Idealiter stelt het boekhoudsysteem voor de belastinginkomsten de belastingdiensten in staat om op elk moment tijdens de boekhoudperiode de voortgang van het inkomstenbeheer te controleren. Een doeltreffend systeem, dat gebaseerd is op een IT-subsysteem, beperkt boekhoudkundige fouten tot een minimum, voorkomt interne fraude en registreert tijdig betalingen en andere transacties naar de juiste rekening van de belastingplichtige. Het systeem moet ten minste de boekhouding van de btw-verplichtingen automatiseren, gekoppeld zijn aan andere boekhoudsystemen van de belastingdienst en procedures omvatten om de administratie van belastingplichtigen regelmatig en systematisch te controleren om boekhoudkundige fouten en omissies te corrigeren.
Afbeelding 50: Kenmerken van boekhoudsystemen voor belastinginkomsten in de EU Vraag 7.1: “Binnen uw belastingdienst [...]”
Bron: Europese Commissie (2019) — Enquête naar de administratie, inning en controle van de btw
Alle lidstaten maken gebruik van geautomatiseerde boekhoudsystemen voor de btw-verplichtingen. Duitsland, Ierland, Griekenland, Spanje, Kroatië, Letland, Litouwen, Hongarije, Malta, Portugal en het Verenigd Koninkrijk meldden dat hun boekhoudsystemen gekoppeld zijn aan andere boekhoudsystemen en dat zij procedures omvatten om de belastingdossiers systematisch te controleren om eventuele boekhoudkundige fouten te corrigeren. De Commissie beschouwt dit als een goede praktijk en beveelt alle lidstaten aan een soortgelijke aanpak te volgen.
De 21 lidstaten waarvan de boekhoudsystemen zijn gekoppeld aan andere boekhoudsystemen van de belastingdienst, noemden systemen voor belastingaangiften, het beheer van achterstallige betalingen, belastingregisters en klantenservice. In sommige lidstaten maken speciale interfaces voor overheidsinformatie (bv. x-roads) een grotere interoperabiliteit van hun boekhoudsystemen mogelijk, onder meer met andere nationale instanties, zoals gezondheidsdiensten en sociale diensten, en met banksystemen om betalingsgegevens uit te wisselen met financiële instellingen.
Aanbeveling 36: Zorg ervoor dat de boekhoudsystemen gekoppeld zijn aan andere systemen en dat zij procedures omvatten om de belastingdossiers systematisch te controleren en te corrigeren.
Er moet een intern controleproces zijn om het boekhoudsysteem periodiek te evalueren om ervoor te zorgen dat het in overeenstemming is met de belastingwetgeving en de boekhoudnormen (bv. correcte berekening van belastingverplichtingen, boetes en rente). De meeste lidstaten (17/28) meldden dat zij over een dergelijk intern controleproces beschikken, soms aangevuld met een onafhankelijk extern controleorgaan (bv. een overheidsaccountant of een onafhankelijke entiteit die is aangewezen overeenkomstig de wet- en regelgeving van het land) dat de btw-administratie periodiek controleert op operationele prestaties.
13
21
28 […] wordt gebruikgemaakt van een
geautomatiseerd boekhoudsysteem voor btw-verplichtingen(alle lidstaten)
[…] wordt gebruikgemaakt van een
boekhoudsysteem dat gekoppeld is aan andere boekhoudsystemen van de dienst(AT; BE, BG, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, LT, LU, LV, MT, PL, PT, SE, UK)
[…] zijn procedures aanwezig om de administratie van belastingplichtigen regelmatig en systematisch te controleren om boekhoudkundige fouten en omissies te corrigeren(DE, EL, ES, HR, HU, IE, IT, LT, LV, MT, PT, SK, UK)
Afbeelding 51: Interne controleprocessen en externe audit (overzicht)
a. Vraag 7.1: “Binnen uw belastingdienst […] wordt het boekhoudsysteem bij de interne controle periodiek geëvalueerd om ervoor te zorgen dat het in overeenstemming is met de belastingwetgeving en de boekhoudnormen (het systeem moet bijvoorbeeld de belastingverplichtingen, boetes en rente correct berekenen).”
