Sectoraal comité van het Rijksregister
Beraadslaging RR nr 32/2012 van 4 april 2012
Betreft: Aanvraag van de Direction de la promotion de l’Emploi van de DGO Economie, Emploi et Recherche (DGO 6) van de Service public de Wallonie (SPW) om gemachtigd te worden om de gegevens te raadplegen van de aanvragers van een APE-subsidie (Aides à la Promotion de l'Emploi) en van de werknemers die tewerkgesteld zijn in het raam van de krachtens deze reglementering verstrekte hulp (RN-MA-2012-086)
Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité");
Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR");
Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;
Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;
Gelet op de aanvraag van de Direction de la promotion de l’Emploi van de DGO Economie, Emploi et Recherche (DGO 6) van de Service public de Wallonie (SPW) ontvangen op 05/03/2012;
Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 15/03/2012;
Gelet op het verslag van de Voorzitter;
Beslist op 4 april 2012, na beraadslaging, als volgt:
I. ONDERWERP VAN DE AANVRAAG
1. De aanvraag van de Direction de la promotion de l’Emploi van de DGO Economie, Emploi et Recherche (DGO 6) van de Service public de Wallonie (SPW), hierna de aanvrager, beoogt de machtiging van deze laatste om via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid toegang te krijgen tot de informatiegegevens opgenomen in artikel 3, eerste lid, 1°, 2°(niet geboorteplaats), 5° en 9° WRR en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken om de APE-voorziening (Aides à la Promotion de l'Emploi) te beheren.
2. De gegevens waartoe via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid toegang wordt gevraagd zijn gegevens afkomstig van de DIMONA- en DMFA-aangiften van werkgevers die onderworpen zin aan de RSZ en de RSZPPO en die de overheid toelaten onmiddellijk geïnformeerd te worden over de al dan niet tewerkstelling van personen die van het APE-principe kunnen genieten.
3. Het APE-principe bestaat erin om onder de vorm van punten een jaarlijkse bijstand toe te kennen om de bezoldiging van de werknemers gedeeltelijk te subsidiëren alsook van een belangrijke vermindering van de werkgeversbijdragen voor de sociale zekerheid toe te staan (behalve in de commerciële sector). Het bedrag van de steun wordt maandelijks door Forem gestort in functie van de reële prestaties van de werknemer.
4. Deze voorziening is van toepassing in:
de lokale besturen;
de regionale en communautaire overheden (de para-regionale en pare-communautaire inbegrepen);
de niet-commerciële sector (vzw, instellingen van openbaar nut, organismen voor steun aan ondernemingen, openbare huisvestingsmaatschappijen, sociale immobiliënkantoren);
het onderwijs;
de commerciële sector (KMO en Spin-off).
5. De toegang tot het Rijksregister zal plaatsvinden via de bestaande back-office toepassing Caliope.
Dit zal gebeuren aan de hand van de DMFA en DIMONA gegevensstromen. De toepassing zal bepaalde geautomatiseerde gegevensverwerkingen mogelijk maken en meer in het bijzonder de berekening van het voltijdse equivalent van de betrokken ondernemingen.
. .
6. Momenteel vraagt de Direction de la promotion de l’Emploi aan de ondernemingen om deze informatie mee te delen aan de hand van een papieren formulier. De ondernemingen doen een beroep op hun sociale secretariaten om deze informatie te verkrijgen. Het automatisch verkrijgen van deze informatie zal niet alleen de kwaliteit en de snelheid van de informatie verhogen maar eveneens vermijden dat deze informatie nog aan de ondernemingen moet gevraagd worden.
Aldus wordt het beginsel van administratieve vereenvoudiging in de praktijk omgezet dat stelt dat enkel attesten of certificaten mogen worden gevraagd die niet via elektronische weg beschikbaar zijn.
II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR)
7. Het Comité kan machtiging verlenen om toegang te hebben tot de informatie bepaald in artikel 3, eerste en tweede lid van de WRR, of om er mededeling van te krijgen en het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken: “aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie” (Artikel 5, 1ste lid, 1°. 8 van de WRR).
