Bij deze ingrijpende omschakeling naar een gebiedsgerichte indeling is het commerciële, financiële en technische beheer gescheiden van de algemene vastgoedtaken. Taken zoals contractbeheer (inkoop) van meerjarig onderhoud, ontwikkeling en beheer van het administratieve vastgoedbeheersysteem en de verdere ontwikkeling van het vastgoedbeleid zijn in het stedelijk team belegd. Het werk dat door de markt gedaan kan worden, zoals onderhoud en beheer van het commerciële vastgoed, wordt dan ookdoor het stedelijk team uitbesteed. Zo wordt voor de gehele maatschappelijke portefeuille meerjarig onderhoud bij marktpartijen ingekocht. Dit betekent dat de afdeling Vastgoed meer op de hoofdlijnen en budget stuurt. Een belangrijk doel is het behalen van kostenvoordelen door bundeling van onderhoud. Het stedelijk team bewaakt ook de kwaliteit van de vastgoedorganisatie. Dit is van groot belang omdat door de overgang van functiegerichte organisatie naar een
gebiedsgerichte organisatie de vastgoedbeheerders te maken krijgen met een grotere diversiteit aan vastgoed. Iedere beheerder is verantwoordelijk voor het complete palet aan vastgoedtypen: van scholen en parkeergarages tot bedrijfsruimten. In plaats van specialist moet men nu generalist zijn, met een brede vastgoedkennis. Om dit te bereiken is een uitgebreid opleidingsprogramma ontwikkeld.
Gebiedsteams
Het commerciële, financieel/administratieve en technisch beheer van de maatschappelijke portefeuille wordt uitgevoerd door gebiedsteams. Er zijn 3 gebiedsteams, te weten Zuid (beneden de Maas), Noord binnen de Ring en Noord buiten de Ring. Elk gebiedsteam is onderverdeeld in 3 deelportefeuilles die qua gebiedsindeling weer aansluiten bij de indeling van de gemeentelijke gebiedscommissies en kan bestaan uit een of meerdere wijken. In ieder gebiedsteam zitten 9 vastgoedbeheerders die zich vooral met commercieel en
financieel/administratief beheer bezig houden. Ook zijn zij de link met de afdeling
Gebiedsontwikkeling en de beleidsdiensten, waar het aanbod van het gemeentelijk eigendom en de vraag naar vastgoedlocaties samenkomt. Naast generalist voor het hun toegewezen gebied is een aantal beheerders specialist in een specifiek soort vastgoed. Dat kan gaan om ‘Parkeren’, of het aanspreekpunt zijn voor een grote dienst als Onderwijs. Aan elk
gebiedsteam is bovendien een technisch specialist toegevoegd die verantwoordelijk is voor het vaststellen van het onderhoud dat vervolgens door het stedelijk team wordt ingekocht. Ook een vastgoedontwikkelaar maakt deel uit van een gebiedsteam. Zijn rol is het bewaken van de (financiële) risico’s van de vrijwel uitsluitend maatschappelijke ontwikkelingen in het betreffende gebied.
Commercieel Vastgoedbeheerder
Het beheer van een aanzienlijk deel van de commerciële vastgoedportefeuille is uitbesteed aan een commerciële vastgoedbeheerder. Aan deze partij is het volledige commerciële, financieel-administratieve en technische beheer uitbesteed. Het betreft hier de vrijwel gehele portefeuille woningen, winkelruimten, bedrijfsruimten, horeca en kantoorruimte (niet voor
97
eigen gebruik). De reden voor het op de markt zetten is tweeledig. De voornaamste is dat de afdeling Vastgoed zich vooral wil richten op de maatschappelijke portefeuille. Daarnaast zal een marktpartij een zakelijker opstelling hebben richting de commerciële huurders wat tot een hoger rendement op de commerciële portefeuille leidt. Zo is er een duidelijke
rolverdeling: de gemeente is eigenaar en opdrachtgever, de commerciële partij uitvoerder van het beheer. Een goede sturing is uiteraard weleen vereiste.
De stip aan de horizon en de praktijk
Uitgaande van het Meerjaren Perspectief Rotterdams Vastgoed (MPRV) is het doel van de afdeling Vastgoed om met een professionele organisatie het gemeentelijke eigendom optimaal in te zetten tegen minimale kosten. Hierboven heb ik laten zien hoe de afdeling Vastgoed is georganiseerd. Maar werkt het ook?
- Allereerst moet worden opgemerkt dat de omschakeling samenviel met een omvangrijke reorganisatie en dat het aantal medewerkers aanzienlijk verminderde. Deze afname van capaciteit is gedeeltelijk ondervangen door het uitbesteden van het beheer van het commercieel vastgoed. Dat neemt niet weg dat de bezetting krap is en de werkdruk hoog.
Het omvormen van specialisten naar generalisten kost tijd en energie. Er is een uitgebreid opleidingsprogramma dat daarin voorziet, maar het is in de praktijk dat ervaring moet worden opgedaan en de nieuw verworven kennis kan beklijven. Ook dat vraagt tijd. Ondertussen is het niet de bedoeling dat specialistische en specifieke kennis verloren gaat. Dit is in onze situatie geborgd door beheerders als specialist aan te wijzen voor een specifiek terrein.
Het wisselen van portefeuilles tussen de beheerders onderling vraagt veel energie. Dossiers moeten worden overgedragen en eigen gemaakt, soms op terreinen die onbekend zijn Ook zijn er ‘grijze gebieden’ tussen het stedelijk team en de
gebiedsteams waarvan niet duidelijk is onder wiens verantwoordelijkheid zij vallen. Dit vraagt om onderlinge afstemming, maar moet ondertussen voor de klant onopgemerkt blijven.
Van financiële beheersystemen en rapportages is het nodig dat zij op de nieuwe indeling zijn afgestemd. Die zijn niet altijd tijdig beschikbaar. Om te kunnen sturen op de vastgestelde budgetten moet immers goede en correcte management informatie beschikbaar zijn. En dat op elk niveau.
Het uitbesteden van beheertaken aan een commerciële marktpartij blijkt goed te werken. Voorwaarde is wel dat er een duidelijke rolverdeling is, met transparante communicatie en heldere rapportages. Ondanks de toegenomen zakelijke aanpak zijn de huurders tevreden over het beheer.