebben vanuit het Maintenance Team moet dit aangevraagd worden bij de Team Coach van het Team. Indien er externe partijen nodig zijn loopt dit aanvraag proces via de Maintenance Planners.
Aan het eind van het project is de Project Group verantwoordelijk voor de nazorg van het project. Dat kan gaan om het toevoegen van rapporten via het documenten proces of het afmelden van de werkorders. Wanneer er extra werk ontstaat vanuit het project zal hiervoor een werkorder aangemaakt voor moeten worden.
Introduceert Beleidmaker Voorbereiding Project Group Uitvoering Project Group
Mainteance Team Maintenance
Planners Contractors Nazorg Project Group Het documenten proces Afmelden van de werkorders Vervolg job aanmaken
3.5
Het huidige documentatie proces
In het huidige documentatie proces zijn er verschillende plekken waar informatie gevonden kan worden. In het figuur hieronder is te zien dat er twee vormen van documentatie zijn, digitaal en op papier. De digitale en papieren versie kan zich op verschillende plekken in de organisatie bevinden en uiteindelijk zijn er maar twee documentsoorten: tekeningen en data.
Met data wordt bedoeld rapporten, datasheets, aantekeningen, werkbonnen, enz.
Digitaal Papier Ultimo N-schijf Tekeningen Data Persoonlijke directory Fileroom DIMS
Figuur 13: Huidige documentatie proces
Buiten de tekenaar, die de tekeningen beheert, zijn er geen regels betreft het documenteren van informatie. Elke werknemer heeft zijn eigen persoonlijke directory op de computer en als er al informatie op de N-schijf is opgeslagen is het heel moeilijk om te vinden.
3.6
Het huidige kosten proces
Een goed kosten overzicht is in tijden van crisis van essentieel belang. Sinds enige tijd is de Maintenance Manager verantwoordelijk geworden voor het Maintenance budget. Indorama gebruikt voor de kosten een software programma (SBMS) wat ontwikkeld is door Indorama Ventures zelf.
Het huidige proces
Het beheren van de Maintenance kosten gebeurd op dit moment achteraf. Wanneer je wilt weten wat er in januari is uitgegeven en of je toen over het budget bent gegaan wordt pas in maart bekend wanneer alle facturen zijn betaald en/of binnen zijn gekregen. Dit is op deze manier niet gewenst.
Hoofdstuk 4 – Verbeterpunten
Nu de huidige processen inzichtelijk zijn gemaakt in hoofdstuk drie kan er nu gekeken worden naar verbeter punten in de processen. De verbeterpunten is als ware het Gap tussen het huidige en het verbeterde proces.
Voor het projecten proces kunnen nog geen verbeterpunten en daardoor ook geen verbeterd proces gegeven voor worden. Het is een nieuw proces wat op dit moment tijdens de periodieke tank inspecties vanuit de BRZO voor het eerst ter uitvoering wordt gebracht.
4.1
Algemeen verbeterpunt
Om de processen voor iedereen overzichtelijk te maken zou in Ultimo op de selfservice pagina per proces een navigatie item aangemaakt moeten worden waarin visueel het proces staat omschreven. Het verloop van de processen is dan voor iedereen inzichtelijk en kan dan bijdragen aan efficiëntie. Wat de selfservice pagina en navigatie items zijn wordt in Bijlage III nader uitgelegd.
4.2
Functie/taak proces verbeterpunten
Uit de praktijk blijkt dat een Reliability Engineer niet de verantwoording van beleidmaker bij zijn taken pakket erbij kan krijgen. Dit verhoogt dermate de werkdruk waardoor andere werkzaamheden blijven liggen. In de huidige situatie is dit het geval bij de E&I Engineer. Aan de Mechanische kant van het Reliability Team wordt de beleidmaker rol toebedeeld aan de Rotating Equipement Officier en de Equipement Inspecteur. Hier is dit probleem niet aanwezig.
4.3
Werkorder proces verbeterpunten
Wanneer op dit moment vervolgjobs worden gemaakt voor bijvoorbeeld het plaatsen van een steiger krijgt de job de jobsoort storing. Eigenlijk is dat vreemd omdat het plaatsen van een steiger geen storing is. De overige jobsoorten periodiek onderhoud en MOC zijn hier ook niet geschikt voor. Er moet een nieuwe jobsoort worden bedacht dat de functie van extra werkzaamheden kan overnemen.