8. Krachtens artikelen 1, § 3 en 6, § 1, IX van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen, zijn de arbeidsbemiddeling en de programma's voor wedertewerkstelling van de niet-werkende werkzoekenden aangelegenheden die onder de bevoegdheid vallen van het Waalse Gewest.
9. Meer in het bijzonder wordt de APE-opdracht gerechtvaardigd door de volgende reglementeringen:
Decreet van 25 april 2002 betreffende de tegemoetkomingen ter bevordering van de indienstneming van niet-werkende werkzoekenden door de plaatselijke, gewestelijke en gemeenschapsoverheden, door bepaalde werkgevers in de niet-commerciële sector, het onderwijs en de commerciële sector (B.S. 24 mei 2002, 2de Ed.);
Besluit van de Waalse regering van 19 december 2002 tot uitvoering van het decreet van 25 april 2002 betreffende de tegemoetkomingen ter bevordering van de indienstneming van niet- werkende werkzoekenden door de plaatselijke, gewestelijke en gemeenschapsoverheden, door bepaalde werkgevers in de niet-commerciële sector, het onderwijs en de commerciële sector en van andere wetsbepalingen( B.S. 30 januari 2003).
10. Bovendien beheert de Direction de la promotion de l’Emploi eveneens het Programme de Transition Professionnelle (PTP) dat de aanwerving ondersteunt in de niet-commerciële sector van uitkeringsgerechtigde volledig werklozen of rechthebbenden op een leefloon of rechthebbenden op een sociale tegemoetkoming.
11. Gelet op wat voorafgaat komt de aanvrager op basis van artikel 5, eerste lid, 1° en artikel 8, § 1 WRR, in aanmerking om gemachtigd te worden om toegang te krijgen tot de gegevens van het Rijksregister en het identificatienummer ervan te gebruiken.
A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP)
12. Krachtens artikel 4 van de WVP vormen het identificatienummer en de informatiegegevens van het Rijksregister persoonsgegevens waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Deze persoonsgegevens dienen overigens welbepaald, ter zake dienend en niet overmatig te zijn in het licht van de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
B. DOELEINDEN
13. De Direction de la promotion de l’Emploi wenst bij de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid de gevraagde gegevens te raadplegen die betrekking hebben op de aanvragers van een APE- subsidie waarvoor zij een dossier beheert en met betrekking tot de werknemers die tewerkgesteld zijn in het raam van de krachtens deze reglementering verstrekte hulp.
14. Het gaat om gegevens afkomstig van de DIMONA- en DMFA-aangiften van werkgevers die onderworpen zin aan de RSZ en de RSZPPO en die de overheid toelaten onmiddellijk geïnformeerd te worden over de al dan niet tewerkstelling van personen.
15. Deze gegevens worden gevraagd om:
de toelagen correct toe te kennen aan een geïdentificeerde werknemer;
na te gaan of de werknemers die tewerkgesteld zijn in het raam van deze maatregel al dan niet genieten van een subsidie die toegekend wordt door een andere openbare overheid (teneinde meerdere subsidies te vermijden);
na te gaan of de werknemers die tewerkgesteld zijn in het raam van de toegekende steun wel degelijk de door de reglementering opgelegde voorwaarde naleven en woonachtig zijn in het Waalse Gewest;
de meervoudige geboorten identificeren en nagaan of de in aanmerking genomen ouders en kinderen woonachtig zijn onder hetzelfde dak;
nagaan of de werknemer wel degelijk voldoet aan de leeftijdsvoorwaarden voorzien in het Decreet.
16. In fine bestaat het doeleinde niet alleen uit het eenduidig identificeren van de werknemers teneinde na te gaan of de bepalingen genomen in uitvoering van het voormelde Decreet en zijn uitvoeringsbesluit worden nageleefd en de toelagen correct toe te kennen aan een geïdentificeerde werknemer, maar ook in het uitvoeren van het principe van administratieve vereenvoudiging.
