Convenant ‘Tuinieren voor elke leeftijd in buurthuis’
In uitvoering van:
het bestuursakkoord district Antwerpen legislatuur 2013-2018, dat door de districtsraad werd goedgekeurd op de zitting van 25 februari 2013 (2013_DRAN_00011);
de budgetopmaak 2016 die door de districtsraad werd goedgekeurd op de zitting van 23 november 2016
wordt de hierna volgende overeenkomst tussen het district Antwerpen en de uitvoerder afgesloten,
tussen enerzijds :
Stad Antwerpen - district Antwerpen Lange Gasthuisstraat 21
2000 Antwerpen
vertegenwoordigd door de districtsraad waarvoor optreden:
de heer Marco Laenens, voorzitter van de districtsraad, en de heer Herald Claeys, districtssecretaris
verder genoemd het district.
en anderzijds
Pleingroep De Coninckplein vzw Van Stralenstraat 43
2060 Antwerpen
vertegenwoordigd door Marleen Vervaet, verder de begunstigde genoemd Opgemaakt te Antwerpen op 7 december 2016 in twee exemplaren.
Beide partijen verklaren elk één exemplaar ontvangen te hebben.
Artikel 1 Correspondentie en contactpersonen Contactpersoon voor het district Antwerpen is:
Dienst inspraak en participatie Laure Nuchelmans
Lange Gasthuisstraat 21 2000 Antwerpen
03 338 34 99
Laure.nuchelmans@stad.antwerpen.be Contactpersoon voor de begunstigde is:
Marleen Vervaet Van Stralenstraat 43 2060 Antwerpen
Gsm: 0485 47 89 23
Mail: buurthuisdebuurt@gmail.com
Artikel 2 Looptijd van de overeenkomst
Deze overeenkomst gaat in op 1 januari 2017 en eindigt op 31 december 2017.
Artikel 3 Voorwerp van de overeenkomst
Deze overeenkomst kadert in de uitvoering van het bestuursakkoord 2014-2019 van het district Antwerpen, meer bepaald onder de burgerbegroting, waarvan het principe en het traject in 2014 werden vastgelegd. In 2015 werd de projectronde vastgelegd. De deelnemers aan de burgerbegroting wezen 27.305,00 euro toe voor het thema ‘gemeenschapstuinen’, goedgekeurd door de districtsraad. Op het burgerbegrotingfestival van 16 oktober 2016 wezen de deelnemers 7.000,00 euro toe aan het project ‘tuinieren voor elke leeftijd in buurthuis’. Het project heeft als doel om een samentuin in de tuin van het buurthuis te realiseren voor de
buurtbewoners. Deze overeenkomst legt de verantwoordelijkheden van de
begunstigde vast. De begunstigde verbindt er zich toe de actie uit te voeren zoals hierin vastgelegd.
De begunstigde verklaart uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van het
bestuursakkoord 2014-2019 en het principe van de burgerbegroting van het district en zijn opdracht in overeenstemming hiermee uit te voeren. De begunstigde
aanvaardt de algemene en concrete doelstellingen en de operationele doelstellingen, zoals verwoord in dit plan.
Artikel 4 Doelgroep overeenkomst
De doelgroep van het project zijn de buurtbewoners en bezoekers van het buurthuis van alle leeftijden.
Artikel 5 Aard van het project
In de tuin van het buurthuis De Buurt komt een moestuin en bloemen in bakken. De tuin wordt een gezellige plaats om met de buren en bezoekers te genieten van op het terras. Wekelijks zal er gewerkt worden door vaste ploegen. Verder kan iedereen, jongeren, buren, bezoekers in de tuin komen werken.
Artikel 6 Concrete output in het kader van deze overeenkomst De begunstigde krijgt ondersteuning van het district Antwerpen voor:
expertise rond tuinieren
planten en zaden
bakken
drukwerk en communicatie
tuinaanleg
tuinmateriaal
aankoop tuinhuisje
aankoop bouwmaterialen
catering
logistiek
artistieke vergoedingen
SABAM
Artikel 7 Resultaten
De begunstigde verbindt zich ertoe volgende resultaten en mijlpalen in 2017 te behalen.
