3. BTW-REGISTRATIE EN RISICOANALYSE
3.2. Volledigheid van de databank van voor de btw geregistreerde
Er moet een evenwicht worden gevonden tussen enerzijds het bevorderen van nieuwe economische activiteiten door middel van gemakkelijke btw-registratie en anderzijds het bestrijden van btw-fraude. Het verrichten van een economische activiteit in een EU-lidstaat is mogelijk met alleen een actief btw-nummer, zelfs zonder een vaste inrichting in die lidstaat. Een zorgvuldige beoordeling van de aanvragers in de registratiefase is daarom een cruciale stap in de opsporing van mogelijke fraudegevallen.
Om btw-fraude te bestrijden, kan onder bepaalde omstandigheden een aanvraag voor een btw-nummer moeten worden afgewezen. De registratieprocedure moet een risicoanalyse14 omvatten op basis van informatie die de aanvrager in de registratiefase heeft verstrekt en die is getoetst aan informatie van derden en indien nodig opgeschoond nadat de belastingplichtige om uitleg is gevraagd.
De lidstaten moeten ervoor zorgen dat de informatie in hun btw-databanken volledig en nauwkeurig is en regelmatig wordt bijgewerkt. Daartoe moeten zij beschikken over een veelzijdig IT-registratiesubsysteem dat gekoppeld is aan andere IT-subsystemen van de belastingdienst en dat hen in staat stelt de ontvangst van btw-aangiften op te schorten, herinneringen te versturen, aanslagen te schatten en andere maatregelen te nemen ten aanzien van belastingplichtigen die tijdelijk inactief zijn. Zij moeten managementinformatie over de btw-registratie kunnen verschaffen en regelmatig kunnen nagaan in hoeverre de VIES-databank zekerheid biedt over de geldigheid ervan.
14 Idealiter mag de risicoanalyse geen grote gevolgen hebben voor de totale duur van het registratieproces. Bij de analyse moet rekening worden gehouden met verschillende realiteiten in de lidstaat, zoals het aantal fraudegevallen, de beschikbaarheid en nauwkeurigheid van informatie van derden en de maturiteit van de belastinguitvoering. Bovendien moeten bedrijven snel duidelijkheid kunnen krijgen
96%
4%
Ja (27 lidstaten) Nee (RO)
5 9 niet verplicht, maar wel mogelijk(AT, BG, HR, EE, 14
FI, DE, EL, IT, LV, LU, PT, ES, SE, UK) verplicht(CZ, DK, HU, IE, LT, MT, NL, SK, SI)
niet mogelijk(BE, CY, FR, PL, RO)
Om de integriteit van btw-registratiedatabanken vast te stellen, heeft de Commissie ook gevraagd naar het aantal belastingplichtigen, de btw-registratie en de registratie in het mini-éénloketsysteem (MOSS), de uitgevoerde registratiecontroles en de verwachte btw-aangiften en -inkomsten15.
In het vorige verslag werd geconstateerd dat in de lidstaten registratieprocedures van kracht zijn en dat onlineregistratie steeds populairder wordt. Daarnaast zijn in sommige lidstaten “éénloketsystemen” voor de registratie van ondernemingen beschikbaar en bij het btw-registratieproces zijn verscheidene instanties betrokken, zoals kamers van koophandel. Onder de lidstaten is een enquête gehouden over de automatische uitwisseling van informatie tussen belastingdiensten en verschillende instanties die belast zijn met de registratie van bedrijven.
Afbeelding 7: Automatische uitwisseling van informatie tussen belastingdiensten en andere nationale instanties die met registratie zijn belast
Vraag 3.2: “3.2. Wordt er automatisch informatie uitgewisseld tussen de belastingdienst en deze instanties [die belast zijn met de registratie van bedrijven, bijvoorbeeld de kamer van koophandel]?”
Bron: Europese Commissie (2019) — Enquête naar de administratie, inning en controle van de btw
Om de volledigheid en de nauwkeurigheid van btw-databanken te waarborgen, zijn een betere integratie van relevante databanken en een daadwerkelijke uitwisseling van informatie tussen de betrokken nationale actoren van essentieel belang.