17. Het Comité oordeelt dat de beoogde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van artikel 4, §1, 2° van de WVP en artikel 5, tweede lid van de WRR.
C. PROPORTIONALITEIT
C.1. Betreffende het identificatienummer van het Rijksregister
18. De aanvrager wenst het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken om de APE- gesubsidieerde werknemer eenduidig en zonder risico op homonymie te identificeren.
19. Een foutieve identificatie van een gesubsidieerde werknemer zou een niet–subsidiëring kunnen voor gevolg hebben (en meteen een verlies van betrekking voor de betrokkene) of een vermoeden creëren van meervoudige subsidiëring die in werkelijkheid onbestaande is maar met mogelijke strafrechtelijke en/of administratieve gevolgen.
20. Het Comité besluit dat in het licht van de vermelde doeleinden het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister conform is aan artikel 4, §1, 3° van de WVP.
C.2. Betreffende de gevraagde gegevens
21. De aanvrager wenst toegang te krijgen tot de volgende gegevens:
naam en voornamen (art. 3, 1ste lid, 1°);
datum van geboorte (art. 3, 1ste lid, 2°);
hoofdverblijfplaats (art. 3, 1ste lid, 5°);
gezinssamenstelling (art. 3, 1ste lid, 9°).
22. De gegevens “naam en voornamen” zijn noodzakelijk om iedere verwarring of onzekerheid te vermijden met betrekking tot de persoon die het gevolg zijn van schrijffouten of fouten bij het overschrijven.
23. Het gegeven “datum van geboorte” is noodzakelijk om de DAPE toe te laten na te gaan of de werknemer voldoet aan de leeftijdsvoorwaarden bepaald in het Decreet1.
24. Het gegeven "hoofdverblijfplaats" is noodzakelijk om na te gaan of de werknemers die tewerkgesteld zijn in het raam van de verstrekte steun wel degelijk de door de reglementering opgelegde voorwaarde naleven en woonachtig zijn in het Waalse Gewest2.
25. Het gegeven "gezinssamenstelling" is noodzakelijk om het bedrag van de toegekende subsidie te bepalen aangezien dit varieert in functie van de meervoudige geboorten in het gezin3.
26. Gelet op wat voorafgaat stelt het Comité vast dat de gevraagde gegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn in het licht van het beoogde doeleinde.
C.3.. Betreffende de frequentie van de mededeling van gegevens
27. De aanvrager wenst een permanente toegang tot de gegevens aangezien de APE-aanvragen (ongeveer 4000 per jaar) het hele jaar door worden behandeld.
28. Gelet op de beoogde doeleinden en de opdrachten van de aanvrager stelt het Comité vast dat een permanente toegang conform is aan artikel 4, § 1, 3° van de WVP.
1 "De betrekkingen bedoeld in dit decreet kunnen eveneens bekleed worden door de rechthebbenden op de financiële sociale tegemoetkoming, bedoeld in artikel 3°, a, b en c, jonger dan vijfentwintig jaar of ouder dan vijftig jaar, die sinds minstens zes maanden zonder onderbreking als werkzoekende ingeschreven zijn. De toestand van de personen bedoeld in het eerste lid wordt beoordeeld de dag voor de inwerkingtreding van het attest bedoeld in artikel 13" (artikel 8, 7° van het Decreet van 25 april 2002 betreffende de tegemoetkomingen ter bevordering van de indienstneming van niet-werkende werkzoekenden door de plaatselijke, gewestelijke en gemeenschapsoverheden, door bepaalde werkgevers in de niet-commerciële sector, het onderwijs en de commerciële sector, B.S. 24 mei 2002); Art. 19bis. § 1. De Regering is gemachtigd om drie punten per arbeidspost aan de kleine en middelgrote ondernemingen en de spin-offs bedoeld in artikel 5, § 1, toe te kennen op grond van de volgende criteria : de werknemer is minstens vijfentwintig jaar oud op de datum van de indienstneming" (artikel 19bis van het Decreet van 25 april 2002, op.cit.)