Mijlpaal 1 Expertise rond aanleg tuinen (maart 2017)
Plan voor aanleg tuin is opgemaakt Mijlpaal 2 De tuin is aangelegd (juni 2017)
Bakken zijn geplaatst
Andere planten zijn aangeplant
Buurt is op de hoogte gebracht van de tuin Mijlpaal 3 Publieksmoment (september 2017)
De buurt wordt uitgenodigd op een publieksmoment Mijlpaal 4 Oplevering van de stukken (15 december 2017)
De stukken zoals gevraagd in artikel 8 en 10
Een reeks foto’s
Artikel 8 Financiering
Voor de uitvoering van deze overeenkomst zal aan de begunstigde een bedrag van 7000,00 EUR gestort worden op het rekeningnummer BE69 7512 0203 5478.
60 % van dit bedrag wordt gestort vóór maart 2017, 20 % van dit bedrag wordt gestort na het behalen van mijlpaal 1 zoals bedoeld in artikel 7. Het restsaldo wordt uitgekeerd na een positieve evaluatie van het verslag zoals bedoeld in artikel 10, maar ten laatste drie maanden na het indienen van voornoemd verslag.
De toelage zal enkel uitbetaald worden na voorlegging door de begunstigde en goedkeuring door het district van:
- kopie van de geldende statuten met verwijzing naar hun publicatiedatum in het Belgisch staatsblad;
- de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de namens de rechtspersoon gemandateerde
bestuurder, die ook de aanvraag ondertekent;
- de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de door de raad van bestuur aangestelde
gevolmachtigden voor dagelijks bestuur;
- het bankrekeningnummer van de rechtspersoon;
- het laatst goedgekeurde jaarverslag, de balans, de resultatenrekening, toelichting bij de rekeningen en een activiteitenverslag;
- de laatst goedgekeurde begroting - het BTW-statuut.
Verantwoordingsstukken worden aanvaard onder andere onder de vorm van:
Facturen
Kasbonnen
Uitgavennota cash bestedingen
Bankafschriften
Door het ondertekenen van deze overeenkomst wordt aan begunstigde het recht niet ontzegd om aan het district ondersteuning voor andere projecten ( logistiek, financieel,...) te vragen.
De in deze overeenkomst afgesproken acties of investeringen komen hiervoor echter niet in aanmerking, deze mogen niet het voorwerp uitmaken van een dubbele financiering vanuit het district.
Cofinanciering door een derde voor de acties of investeringen in het kader van deze convenant is wel toegestaan zolang het totaal bedrag van de ontvangen toelage(n) of financiering de werkelijke kost van de activiteiten of investeringen niet overschrijdt (en de financiële steun niet werd toegekend voor dezelfde (deel)acties of
investeringen).
Artikel 9 Communicatie
De begunstigde en het district zijn partners in communicatie. Voor alle communicatie betreffende het project gelden de volgende afspraken:
Het label van de burgerbegroting wordt duidelijk leesbaar (min. 10% op de voorkant van de drager) op alle communicatiedragers geplaatst;
In tekst is er altijd een woordelijke vermelding van de burgerbegroting 2016-2017 van het district Antwerpen;
De begunstigde verbindt er zich toe iedere externe communicatie
(bekendmaking, persactie, aankondiging, promotie of publiciteit, …) omtrent dit project, en dit ongeacht de doelgroep, vooraf met het district te bespreken.
In de communicatie draagt de begunstigde er zorg voor dat de neutraliteit van het district bewaakt wordt.
Artikel 10 Rapportering door de begunstigde
De begunstigde brengt ten laatste op 15 december 2017 een eindevaluatie binnen in de vorm van een schriftelijk verslag met daarin een inhoudelijk evaluatie van de de investeringen, de activiteiten, voorbeelden van promotiemateriaal, het financieel verslag met de nodige bewijsstukken en de cijfergegevens van het aantal bereikte personen.
Artikel 11 Evaluatie en controle
Het district zal een algemene evaluatie uitvoeren van de overeenkomst.
De uitvoerder verbindt zich ertoe de hem toegekende middelen te beheren als een goede huisvader en uitsluitend aan te wenden voor het verwezenlijken van zijn doelstellingen zoals omschreven in deze overeenkomst.
Op eenvoudig verzoek van de stad levert de begunstigde bijkomende informatie aan de stad.
Het district heeft steeds het recht om (ter plaatse) na te gaan of:
de verleende toelage wordt aangewend voor het doel waarvoor ze werd toegekend;
uitvoering wordt gegeven aan de overeenkomst;
de afgesproken doelstellingen worden nagestreefd en gerealiseerd.