Aanbeveling 3: Verbeter de automatische uitwisseling van informatie tussen belastingdiensten en andere nationale instanties.
De registratiedatabanken van de lidstaten moeten minimuminformatie over de belastingplichtige bevatten om aan de norm van volledigheid en nauwkeurigheid te voldoen. De meeste relevante gegevens over belastingplichtigen moeten vanaf het moment van registratie in de btw-databank zijn opgenomen.
15 Hoewel de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van de in het kader van de enquête ontvangen informatie niet kunnen worden vastgesteld, bieden de vergelijking van de antwoorden en de jaarlijkse variatie in de gegevens waardevolle inzichten op verscheidene gebieden. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om de vraag of inactieve of dubbele records van de belastingplichtigen worden verwijderd, of slapende records worden geïdentificeerd en of het IT-systeem eerstelijnspersoneel een volledig beeld van de gegevens van de
11%
21%
68%
Nee(CZ, MT, UK)
Ja, met sommige nationale instanties(AT, HR, CY, HU, SK, ES)
Ja, met alle nationale instanties(BG, DE, EE, FI, FR, DE, EL, IE, IT, LV, LT, LU, NL, PL, PT, RO, SI, SE)
Afbeelding 8: Informatie die vereist is voor een nieuwe btw-registratie in de EU-lidstaten
Vraag 3.4: “Welke informatie is vereist bij de registratie van een nieuwe belastingplichtige (uitgezonderd het MOSS)? (meerdere antwoorden mogelijk)”
Bron: Europese Commissie (2019) — Enquête naar de administratie, inning en controle van de btw
In het algemeen worden de databanken van voor de btw geregistreerde belastingplichtigen goed bijgehouden in de lidstaten. Zij bevatten het merendeel van de relevante gegevens over de belastingplichtigen en de erin opgenomen informatie volstaat om op doeltreffende wijze met hen te communiceren. In de meeste lidstaten (24/28) is bij de registratie van een nieuwe btw-plichtige het grootste deel van de informatievelden vereist. Tien lidstaten, namelijk Denemarken, Ierland, Griekenland, Kroatië, Cyprus, Litouwen, Hongarije, Oostenrijk, Portugal en het Verenigd Koninkrijk, hebben alle velden opgenomen. In de meeste lidstaten die niet de minimaal vereiste velden in hun databank hebben opgenomen, moeten andere velden worden ingevuld of moet vervangende informatie worden verstrekt, zoals bankgegevens, verwachte omzet, identificatiegegevens van de wettelijke vertegenwoordiger(s), financieringsbronnen en gegevens over werknemers. Er kan efficiëntiewinst worden behaald door deze velden te integreren op het moment van registratie, zodat zij onmiddellijk in de databank verschijnen. Daarmee zou worden voorkomen dat nationale belastingdiensten aanvullende informatie moeten opvragen via individuele verzoeken.
Aanbeveling 4: Houd een nauwkeurige en volledige btw-databank bij.
Uit de analyse is gebleken dat er geen systematische correlatie is tussen de btw-kloof en indicatoren zoals het aantal geregistreerde belastingplichtigen, het aantal voor de btw geregistreerde bedrijven en de bij de registratie gevraagde informatie. Er kan een lichte correlatie bestaan tussen de omvang van de btw-kloof en de gemiddelde waarde van de geïnde btw per belastingplichtige. De lidstaten met de hoogste waarde van de inkomsten per voor de btw geregistreerde belastingplichtige (Luxemburg, Ierland, Denemarken en het Verenigd Koninkrijk) lijken een relatief kleinere btw-kloof te hebben.
Afbeelding 9 toont de mate waarin de lidstaten btw-registratiecontroles uitvoeren en waarin zij nagaan of de registratieaanvragen authentiek zijn en of de aanvragers aan de wettelijke vereisten voor registratie voldoen.
9
Afbeelding 9: Verificaties en voorafgaande controles betreffende de btw-registratie
a. Vraag 3.5: “Welke informatie is vereist bij de registratie van een nieuwe belastingplichtige (uitgezonderd het MOSS)?