Bron: Europese Commissie (2019) — Enquête naar de administratie, inning en controle van de btw
b. Vraag 7.3: “Controleert een onafhankelijk extern controleorgaan (bv. een overheidsaccountant of een onafhankelijke entiteit die is aangewezen overeenkomstig de wet- en regelgeving van het land) periodiek de financiële staten en de operationele prestaties van de belastingdienst, met inbegrip van de btw-administratie?”
Bron: Europese Commissie (2019) — Enquête naar de administratie, inning en controle van de btw
Aanbeveling 37: Voer een adequaat intern controleproces voor het boekhoudsysteem in om ervoor te zorgen dat het in overeenstemming is met de belastingwetgeving en de boekhoudnormen.
7.2. Procedure voor de beslechting van btw-geschillen
In sommige situaties, met name na een btw-controle, is het mogelijk dat belastingplichtigen het niet eens zijn met de beoordelingen van de belastingdienst. Geschillen vloeien gewoonlijk voort uit kwesties zoals administratieve fouten of een vastgestelde afwijking op basis van de interpretatie van wettelijke bepalingen, feiten en het verband tussen beide. Belastingplichtigen moeten kunnen vertrouwen op een onafhankelijk, toegankelijk en efficiënt toetsingsmechanisme dat hun recht op aanvechting van een btw-aanslag en op verweer waarborgt.
Gewoonlijk is het mechanisme voor geschillenbeslechting verdeeld in fasen. In eerste instantie kunnen belastingplichtigen de belastingdienst om een bestuursrechtelijke toetsing verzoeken, veelal uitgevoerd door speciaal daartoe aangewezen ambtenaren van buiten de controledienst. Belastingplichtigen die niet tevreden zijn met een bestuursrechtelijke toetsing, kunnen vervolgens verzoeken om toetsing door een onafhankelijk orgaan (een bijzondere commissie of een in belastingzaken gespecialiseerde rechterlijke instantie). Tot slot kunnen zij een beroep doen op het rechtsstelsel (of op een alternatief, zoals een mechanisme ter vermijding en beslechting van geschillen) om eventuele resterende geschillen te beslechten. Dergelijke geschillen betreffen gewoonlijk de juridische interpretatie van de btw-wetgeving en/of de feiten, of de algemene behandeling door de belastingdienst (procedure).
De mechanismen voor de beslechting van geschillen in de EU-lidstaten verschillen naargelang hun btw-wetgeving, landspecifieke ervaring en vastgestelde procedures. Alle lidstaten beschikken echter over een
61%
39%
Ja(BE, BG, DE, DK, EE, ES, FR, HR, HU, IE LT, LV, NL, PL, PT, RO, UK)
Nee(AT, CY, CZ, EL, FI, IT, LU, MT, SE, SI, SK)
96%
4%
Ja(27 lidstaten)
Nee(LU)
Tabel 2: Overzicht van de beslechting van btw-geschillen in de EU-lidstaten
Bron: Europese Commissie (2019) — Enquête naar de administratie, inning en controle van de btw
De Commissie wilde een overzicht hebben van de systemen voor geschillenbeslechting in de lidstaten. De daaraan gestelde grenzen zijn echter duidelijk: op grond van artikel 12 zijn de Commissie en de belastingdiensten niet bevoegd om de uitvoering van de rechterlijke toetsingsprocedures te beoordelen.
Niettemin zouden belastingdiensten als goede praktijk de stand- en stroomgegevens van de aan een interne toetsing onderworpen geschillen kunnen bijhouden op basis van het aantal en de waarde van de betwiste belastingen.
Afbeelding 52: Geschillenbeslechting — monitoringproces
Vraag 7.4: “Beslechting van geschillen: houdt uw belastingdienst de stand- en stroomgegevens van de aan een interne toetsing onderworpen geschillen bij op basis van het aantal en de waarde van de betwiste belastingen?”
Bron: Europese Commissie (2019) — Enquête naar de administratie, inning en controle van de btw
Aanbeveling 38: Controleer het proces van geschillenbeslechting, trek conclusies om de verbetering van de algemene onderzoeksmethoden te ondersteunen en verfijn de procedures voor belastingvaststelling.