De controle hierop gebeurt door personeelsleden van het district of door externen, daartoe aangeduid door het district.
Het district heeft het recht om door haar eigen diensten of door een externe
bedrijfsrevisor onaangekondigde controles van de boekhouding te laten uitvoeren.
Artikel 12 Sancties
De begunstigde is gehouden tot onmiddellijke geheel of gedeeltelijke terugbetaling van reeds ontvangen bedragen en/of het district is niet gehouden het resterende saldo van de toelage uit te keren wanneer:
o de begunstigde de voorwaarden van deze overeenkomst niet naleeft;
o de begunstigde de toelage niet (integraal) aanwendt voor de doeleinden waarvoor ze werd verleend;
o de begunstigde de beoogde resultaten niet behaalt en dit niet met objectieve argumenten kan verantwoorden,
o de begunstigde meer middelen ontvangen heeft dan waar hij op basis van zijn afrekening recht op heeft,
o de begunstigde de door het district Antwerpen of de hogere bestuurlijke overheden gewenste bewijsstukken niet voorlegt of de controle verhindert;
o de begunstigde een onregelmatig beheer voert en het district dit vaststelt of ervan op de hoogte wordt gebracht;
o het district kan ook om andere redenen gemotiveerd beslissen dat de begunstigde (een deel van) de toelage moet terugbetalen of dat deze niet verder worden uitbetaald.
In geval de begunstigde is gehouden tot de geheel of gedeeltelijke terugbetaling van reeds ontvangen bedragen, zal hij deze binnen 30 dagen terugstorten op
rekeningnummer met vermelding “terugbetaling toelage Tuinieren voor elke leeftijd in buurthuis”.
Artikel 13 Wijziging of verbreking overeenkomst
Deze overeenkomst kan aangepast worden op voorstel van beide partijen, bij onderling schriftelijk akkoord. Deze overeenkomst kan aangepast worden op voorstel van beide partijen, bij onderling schriftelijk akkoord.
Deze overeenkomst kan door elk van de partijen worden opgezegd indien de
andere partij zijn verplichtingen hieronder niet nakomt. Hiertoe stelt de ene partij de andere officieel in gebreke door middel van een aangetekend schrijven. Indien de in gebreke gestelde partij niet binnen één week na ontvangst van het aangetekend schrijven de situatie remedieert, kan de andere partij de overeenkomst opzeggen door middel van een aangetekend schrijven.
Artikel 14 Aansprakelijkheid van het district Antwerpen
Het district Antwerpen kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van activiteiten met betrekking tot de uitvoering van deze overeenkomst.
Artikel 15 Betwistingen
In geval van gerechtelijke betwisting is alleen de Rechtbank van Antwerpen bevoegd.
Artikel 16 Toepasselijke wetgeving
Deze overeenkomst is onderworpen aan de Belgische wetgeving, in het bijzonder aan de wet 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen en het stedelijk algemeen reglement op de toelagen van 18 december 2006.
Artikel 17 Vrijwaringsclausule
Ieder die een subsidie van de stad ontvangt of rechtstreeks of onrechtstreeks gebruik maakt van stedelijke infrastructuur neemt het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad waarin burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samen leven.
Uiteraard betekent dit de volstrekte naleving van de wetten van het Belgische volk en het Europees Verdrag ter bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden.
De subsidie of infrastructuur aanwenden op een wijze die in strijd is met het engagement leidt steeds tot sancties zoals:
weigeren of terugvorderen van de subsidie
eenzijdig beëindigen van de samenwerking
verhuurverbod in alle stedelijke centra
weigering logistieke ondersteuning
De stad kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de schade die geleden wordt naar aanleiding van de opgelegde sancties.
De uitvoerder onderschrijft de grondwet, de wetten van het Belgische volk en het Europees verdrag ter bescherming van de rechten van de mens en de
fundamentele vrijheden.
De uitvoerder neemt het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad waarin burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samen leven. De stad kan de samenwerking onmiddellijk en eenzijdig beëindigen indien de uitvoerder acties opzet of uitspraken doet, die in strijd zijn met deze bepaling.
Namens de districtsraad Antwerpen:
De districtssecretaris De voorzitter van de districtsraad
Herald Claeys Marco Laenens
Voor Pleingroep De Conincplein
Marleen Vervaet