(meerdere antwoorden mogelijk)”
b. Vraag 3.6: “Voert uw belastingdienst voorafgaande controles uit vóór de btw-registratie?
(meerdere antwoorden mogelijk)”
Bron: Europese Commissie (2019) — Enquête naar de administratie, inning en controle van de btw
In het algemeen maken de lidstaten gebruik van risico-indicatoren; de verificaties worden systematisch uitgevoerd en kunnen zo nodig ook controlebezoeken aan een belastingplichtige omvatten. Er zijn procedures om te waarborgen dat de aanvragen voor registratie authentiek zijn en dat de aanvragers aan de wettelijke vereisten voldoen.
Griekenland, Italië, Cyprus, Malta en Portugal zouden echter baat kunnen hebben bij meer consistentie in de voorafgaande controles. Tsjechië en Spanje wordt aangeraden de identiteit van de aanvrager (ID) beter te verifiëren, terwijl Bulgarije, Tsjechië, Spanje, Malta, Nederland, Roemenië en Zweden hun bepalingen betreffende wettelijke verificatie van btw-registraties opnieuw zouden moeten bekijken.
Sommige lidstaten meldden andere voorafgaande verificaties. Deze zijn gebaseerd op verschillende bronnen, zoals deskresearch, openbare informatie, bezoeken ter plaatse voorafgaand aan de registratie, en strafregisters.
Informatieverzoeken aan andere nationale instanties, interviews/bijeenkomsten met directeuren of hun gemachtigde vertegenwoordigers en het gebruik van specifieke vragenlijsten voor risicobeoordeling zijn eveneens een gangbare praktijk. Het zou ook een goede praktijk kunnen zijn om te zorgen voor interoperabiliteit tussen belasting- en douanerisicocriteria die relevant zijn voor de btw (signalen in verband met douaneregeling 42 kunnen bijvoorbeeld ook verband houden met het risico van btw-fraude).
In verschillende antwoorden werd verwezen naar administratieve en internationale samenwerking als aanvullende bron van verificatie.
Aanbeveling 5: Voer wettelijke en ID-verificaties uit en verricht systematische voorafgaande controles op basis van risico-indicatoren.
Het percentage afgewezen btw-registratieverzoeken geeft een indicatie van de kwaliteit van het risicobeoordelingsproces en varieert van 0 % in Italië tot meer dan 20 % in Letland en Litouwen. Lidstaten met een laag percentage afgewezen btw-registraties hebben gewoonlijk een grotere btw-kloof en lidstaten met een hoger percentage afwijzingen presteren in dit opzicht doorgaans beter. Italië en Griekenland antwoordden
14 Ja, op basis van risico-indicatoren(AT, BE, 19
BG, DK, EE, ES, FI, FR, IE, LU, LV, MT, NL, PL, RO, SE, SI, SK, UK)
Ja, systematisch(AT, BE, BG, ES, DK, FI, DE, HR, HU, LT, LU, SE, SI, SK, UK)
bijvoorbeeld met respectievelijk “nul” en “geen gegevens beschikbaar”; in Roemenië daalde het totale percentage afgewezen btw-registraties van 14,5 % in 2016 tot 2,2 % in 201916.
De lidstaten kunnen baat hebben bij het opbouwen van een institutioneel geheugen van registratieverzoeken, met name van afgewezen verzoeken, om meer inzicht te krijgen in het rechtmatige belang van een aanvrager bij het verrichten van een economische activiteit en in zijn capaciteit om deze uit te voeren.
Afbeelding 10: Registratie van aanvragers aan wie geen registratie is verleend
Vraag 3.7: Houdt uw administratie een register bij van aanvragers aan wie geen registratie is verleend?
Bron: Europese Commissie (2019) — Enquête naar de administratie, inning en controle van de btw
De meeste lidstaten (19/28) houden een register bij van aanvragers aan wie geen registratie is verleend. Alle lidstaten moeten deze goede praktijk toepassen en indien nodig een wijziging van de nationale wetgeving overwegen.
Aanbeveling 6: Houd een register bij van aanvragers aan wie geen registratie is verleend.
