1 OVEREENKOMST
Deze overeenkomst omschrijft voor het Flanders Meeting and Convention Center Antwerp 1 de modaliteiten en engagementen door de hieronder vermelde partners in het kader van de gezamenlijke marketing.
Flanders Meeting and Convention Center Antwerp is het congrescentrum van de KMDA en maakt deel uit van het Elisabeth Center Antwerp. In de internationale meetingindustrie- context (behoudens uitzonderingen zoals de associatiemarkt in België) wordt er gesproken over Flanders Meeting and Convention Center Antwerp. In de tekst die volgt, wordt FMCCA gebruikt ter afkorting van Flanders Meeting and Convention Center Antwerp.
Tussen:
Toerisme Vlaanderen (Intern Verzelfstandigd Agentschap van de Vlaamse Gemeenschap), gevestigd te 1000 Brussel, Grasmarkt 61, vertegenwoordigd door de heer Peter De Wilde, handelend in de hoedanigheid van administrateur-generaal:
Hieronder genoemd: Toerisme Vlaanderen
En:
Koninklijke Maatschappij voor Dierkunde Antwerpen gevestigd te 2018 Antwerpen, Koningin Astridplein 26, vertegenwoordigd door de heer Dries Herpoelaert, algemeen directeur:
Hieronder genoemd: KMDA
En:
Stad Antwerpen, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen, vertegenwoordigd door haar
gemeenteraad waarvoor optreden de heer Bart De Wever, voorzitter van de gemeenteraad en de heer Roel Verhaert, stadssecretaris:
Hieronder genoemd: de stad
Flanders Meeting and Convention Center Antwerp is het congrescentrum van de KMDA, gelegen aan de Carnotstraat in Antwerpen. Dit congrescentrum maakt deel uit van het Elisabeth Center Antwerp.
2 Art. 1 Duurtijd van de overeenkomst
De samenwerkingsovereenkomst geldt voor 5 jaar vanaf ondertekening door respectievelijke partners. De eventuele verlenging van deze overeenkomst wordt gezamenlijk bekeken.
Art. 2 Onderwerp van samenwerkingsovereenkomst en wederzijds engagement
Toerisme Vlaanderen, Stad Antwerpen en de KMDA komen overeen samen te werken voor de promotie van het FMCCA dat deel uitmaakt van de KMDA.
Toerisme Vlaanderen en de stad dragen bij tot het aantrekken van (meerdaagse) internationale congressen naar Vlaanderen en het FMCCA door het leveren van promotionele inspanningen via het congresbureau van Toerisme Vlaanderen en de cel Stadspromotie van de stad.
Art. 3 Definities
Toerisme Vlaanderen omvat zowel het hoofdkantoor van Toerisme Vlaanderen in Brussel als de representaties van het agentschap in het buitenland.
Definities van courant gebruikte begrippen in deze samenwerkingsovereenkomst (conform de terminologie gebruikt in de internationale meetingsector):
Meeting: is een externe vergadering met als doel het uitwisselen van informatie, het oplossen van problemen en/of het nemen van beslissingen.
Meetcentive: is een meeting gekoppeld aan een zakelijke incentive. Bijvoorbeeld een teambuildingactiviteit op de bestemming.
Congres: is een gestructureerde bijeenkomst met een vooraf bepaald programma met als voornaamste doelen het uitwisselen van informatie en/of kennisdeling.
Site inspections: onder site inspections verstaan we prospectie (scout)reizen die worden opgezet naar aanleiding van een potentiële meeting of een congres waarbij het congresbureau de meetingmogelijkheden op de bestemming toont. De meetingplanner wordt persoonlijk begeleid en maakt kennis met de special venues, de congrescentra, de hotels met vergaderfaciliteiten die nauw aanleunen bij wat hij/zij zoekt. Site inspections voor de meetingindustrie maken bijgevolg deel uit van deze overeenkomst voor zover de activiteiten worden georganiseerd en op maat worden uitgewerkt door het lokale congresbureau.
Fam Trips: dit zijn georganiseerde reizen voor de internationale meetingindustrie in de ruimste zin van het woord. Deze trips die een beleving op de bestemming neerzetten worden voor incentivehuizen, corporate reisagentschappen, PCO’s, DMC’s, venue finders, grote hotelketens (hun beste corporateklanten) actief in de meetingindustrie,… geïnitieerd en georganiseerd. Het programma is doorgaans meer gericht op recreatief toerisme en is in
3 de eerste plaats bedoeld als een kennismaking met de bestemming en bij uitbreiding met de meetingtroeven. Een deeltje van de trip wordt als een incentive (unieke beleving) uitgewerkt. Deze reizen kunnen plaatsvinden in groepsverband (meest frequent) of individueel, en kunnen reactief (op vraag van de meetingindustrie) of proactief (op initiatief van Toerisme Vlaanderen of een lokaal congresbureau) zijn.
