21 MINISTERIE VAN SOCIALE ZAKEN EN WERKGELEGENHEID 21.1 Inleiding
21.5 Planning- en controlcyclus GAK .1 Inleiding
De Rekenkamer voert in 2000 en 2001 onderzoek uit bij Gak Nederland BV (Gak) naar sturing en verantwoording van de arbeidsgeschiktheids-beoordeling die plaatsvindt in het kader van het beroep op de Wet op de Arbeidsongeschiktheidsverzekering (WAO). Het Gak is een erkende uitvoeringsinstelling voor de uitvoering van de werknemersverzekeringen.
De WAO is een van de werknemersverzekeringen.
Het onderzoek richt zich op de opzet en werking van de planning- en controlcyclus van het WAO-claimbeoordelingsproces bij het Gak. Doel van het onderzoek is zicht te krijgen op de sturing en beheersing van het WAO-proces. Hiermee wordt getracht een bijdrage te leveren aan een verdere verbetering van de uitvoering. Onderliggende rapportage heeft betrekking op de opzet van de planning- en controlcyclus. Publicatie van de resultaten van het totale onderzoek volgt medio 2001.
Een onderzoek naar de planning- en controlcyclus past binnen de bedrijfsvoeringsgedachte over verantwoording door RWT’s. Zoals in hoofdstuk 5 van het algemene deel reeds is aangegeven, dient de verantwoording door RWT’s ook betrekking te hebben op de voering. De planning- en controlcyclus is in het kader van de bedrijfs-voering een cruciaal instrument dat een organisatie hanteert om zijn activiteiten planmatig aan te sturen en te beheersen, zodat de leiding van de organisatie zijn verantwoordelijkheid kan waarmaken. Het gaat dan om het sturen van beleidsvoorbereiding en -uitvoering, het bewaken en bijsturen van de beleidsuitvoering en om het afleggen van verant-woording. De planning- en controlcyclus zal in belangrijke mate de informatie moeten genereren die nodig is voor sturing en beheersing van de primaire en ondersteunende processen binnen een organisatie. Het is een belangrijk instrument voor het management om zich een oordeel te vormen over het bereiken van de gestelde doelen, alsmede voor de externe verantwoording daarover in het jaarverslag.
In haar onderzoek naar de opzet van de planning- en controlcyclus van het Gak hanteerde de Rekenkamer de volgende meetpunten:
• vanuit de wettelijke taak zijn meetbare doelstellingen geformuleerd gerelateerd aan de inzet van mensen en middelen en vastgelegd in een jaarplan of vergelijkbaar document;
• de geformuleerde doelstellingen van de organisatie vormen uitgangs-punt voor de planning- en controlcyclus;
• er is een actuele beschrijving van de planning- en controlcyclus;
• in de planning- en controlcyclus is opgenomen wie de voortgang en de resultaten van de cyclus bewaakt en hoe, wanneer en waarover verantwoord wordt.
21.5.2 Doelstellingen uitvoeringsproces WAO
In de Organisatiewet Sociale Verzekeringen zijn de wettelijke doelstel-lingen voor het beheer van het WAO-proces, onderdeel eerste claimbe-oordeling vastgelegd. De doelstellingen zijn:
• rechtmatigheid: wettelijke norm is 99% rechtmatigheid;
• tijdigheid: de beslissing op een aanvraag voor een WAO-uitkering moet binnen 13 weken na ontvangst van de aanvraag zijn afgegeven.
De financiering van de uitvoering van de WAO vindt plaats op basis van jaarovereenkomsten tussen het Landelijk instituut sociale verzekeringen (Lisv) en het Gak. Hierin wordt overeengekomen welke en hoeveel activiteiten, zogenoemde referentiediensten, tegen welk tarief zullen worden verricht.
Voor de doelstellingen rechtmatigheid en tijdigheid worden in de jaarover-eenkomsten tussen het Gak en het Lisv streefcijfers opgenomen. Voor het onderdeel eerste claimbeoordeling WAO zijn de streefcijfers dus ook doelstellingen van het Gak:
• juistheid: norm is 99% rechtmatigheid;
• tijdigheid: norm is 90% van alle beslissingen is tijdig, dat wil zeggen binnen 13 weken na aanvraag.
Vanwege de beperkte inzet van verzekeringsartsen wordt uitgegaan van een geringer percentage tijdige beslissingen dan de wet voorschrijft.
De doelstellingen zijn door het Gak meetbaar gemaakt door prestatie-indicatoren. De prestatie-indicatoren met de bijbehorende normen zijn vastgelegd in managementcontracten met de Regionale Bestuurscentra (RBC’s) waar uitvoering wordt gegeven aan het WAO-proces. In de managementcontracten is het aantal te verrichten activiteiten opgenomen.
21.5.3 Taakverdeling binnen de planning- en controlcyclus
De planning- en controlcyclus is binnen de Gak-organisatie op alle niveaus ingevoerd en kent een interne samenhang. Er is sprake van een jaarcyclus. De output van de cyclus op het ene niveau vormt input voor de cyclus op een ander niveau. De afspraken tussen leidinggevenden op het ene niveau werken door in afspraken tussen leidinggevenden op een ander niveau.
Binnen het Gak zijn zowel het directoraat Financieel Economische Zaken (FEZ) als het directoraat Distribuerende Zaken (DZ) betrokken bij de planning- en controlcyclus.
De planning- en controlcyclus voor de uitvoering van de WAO wordt gecoördineerd door het directoraat DZ. De afdeling DZ-Control vervult binnen het directoraat DZ een coördinerende, ondersteunende en monitorende functie voor de uitvoering van de WAO door de RBC’s. Het directoraat is verantwoordelijk voor de financiële en niet-financiële verslaglegging en analyses van de uitvoering. Deze informatie wordt verstrekt aan het directoraat FEZ.
Het directoraat FEZ is verantwoordelijk voor het invullen van de financiële functie van de hele Gak-organisatie, het conditioneren van de planning-en controlcyclus voor de hele Gak-organisatie inclusief de rapportages.
Daarnaast coördineert het directoraat FEZ de totstandkoming van de begroting.
Tussen de twee directoraten vindt afstemming plaats. Periodiek verstrekt het directoraat DZ volgens een vast stramien, informatie over de
uitvoering van het WAO-proces aan het directoraat FEZ.
De uitvoering van het WAO-proces vindt primair plaats door 17 RBC’s.
Onder deze RBC’s vallen een of meer lokale kantoren. De directeur is het hoofd van het RBC en heeft een managementcontract met de directeur DZ. Daarin zijn de overeengekomen te leveren prestaties afgesloten. De manager uitvoering arbeidsgeschiktheid (Muag) is onder andere verantwoordelijk voor het proces van de claimbeoordeling. De Muag
stuurt de behandelteams aan. Een behandelteam bestaat uit een verzekeringsarts, een arbeidsdeskundige en claimbeoordelaar. Deze behandelteams zijn verantwoordelijk voor de claimbehandeling.
De controller en de afdeling Interne Controle (IC) van het RBC dragen via een kwaliteitssysteem van handboeken, interne controles en audits, zorg voor de beheersing van de uitvoering, de uitvoeringskosten en de kwali-teit van de uitvoering, waaronder de betrouwbaarheid van de informatie.
De Interne Accountantsdienst van het Gak verricht rechtmatigheidscon-troles.
In onderstaande figuur zijn de organisatie-onderdelen van het Gak weergegeven die betrokken zijn bij de planning- en controlcyclus voor de uitvoering van de WAO.
Gak Nederland uitvoeringsorganisatie AG
In tern e A cc ou n tan tsd ien s t
In tern e C on trole C on troller
u itvoeren d e afd elin g (en ) A G R eg ion ale b es tu u rs c en tra
D irec toraat D is trib u eren d e Z ak en D irec toraat F E Z A lg em een D irec teu r
21.5.4 Sturing
De besturingsfilosofie van het Gak is ingegeven door de primaire bedrijfs-doelstelling: het rechtmatig uitvoeren van de opgedragen wettelijke taken, dit binnen de financieringssystematiek van de uitvoeringskosten: jaarcon-tracten met het Lisv waarin een vaste vergoeding geldt voor gespecifi-ceerde diensten, met een aantal uitzonderingen voor eenmalige projecten.
De planning- en controlcyclus van het Gak is gericht op de uitvoering van de sociale zekerheidswetten die in opdracht van het Lisv worden uitge-voerd. Dit omvat verreweg het grootste deel aan activiteiten van het Gak.
De planning- en controlcyclus van het Gak bestaat uit een aantal stappen:
1. Jaarlijks vindt een herijking plaats van de lange termijndoelstellingen en vertaling hiervan in operationele en financiële doelen voor het komend jaar. Het resultaat wordt vastgelegd in de planbrief van het Gak medio het jaar.
2. De begroting van het lopende jaar vormt de inzet voor de offerte aan het Lisv. Bij de offerte wordt een systematiek van normprijzen gehan-teerd. Het Lisv hanteert strikte productspecificaties en kwaliteitseisen middels een systematiek van referentiediensten. Medio april wordt aan het Lisv (en aan de sectorraden) een eerste indicatie gevraagd van de te verwachten afname van producten. Het overleg tussen het Lisv en
het Gak resulteert in een (voorlopige) offerte voor de jaarovereenkomst op 1 september.
3. Vanuit de planbrief en de offerte worden door de verantwoordelijke organisatieonderdelen conceptjaarplannen opgesteld. De basis voor deze jaarplannen zijn de geoffreerde aantallen en tarieven aan het Lisv.
De kwaliteit van de dienstverlening is uitgedrukt in de met het Lisv gecontracteerde prestatie-indicatoren.
4. Op basis van de conceptjaarplannen worden de conceptjaarovereen-komsten met het Lisv opgesteld. Deze jaarovereenconceptjaarovereen-komsten komen per sector tot stand en vormen het plafond voor de interne Gak-begroting.
De jaarovereenkomsten bevatten naast productaantallen proces- en kwaliteitseisen. Productaantallen worden tegen normtarieven afgere-kend.
5. Op basis van de uitgangspunten in de planbrief vinden per directoraat budgetgesprekken plaats die leiden tot de vaststelling van de directo-raatsjaarplannen en de Gak-begroting in november. Een goedgekeurd jaarplan van een directoraat wordt, inclusief begroting, beschouwd als het managementcontract van de directoraatsdirecteur. Op basis van de interne begroting komen managementcontracten tussen de directeur Distribuerende Zaken en de directeuren van de RBC’s tot stand.
De resultaten van de planning- en controlcyclus in enig jaar, vinden hun weerslag in de nieuwe planbrief die input is voor een nieuwe planning- en controlcyclus.
Op basis van de uitkomsten van de interne planning- en controlcyclus komt de declaratie aan het Lisv tot stand. Er worden daarentegen separate recht- en doelmatigheidsrapportages opgesteld voor de externe verant-woording aan het Ctsv en Lisv. Deze rapportages kennen een door de informatievrager (Ctsv resp. Lisv) voorgeschreven format dat nog in ontwikkeling is. De doelmatigheidsrapportages 1999 en 2000 van het Gak bevatten een beschrijving van de verschillende stappen in de planning- en controlcyclus. In de doelmatigheidsrapportage 2000 zijn ook de ontwikke-lingen in de planning- en controlcyclus weergegeven.
21.5.5 Beheersing
Het beheersconcept volgt de organisatiestructuur van het Gak volgens het principe van integraal management. Op basis van het management-contract maakt de direct verantwoordelijke manager afspraken met het hogere echelon. In de managementcontracten zijn productieafspraken vastgelegd en een aantal additionele prestatie-indicatoren, waarbij het uitgangspunt is dat deze voor de betreffende manager realiseerbaar zijn.
Tussentijds kunnen prognoses worden bijgesteld. Periodiek rapporteert de verantwoordelijke manager richting het hogere echelon volgens vast stramien over de voortgang in de productie, de knelpunten en de financiële resultaten in relatie tot de begroting en verwachtingen.
Voor de beheersing van de uitvoering van de WAO sluit het directoraat DZ managementcontracten af met de directeuren van de RBC’s. Binnen de RBC maakt de directeur afspraken met de Muag, de controller en de staffunctionaris IC.
De Muag ontvangt periodiek informatie over de voortgang en kwaliteit van de uitgevoerde processen. Binnen het behandelteam van het RBC wordt gestuurd op de tijdigheid van de claimbeoordeling en de rechtma-tigheid van de uitvoering. De claimbeoordelaar is verantwoordelijk voor de tijdigheid van de claimbeoordeling. Hiertoe zijn normen gesteld voor
de doorlooptijd van de dossiers bij de verzekeringsarts, de arbeids-deskundige en de claimbeoordelaar.
Periodiek rapporteert de directeur van het RBC aan de directeur DZ. In deze rapportages dient volgens het protocol een toelichting te worden gegeven op de prestaties van het RBC, de mate waarin de doelstellingen zijn gerealiseerd, het financiële resultaat op de uitvoeringskosten, personeelsbezetting, de productie van de diverse activiteiten en een eventueel aangepaste prognose van het activiteitenniveau voor het lopende jaar.
Aan de hand van de rapportages van de RBC’s stelt de afdeling DZ-Control ten behoeve van de directeur DZ een rapportage op over de uitvoering van de totale Gak-organisatie. De directeur DZ rapporteert vervolgens aan de directie. Het directoraat FEZ verwerkt deze rapportage in de rapportage over de totale Gak-organisatie.
Ten behoeve van het verder ontwikkelen van de planning- en control-cyclus besteedt het Gak aandacht aan het toetsbaar en haalbaar maken van gestelde doelen, het stellen van prioriteiten, het sluitend maken van de planning- en controlcyclus en het ontwikkelen van een adequaat instrumentarium voor het monitoren en (bij)sturen van de uitvoering.
21.5.6 Conclusies
De Rekenkamer komt tot de conclusie dat de opzet van de planning- en controlcyclus voor de uitvoering van de WAO aan de Rekenkamernormen voldoet. De cyclus is in opzet in alle lagen van de Gak-organisatie inge-voerd. Belangrijke instrumenten in de planning- en controlcyclus van het Gak zijn de jaarovereenkomsten met het Lisv en de (interne) manage-mentcontracten met de verantwoordelijke managers. Wettelijke vereisten komen hierin terug. In de managementcontracten worden aan hand van prestatie-indicatoren de doelstellingen verder meetbaar gemaakt, en gerelateerd aan de inzet van mensen en middelen. Er is een duidelijke samenhang tussen de wettelijke taken van het Gak, de jaarovereenkomst die zij sluit met het Lisv en de interne vertaling in managementcontracten op de diverse hiërarchische niveaus. Een actuele beschrijving van de planning- en controlcyclus is opgenomen in de jaarlijkse doelmatigheids-rapportages aan het Ctsv.
Over de realisatie van de doelstellingen en de afspraken in de manage-mentcontracten wordt door de verantwoordelijke manager periodiek volgens een vast stramien gerapporteerd aan het hogere echelon. De afdeling DZ-Control vervult voor de planning- en controlcyclus van de WAO een coördinerende functie ten opzichte van de RBC’s. Zij beoordeelt in eerste instantie ook de verkregen rapportages, en verwerkt deze tot een Gakbrede verantwoording over de uitvoering van de WAO. De directie heeft de mogelijkheid (mede) op basis van deze informatie bij te sturen.
SZWSociale zekerheidCollege van Toezicht Sociale Verzekeringen (Ctsv)1sui generis004101998 idemLandelijk Instituut Sociale Verzekeringen (Lisv)1sui generis34123412001998 idemUitvoeringsinstellingen5divers4012603721801998 idemSociale Verzekeringsbank (SVB)1sui generis5006565474306501998 ArbeidsvoorzieningArbeidsvoorziening1sui generis1599107802401998 overig Keuringsinstanties op basis van de Wet Gevaarlijke Werktuigen14divers8031008031998 overig Certificerende instellingen vakbekwaamheid en examen/ 1stichting?2---1998 opleidingsinstellingen Arbo- en kernenergiewet overig Certificatie instellingen Arbodiensten3divers?2---1998 overigVerzekeringskamer 41stichting----1998 overigStichting Silicose Oud Mijnwerkers51stichting----1998
overzicht RWT’s Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid alle bedragen in miljoenen guldens departementsectorRWTaantalrechtsvormtotaalRijks-premiestariefjaar publieke middelen bijdragen 1Op basis van de ontvangen gegevens over 1998, echter van lang niet alle keuringsinstanties zijn gegevens ontvangen. 2Er zijn over 1998 geen gegevens ontvangen. 3Er zijn over 1998 geen gegevens ontvangen. 4De Verzekeringkamer is verder behandeld bij het hoofdstuk van het Ministerie van Financiën. 5Deze stichting voerde de regeling Silicose Oud Mijnwerkers uit; omdat er nu alleen nog sprake is van het afdoen van bezwaar- en beroepsgevallen (er wordt geen financiële bijdrage meer verleend) is deze stichting verder in dit rapport niet behandeld.
Arbeidsvoorziening SVB Sociale Verzekerings Bank
Lisv Landelijke Instituut Sociale Verzekeringen Uitvoeringsinstellingen
Voorzieningenfonds Kunstenaars Verantwoordelijke minister Toezichthoudend onderdeel Toezichthouder Certificerende instelling Uitvoerende ZBO / RWT
ministerie Sociale Zaken en Werkgelegenheid
Directie Toezicht
Directie Bijstandszaken
Ctsv
College van toezicht sociale verzekeringen
Verzekeringskamer
Raad voor Accreditatie ˚
Keuringsinstanties op basis van de Wet Gevaarlijke Werktuigen
Certificatie-instellingen Arbo-diensten
Certificerende instellingen vakbekwaamheid en examen / opleidings-instellingen Arbo- en kernenergiewet
Certificerende instellingen Arbowet voor hijs- en hef-werktuigen / -gereedschap
Legenda toezichtrelatie
medetoezicht vanuit een ander ministerie vrijwillige accreditatie
˚ alleen ZBO Financiën
Sociale Zaken en Werkgelegenheid
22 MINISTERIE VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN EN SPORT