De meeste lidstaten controleren de in de btw-registratiedatabank opgenomen gegevens aan de hand van informatiebronnen van derden, zoals andere overheidsregisters, om de integriteit en de nauwkeurigheid van hun databanken te verbeteren. Dit is een goede praktijk en de lidstaten moeten het voorbeeld volgen van Denemarken, Estland, Ierland, Griekenland, Frankrijk, Kroatië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Roemenië en Zweden.
Afbeelding 11: Kruiscontrole van de btw-registratiegegevens met informatie van derden
Vraag 3.9: “Worden de in de btw-registratiedatabank opgenomen gegevens gecontroleerd aan de hand van informatiebronnen van derden (bv. andere overheidsregisters zoals het handelsregister) om ervoor te zorgen dat de gegevens up-to-date zijn?”
Bron: Europese Commissie (2019) — Enquête naar de administratie, inning en controle van de btw
Aanbeveling 7: Controleer de gegevens in de btw-registratiedatabank aan de hand van informatiebronnen van derden.
Daarnaast heeft de Commissie getracht meer informatie te krijgen over het bestaan en de aard van de processen voor het opsporen van bedrijven en personen die zich wel moeten registreren maar dat niet doen en, even belangrijk, over de resultaten van deze processen. De belastingdiensten die de eerste vraag met “ja” hebben beantwoord, beschikken over verschillende processen om niet-geregistreerde bedrijven op te sporen.
16 Twee andere lidstaten lieten tussen 2016 en 2019 dezelfde trend in afgewezen registraties zien als Roemenië: Bulgarije (van 22,8 % tot 2
7 Ja(AT, BE, BG; CZ, DE, DK, ES, FR, HU, 19
IE, LT, LU, LV, MT, NL, PL, SI, SK, UK) Nee(CZ, EE, EL, FI, IT, PT, RO)
Nee, dat staat de wetgeving niet toe(HR, SE)
2
6 8
10 Ja, er worden op grote schaal kruiscontroles
uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde processen(HR, DK, EE, FR, EL, IE, LV, LT, LU, RO, SE)
Ja, op routinebasis(BE, BG, NL, PT, SK, SI, ES)
Ja, op ad-hoc-basis(CY, CZ, DE, IT, MT, PL)
Afbeelding 12: Processen voor het opsporen van belastingplichtigen die zich niet registreren en van economische sectoren met een aanzienlijk aantal niet-geregistreerde bedrijven
Vraag 3.11.a: “Geef aan welk soort initiatieven uw belastingdienst heeft toegepast.
(meerdere antwoorden mogelijk)”
Bron: Europese Commissie (2019) — Enquête naar de administratie, inning en controle van de btw Afbeelding 13 geeft meer informatie over de betrokken economische sectoren.
16
20 20 Informatie van derden(AT, BE, BG, CY, FI, FR,
DE, EL, ES, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, PT, SE, SK, UK)
Een programma van inspecties op bedrijfslocaties en bij handelaren, met inbegrip van
onaangekondigde bezoeken aan handelszones om niet-geregistreerde bedrijven op te sporen(AT, BE, BG, CY, DE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LT, MT, PT, RO, SE, SK, UK)
Andere initiatieven(AT, BE, BG, CZ, DK, EE, ES, FR, IE, LV, NL, PL, PT, SE, SI, SK)
Afbeelding 13: Processen voor het opsporen van belastingplichtigen die zich niet registreren en van economische sectoren met een aanzienlijk aantal niet-geregistreerde bedrijven
Vraag 3.11.b: “Voor welke economische sectoren heeft uw belastingdienst op basis van die initiatieven een aanzienlijk aantal niet-geregistreerde bedrijven geïdentificeerd? (meerdere antwoorden mogelijk)”
Bron: Europese Commissie (2019) — Enquête naar de administratie, inning en controle van de btw
Aanbeveling 8: Zorg ervoor dat u over processen beschikt om belastingplichtigen op te sporen die zich niet registreren en richt u op de specifieke economische sectoren met een aanzienlijk aantal niet-geregistreerde bedrijven.