4.4
Periodiek onderhoud proces verbeterpunten
In de huidige situatie is er voor elke periodiek onderhoud taak een apart PO model. Bij het aanmaken van periodiek onderhoud jobs worden daardoor enorm veel werkorders gegenereerd. Hierdoor kan eerder het overzicht worden verloren. Het zou een verbeterpunt zijn om vrij onbelangrijke periodieke onderhoud taken te kunnen samenvoegen in één werkorder.
4.5
Documentatie proces verbeterpunten
Vanaf de eerste dag dat ik bij Indorama kwam werken is het documentatie proces een chaos. Het is niet duidelijk waar informatie gevonden kan worden en hoe nieuwe informatie opgeslagen wordt. Hier moet een structuur verandering in komen waarin duidelijk is hoe het documenten proces verloopt.
4.6
Kosten proces verbeterpunten
SBMS is heel onoverzichtelijk en het is lastig om informatie uit het programma te krijgen in de vorm van statistieken. De ontwikkel afdeling in Thailand wil ons hier ook niet mee helpen. Er moet een proces worden bedacht waarin alle kosten inzichtelijk worden gemaakt voor de Maintenance afdeling waarbij het belangrijk is dat uiteindelijk ook alle kosten in SBMS staan voor de overige afdelingen binnen Indorama.
Hoofdstuk 5 – Verbeterde processen
In hoofdstuk vijf wordt per proces de verbeterde versie getoond.
5.1
Het verbeterde functie/taak proces
In het verbeterde proces is een extra functie toegevoegd, een E&I Equipement Officier. De extra toegevoegde functie neemt de beleidmaker taak over van de E&I Reliability Engineer. Met de extra functie aan de kant van E&I creëer je de zelfde structuur als aan de Mechanische kant waarbij de twee beleidmaker taken buiten de Engineer functie vallen. Daarbij nog een reden waarom dit een verbetering zou zijn dat op deze manier eenvoudiger achterstallig werk zou kunnen worden opgepakt door de extra mankracht.
In figuur 14 is het nieuwe functie/taak proces weergegeven:
5.2
Het verbeterde werkorder proces
In het verbeterde werkorder proces is een extra jobsoort toegevoegd, de jobsoort aanvraag. De toevoeging van deze extra jobsoort gaat in de toekomst een duidelijk verschil geven tussen de originele werkorders en extra minder onbelangrijke werkzaamheden.
In eerste instantie is de nieuwe jobsoort bedoeld voor het aanvragen van het plaatsen of verwijderen van isolatie en steigers. Deze variant zal het meest gebruikt gaan worden binnen Indorama. Een tweede optie waar de jobsoort voor gebruikt kan worden is bijvoorbeeld voor schilder werkzaamheden. Wanneer een leiding geschilderd moet worden is dit niet direct een storing en ook geen periodiek onderhoud.
5.3
Het verbeterde periodiek onderhoud proces
In het verbeterde periodiek onderhoud proces wordt gebruikt gemaakt van looproutes. Bij een looproute wordt er één werkorder aangemaakt voor het bijvoorbeeld smeren van tien kettingkasten. In de werkorder van een looproute bevindt zich een checklist van alle TAG nummers die de Technician moet langslopen. De Technician doet zijn ronde in de fabrieken en meld de werkorder gereed.
Door gebruik te maken van looproutes kunnen heel veel identieke PO modellen worden samengevoegd. Bij een verandering in de werkprocedure is een looproute eenvoudiger aan te passen dan tien tallen afzonderlijke modellen.
Wanneer tijdens het periodiek onderhoud bij een van de TAG nummers op de checklist extra werkzaamheden moeten worden verricht kan op dat TAG nummer een vervolgjob worden aangemaakt. Deze vervolgjob doorloopt het normale werkorder proces.
5.4
Het verbeterde documentatie proces
Om de onderlinge connecties voor in de toekomst te verbeteren is het volgende proces bedacht voor het opslaan van documentatie. Het verbeterde proces wordt weergegeven in onderstaand figuur: Digitaal Papier Ultimo Tekeningen Data Persoonlijke directory Fileroom DIMS Noodzakelijke data Tijdelijke data
Figuur 15: Verbeterd documentatie proces
Het idee is om de digitale locaties op te schonen en alle data in ultimo te plaatsen. Op deze manier bevindt de documentatie op een locatie en met de zoek selectielijsten die zich in ultimo bevinden is het eenvoudig zoeken naar de juiste data. Voor het opslaan van tekeningen wil ik de structuur van het DIMS systeem gebruiken en implementeren in Ultimo. DIMS wordt door andere afdelingen gebruikt en op die manier krijg je één tekeningen structuur voor de gehele organisatie van Indorama.