Professionele Congres Organisator (PCO): is een professionele commerciële organisatie die in opdracht van derden en tegen betaling een congres organiseert. Een PCO kan onder andere de voorbereiding, de begeleiding, de promotie, de sponsoring en de financiële afhandeling van een congres op zich nemen.
Destination Management Company (DMC): is een professionele en commerciële organisatie die diensten verschaft voor inkomende meeting professionals voor een bepaalde bestemming. Een DMC is verantwoordelijk voor de logistieke organisatie van bv. ‘meet &
greet’, regelen van transport, pre- en post congrestours, hotelreservaties, etc.
Congresbureau: is een niet-commerciële organisatie die een stad, regio of land vertegenwoordigt en promoot. De voornaamste doelstelling van een congresbureau is het verhogen van het aantal meetings, meetcentives en congressen in de bestemming. Een congresbureau geeft onafhankelijk en gratis informatie en advies aan bedrijven en verenigingen over onder andere vergaderruimtes, venues, accommodatie en activiteiten op de bestemming.
Venue: is een locatie die zich openstelt voor verhuur van haar ruimtes voor congres/beurs/evenementiële doeleinden.
Corporate: is een bedrijf of organisatie dat een commerciële activiteit uitoefent.
Association: is een niet-commerciële organisatie of vereniging.
Terugverdienmodel: gaat na welk aantal periodes nodig is om de totale investeringsuitgaven van een project terug te verdienen via positieve netto-ontvangsten die in de toekomst uit de investering voortvloeien.
Merkessentie van Vlaanderen: Het DNA van Vlaanderen vatten we samen in het begrip baanbrekend vakmanschap. Dit wordt het merkverhaal voor alle internationale promotie van Vlaanderen. Merkwaarden: hands on mentaliteit, eigenzinnigheid, duurzaamheid, knowhow en bescheidenheid.
http://www.toerismevlaanderen.be/internationale-marketingstrategie
Strategisch marketingplan stad Antwerpen:
Antwerpen wil nationaal en internationaal op de kaart staan en aantrekkelijk zijn voor potentiële bewoners, bezoekers, bedrijven en brains. Want we willen dat ze Antwerpen zien en ervaren als de meest aangename plek om te wonen, te recreëren, te studeren, te werken
4 en te investeren. Dankzij de onderscheidende positionering van de stad trachten we de aantrekkingskracht te versterken bij alle doelgroepen.
5 Art.4: Principes
4.2 Verlenen van expertise
Een goede kennis en begrip van de meetingindustrie is onontbeerlijk in het bereiken en bewerken van meeting planners die meetings, congressen en meetcentives organiseren.
Toerisme Vlaanderen initieert en financiert vormingsinitiatieven om de meetingindustrie verder te professionaliseren. Deze opleidingen hebben als doel de kennis van en in de meetingindustrie aan te scherpen bij eenieder die op deze markt actief is of zou willen zijn.
Toerisme Vlaanderen maakt een model op om de economische omzet van een congres te berekenen dat aan de KMDA ter beschikking kan worden gesteld. KMDA past dit model toe waar mogelijk op de dossiers die door Toerisme Vlaanderen en de stad worden aangebracht en deelt de resultaten met de betrokken partijen.
Toerisme Vlaanderen verspreidt als kenniscentrum relevante studies, cijfers, trends &
evoluties met betrekking tot de meetingindustrie aan de partners. Deze inzichten ondersteunen de KMDA in haar visievorming en verdere professionalisering.
De stad vraagt in functie van benchmarkstudies vraaggegevens op over de meetingactiviteiten die plaatsvinden in de stad. KMDA zal deelnemen aan deze bevraging.
4.3 Sales & bestemmingspromotie
Toerisme Vlaanderen focust haar marktbewerking op de internationale meetingindustrie.
Toerisme Vlaanderen voorziet in haar bewerking een overkoepelende aanpak waarbij lokale partners worden betrokken. De stad en KMDA sluiten, waar gewenst, aan bij deze marktbewerking.
Bij de promotie om internationale (meerdaagse) congressen aan te trekken, wordt de beeldvorming door de partijen gestroomlijnd met de merkessentie van Vlaanderen en het strategisch marketingplan van stad Antwerpen.
4.3.1 Communicatie & perswerking
Het FMCCA van de KMDA wordt waar mogelijk meegenomen in de communicatie en promotie van Vlaanderen en deze van de stad Antwerpen als top bestemming voor meetings, congressen en incentives. De KMDA promoot waar relevant troeven van Vlaanderen en Antwerpen in het bijzonder volgens de merkessentie in haar acties en communicatie rond het FMCCA (cf. de internationale marketingstrategie van Toerisme Vlaanderen en het strategisch marketingplan van de stad Antwerpen).