2 Zie Art. 9, 12° en 15 van het Decreet van 25 april 2002, op. cit.
3 Zie Art. 15 van het Decreet van 25 april 2002, op. cit.
C.4. Betreffende de duur van de machtiging
29. De aanvrager wenst een machtiging voor onbepaalde duur.
30. Het Comité stelt vast dat de opdrachten die toevertrouwd werden aan de aanvrager niet beperkt zijn in de tijd. In het licht van de doeleinden waarvoor toegang tot de gegevens wordt gevraagd is een machtiging voor onbepaalde duur passend (artikel 4, § 1, 3° van de WVP).
C.5. Betreffende de bewaringstermijn
31. Uit het aanvraagformulier blijkt dat de aanvrager de gevraagde gegevens in de betrokken dossiers zal bewaren zo lang dit noodzakelijk is voor het verwezenlijken van het beoogde doeleinde. Nadat de termijn van administratief nut is verstreken zullen deze dossier overgezonden worden aan de Service d'Archive Régionale om bewaard te worden gedurende 5 jaar4 alvorens te worden vernietigd.
32. In het licht van wat voorafgaat oordeelt het Comité dat de voorgestelde bewaringstermijn conform is aan artikel 4, § 1, 5° van de WVP.
C.6. Intern gebruik en/of mededeling aan derden
33. Uit de aanvraag blijkt dat de gegevens intern zullen gebruikt worden door de verantwoordelijke van de DAPE, de celverantwoordelijken, de instructeurs van de APE- en PTP-aanvragen en door de ambtenaren die de APE- en PTP-aanvragen behandelen.
34. Er is eveneens een externe mededeling gepland. De sociale inspectie die dient te controleren of er geen meervoudige subsidies zijn die uitmonden in een overschrijding van het wettelijk vastgesteld plafond moet immers van de verschillende directies die subsidies uitkeren de toegekende bedragen vernemen alsook de juiste identificatie van de begunstigden5.
35. De Direction de l'Inspection Sociale beschikt reeds over de noodzakelijke machtigingen voor toegang tot de door de Direction de la promotion de l’Emploi gevraagde gegevens:
op basis van het Koninklijk besluit van 20 november 1997;
op basis van het Koninklijk besluit van 6 januari 1997;
4 Zie Art. 75 van het Decreet van 15 December 2011 houdende organisatie van de begroting en van de boekhouding van de diensten van de Waalse Regering, B.S., 29 décembre 2011
5 Zie Art. 34 van het Decreet van 25 april 2002, op. cit.
op basis van de beraadslaging RR nr. 48/2009 van 15 juli 2009 van het Sectoraal comité van het Rijksregister.
36. Aangezien deze externe mededelingen bij wet zijn bepaald (art. 34 van het Decreet van 25 april 2002) en aangezien zij kaderen in het voormelde doeleinde, acht het Comité deze aanvaardbaar in het licht van artikel 4, § 1, 3° van de WVP.
C.7. Netwerkverbindingen
37. Onder "netwerkverbinding" wordt verstaan de mededeling van persoonsgegevens aan derden op geautomatiseerde wijze door koppeling van informatiesystemen en het gebruik van het rijksregisternummer van de betrokkenen als primaire sleutel.
38. Volgens de informatie vervat in de aanvraag zullen er netwerkverbindingen tot stand komen met de Direction de l'Inspection Sociale.
39. Het Comité stelt vast dat de Direction de l'Inspection Sociale gemachtigd is om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken (zie punt 36 supra).
40. In de mate dat dit nummer wordt gebruikt voor de uitwisseling van informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdrachten bedoeld in art. 34 van het Decreet van 25 april 2002 is een dergelijke netwerkverbinding aanvaardbaar.
41. Vanuit een bekommernis van volledigheid benadrukt het Comité dat:
indien er later andere netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen;
het identificatienummer van het Rijksregister in ieder geval slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken.
D. VEILIGHEID
D.1. Consulent inzake informatieveiligheid
42. De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld.
43. Uit de aanvraag en de verstrekte informatie blijkt dat de betrokkene kan aanvaard worden als consulent inzake informatieveiligheid.
