Het vastgoedbedrijf van de gemeente Oss heeft als visie: ‘Met ons maatschappelijk vastgoed realiseren we maatschappelijk rendement voor de inwoners van Oss.’ We zetten vastgoed optimaal in voor de behoefte van onze inwoners: een leefbare stad en leefbare dorpen. We streven ernaar om de totale kosten van ons maatschappelijk vastgoed naar de toekomst niet toe te laten nemen of zelfs te verminderen. Daarom hebben we de volgende vastgoed- doelen geformuleerd: (1) minder meters (realiseren), (2) bestaande gebouwen beter benutten en (3) onze voorraad slimmer exploiteren.
In gemeente Oss kennen we een dienstenmodel. Er zijn 3 diensten. Stadsbeleid, Publiekszaken en Gemeentebedrijven. Het vastgoedbedrijf maakt als afdeling onderdeel uit van de dienst gemeentebedrijven. Het vastgoedbedrijf kent 2 teams (+/- 35 FTE, waarvan 20 FTE VGM). Ontwikkeling en Vastgoedmanagement. Ontwikkeling bestaat uit grondzaken en locatieontwikkeling. Daarin zitten projectleiders, planeconomen, verwervers, juristen en ondersteuners. Vastgoedmanagement gaat over alle opstallen, ofwel ons maatschappelijk vastgoed (onderwijs, binnen en buitensport, wijk- en dorpshuizen, cultureel vastgoed etc.), natuurgebieden en bedrijfspanden gebruikt door de eigen organisatie. In ons team zitten projectleiders, adviseurs, medewerkers beheer en exploitatie, portefeuillemanager, medewerkers NME en kinderboerderij en ondersteuners. Alle uitvoeringstaken hebben we uitbesteed. Zo hebben we prestatiecontracten op onderhoud van onze gebouwen en sportvelden.
Ervaringen
De ervaringen met deze organisatie zijn over het algemeen goed. We profiteren van de korte lijntjes en samenwerking tussen de medewerkers van Ontwikkeling en Vastgoedmanagement. Zeker in tijden waarbij investeringsruimte er niet of minder is, is dit erg handig. Zo is er bijvoorbeeld een sportpark gerevitaliseerd, waarbij deel investering is gefinancierd door in de uitvraag ook 3 bouwkavels mee te nemen. Omgedraaid kan ontwikkeling van een pand ook locatieontwikkeling versterken en of versnellen. Wat ik zelf echter nog belangrijker vind is de goede basishouding en cultuur binnen gehele gemeente Oss. De samenwerkingsbereidheid en het elkaar iets gunnen is hier ruim voorhanden. Zo zijn er 2 jaar geleden taken en formatie overgekomen van beleid naar ons team, omdat beide leidinggevenden het eens waren dat processen daardoor betere konden verlopen. Daarnaast kent gemeente Oss een werkbare omvang (Kleine 100K inwoners en niet te groot ambtelijk apparaat +/- 580 FTE) en directe lijnen met veel verantwoordelijkheid en bevoegdheid laag in organisatie. Zo gaan
88
projectleiders zelf naar wethouders en gaat dat lang niet altijd via lijnmanagement en of directie.
Resultaten tot nu toe
Ook die zijn over het algemeen goed. We halen zowel goede projectresultaten (o.a. uitvraag/ aanbesteding op basis van prestaties en gunning op basis van EMVI) als ook resultaten op portefeuilleniveau. Zo gaan we via portefeuillemanagement en proces voorzieningenkaart investeringsbehoefte van ons maatschappelijk vastgoed voor komende 10 jaar halveren. Niet alles lukt natuurlijk (al). Zo mogen resultaten op gebied van verduurzamen nog beter en is er nog ruimte voor verbetering van bezetting en exploitaties van het maatschappelijk vastgoed. Ook de interne en externe samenwerking kan nog steeds veel beter.
Uitdagingen voor de komende vijf jaar
De uitdagingen voor de komende vijf jaar zijn in de volgende zes speerpunten samen gevat. 1. Het afronden en vervolgens goed uitvoeren van de adviezen proces
Voorzieningenkaart: o.a. opstellen Meerjaren Investeringsplan (MIP), keuzes (laten) maken en prioriteren door gemeenteraad, het samen (blijven) doen met burgers en het managen van verwachtingen.
