Inleiding
De gemeentelijke organisatie moet zich blijven ontwikkelen om de bestuurlijke ambities hoogwaardig en integraal te ondersteunen. Medewerkers moeten in veranderende omstandigheden en in
verbinding met de omgeving (burgers, bedrijven, lokale en regionale partners) op effectieve wijze bijdragen leveren aan het lokale maatwerk. De doelstelling voor de bestuursperiode 2014 - 2018 is en blijft dan ook:
De kwaliteit van de organisatie behouden/verbeteren, om zo, in aansluiting op de nieuwe bestuursstijl, op effectieve wijze bijdragen te leveren aan maatschappelijke vraagstukken
Om in die dynamiek mee te kunnen blijven doen is het van belang om te blijven investeren in de ontwikkeling naar een andere manier van werken (‘van buiten naar binnen’), de flexibiliteit en duurzame inzetbaarheid van medewerkers én instroom van nieuw personeel. Ook buiten de organisatie wordt gekeken naar mogelijkheden om voor de middellange termijn tot versterking te komen. Zo is in 2014 met de gemeente Wijk bij Duurstede een verkenning gestart naar
samenwerkingsmogelijkheden tussen beide ambtelijke organisaties. In opdracht van de raad zijn nadien nog vervolgonderzoeken gedaan naar gevolgen van ambtelijke samenwerking in het sociaal domein en kansen van samenwerking in het domein ruimtelijk beheer. Over de resultaten hiervan is de raad dit jaar geïnformeerd. Op dit moment vindt de voorbereiding van de bestuurlijke
besluitvorming (eind 2016) door de raad plaats. Afhankelijk van de besluitvorming hierover zullen in 2017 de nodige stappen worden gezet om tot een ambtelijke fusie te komen.
Naast deze ontwikkelingen is er ook nog sprake van een te realiseren gefaseerd oplopende financiële taakstelling van € 1,3 miljoen (in 2018) op de organisatie, bedrijfsvoering en huisvesting én een taakstelling op de afbouw van de formatie die werkzaam is op het domein ‘grondexploitaties’.
Hieronder wordt ingegaan op de focus die in 2016 en 2017 nodig is om de hierboven geschetste bewegingen (ontwikkelen én ombuigen) te realiseren. Tot slot wordt ook ingegaan op de speerpunten van de informatiefunctie voor 2017.
Focus op organisatieontwikkeling
De focus op organisatieontwikkeling in 2017 is niet anders dan het proces dat de afgelopen jaren is ingezet om de bovengenoemde doelstelling te realiseren. De hoofdlijnen van de speerpunten waarlangs de doelstelling moet worden gerealiseerd worden hieronder nog een keer kort weergegeven.
Ambities en andere manier van werken
Het gemeentebestuur wil zich met haar nieuwe bestuursstijl op een goede manier verhouden tot de veranderende samenleving en snel en flexibel inspelen op initiatieven van inwoners, bedrijven en maatschappelijke partners. Dit betekent luisteren, anderen uitnodigen en ruimte bieden en in verbinding met buiten zoeken naar wegen om dingen ‘mogelijk te maken’. Dit vraagt ook om het zorgvuldig afwegen van belangen, zorg voor kwetsbare groepen en het op tijd knopen doorhakken waar dat nodig is.
Om deze ambities waar te kunnen blijven maken moeten de vaardigheden van het personeel hierop worden ontwikkeld. Daarom krijgen medewerkers ook in 2017 onverminderd de mogelijkheid om te leren/ontwikkelen in het dagelijkse werk en zich verder te bekwamen via specifieke opleiding en training. Ook wordt in 2017 het instrument ‘matchpoint’ hiervoor blijvend ingezet.
De andere manier van werken wordt ook steeds meer zichtbaar. De uitnodigingsplanologie in het ruimtelijk domein vormt daar een goed voorbeeld van, maar ook de wijze waarop de samenleving wordt betrokken in het kader van de vluchtelingenproblematiek. Goede voorbeelden of dilemma’s worden steeds meer met elkaar gedeeld, zoals tijdens de sessies van ‘Back to the Future’, waar medewerkers, management, college- en raadsleden met elkaar in gesprek gingen rondom actuele casuïstiek. Deze werkwijze wordt in 2017 gecontinueerd.