De persoonlijke directory blijft wel bestaan maar moet een andere functie krijgen. In de persoonlijke directory zouden alleen tijdelijke bestanden geplaatst mogen worden voor persoonlijk gebruik. Na bijvoorbeeld onderhoud werkzaamheden moet de data verwijderd worden of in Ultimo geplaatst worden.
Naast de persoonlijke directory blijft ook de Fileroom bestaan. Zoveel mogelijk data moet digitaal worden gemaakt en opgeslagen worden in Ultimo. Op deze manier wordt het beheren van de grote hoeveelheid data efficiënter en is toegankelijk voor meerdere personen tegelijkertijd. Officieuze papieren blijven wel aanwezig in de fileroom.
Ontvangst van documenten
Indorama besteed veel onderhoud uit aan externe bedrijven. Dit kan gaan om bijvoorbeeld een calibratie, reiniging of een overhaul. Na de uitvoer van de werkzaamheden wordt door de externe partij altijd een rapport meegestuurd. Wat er verwacht wordt is dat na ontvangst het rapport wordt ingezien en daarna in Ultimo wordt gezet.
Het idee is dat na ontvangt het rapport naar de beleidmaker van het installatiesoort van het TAG nummer gaat van de job. De beleidmaker neemt het rapport door en neemt indien nodig extra
stappen op aanraden van de externe partij of de Technician. De beleidmaker zet zelf het rapport onder het goede TAG nummer of werkorder in Ultimo of besteed dit uit aan een ondergeschikte. In het figuur hieronder is het ontvangst van documentatie proces weergegeven:
Figuur 16: Verbeterd ontvangst documentatie proces
De naamgeving van het document moet op de volgende manier: K891 – Borescoop inspectie 01-januari-2013. De naam begint met het TAG nummer gevolgd door het onderwerp met daarachter de datum van uitvoer inspectie of dergelijke. Op deze manier is eenvoudig het rapport terug te vinden en kan in een oogopslag gezien worden waar het document over gaat.
5.5
Het verbeterde kosten proces
Bij elk proces wat ten uitvoer wordt gebracht bij Indorama zijn kosten aan verbonden. Dat maakt het gelijk ingewikkeld, er zijn zoveel verschillende factoren waar rekening mee moet worden gehouden met het beheren van de kosten. Als beheerder van het Maintenance budget wil je uiteindelijk met één druk op de knop een up-to-date kosten overzicht zien. Zo ver zijn we nog lang niet en is ook niet in een keer realiseerbaar.
Mijn plan is om het kosten proces op te zetten in Ultimo en buiten SBMS om te laten gaan lopen. Omdat Indorama Ventures wel met SBMS werkt zal er elke nacht informatie vanuit Ultimo moeten worden ‘’geschoten’’ naar SBMS. Zo blijft het SBMS systeem up-to-date maar het inzichtelijk houden van de kosten processen vind plaats in Ultimo. Technisch is dit ook mogelijk, op dit moment draait er al zon soort systeem wat maandelijks de nieuwe magazijn artikelen uit SBMS in Ultimo zet.
Voordat Indorama Rotterdam het kosten proces met behulp van Ultimo kan gaan uitvoeren zijn er grote veranderingen nodig. Op dit moment ben ik aan het onderzoeken of de bestaande kosten processen die in Ultimo aanwezig zijn aansluiten op de huidige manier van werken. Andere afdelingen die banden hebben met de Maintenance afdeling moeten daarna worden overtuigd om ook gebruik te gaan maken van ultimo. Recentelijk is dit al gebeurd met de afdelingen Inkoop, Laboratorium en het Magazijn.
Op het niveau van bestellingen kunnen kosten in de vorm van geplande en gefactureerde kosten worden opgeslagen. Met behulp van een rapport kan nu worden gezien hoeveel kosten er nu nog aanzitten te komen in een bepaalde periode. In figuur 17 is hiervan een voorbeeld gegeven.
Figuur 17: Kosten overzicht met betrekking tot bestellingen.
Wanneer het magazijn en inkoop de bestellingen gaan beheren in Ultimo kan al een heel goed overzicht worden gegeven wat voor bedragen er nog open staan.
Steigerbouw
Een van de grootste uitgave van Indorama gaat naar steigerbouw. Dit wordt door de externe firma BilFinger (voorheen BIS) gedaan. Er wordt een prijs betaald per dag voor elke kuub steiger die in de fabriek aanwezig is. Steigers staan soms weken na het uitvoeren van onderhoud nog steeds in de fabrieken. Er was niet duidelijk doorgegeven dat de werkzaamheden klaar waren en of BilFinger had nog geen tijd gehad om de steiger weg te halen. Indorama blijf wel betalen voor de huur. Om deze kosten goed te gaan beheren wordt er ook gebruikt gemaakt van vervolgjobs. Een voorbeeld hiervan is hier onder omschreven:
Bij het Mechanisch Maintenance team komt een job binnen om een straub klem te plaatsen op een leiding met een lekkage. Om bij die leiding te komen is een steiger nodig. De Technician maakt een vervolgjob aan. Hij geeft de vervolgjob een omschrijving met ‘’steiger plaatsen’’ en kiest bij uitvoerder ‘’Maintenance Planners’’. De Vervolgjob komt dan in het ‘’postvakje’’ van de Maintenance planners. De Maintenance planners keuren de aanvraag voor een steiger goed en vullen bij externe uitvoerder BilFinger in. Bilfinger krijgt nu automatisch een bericht in hun ‘’postvakje’’ steiger plaatsen. De steiger wordt geplaatst en Bilfinger zet de vervolgjob op gereed. De Technician plaatst de straub klem en meld de ‘’hoofdjob’’ gereed en maakt een vervolgjob aan met de omschrijving ‘’steiger verwijderen’’. En het proces vanaf de Maintenance planners begint opnieuw.
Met het aanmaken van elke job wordt de datum en tijd geregistreerd. Het mooie van dit proces is dus dat er altijd gekeken kan worden wanneer er opdracht is gegeven voor het plaatsen en of verwijderen van een steiger. Wanneer de factuur van BilFinger ontvangen wordt kan alles dus gecontroleerd worden.
Uiteindelijk proces
Hoe het proces er uiteindelijk in zijn geheel er uit moet komen te zien is in figuur 18 een voorbeeld van gegeven.
De Maintenance manager zou graag willen zien wat voor kosten er gepland zijn voor de komende maanden. In het voorbeeld wanneer gekeken wordt naar januari is er een kapitaal begroot van €500.000. Er staat al voor €300.000 aan kosten gepland. Er kan dan in januari nog maar €200.000 aan kosten worden gemaakt aan overige werkzaamheden.
Wanneer deze voorspellende manier van het managen van kosten aanwezig is kan de Maintenance Manager er rekening mee houden dat buiten de geplande kosten niet meer dan het begroot kapitaal wordt uitgegeven.
Hoofdstuk 6 – Tijdsplan
Na het opstellen van de verbeterde processen moet er een tijdsplan aan worden gegeven waarin het mogelijk om de verbeterde processen door te voeren in de organisatie.
Het functie/taak proces
Het toevoegen van een extra functie plaats zal niet op korte termijn kunnen gebeuren. Deze mogelijkheid moet besproken worden in de hogere management lagen van de organisatie. Door het grote Technici tekort en dan vooral op het gebied van E&I zal het ook lastig zijn om de geschikte persoon met de juiste kennis te vinden op de arbeidsmarkt.
Een optie zou zijn om intern de juiste persoon voor deze functie te vinden maar dan wordt het probleem van technici te kort verlegd naar een andere functie in de organisatie.
Het werkorder proces
De toevoeging van een extra jobsoort kan op korte termijn gebeuren. Ik verwacht hierbij geen problemen. Om het proces ultimo technisch volledig automatisch te laten verlopen, zal daar wel tijd besteed aan moeten worden. Ik bedoel hiermee dat het gebruiksvriendelijk zou zijn en de efficiëntie zou verhogen wanneer bij het aanmaken van een vervolgjob automatisch de jobsoort aanvraag wordt ingevuld.
Het periodiek onderhoud proces
Het toepassen van de looproutes kost veel tijd. Er moet onderzocht worden welke PO modellen gecombineerd kunnen worden. Dit moet zodanig gebeuren dat het de efficiëntie ten goede komt. Ultimo technisch moet het looproute proces in Ultimo eerst getest worden. Er is nog niet mee gewerkt en daardoor is er een kans dat het systematisch nog niet loopt hoe het zou moeten. Het documenten proces
Het introduceren van het proces betreffende het ontvangen van rapporten kan in korte tijd behaald worden. Het proces van waar op welke locatie documentatie te vinden is gaat nog enkele jaren duren. Het gaat om zo’n enorme hoeveelheid data. Dat is niet te overzien.
Wanneer er vanaf dit moment documentatie volgens het nieuwe proces toegevoegd en opgeslagen gaat worden zal dit al een begin zijn in de goede richting. Systematisch zal dan ook de oude data digitaal gemaakt moeten gaan worden.