De KMDA vermeldt het logo van Toerisme Vlaanderen en de stad Antwerpen minstens op het eigen onlinekanaal onder de sectie ‘partners’.
6 4.3.2 Deelname aan workshops & beurzen van Toerisme Vlaanderen en externe
fora
Toerisme Vlaanderen en de stad Antwerpen bezorgen jaarlijks een overzicht van de meest relevante acties en stellen een kalender ter beschikking van verschillende events, beurzen en workshops die het opzet voor de verschillende buitenlandse markten verduidelijken.
De KMDA engageert zich om deel te nemen aan de belangrijkste internationale Meeting- en Incentivebeurzen.
4.3.3 Site inspections & fam trips
De KMDA engageert zich om alle door Toerisme Vlaanderen en de stad Antwerpen geïntroduceerde site inspections & fam trips samen te bespreken en op de meest geschikte en kwaliteitsvolle manier uit te werken.
Toerisme Vlaanderen en de stad kunnen op jaarbasis elk over 10 x maximum 10 toegangstickets beschikken voor het uitwerken van fam trips of events.
De partners dragen de eindverantwoordelijkheid in de definitieve samenstelling van de meeting planners op de trips – is afhankelijk van de initiatiefnemende partij – en zullen de rol van kwaliteitsbewaking opnemen.
4.3.4 Bidding procedure bij associatiecongressen & uitwerken van aanvragen van bedrijven
De KMDA engageert zich om alle door Toerisme Vlaanderen en de stad geïntroduceerde aanvragen samen te bespreken en op de meest geschikte en kwaliteitsvolle manier uit te werken.
De KMDA stelt zich flexibel op in de planning van evenementen en geeft voorrang aan internationale congressen op kleinere, nationale evenementen die er worden georganiseerd.
Toerisme Vlaanderen engageert zich in een samenwerking met de stad om jaarlijks en proactief een bidding op te zetten voor congressen die door Toerisme Vlaanderen als internationaal toonaangevend en voor de stad als passend in haar strategisch marketingplan worden ingeschat.
4.3.5 Vakorganisaties
De KMDA engageert zich en onderzoekt om te participeren in diverse vakorganisaties. KMDA neemt een participerende rol op binnen deze fora om zich verder te verdiepen en kennis binnen dit vakgebied aan te wenden.
7 4.4 Gunsttarieven voor events en workshops van Toerisme Vlaanderen
Als bevoorrechte partner kan Toerisme Vlaanderen op jaarbasis beschikken over maximum 1x evenementenhal Planckendael, 1x combi drie zalen: Marmeren Zaal - Verlatzaal - Wintertuin voor het organiseren van evenementen, eigen meetings of fam trips. De zalen zijn onder voorbehoud van beschikbaarheid en minimum 2 maanden op voorhand aan te vragen. Bijkomende kosten zoals security, catering, cleaning, entertainment en techniek dienen betaald te worden door Toerisme Vlaanderen. De KMDA engageert zich tot zinvolle deelname aan het project “Steunpunt Vakantieparticipatie” van Toerisme Vlaanderen.
4.5 Duurzaamheid en toegankelijkheid
KMDA levert aantoonbare inspanningen om de ‘Groene Sleutel’ voor congrescentra te bekomen.
Wat betreft toegankelijkheid wordt de bijstand, het advies en de aanwezige expertise van het toegankelijkheidsbureau van Toerisme Vlaanderen ter harte genomen.
4.6 Opvolgingsfase: consultatie en evaluatie
Na afloop van een beurs, evenement, site inspection, fam trip of opleiding is het de taak van de buitenlandkantoren of representaties (bij opleiding van het hoofdkantoor) en van de stad om de feedback en evaluatie van elke deelnemer te verzamelen. Deze informatie wordt gedeeld met de partners doorheen het jaar.
De KMDA doet ook de nodige follow-up op kwartaalbasis van de leads aangebracht door Toerisme Vlaanderen en de stad en maakt hierbij gebruik van het terugverdienmodel.
4.7 Toepasselijke recht en geschillenbeslechting
De overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht. Indien er geschillen rijzen met betrekking tot de overeenkomst trachten de stad Antwerpen, Toerisme Vlaanderen en de KMDA deze in eerste instantie in der minne op te lossen. In geval van blijvende betwisting betreffende de bepalingen of de uitvoering van de overeenkomst zijn alleen de rechtbanken van Antwerpen bevoegd.
8 Opgemaakt te Brussel op 31 oktober 2014 in 3 originele exemplaren, waarvan elke partij verklaart er een te hebben ontvangen.
Voor Toerisme Vlaanderen Voor de KMDA
Peter De Wilde Dries Herpoelaert
administrateur-generaal algemeen directeur
Namens de gemeenteraad voor de stad Antwerpen
de stadssecretaris de voorzitter van de gemeenteraad
Roel Verhaert Bart De Wever
