Sectoraal comité van het Rijksregister
Beraadslaging RR nr 27/2015 van 22 april 2015
Betreft: machtigingsaanvraag om toegang te krijgen tot het Rijksregister van de Directie Adoptie – Centrale Autoriteit van de Gemeenschap - Algemeen Bestuur Hulpverlening aan de Jeugd, Gezondheid en Sport van het Ministerie van de Federatie Wallonië-Brussel (RN-MA-2015-072)
Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité");
Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR");
Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;
Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;
Gelet op de aanvraag van de Directie Adoptie – Centrale Autoriteit van de Gemeenschap - Algemeen Bestuur Hulpverlening aan de Jeugd, Gezondheid en Sport van het Ministerie van de Federatie Wallonië-Brussel, ontvangen op 24/02/2015;
Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 23/03/2015;
Gelet op het verslag van de Voorzitter;
Beslist op 22 april 2015, na beraadslaging, als volgt:
I. ONDERWERP VAN DE AANVRAAG
1. Het Comité verleende op 9 juli 2014 machtiging aan de Directie Adoptie van de Centrale Autoriteit van de Gemeenschap van het Algemeen Bestuur Hulpverlening aan de Jeugd, Gezondheid en Sport (hierna de aanvrager of ABHJ) om toegang te hebben tot bepaalde gegevens van het rijksregister (gegevens bedoeld onder artikel 3, §1, 1°, 2°, 3°, 4°, 5°, 8°, 9°, 11°, 12°, 13° en 14° van de WRR), alsmede tot de historiek van het gegeven adres van de betrokken personen, voor de uitoefening van haar opdrachten inzake adoptie en meer bepaald:
voor elke adoptie: nagaan of de kandidaat-adoptant de wettelijke voorwaarden vervult om een adoptieprocedure op te starten (voorwaarden inzake leeftijd, burgerlijke staat, en gewoonlijke verblijfplaats);
voor een interne intra-familiale adoptie: nagaan welke band er bestaat tussen het te adopteren kind en de kandidaat-adoptanten (kind van de echtgeno(o)t(e), plaatsing in een gezin, duur van het leven samen,…);
Voor een internationale intra-familiale binnen het gezin: de aankomst verifiëren van het kind op het grondgebied, en/of in het gezin van de kandidaat- adoptanten.
2. De huidige aanvrager strekt ertoe om de ABHJ toegang te verlenen tot de gegevens bedoeld onder artikel 3, §1, 1°, 2° (uitgezonderd de geboorteplaats), 3° en 5° van de WRR alsmede aan de historiek van het gegeven hoofdverblijfplaats, van de oorspronkelijke ouders om de meerderjarig geworden geadopteerde de mogelijkheid te geven zijn oorspronkelijke ouders terug te vinden. De Centrale Autoriteiten van de Gemeenschap (CAG), zoals de aanvrager er een is, zijn met name belast met de postadoptie opvolging bij interne adopties van minderjarige kinderen. De ABHJ komt dus tussen wanneer een geadopteerd kind meerderjarig is geworden en stappen wenst te ondernemen om zijn afkomst te leren kennen. In dat geval gebeurt de raadpleging van het dossier, dat beschikbaar is bij de CAG onder professionele omkadering, die het CAG daartoe heeft ingezet, zoals een eventuele ontmoeting met zijn oorspronkelijke ouders mocht de geadopteerde dat wensen en op voorwaarde dat de oorspronkelijke ouders daarmee instemmen. De aanvrager verduidelijkt dat de omkadering in een eerste fase erin bestaat dat een beroepsbeoefenaar discreet contact neemt, waarbij hij aan de
. . . . . .
oorspronkelijke ouders de wens van het meerderjarig geworden kind uiteenzet en eventueel een ontmoeting regelt onder de meest verantwoorde omstandigheden voor zowel de ene als de andere.
II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG
3. Aangezien het Sectoraal Comité van het Rijksregister1 de aanvrager al machtiging heeft verleend, kan het Comité zich beperken tot het onderzoek naar de nagestreefde doeleinden en de gegevens waarvoor de toegang wordt gevraagd om vervolgens het proportionaliteitsonderzoek van onderhavige aanvraag te voeren.
A. DOELEINDE
4. De aanvrager wenst toegang tot bepaalde gegevens van het Rijksregister om in het kader van een zoektocht naar zijn afkomst, ingeleid door de meerderjarig geworden geadopteerde, de adresgegevens terug te vinden van de oorspronkelijke ouders die hun kind lieten adopteren.
5. Overeenkomstig het Decreet van 5 december 2013 tot wijziging van het Decreet van 31 maart 2014 inzake de adoptie, heeft de aanvrager hoofdzakelijk de volgende opdrachten:
informatie over de adoptie geven en verspreiden;
de voorbereiding van de kandidaat-adoptanten organiseren;
de sociale enquêtes voeren die de jeugdrechtbank verordent in het kader van de adoptieprocedure;
alle adoptieprocedures omkaderen, zowel in België als in het buitenland (door samen te werken met de erkende adoptie-instanties2 – “OAA” – aan wie de aanvrager een deel van zijn bevoegdheden delegeert inzake omkadering);
erover waken dat de geadopteerde kinderen en de adoptanten worden opgevolgd;
het secretariaat verzekeren van de Hoge Raad voor Adoptie
6. Artikel 49/2 van het decreet van de Franse Gemeenschap van 31 maart 2004 inzake de adoptie (zoals gewijzigd bij decreet van 5 december 2013) bepaalt dat de CAG en de adoptie-instellingen, in het kader van hun opdracht van opvolging van de geadopteerde
1 Beraadslaging RR nr. 58/2014 van 9 juli 2014.
2 De OAA zijn Belgische vzw’s, erkend als OAA door de Franse Gemeenschap, hetzij voor interne adoptie, hetzij voor een internationale adoptie.
kinderen: “de informatie (moeten) bewaren, waarover ze beschikken, over de oorsprong van het adoptiekind, inzonderheid deze die betrekking heeft op de identiteit van de moeder en de vader alsook van deze die betrekking heeft op het medisch verleden van het adoptiekind en zijn gezin”. “De C.A.G. en de adoptie-instellingen laten de raadpleging van dossiers die zij bezitten door elke geadopteerde persoon of door diens vertegenwoordiger toe, in de mate toegestaan door de artikelen 368-6 en 368-7 van het Burgerlijk Wetboek en bij de Belgische wet”3.
7. Artikel 50 van het besluit van 8 mei 2014 betreffende de adoptie bepaalt dat Ҥ 1. Het raadplegingsrecht bedoeld in artikel 49/2 van het decreet heeft betrekking op de gegevens betreffende de afkomst van de geadopteerde, met uitsluiting van de gegevens betreffende de psychologische en sociale geschiktheid van de adoptanten en de eerste nazorg en de opvolging. Dat recht is niet open voor de familie van afkomst of voor de broers en zussen van de geadopteerden.
§ 2. Iedere meerderjarige persoon kan vragen om zijn adoptiedossier te raadplegen. Die raadpleging moet onder toezicht van een professional plaatsvinden. Met inachtneming van de bepalingen van § 1, en naargelang van de aanvraag van de geadopteerde, zorgt deze ofwel voor een gesprek, ofwel voor de raadpleging van het dossier, ofwel voor een verslag over de gegevens hiervan. Wanneer een adoptiedienst die nog altijd erkend is voor de adoptie heeft bemiddeld, richt de geadopteerde zich tot die laatste. Als hij geen contact wenst te hebben met deze, of indien voor de adoptie een adoptiedienst heeft bemiddeld die niet meer erkend is, richt de geadopteerde zich tot de C.A.G., die, ofwel, zelf bemiddelt voor de aanvraag, ofwel hem verwijst naar een erkende adoptiedienst of naar een andere dienst voor de begeleiding na de adoptie.
§ 3. Wanneer voor de adoptie niet werd bemiddeld door een erkende adoptiedienst of door de C.A.G., richt de geadopteerde zich tot de C.A.G., die nakijkt of ze beschikt over gegevens betreffende die adoptie. Als dit het geval is, wordt de raadpleging georganiseerd overeenkomstig de bepalingen van de §§ 1 en 2. Als dit niet het geval is, kan de C.A.G. algemene raadgevingen verstrekken over de stappen die moeten worden ondernomen om de afkomst te kunnen opzoeken”.
