2.1. PROVINCIAAL VEILIGHEIDSINSTITUUT
Het Provinciaal Veiligheidsinstituut (zeg maar PVI) is een toonaangevend doe- en kenniscentrum op gebied van veiligheid en welzijn op het werk, door de opleidingen preventieadviseur niveau II of III, VOL-VCA of TMB, examens basis en VOL-VCA, geleide bezoeken in onze didactische ruimte en een schier onuitputtelijke kennis en dienstverlening in het documentatiecentrum. Daarnaast zijn er ook de campagnes rond veiligheid in de privésfeer (VIP), van 2010 – 2012 was dit “brand- en brandwonden voorkomen.” De meest opvallende (én bereikte) doelstelling hierin was op die drie jaren minstens 35.000 huizen te voorzien van een rookmelder.
Om al die opleidingen, examens, tentoonstellingen en campagnes én de administratie en logistiek er rond vorm te geven werken er 31 personeelsleden op het PVI in drie afdelingen:
dienst opleidingen: verantwoordelijk voor opleidingen, examens en geleide bezoeken (welzijn op het werk)
dienst documentatiecentrum
dienst productontwikkeling: de dienst die de tentoonstellingen, campagnes (VIP) en geschreven communicatie van het PVI vorm geeft.
dienst administratie en logistiek – waarvan ik coördinator ben - : o administratie: financiële en personeelsadministratie, onthaal o logistiek: technische dienst, schoonmaak en conciërge
Het PVI vaart onder de vlag van de Provincie Antwerpen en is een buitendienst van het openbaar bestuur. Dat wil zeggen dat het voor alle ondersteunende aspecten volledig deel uitmaakt van de provinciale overheid (administratief, personeel, financieel, beleidsmatig, …), maar op een aparte locatie zit van de centrale administratie.
Het PVI huist namelijk in een groot gebouw pal in het centrum van Antwerpen. Handig om onze klanten bij ons te krijgen met openbaar vervoer of de fiets. Maar ook een gevoelige plaats voor inbraken, vandalisme of noodsituaties. Een conciërge is dus aangewezen.
Op gebied van welzijn is de Provincie Antwerpen een A-bedrijf (> 1000 werknemers), en heeft het een centrale interne dienst Preventie en Bescherming op het werk. In de buitendiensten van de provincie worden ‘preventiemedewerkers’ aangesteld: zij zijn de brugfunctie tussen de interne dienst en de entiteit zelf. Zij hoeven geen diploma preventieadviseur te hebben, maar worden wel begeleid zodat ze risicomeldingen kunnen doen, arbeidsongevallen kunnen onderzoeken of al advies geven in afwachting van het advies van de interne dienst.
Het PVI heeft dus ook geen eigen Comité Preventie en Bescherming op het Werk, op hoger niveau bestaat dit wel.1 Omdat wij echter een voorbeeldfunctie willen vervullen, richtte het PVI een ‘werkgroep welzijn’ op. Een delegatie van personeel en leidinggevenden bepalen hier volgens de principes van een dynamisch risicobeheersysteem welke acties moeten ondernomen worden om het welzijn op het PVI te verbeteren.
2.2. CONCIËRGE OP HET PVI
Op het Provinciaal Veiligheidsinstituut is een inwonende conciërge aanwezig. Zij heeft een appartement op de derde verdieping van het gebouw. Op dit ogenblik is zij naast conciërge ook tewerkgesteld als voltijdse waarnemend hoofdschoonmaakster op het PVI, maar deze combinatie is niet noodzakelijk.
2.2.1. Taken
De taken van deze conciërge zijn:
’s Morgens:
het uitschakelen van het inbraakalarm, controleren van activiteit van het brandalarm
Het openen van de personeelstoegang van het PVI
Het aansteken van enkele lichten
Het controleren van bepaalde ruimtes Vanaf ’s avonds:
Het sluiten van de personeelstoegang van het PVI
1 Indien het PVI een zelfstandig statuut (vzw, autonoom provinciebedrijf, …) zou hebben, zou het een C-bedrijf zijn (openbaar bestuur op gebied van onderwijs met tussen de 20 en de 50 werknemers).