Zoals in het vorige verslag is opgemerkt, werken de lidstaten geleidelijk toe naar een registratieprocedure op basis van risicobeoordeling. Om te beoordelen of deze procedure tot aanzienlijke vertraging leidt voor belastingplichtigen die een btw- en een VIES-registratienummer aanvragen, werd de tijd die nodig is voor de verwerking van een verzoek vergeleken met de gegevens van de vorige periode.
5 8 6
8 9
10
15 17
20 20 Verschaffen van accommodatie en
maaltijden(AT, BE, BG, CY, CZ, DE, EL, ES, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, PT, RO, SE, SK)
Elektronische handel als onderdeel van de detailhandel(AT, BE, BG, CY, FI, FR, DE, EL, ES, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, PT, RO, SE)
Bouwnijverheid(AT, BE, BG, CY, DE, ES, FI, HR, IE, IT, LT, LU, LV, MT, RO, SE, SK)
Groot- en detailhandel; reparatie van auto's en motorfietsen(BE, BG, CZ, DE, EL, ES, HR, HU, IT, LT, LU, LV, PT, RO, SK)
Vervoer en opslag(AT, BE, DE, ES, FI, IT, LU, LV, RO, SE)
Landbouw, bosbouw en visserij(BE, BG, DE, ES, HR, IT, LV, PT, RO)
Vrije beroepen en wetenschappelijke en technische activiteiten(BE, DE, HR, IE, IT, LV, RO, SK)
Industrie (BE, BG, DE, IT, LV, RO)
Andere sectoren(BE, DE, EE, EL, ES, FR, LV, SE)
Geen sector(DK, NL, PL, SI, UK)
Afbeelding 14: Tijd (in dagen) die nodig is om in de EU-lidstaten een btw- en een VIES-registratienummer te verkrijgen
Vraag 2.2.g: “Minimumaantal dagen dat nodig is voor het verkrijgen van een […]”
Bron: Europese Commissie (2019) — Enquête naar de administratie, inning en controle van de btw
Het beeld voor de langere termijn valideert eerdere bevindingen: de aanpak op basis van risicobeoordeling leidt niet tot een significante vertraging van het registratieproces en de belastingdiensten werken toe naar een samenvoeging van het btw-identificatienummer en het VIES-registratienummer tot een uniek identificatienummer.
Aanbeveling 9: Neem een risicobeoordelingsprocedure in het registratieproces op.
Volgens het btw-stelsel zijn intra-EU-leveringen van goederen vrijgesteld van btw in de lidstaat van levering wanneer zij worden verricht aan een in een andere lidstaat gevestigde belastingplichtige. De lidstaat waar een belastingplichtige is gevestigd, neemt de voorbelasting voor zijn rekening. Daarom moet iedere belastingplichtige die dergelijke leveringen verricht, kunnen controleren of zijn afnemers in een andere lidstaat belastingplichtig zijn en over een geldig btw-identificatienummer beschikken.
Daartoe houdt elke belastingdienst een elektronische databank bij met de btw-registratiegegevens van handelaren die in de lidstaat zijn gevestigd, met inbegrip van het btw-identificatienummer, de naam van de handelaar en het adres van de handelaar. Het geautomatiseerde VIES is opgezet om nationale belastingdiensten in staat te stellen gegevens over intra-EU-leveringen uit te wisselen. Belastingplichtigen kunnen VIES-on-the-Web raadplegen om een bevestiging te krijgen van de btw-nummers van hun handelspartners.
Om hun reactie op de aanbeveling van een meer systematische verificatie van de geldigheid van de btw- en VIES-registratiegegevens te beoordelen, werd de lidstaten gevraagd of er na de registratie in het VIES een vervolgcontrole plaatsvindt.
3,4 3,5
3,5
2,5 2,3 2,3
2,1 4,7
4,4
2,6
1,9 1,9 1,9 1,9
0 1 2 3 4 5
2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019
[…] btw-nummer […] VIES-nummer
Afbeelding 15: Vervolgcontrole op de VIES-registratienummers in de EU-lidstaten
a. Vraag 3.12: “Vindt er na de registratie in het VIES een vervolgcontrole plaats op de geldigheid ervan?”
b. Vraag 3.13: “Verwijdert uw belastingdienst in geval van fraude het identificatienummer uit het VIES-systeem?”
Bron: Europese Commissie (2019) — Enquête naar de administratie, inning en controle van de btw
Overeenkomstig artikel 22 van Verordening (EU) 904/2010 van de Raad zijn de lidstaten verplicht controles uit te voeren na de registratie als zij voorafgaand aan de registratie alleen preliminaire controles uitvoeren. Slechts een minderheid van de lidstaten (18 %) antwoordde dat zij deze gegevens niet verifiëren, tegenover meer dan 30 % van de belastingdiensten die volgens het vorige verslag geen procedures voor controle na de registratie toepasten.
In twintig lidstaten gelden bepalingen op grond waarvan het VIES-nummer in geval van fraude kan worden geschrapt, hetgeen de Commissie als een goede praktijk beschouwt. Denemarken en Cyprus hebben aangegeven dat zij de geldigheid van het VIES-nummer na registratie niet verifiëren en Bulgarije, Estland, Polen, Slowakije en Finland gaven aan dat zij de VIES-nummers bij fraude niet schrappen. Duitsland, Zweden en het Verenigd Koninkrijk gaven aan dat zij de geldigheid van het VIES-nummer na registratie niet verifiëren en het VIES-nummer in geval van fraude niet schrappen.
De lidstaten wordt aangeraden het voorbeeld van de meerderheid te volgen. Het btw-stelsel ondersteunt de interne markt van de EU en de btw-fraudeketen is doorgaans lang en omvat twee of meer landen. Soms is het nodig om tegen binnenlandse handelaren op te treden om te voorkomen dat de btw-fraude naar een andere lidstaat wordt “geëxporteerd”.
Aanbeveling 10: Voer een vervolgcontrole op de VIES-registratienummers uit en analyseer de mogelijkheid om het VIES-nummer in geval van fraude op te schorten of te schrappen.
Een succesvolle belastingdienst moet het registratieproces monitoren en de resultaten van zijn btw-nalevingsmaatregelen evalueren. De IT speelt hierbij een essentiële rol en helpt de belastingdiensten bij het controleren van gegevens en het opsporen en analyseren van risico’s. Daarom moet de registratie-informatie worden gekoppeld aan andere IT-subsystemen, zoals aangifte, betaling, inning en controle, en moet zij managementinformatie genereren die het besluitvormingsproces ondersteunt.
21%
46%
29% Ja, systematisch(AT, BG, CZ, EE, ES, FI, FR, HR, HU, IT, LT, LV, PL, PT, RO, SI, SK)
Ja, incidenteel(BE, EL, IE, LU, MT, NL)
Nee(CY, DE, DK, SE, UK)
71%
29%
Ja(AT, BE, CY, CZ, DK, EL, ES, FR, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, NL, PT, RO, SI)
Nee(BG, DE, EE, FI, PL, SE, SK, UK)
Afbeelding 16: Analyse van de belangrijkste onderdelen van het IT-registratiesubsysteem
Bron: Europese Commissie (2019) — Enquête naar de administratie, inning en controle van de btw
Aangezien de Commissie de onderlinge koppeling van interne subsystemen niet rechtstreeks kan beoordelen, werd de lidstaten gevraagd of het IT-subsysteem voor btw-registratie van hun belastingdienst gekoppeld is aan andere IT-subsystemen. De meerderheid (90 %) bevestigde dat dit het geval was; alleen in Tsjechië, Estland, Cyprus en Malta is een dergelijke koppeling niet beschikbaar.
Bovendien hebben Denemarken, Estland, Ierland, Griekenland en Kroatië “ja” geantwoord op de meeste vragen naar het bestaan van een doeltreffend IT-subsysteem voor de indiening en verwerking van btw-aangiften.
Bulgarije, Tsjechië, Italië, Malta, Nederland en Polen gaven daarentegen aan dat hun systeem minder onderdelen bevat.
Aanbeveling 11: Koppel het IT-systeem voor registratie-informatie aan andere subsystemen van de belastingdienst, zoals aangifte, betaling, inning en controle.
Aanbeveling 11: Koppel het IT-systeem voor registratie-informatie aan andere subsystemen van de belastingdienst, zoals aangifte, betaling, inning en controle.