8. De aanvrager legt uit dat hij bij een onderzoek naar de afkomst ook tussenkomt om de adresgegevens terug te vinden van de oorspronkelijke ouders die hun kind lieten adopteren. Dit vloeit met name voort uit het doeleinde die de adoptiehervorming nastreeft en tegemoet komt aan de bepalingen van het Verdrag van Den Haag van 29
3 Artikel 49/2 van het decreet van 31 maart 2014.
mei 1993 inzake de bescherming van kinderen en de samenwerking op hetgebied van de interlandelijke adoptie.
9. De CAG en desgevallend de OAA hebben een opdracht van postadoptie-opvolging en moeten de geadopteerde de mogelijkheid kunnen bieden om zijn afkomst te kennen en de mogelijkheid, mits het akkoord van de oorspronkelijke ouders, hen te ontmoeten eens de geadopteerde meerderjarig is geworden.
10. De hierboven bedoelde artikelen 49/2 en 50 implementeren met name artikel 30 van het Verdrag van Den Haag dat bepaalt dat: “1. De bevoegde autoriteiten van een Verdragsluitende Staat dragen zorg voor de bewaring van de in hun bezit zijnde gegevens omtrent de afkomst van het kind, met name gegevens betreffende de identiteit van zijn ouders, alsmede de medische gegevens betreffende het medische verleden van het kind en zijn familie. 2. Zij bewerkstelligen dat voor zover de wetgeving van hun Staat zulks toelaat, het kind of zijn vertegenwoordiger, onder passende begeleiding, toegang heeft tot deze gegevens”. Er wordt dus verwezen naar de nationale wetgeving en wat wordt toegestaan.
11. Het Comité stelt vast dat de opdracht van postadoptie opvolging door de aanvrager en het bewaren van informatie over de afkomst van de geadopteerde zodat die laatste zijn afkomst kan kennen, voor de aanvrager automatisch betekent dat hij in staat moet zijn contact op te nemen met de oorspronkelijke ouders zodat hij een ontmoeting kan regelen tussen het geadopteerde kind en zijn ouders, op voorwaarde dat die laatsten met dit verzoek hebben ingestemd via tussenkomst van een beroepsbeoefenaar, overeenkomstig artikel 50, §2 van het Besluit van 8 mei 2014.
12. Gelet op wat vooragaat, is het Comité van mening dat de nagestreefde doeleinden, welbepaald en uitdrukkelijk omschreven zijn als bedoeld in artikel 4, §1, 2° van de WVP en artikel 5, 1° en 2° van de WRR. Die doeleinden zijn eveneens gerechtvaardigd aangezien de verwerkingen die hiertoe worden verricht, steunen op artikel 5, 1ste lid, e), van de WVP.
B. PROPORTIONALITEIT B.1. De gegevens
13. De aanvrager wenst toegang tot de informatie vermeld onder artikel 3, 1te lid, 1°, 2°, 3° en 5° van de WRR, met name:
naam en voornamen;
geboortedatum (niet geboorteplaats);
geslacht;
hoofdverblijfplaats.
14. Het Comité stelt het volgende vast:
een toegang tot de gegevens naam en voornamen en geslacht noodzakelijk zijn om de identiteit te kunnen bevestigen van de oorspronkelijke ouders van het geadopteerde kind. Het gegeven geslacht laat overigens toe om zich correct te kunnen richten tot de ontvangers van de brieven die de aanvrager desgevallend zal versturen.
Een toegang tot de informatie geboortedatum is noodzakelijk om de identiteit te kunnen bevestigen van de oorspronkelijke ouders van het geadopteerde kind via vergelijking van datgene wat in het dossier vermeld staat. In geval van homoniemen is de geboortedatum inderdaad een bijkomend element waarmee de identiteit van een persoon geverifieerd kan worden.
De toegang tot het gegeven hoofdverblijfplaats is noodzakelijk om de oorspronkelijke ouders te kunnen opsporen. De aanvrager legt uit dat het verzoek voor het voeren van afkomstonderzoek dikwijls pas wordt ingediend velen jaren nadat de ouders hun kind ter adoptie hebben afgestaan en dat om de adresgegevens van de ouders terug te kunnen vinden een raadpleging van het Rijksregister nodig is.
15. De aanvrager wenst eveneens toegang tot de historiek van het gegeven hoofdverblijfplaats omdat met de historiek van de adressen van de ouders het veel gemakkelijker is een spoor terug te vinden wanneer een geadopteerd kind verzoekt om zijn afkomst op te zoeken.
16. Het Comité is van mening dat voor de verwezenlijking van de doeleinden omschreven onder punt A, een toegang tot de persoonsgegevens vermeld onder artikel 3, 1ste lid, 1°
en 2° (uitgezonderd de geboorteplaats), 3° en 5° van de WRR, en tot de historiek van het gegeven bedoeld onder artikel 3, 1ste lid, 5° van de WRR, in overeenstemming is met artikel 4, §1, 3°van de WVP.
B.2. De frequentie van de toegang en de duur waarvoor toegang en gebruik worden gevraagd
17. De aanvrager wenst permanent toegang zodat hij toegang heeft tot die gegevens, telkens hij van een meerderjarig geworden geadopteerde een verzoek ontvangt om zijn afkomst te kennen.
18. Het Comité is van mening dat als de aanvrager de bovenvermelde opdracht met de vereiste doeltreffendheid wil uitvoeren, hij zodra dat nodig is, de noodzakelijke verificaties in het Rijksregister moet kunnen verrichten. In dit opzicht is een permanente toegang dus gepast (artikel 4, §1, 3°, van de WVP).
19. Er wordt toegang gevraagd voor onbepaalde duur omdat de opdrachten waarmee de aanvrager is belast, niet in de tijd beperkt zijn.
20. Gelet op dit element is het Comité van oordeel dat een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, §1, 3°, van de WVP).
B.3. De bewaartermijn
21. De aanvrager wenst een bewaartermijn van 50 jaar, te rekenen vanaf de adoptie definitief is geworden. Artikel 22, 5° van het Europees Verdrag van 27 november 2008 inzake de adoptie van kinderen bepaalt: “gelet op het recht van een persoon om zijn identiteit en herkomst te kennen, wordt de relevante informatie met betrekking tot een adoptie verzameld en bewaard gedurende ten minste vijftig jaar nadat deze definitief is geworden”. De aanvrager verduidelijkt dat gezien de soms gevorderde leeftijd van een kind dat op zoek gaat naar zijn afkomst, een zo lang mogelijke historiek interessant is en ten minste 50 jaar moet bedragen (wettelijke bewaartermijn voor adoptiedossiers).
22. Het Comité merkt op dat België dit verdrag nog niet ratificeerde. Maar gelet op het feit dat het verdrag binnenkort wordt geratificeerd, integreerde het besluit van de Franse Gemeenschap van 8 mei 2014 (hierboven vermeld) reeds een opmerking van de raad van State in artikel 48 dat bepaalt: “De in artikel 49 van het decreet bedoelde informatie wordt gedurende minstens vijftig jaar bewaard”.
23. Het Comité is van oordeel dat uitgaande van artikel 4, §1, 5° van de WVP, de bewaartermijn die de aanvrager voorstelt, aanvaardbaar is
B.4. Intern gebruik en/of mededeling aan derden
24. Uit de verstrekte uitleg blijkt dat de omkadering van de opsporing naar de afkomst kan worden toevertrouwd aan de OAA en daarom is het noodzakelijk hen de gegevens te verstrekken die voor dit doel werden verzameld, met name het gegeven betreffende de huidige hoofdverblijfplaats, zodat zij contact kunnen opnemen met de betrokken perso(o)n(en).
25. Het Comité stelt vast dat de aanvrager de OAA omkadert, coördineert, controleert, evalueert, en hen slechts die informatie verstrekt die noodzakelijk is voor de verwerking die zij moeten verrichten in de dossiers die hij hen toevertrouwt. Uitgaande van de nagestreefde doeleinden, is het bijgevolg ook toelaatbaar dat hen de informatie wordt vertrekt, proportioneel, volgens wat zij nodig hebben om hun dossiers te behandelen.
De aanvrager vermeldt dat tot vandaag de kandidaat-adoptanten diezelfde gegevens rechtstreeks aan hen verstrekken.
B.5. Netwerkverbindingen
26. De aanvrager vermeldt geen verbindingen. Het Comité neemt hiervan akte.
27. Om volledig te zijn, vestigt het Comité de aandacht erop dat:
wanneer er later netwerkverbindingen tot stand komen, de aanvrager het Comité hiervan vooraf moet inlichten;
het identificatienummer van het Rijksregister uitsluitend in relatie met derden mag worden gebruikt mits dit valt binnen het kader van de doeleinden waarvoor deze derden eveneens gemachtigd werden dit nummer te gebruiken.
C. BEVEILIGING
C.1. Consulent inzake Informatiebeveiliging
28. De aanvrager liet weten dat hij op een later tijdstip het evaluatieformulier voor de kandidaat-consulent inzake informatiebeveiliging zal bezorgen evenals de conformiteitsverklaring inzake de informatiebeveiliging.
29. Het Comité heeft hier akte van genomen en kan zich derhalve enkel uitspreken onder de opschortende voorwaarde van ontvangst van deze documenten en de goedkeuring ervan.
C.3. Personen die toegang hebben tot de informatie en lijst van die personen
30. De toegang tot de gegevens is beperkt tot de juristen, dossierbeheerders en assistent van de aanvrager.
31. De aanvrager moet overeenkomstig artikel 12 van de WRR een lijst opstellen van de personen die toegang hebben tot het Rijksregister en het identificatienummer ervan gebruiken. Die lijst moet voortdurend worden bijgewerkt en ter beschikking worden gehouden van het Comité.
32. De personen die op deze lijst voorkomen moeten bovendien een verklaring ondertekenen waarmee zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de gegevens te bewaren.
OM DIE REDENEN Het Comité
1° machtigt onder de opschortende voorwaarde van ontvangst van het evaluatieformulier voor de kandidaat-consulent inzake informatiebeveiliging en de conformiteitsverklaring met betrekking tot de informatiebeveiliging en de positieve beoordeling van deze elementen door het Comité, het Algemeen Bestuur Hulpverlening aan de Jeugd, meer bepaald de Directie Adoptie - Centrale Autoriteit van de Gemeenschap van het Algemeen Bestuur Hulpverlening aan de Jeugd, Gezondheid en Sport van het Ministerie van de Federatie Wallonië-Brussel, voor de verwezenlijking van de doeleinden vermeld onder punt A en onder de voorwaarden als omschreven in deze beraadslaging om:
permanent toegang te hebben tot de informatie als omschreven in artikel 3, 1ste lid, 1°, 2°, 3° en 5° van de WRR;
Toegang te hebben tot de historiek van het gegeven “hoofdverblijfplaats” teruggaand tot 50 jaar.
Deze machtiging heeft evenwel pas uitwerking zodra het Comité heeft kunnen vaststellen op basis van de documenten en informatie verstrekt via de volledig naar waarheid ingevulde vragenlijsten ad hoc, die beschikbaar zijn op de website van de Commissie, dat de consulent inzake informatiebeveiliging zijn functie volledig uitoefent en er gepaste beveiligingsmaatregelen werden ingevoerd.
2° bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden uit het beveiligingsformulier dat aan het Comité werd verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), het Algemeen Bestuur Hulpverlening aan de Jeugd, meer bepaald de Directie Adoptie - Centrale Autoriteit van de Gemeenschap van het Algemeen Bestuur Hulpverlening aan de Jeugd, Gezondheid en Sport van het Ministerie van de Federatie Wallonië-Brussel, een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren.
3° bepaalt dat wanneer het Comité een vragenlijst over het beveiligingsniveau en over de toestand van beveiliging van het informatiesysteem naar de aanvrager opstuurt, die laatste deze vragenlijst naar waarheid moet invullen en naar het Comité moet terugsturen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren.
Voor de Wnd. Administrateur, afw. De Voorzitter,
(get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon
Wnd. Afdelingshoofd ORM