Het controleren van alle ruimtes in het PVI: uitschakelen van elektrische toestellen en computers, uitschakelen lichten, sluiten binnendeuren, …
Het inschakelen van het inbraakalarm
Indien avondopening: het bemannen van het onthaal Algemeen:
Bewaren van reservesleutels van het PVI, verdelen van sleutels onder (nieuwe) collega’s, bijmaken van sleutels, …
Rol in de noodprocedures buiten de kantooruren: verwittigen hulpdiensten en eerste aanspreekpunt, verwittigen cascade van leidinggevenden in PVI
Doorgeven van technische storingen en meldingen aan leidinggevende en technische ploeg
Contactpersoon voor de alarmcentrale (inbraakcontrole).
Het verzamelen van het afval, het buitenzetten van containers i.s.m. technische ploeg van het PVI
Het registreren van bepaalde milieuprestaties
Het ontvangen van leveranciers of contractors buiten de kantooruren, indien dit niet anders mogelijk is (wordt vermeden).
Binnenlaten van personeel buiten de diensturen voor bv. overwerk
Maandelijkse controle brandalarm
Diverse ‘huishoudelijke’ taken (bv. ramen tijdig openen en sluiten op warme dagen,
…)
Intern is de coördinator van de dienst administratie en logistiek de leidinggevende van deze conciërge, ik dus. Dat wil zeggen dat ik haar instructies geef, met haar afspraken maak en werkoverleg heb, functionering- en evaluatiegesprekken heb, … De directeur van het PVI is de tweede evaluator.
De werkgever van de conciërge is de provincie Antwerpen (administratie), zij heeft hiermee een arbeidsovereenkomst. Inzake personeelsbeslissingen is bijgevolg de centrale personeelsdienst (departement HRM of DRHM) bevoegd.
2.2.2. Hoe alleen is alleen?
De personeelsleden in het PVI hebben allemaal een uurrooster dat tussen 6u en 18u30 ligt, buiten occasioneel overwerken. Tijdens het weekend is op de benedenverdieping de
tentoonstellingsruimte geopend, waar tussen 9u en 17u ook personeel werkt dat niet tot het PVI behoort en slechts gedeeltelijk tot de provincie. Sommige weekends (bv. bij opbouw nieuwe tentoonstelling) is er niemand in deze zaal.
Het PVI staat onder (inbraak)alarm. De conciërge kan in haar woning zelf het alarm op- en afzetten, ook bij het verlaten van het gebouw aan de achterdeur. De tentoonstellingzaal heeft een ander alarm, die personeelsleden kunnen dit zelf op en afzetten. Bij inbraak of sabotage moet dit alarm afgaan. Dit alarm is gekoppeld aan een meldkamer die vervolgens een cascade afbelt om te controleren of dit vals alarm is of niet. Deze cascade is:
De conciërge
De directeur
De twee coördinatoren van het PVI
De beveiligingsexperte van de provincie.
Bij vals alarm (bv. vergissen bij het intoetsen van de code) kan iemand uit deze cascade zich identificeren door middel van een code. Bij twijfel of bij een echt alarm stuurt de meldkamer een interventiemedewerker voor controle. Bij brandalarm wordt ook deze meldkamer verwittigd. Het brandalarm is niet automatisch gekoppeld naar de hulpdiensten.
Dezelfde cascade zal worden gevolgd door de meldkamer, bij twijfel of niet-bereiken van deze medewerkers, wordt opnieuw een interventie gestuurd. De conciërge is alleenstaande.
Dit is geen vereiste in het PVI, maar de woning leent zich niet tot een inwonend gezin.
2.3. PROBLEEMSTELLING
Op dit ogenblik heeft het PVI geen risicoanalyse voor de conciërge, noch op niveau van het individu, noch op niveau van de functie. De maatregelen die nu genomen worden, zijn door het gezond verstand van de conciërge zelf, correctieve maatregelen na een eerder incident ontstaan of omdat er toevallig iemand aan dacht. Bijvoorbeeld:
de conciërge gebruikt geen lift als zij alleen is, zodat zij ook niet zou komen vast te zitten.
De conciërge vermijdt het gebruik van ladders als zij alleen is
Er is een procedure over noodsituaties en evacuatie voor buiten de kantooruren (als de conciërge meestal alleen is). Deze aanvulling kwam na een opmerking van de externe auditor in het kader van het verkrijgen van een ISO 14.001-certificaat.
Beter dan ad hoc maatregelen te treffen om hiaten weg te werken (of om te hopen op gezond verstand), is het degelijk inventariseren en evalueren van mogelijke risico’s verbonden aan deze taak en situatie. Zo zullen de voorgestelde maatregelen ook effectiever zijn.