Noodzaak instroom
Tegen de achtergrond van bovenstaande bewegingen is het van belang om ons te realiseren dat het werknemersbestand verouderd. De economische crisis en als gevolg daarvan een vacaturestop hebben in de afgelopen jaren geleid tot een laag verloop (uit- en instroom) in de organisatie. In 2016 is deze trend voor het eerst weer doorbroken. Er is geen vacaturestop meer. Hierdoor kon er weer geïnvesteerd worden in nieuwe mensen met andere kwaliteiten. Op verschillende beleidsterreinen zijn jonge medewerkers ingestroomd op basis van vaste of tijdelijke aanstellingen, maar ook als trainee.
Deze groep nieuwe medewerkers komt ook regelmatig bij elkaar om hun bevindingen met elkaar te delen. Door de directie zijn zij gevraagd om in het najaar 2016 met een aantal aanbevelingen te komen naar aanleiding van de indrukken die zij in het eerste (half)jaar hebben opgedaan.
De eerste ervaringen met deze nieuwe instroom is zonder meer positief. Daarom zal deze instroom van nieuwe (jonge) medewerkers zoveel als mogelijk worden bevorderd. Dit is ook noodzakelijk gezien de grote uitstroom van pensioengerechtigden de komende jaren.
Bij deze nieuwe situatie is er bijzondere aandacht voor de bestrijding van de jeugdwerkloosheid. Het creëren van arbeidsplaatsen specifiek voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt is daarbij ook één van de pijlers. Op die manier kan de organisatie ook een afspiegeling blijven van de samenleving waarvoor wordt gewerkt.
Financiële impuls
De raad heeft bij de perspectiefnota 2016 besloten tot een financiële impuls van € 750.000 voor de organisatie. Dit om de ambities, een andere manier van werken, de noodzaak om het huidige personeel duurzaam en flexibel inzetbaar te houden én ook het belang om ontwikkeling en instroom van nieuwe kwaliteit te bevorderen. Deze impulsmiddelen zijn in 2016 ingezet om flinke stappen te zetten in bovenstaande bewegingen én daarbij de taakstelling in 2018 te realiseren.
De impulsmiddelen zijn op hoofdlijnen als volgt ingezet.
Tabel: inzet financiële impulsmiddelen
Omschrijving bedragen in euro’s
Creatie garantiebanen (reservering) 75.000
Beleidsambities op basis van perspectiefnota 2017 3 250.000
Nieuwe jonge medewerkers / trainees 425.000
Totaal 750.000
Realisatie taakstelling € 1,3 miljoen + afbouw formatie grondexploitaties
Zoals eerder gezegd gaat het dus om ontwikkelen én ombuigen. Naast de nieuwe bestuursstijl, de andere manier van werken en de noodzakelijke nieuwe instroom heeft de raad bij de perspectiefnota 2014 een ombuigingstaakstelling van € 1,3 miljoen vastgesteld op de organisatie, bedrijfsvoering en huisvesting.
Ondanks dat ontwikkelen én ombuigen soms op gespannen voet met elkaar staan ligt de realisatie van deze taakstelling goed op koers. Op dit moment is ruim € 0,9 miljoen al gerealiseerd. Zie ook de paragraaf Ombuigingen en reserveringen.
Naast deze financiële taakstelling is het, als gevolg van de veranderende ruimtelijke agenda, ook nodig de formatie af te bouwen voor de grondexploitatie projecten in de komende bestuursperiode. De afbouw is mede afhankelijk van de fasering van de nog af te bouwen woningen in Houten-Vinex, maar ook ontwikkelingen binnen-stedelijk (inbreidingslocaties).
In de figuur hieronder is de doel- en taakstelling van de organisatie schematisch weergeven.
Indicatoren
In onderstaande tabel zijn de van toepassing zijnde BBV-indicatoren binnen het taakveld 'Bestuur en ondersteuning' per 1 januari van het betreffende jaar opgenomen.
Omschrijving Bron Realisatie Raming 2013
2013 2014 2015 2016 2017
Formatie (BBV) Fte per 1.000
inwoners X 6,01 5,80 5,74 5,69
Bezetting (BBV) Fte per 1.000
inwoners X 5,99 5,76 5,69 5,54
Apparaatskosten (BBV) Kosten per
inwoner X X X X € 501
Externe inhuur (BBV) Kosten als % van totale loonsom + totale kosten inhuur externen
2,4% 1,8% 6,2% 11,3% 0%*
Overhead (BBV) % van totale
lasten X X X X 9,9%
*In de meerjarenbegroting zijn geen (structurele) inhuurbudgetten begroot.
Informatiefunctie
De belangrijkste speerpunten voor 2017 zijn de werking van het nieuwe informatiebeleid, privacy en informatieveiligheid.
Informatiebeleid
Eind 2016 is het nieuwe informatiebeleid vastgesteld en vanaf 2017 treedt het in werking. In het nieuwe beleid gaat het vooral om leesbare en begrijpelijke afspraken om de basis verder op orde te brengen en te werken aan verdergaande standaardisering. Ook samenwerking en stroomlijning van informatie en onderzoek landelijk, provinciaal, binnen de U10 en in Lekstroomverband krijgt
nadrukkelijk aandacht. We werken mee aan de generieke digitale infrastructuur samen met onze digicommisssaris Bas Eenhoorn. Er wordt in provinciaal verband geïnvesteerd in een nieuwe ‘Staat van Utrecht’ en binnen de U10 wordt gezamenlijk gewerkt aan de U10 buurtmonitor en de Monitor Sociale Kracht. Om de invoering van de Omgevingswet voor te bereiden en de transformatie in het sociaal domein verder vorm te geven is vanaf 2017 extra informatie-advies capaciteit voor afdelingen beschikbaar. Investeren in vaardigheden met betrekking tot informatiegestuurd werken in de
bedrijfsvoering en beleidscyclus maakt daar een belangrijk onderdeel van uit.
In onze gemeente is de raad zeer betrokken als het gaat om het meedenken over indicatoren, verantwoording en informatiegestuurd werken. Met onze afdelingen, buurgemeenten en een aantal partners verkennen we de kansen rondom ‘open en big data’. We denken na over een kleinschalige pilot op het gebied van internet of things, samen met lokale partners. Als hoeder van het algemeen belang is de gemeente zowel datagedreven als burgergedreven. Ze gebruikt sturingsinformatie bewust om voor burgers zowel faciliterend als beschermend te zijn. De gemeente garandeert dat burgers eigenaar zijn van hun eigen privégegevens, dat ze opgeleid worden en in staat zijn om hun rol in het maatschappelijke speelveld van markt en overheid actief te spelen.
Privacy en informatieveiligheid
Het implementeren van de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) zal de komende jaren nog veel inspanning vragen. Ingeschat wordt dat hiervoor tenminste heel 2017 en 2018 nodig is. Aanvullend op de invoering van de maatregelen is ook vooral het borgen daarvan een belangrijk aspect. Naast het treffen van die technische en organisatorische maatregelen zal verder blijvend aandacht zijn voor bewustwording bij alle medewerkers. Daar waar mogelijk wordt op dit terrein zoveel mogelijk samengewerkt met gemeenten in de regio maar ook via landelijke organisaties zoals de, onder de VNG vlag opererende, Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD).
Het blijvend aandacht houden voor privacy in het sociaal domein blijft ook in 2017 prioriteit houden maar tegelijkertijd is het nodig om gemeentebreed voorbereidingen te treffen voor de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit nieuwe Europese privacykader zal vanaf mei 2018 de Wet bescherming persoonsgegevens vervangen en vraagt om een gedegen
voorbereiding van de organisatie. Een van de concrete maatregelen daaruit is bijvoorbeeld het verplicht aanstellen van een Functionaris voor de Gegevensbescherming door alle
overheidsorganisaties.