Het kosten proces
Zoals al eerder is gezegd zal op korte duur er nog geen volledig werkend kosten proces zijn. Door de mogelijkheid van geplande en gefactureerde kosten wordt wel de eerste stap gezet. Telkens stap voor stap zal er een deel van het kosten proces inzichtelijk moeten worden gemaakt. Uiteindelijk worden de delen aan elkaar gekoppeld en zal er een werkend kosten proces zijn. Dit kan wel nog maanden duren omdat kosten betrekking hebben op enorm veel verschillende processen.
Hoofdstuk 7 – Conclusie
Door de komst van het nieuwe software programma Ultimo zijn de Maintenance processen erg veranderd waardoor het niet meer duidelijk was voor de gebruikers hoe de veranderde processen verlopen.
Voor het functie/taak -, werkorder -, periodiek onderhoud -, projecten -, documenten -, en kosten proces is de huidige situatie helder en overzichtelijk gemaakt. Om de processen te verbeteren is er gekeken naar zaken die in de praktijk nog niet goed verlopen.
Bij het functie/taak proces werd de conclusie getrokken dat door de extra taak van beleidmaker de E&I Reliability Engineer andere werkzaamheden moest laten liggen. De oplossing die hiervoor is geboden is om een extra functie toe te voegen aan de organisatie. Dit zou waarschijnlijk op de korte termijn niet gaan lukken. De mogelijkheid is om intern te kijken. In het werkorder proces bleek dat er een jobsoort te weinig was. Het aanvragen van het plaatsen van een steiger krijgt op dit moment een verkeerde jobsoort waardoor er geen duidelijk verschil is tussen de originele werkorders en extra minder onbelangrijke werkzaamheden. Dit probleem is op korte termijn op te lossen door de jobsoort aanvraag toe te voegen.
Op het gebied van periodiek onderhoud moeten looproutes gemaakt gaan worden. Door gebruik te maken van looproutes kunnen heel veel identieke PO modellen worden samengevoegd. Dit komt de efficiëntie in het werkproces ten goede. Voordat looproutes aangemaakt kunnen worden moet als eerst onderzocht gaan worden of het systeemtechnisch werkt in Ultimo. Hier kan enige tijd overheen gaan.
Voor het projecten proces kunnen nog geen verbeterpunten worden gegeven en daardoor ook geen verbeterd proces. Het is een nieuw proces wat op dit moment tijdens de periodieke tank inspecties vanuit de BRZO voor het eerst ter uitvoering wordt gebracht.
Het documentatie proces is al jaren een probleem. Het is niet duidelijk waar informatie gevonden kan worden en hoe nieuwe informatie opgeslagen wordt. De structuur verbetering kan plaats vinden door de digitale locaties op te schonen en alle data in ultimo te plaatsen. Door de enorme hoeveelheid data gaan er jaren overheen voordat alles via het ideale documentatie proces verloopt. De eerste stap kan wel al gezet worden om vanaf dit moment via het verbeterde documentatie proces te gaan werken.
Bij elk proces wat ten uitvoer wordt gebracht, bij Indorama, zijn kosten aan verbonden. SBMS is heel onoverzichtelijk en het is lastig om informatie uit te krijgen. Als beheerder van het Maintenance budget wil je uiteindelijk met één druk op de knop een up-to-date kosten overzicht zien. Door de mogelijkheid van geplande en gefactureerde kosten in kaart te brengen in Ultimo wordt de eerste stap gezet. Telkens stap voor stap zal er een deel van het kosten proces inzichtelijk moeten worden gemaakt voordat een volledig overzicht mogelijk is.
Kijkend naar de doelstelling kan ik concluderen dat alle zijn volbracht. De opdracht was het volledig inzichtelijk en helder maken van de Maintenance processen bij Indorama Holdings Rotterdam met de volgende op te leveren resultaten:
• Gewenste eindsituatie • GAP analyse resultaten • Tijdsplan
Literatuurlijst
Omschrijving BRZOBron: http://www.latrb.nl/diverse-virtuele/werkt-toezicht-brzo/ Krantenartikel over Odfjell
Bron: http://www.dcmr.nl/nl/actueel/_/content/gemeenschappelijk/nl/documents/nieuws/2013/0 2/Odfjell-onverminderd-onder-verscherpt-toezicht.html Omschrijving Ultimo Bron: http://www.ultimo.net/nl Vormgeving Rapport
Bron: Rapport over rapporteren, Wim Hoogland en Roel Dik Omschrijving Indorama Holdings Rotterdam B.V.
Bijlagen
I - StamgegevensII – Het sprayloop systeem III - Ultimo Beheer
IV - Evaluatie V – Werkinstructie VI - Inspectieformulier VII – Opbouw PO modellen
