Samenhang thema's uit het conceptueel model

Van der Meulen noemde zijn 6S Digital Workplace Framework een holistische benadering waarbij samenhang en balans moet zijn tussen de afzonderlijke thema’s. Met dit onderzoek naar HNW binnen de gemeentelijke

organisatie van Lansingerland merkten een aantal respondenten impliciet of expliciet het belang van samenhang en balans wel op.

Aan de andere kant bleek vooral ook dat de afzonderlijke thema’s aandacht krijgen, dat de samenhang nog geen bewuste plek heeft in de implementatie van HNW en dat er geen vanzelfsprekende balans is tussen de verschillende thema’s uit het conceptueel model. Daarbij werd tevens opgemerkt dat onbalans ten koste gaat van het resultaat en daarmee van invloed is op de succesvolle of voortvarende implementatie van HNW. Dit blijkt uit het volgende citaat:

'En naar mijn idee is het nu niet in balans waardoor het wat moeizamer loopt.' (Respondent ML, persoonlijke mededeling, 27 november 2019)

De thema's space en systems hebben een hele prominente plek in de organisatie gekregen met één projectleider, één heldere opdracht en een gestructureerde uitvoering. De rol van het management beperkt zich hier vooral tot het zijn van opdrachtgever. Binnen het project TOP-werken kijkt men goed in samenhang naar de aspecten die de ruimte of de hardware aangaan. Ook is daar opgemerkt dat de aandacht voor de gedrags- en uitvoeringsaspecten noodzakelijk is, maar dat deze thans nog niet optimaal is en zodoende achterblijft.

Vooral de thema's Social en Symbols hebben veel raakvlak en lopen vaak door elkaar heen. Een aantal

respondenten merkt ook op dat de balans tussen deze thema's belangrijk is. Ze benoemen dat er raakvlak is en dat dit voor een goede benadering sterk met elkaar samenhangt. Zo gaf een enkeling aan de tekortkoming bij de cultuurverandering te willen compenseren, door als manager nog beter het goede voorbeeld te geven, zoals in het thema is voorgeschreven. Dit blijkt onder andere uit het volgende citaat:

'Ik kijk dan naar de balans tussen Social en Symbols. Als het in balans is is het voldoende. Maar Social is niet in balans en dan moet je misschien wel meer bij Symbols inzetten om toch balans te vinden.'

(Respondent ML, persoonlijke mededeling, 27 november 2019)

De rol van de faciliterende manager en systematisch lerende organisatie hebben een direct eff ect op de eerder beschreven thema's en elkaar. In het conceptueel model bewegen deze twee thema's ook in een cirkel om de andere vier thema's heen. Bij een goede uitvoering door de faciliterende manager zorgt deze ervoor dat de medewerker zo goed als kan, in staat is om binnen HNW een passende werkwijze te ontwikkelen. Ten aanzien van de thema's social en symbols zijn de managers zich bewust van deze rol en invloed. De respondenten herkennen hier slechts fl arden van de invloed van het management terug. Wat wel vaker terugkwam in de gesprekken met de respondenten was het aspect van 'vertrouwen tussen manager en medewerker'. Men herkent die als basisvoorwaarde bij Social, Symbols en Systematic learning.

In de praktijk van de onderzochte gemeente zien we dat de rol van de manager op voldoende manier wordt ingekleed om zo'n faciliterende leider te zijn. Als ze die rol niet goed zouden pakken, zou het een negatief eff ect kunnen hebben op hoe medewerkers de andere thema's ervaren en kan het direct ten koste van het draagvlak voor- en implementatie van HNW gaan. Dat geldt overigens ook voor het hebben van een goede plek en goede hardware om mee te werken. Als er een tekortkoming is ten aanzien van de thema's space of systems rekent men dat ook de manager aan.

Dat respondenten deze samenhang herkennen, blijkt onder andere uit het volgende citaat:

‘Ik weet bijvoorbeeld van mensen uit de OR die zeggen; geef me ook een goede Ipad. Want als je ze niet zo faciliteert gooien ze de kont in de krib.

Dan zeggen ze leuk, wat die directie wil met dat TOP-werken, maar ik moet elke dag op zoek naar een nieuwe plek, maar een nieuwe laptop, ho maar.’

(Respondent MT, persoonlijke mededeling, 14 november 2019)

In de onderzochte gemeentelijke organisatie is er nog onvoldoende samenhang en balans tussen het systematisch leren en de andere thema’s. Dit is ook lastig te bewerkstelligen en wellicht het slotstuk in het streven naar perfectie bij de implementatie van HNW in een organisatie. Immers, door met elkaar te kijken naar verbetering van inhoud, processen en persoonlijk functioneren, kun je voortdurend werken aan optimalisering van de werkprestaties. Er is in dit onderzoek geconstateerd dat er nog geen open feedback cultuur is en dat er altijd behoefte is aan meer communicatie. Dat veroorzaakt mede dat dit thema nog onderbelicht blijft. Weliswaar staat dit thema meer dan andere thema’s op zichzelf. Door systematisch leren geen goede plek te geven verbeter je als organisatie minder voortvarend. Het negatieve eff ect daarvan voor de andere thema’s uit het conceptueel model, is dat de organisatie steeds opnieuw energie moet steken om dezelfde barrières te overwinnen. Dit kan een negatieve invloed hebben op de motivatie en het vertrouwen van medewerkers en management in het concept van HNW.