2. Verduurzamen van ons vastgoed.
3. Verbeteren bezetting en exploitaties per gebouw en op portefeuille niveau (van ons als eigenaar, maar zeker ook helpen bij gebruikersexploitaties).
4. Verder verbeteren samenwerking intern en extern (burgers en professionals). 5. Meestribbelen in een snel veranderende wereld en samenleving en daarin passende
rollen en taken oppakken en vooral ook loslaten. 6. Voorzieningenkaart Oss 2030 succesvol door co-creatie.
Voorzieningenkaart Oss 2030 succesvol door co-creatie
Nederland verandert. Volgens Jan Rotmans, de Rotterdamse hoogleraar Transities en Duurzaamheid, zal er de komende 50 jaar meer veranderen dan de afgelopen 500 jaar. Onze samenleving vergrijst en ontgroent. Er ontstaat leegstand in scholen en overcapaciteit op voetbalclubs. We blijven langer zelfstandig wonen en moeten meer zelf doen. We kantelen: ‘van onderop’ gaat ‘top down’ vervangen. Hoog tijd om vanuit deze context na te denken over leefbaarheid en voorzieningen in de wijken en dorpskernen.
Het vraagstuk van het maatschappelijk vastgoed is niet uniek voor de gemeente Oss. Heel veel gemeenten heroverwegen hun verantwoordelijkheden en budget onder invloed van de transities, stagnatie van nieuwbouwprojecten en leegstand van particulier en publiek vastgoed. Natuurlijk betrekt een gemeente inwoners, instellingen en gebruikers bij de planvorming. Maar helemaal ‘van onderop’ een plan maken over leefbaarheid en vastgoed op
89
basis van co-creatie met inwoners, professionele instellingen en ondernemers? Dat is nog vrij uniek in gemeenteland.
Projectleider Désirée Meulenbroek ging deze uitdaging aan en ondertussen is zij verantwoordelijk voor een projectteam, dat voor de gemeente Oss - in 5 wijken en 6 dorpenclusters – voorzieningenkaarten maakt. Oss is een Brabantse regiogemeente met 90.000 inwoners, verdeeld over een stad en 20 dorpskernen. Er zijn inmiddels vier gebieden afgerond en 2 daarvan zijn al als advies aan de raad voorgelegd. Bestuur en gemeenteraad zijn enthousiast over deze aanpak en de resultaten zijn boven verwachting. Het geheim van het succes van dit co-creatieproces? We scheppen intern en extern een veilig klimaat om te experimenteren met een nieuwe manier van werken. We werken op basis van vertrouwen, het verbinden van partijen en werken op basis van dialoog, creatieve werkvormen en story telling. Het succes van het team is er vooral ook door de steun van de organisatie. Al in de pilot fase kreeg de projectleider het vertrouwen en de ruimte om te experimenteren van de direct leidinggevende en de organisatie.
Co-creatie
Onze opgave voor de Voorzieningenkaart was in eerste instantie financieel gestuurd: voorkom zoveel mogelijk vervangingsinvesteringen per dorpengebied en wijk van Oss. We hadden namelijk berekend dat op basis van een levensduur van 40 jaar, we in 10 jaar tijd te maken kregen met een herinvesteringsopgave van 100 miljoen (structurele lasten 6 miljoen per jaar). Door bestuur en organisatie zijn daar twee belangrijke elementen aan toegevoegd: behoud of versterk leefbaarheid en maak het plan samen met inwoners op basis van co-creatie.
Hierdoor werd de voorzieningenkaart 2030 een project, maar óók een proces. Dit was zeker in het begin van de pilot ‘een dingetje’. Als overheid zijn wij gewend te sturen, op planning, resultaat en financiën. Maar co-creatie vraagt om een flexibel en open proces, waarin de planning en het resultaat niet vooraf kunnen worden vastgelegd’. Dit leek in het begin een onmogelijke opgave, maar leidde uiteindelijk én tot projectresultaten én tot veel draagvlak. Het proces vraagt om vertrouwen in plaats van sturing op controle en een goede afbakening van de rollen van alle betrokken partijen. En dit geldt niet alleen voor de projectleiders, maar ook voor het management, het bestuur, de wijk- en dorpsraden en de deelnemers.