D.2. Het informatieveiligheidsbeleid
44. Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij over een veiligheidsbeleid beschikt evenals over een plan in toepassing ervan.
45. Niettemin heeft het Comité vastgesteld dat negatief werd geantwoord op twee primordiale veiligheidsvragen.
46. Enerzijds heeft de aanvrager met betrekking tot de verwerkingen van persoonsgegevens die hij uitvoert geen enkele evaluatie verricht van de risico's en de noden inzake veiligheid eigen aan zijn organisme.
47. Anderzijds blijkt ook uit de aanvraag dat de Caliope-toepassing momenteel niet permanent de identiteit registreert van de entiteiten die toegang hadden tot de persoonsgegevens aangezien de toepassing nog geen toegang verschaft tot de gegevens van het Rijksregister. Deze aard veiligheidsmaatregel zal niettemin kunnen toegevoegd worden bij de invoering van de toegang tot de persoonsgegevens.
48. Het Comité dringt erop aan dat in deze beide essentiële veiligheidsmaatregelen zou worden voorzien.
49. Deze twee aspecten vormen inderdaad fundamentele punten voor de veiligheid van de persoonsgegevens. Bijgevolg oordeelt het Comité dat de onderhavige machtiging slechts uitwerking zal krijgen als deze twee aspecten operationeel zijn. Het Comité wenst hierover door de aanvrager geïnformeerd te worden.
D.3. Personen die toegang hebben tot de gegevens en het identificatienummer zullen gebruiken
50. De aanvraag bevat de identiteit van de personen en de dienst die toegang zullen hebben tot het Rijksregister en het identificatienummer zullen gebruiken. Het gaat om personen die deze gegevens nodig hebben voor het vervullen van de taken waarmee zij werden belast.
51. Zoals voorgeschreven door artikel 12 van de WRR, dient de aanvrager een lijst op te stellen van de personen die toegang krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister en het identificatienummer ervan gebruiken. Deze lijst moet voortdurend bijgewerkt en ter beschikking van het Comité gehouden worden.
52. De personen die op deze lijst voorkomen moeten bovendien een verklaring ondertekenen waarmee zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de gegevens te bewaren.
53. Het Comité eist dat de aanvrager de nodige maatregelen neemt om de loggings te registreren zodat de toegangen kunnen worden gecontroleerd.
OM DEZE REDENEN, Het Comité
1° machtigt de Direction de la promotion de l’Emploi van de DGO Economie, Emploi et Recherche (DGO 6) van de Service public de Wallonie (SPW) om, onder de in huidige beraadslaging opgesomde voorwaarden, voor het verwezenlijken van het onder punt B vermelde doeleinde en voor onbepaalde duur toegang te hebben tot de informaties vermeld in artikel 3, eerste lid, 1°, 2°(niet geboorteplaats), 5° en 9° van de WRR alsook om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken;
De onderhavige machtiging zal evenwel slechts uitwerking krijgen nadat de aanvrager via een nieuwe veiligheidsvragenlijst de nodige informatie zal hebben verstrekt waaruit het Comité zal kunnen besluiten dat aan de veiligheidsvoorwaarden vermeld onder punt D.2. is voldaan.
2°bepaalt dat bij iedere latere wijziging in de organisatie van de informatieveiligheid die een impact kan hebben op de antwoorden die via de vragenlijst betreffende de informatieveiligheid aan het Comité werden verstrekt (aanduiding van een consulent inzake informatieveiligheid en antwoorden op de vragen betreffende de organisatie van de veiligheid), de aanvrager een nieuwe, naar waarheid ingevulde vragenlijst betreffende de informatieveiligheid aan het Comité moet toesturen. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren.
3° bepaalt eveneens dat wanneer het Comité de aanvrager een vragenlijst stuurt over informatiebeveiliging, die vragenlijst volledig en naar waarheid moet worden ingevuld en naar het Comité teruggestuurd. Het Comité stuurt een ontvangstmelding en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren.
De Wnd. Administrateur, De Voorzitter,
(get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon
