Communicatie met en via stakeholders

Pers. Door een paar experts wordt aangegeven dat goede relaties met de pers van groot belang zijn[1.3, 2.2], met name wanneer er sprake is van incidenten. Bij negatieve gebeurtenissen moet voor- komen worden dat “de pers met je aan de haal gaat”[2.2]; tijdens een eerdere editie van een van de evenementen overleden bijvoorbeeld twee deelnemers, waar vervolgens in de pers eenzijdig over werd bericht. Het gevolg was dat de organisatie van het evenement in een negatief daglicht kwam te staan. Goede relaties met de pers kunnen ervoor zorgen dat het perspectief van partijen als de orga- nisatie en de gemeente in de berichtgeving wordt weergegeven, waardoor een genuanceerder beeld kan ontstaan.

Een open relatie met de pers is dus erg belangrijk; één van de geïnterviewden, betrokken bij de or- ganisatie van een evenement, geeft daarom aan tijdens het evenement dag en nacht bereikbaar te zijn voor de pers. Volgens deze expert heeft dat er recentelijk nog toe geleid dat enkele incidenten op een genuanceerdere wijze werden gerapporteerd in de traditionele media. Bovendien maakt een goede relatie met de pers het ook mogelijk om de pers te benutten als middel om te communiceren met het publiek[2.2]. Daarbij wordt wel aangemerkt dat dit voornamelijk geldt voor de regionale pers en veel minder voor de landelijke[1.3].

Ook wat betreft de aard van de berichtgeving over evenement zelf lijkt een verschil te bestaan tussen regionale en landelijke media[1.3]; bij een langdurend evenement is de landelijke pers vooral aanwezig bij start- en eindfestiviteiten, terwijl de regionale pers ook in de tussentijd aandacht heeft voor het evenement[1.3].

Ondernemers. Enkele geïnterviewden staan stil bij het belang van goede contacten met de horeca[2.1, 3.1];

dit speelt met name een rol bij evenementen waarbij plaatselijke horeca zich in of nabij het eve- nementengebied bevindt. Zo kan door afspraken te maken met de horeca over sluitingstijden de afvoer van publiek na afloop van een evenement gedoseerd worden. Als de horeca haar sluitingstij- den aanpast op het evenement, zodat bezoekers na afloop van een evenement nog terecht kunnen in de plaatselijke horeca, kan voorkomen worden dat alle bezoekers gelijktijdig richting parkeerplaat- sen, trein- of busstations gaan[6.1]. Verder kan het bij evenementen die zich in wintermaanden en in de buitenlucht afspelen van belang zijn de openingstijden zo te verruimen dat verkleumde bezoekers altijd even kunnen opwarmen in een horecagelegenheid – dit is met name van belang bij aanwezig- heid van kinderen, die sneller onderkoeld kunnen raken dan volwassenen[1.2]. Ook in het geval van bijzondere, niet voorziene situaties kunnen contacten met horeca benut worden; bij één van de eve- nementen, waar meerdere evenementenlocaties zijn op verschillende plekken in de betreffende stad, kunnen gebeurtenissen als afzegging van optredens op een van deze locaties middels SMS- alerts gecommuniceerd worden naar horecapersoneel op andere locaties, hetzij om hen in staat te stellen publiek te informeren, hetzij om hen in de gelegenheid te stellen zich voor te bereiden op toenemende drukte[2.1].

OV bedrijven. Door enkele van de experts wordt benadrukt dat ook het openbaar vervoer een be- langrijke partner is bij evenementen, en dat communicatie ook via openbaarvervoersbedrijven kan verlopen[2.3, 3.2, 6.1, 6.4]. Zo kan het nodig zijn extra treinen in te zetten om bezoekers ook na afloop van een evenement de weg naar huis te kunnen laten vinden of kan het juist gebeuren dat late treinen uitvallen. Het uitvallen van treinen of het schrappen van extra treinen kan tot problemen leiden wanneer dat tot gevolg heeft dat bezoekers na afloop van het evenement niet meer naar huis kun- nen. Het is dus van belang om geplande of te voorziene uitval van treinen goed naar bezoekers wordt gecommuniceerd. In een dergelijke situatie kan men er in overleg met de NS voor kiezen om deze informatie op relevante NS-stations via omroepberichten en folders te verspreiden.

De conclusies en implicaties met betrekking tot communicatie, die op grond van de resultaten in paragraaf 3.2.1 kunnen worden geformuleerd, zijn weergegeven in Tabel 13.

Tabel 13

Conclusies en implicaties met betrekking tot communicatiestrategie

 Communiceer met één mond; dit dient ook van toepassing te zijn wanneer politie van elders hun colle- ga’s die bij evenementen betrokken zijn raadplegen of andere gemeenten informeren bij de gemeente van de betrokken locatie

 Voor het communiceren met één mond is intensief onderling overleg een belangrijke voorwaarde. Dit betekent ook dat duidelijke afspraken gemaakt moeten worden tussen de diverse betrokkenen over eenduidige communicatie

 Wees congruent in communicatie; het is van belang dat de boodschap(pen) die gecommuniceerd wor- den via verschillende communicatiemiddelen en -kanalen op elkaar aansluit(en). Streef ernaar om par- tijen als de politie, de gemeente en de organisatie (maar ook OV-bedrijven, pers en ondernemers) zo- veel mogelijk dezelfde informatie over te brengen, en eventueel ook in dezelfde bewoordingen  Congruentie is ook van belang voor verbale en non-verbale communicatieboodschappen; houding van

beveiligers en politie dient bijvoorbeeld overeen te komen met het beeld dat men verbaal wil over- brengen

 Inzet van politiehelikopters en drones kan negatieve consequenties hebben, omdat dit de indruk kan wekken dat er wat aan de hand is, wat weer kan conflicteren met de indruk die evenementenmede- werkers willen overbrengen

 Goede relaties met de pers zijn van groot belang; dat kan voorkomen dat “de pers met je aan de haal gaat” in geval van incidenten (aangeven dag en nacht bereikbaar te zijn voor de pers kan daarbij hel- pen).

 Onderhoud goede contacten met de horeca; dit speelt met name een rol bij evenementen waarbij plaatselijke horeca zich in of nabij het evenementengebied bevindt;

o Als de horeca haar sluitingstijden aanpast op het evenement, kunnen bezoekers daar na afloop van een evenement nog terecht en kan voorkomen worden dat alle bezoekers gelijktijdig rich- ting parkeerplaatsen, trein- of busstations gaan

o Door verruiming van openingstijden kan mogelijk worden gemaakt dat verkleumde bezoekers kunnen opwarmen in een horecagelegenheid – dit is met name van belang bij aanwezigheid van kinderen, die sneller onderkoeld kunnen raken dan volwassenen

o Als er sprake is van meerdere evenementenlocaties kunnen gebeurtenissen als afzegging van optredens op een van deze locaties gecommuniceerd worden naar horecapersoneel op andere locaties; dit stelt hen in staat om publiek te informeren en om zich voor te bereiden op toene- mende drukte

 Openbaar vervoer kan een belangrijke partner zijn bij evenementen; zij kunnen belangrijke informatie verstrekken over de aanvoer van bezoekers, en publiekscommunicatie kan ook via deze openbaarver- voersbedrijven verlopen