De kracht van inwoners
In de eerste fase van het proces wil je bereiken dat inwoners als ervaringsdeskundigen kunnen meedenken. Daarvoor moet je ze wel eerst ‘in hun kracht zetten’, door je als gemeente kwetsbaar en transparant op te stellen en in begrijpelijke taal uit te leggen wat de
startsituatie is. Belangrijk daarbij is om aanwezige informatie over het gebied te delen en toe te lichten. Wat zijn bijvoorbeeld vervangingsinvesteringen en kapitaalslasten en hoe zitten die in de begroting. Wat is het verschil tussen een bezuiniging op structurele onderhoudskosten en op investeringen. Hoeveel gebouwen – van gemeente en particulieren - staan er in de wijk waar mensen elkaar kunnen ontmoeten? Hoe verandert de bevolkingssamenstelling? Maar partijen moeten zich ook uitspreken naar elkaar. Wat is hun belang en of staat er voor hen op
90
het spel? Waar zijn ze mee bezig? Hoe ziet hun toekomst er als vereniging of ondernemer uit? Pas na deze fase van bewustwording kan iedereen meedenken over passende oplossingen, die voldoen aan de opdracht.
Open werkrelatie
Een andere uitdaging is het opbouwen van een open werkrelatie. Vaak denken inwoners dat de gemeente toch al lang een plan heeft klaarliggen. Een van die projectleiders die dat heeft ervaren, is Geert-Jan van den Brand. ‘In de wijk waar ik werkte, dacht men vrij lang dat er sprake was van een zoethoudertje. Men had de indruk dat de gemeente op deze manier een lastige bezuinigingstaakstelling bij de inwoners wilde neerleggen, terwijl de gemeente gewoon al een plan had. Gedurende het proces raakten ze ervan overtuigd dat dit niet het geval was en was er echt sprake van co-creatie.’
‘Een co-creatieproces vraagt doorlopend om improvisatie’, vult hij aan. ‘Een bijeenkomst verloopt zelden zoals ‘gepland’ en meestal moet je ter plekke je werkvorm aanpassen. Je werkt als projectleider vooral op basis van een persoonlijke relatie en begeleiden/ faciliteren van het proces. Dat is echt even wennen’. En dit geldt ook voor de project ondersteuning en communicatie. ‘We hebben een vaste aanpak ontwikkeld’, vertelt Fleur van der Zandt junior projectleider, ‘maar we sparren doorlopend om er maatwerk van te maken’. ‘En het is uitdagend’ , vult Saskia Meijs communicatieadviseur aan, ‘om de ervaringen te delen met collega’s. We hebben gemerkt, dat zelf deelnemen aan het proces de beste manier is om de co-creatie-ervaring te delen. Een verslag brengt de energie van het proces niet genoeg over, het bijwonen van een co-creatie sessie in de wijk wel. Maar we investeren ook heel veel tijd aan alle communicatiemiddelen, omdat we zoveel mogelijk mensen in- en extern willen bereiken.’
Geen concurrenten maar partners
Tijdens een co-creatieproces zoek je naar een win-win oplossing voor alle betrokken partijen. Je vraagt je af waarmee je waarde kunt toevoegen voor de hele gemeenschap. Idealiter leidt dit tot een eerlijke verdeling van lusten en lasten. Maar hoe bereik je dat? Vertrekpunt is het algemeen belang voor de gemeenschap. Bij Co-creatie is dat hét belangrijkste aspect. We leggen uit dat de kosten van de voorzieningen gemeenschapsgeld zijn, zoals belastinggeld, lidmaatschapsgeld, sponsorbijdragen en de omzet van consumpties. Maar wat zeker zo belangrijk is, is dat je goed luistert naar het individuele belang van de deelnemers. Dat is de ondergrens van de veranderbereidheid. Kenmerkend voor een co-creatieproces is dat je je als gemeente horizontaal, als partner, opstelt. Het mooiste compliment dat wij kregen was dat iemand zei dat hij vooraf sceptisch was, maar achteraf zeer positief. Hij zei: “Ik ervaar partijen in mijn dorp nu als partner om de leefbaarheid te behouden en niet meer als concurrent”.