van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;

Sectoraal comité van het Rijksregister

Beraadslaging RR nr 51/2012 van 6 juni 2012

Betreft: machtigingsaanvraag van de “Ligue des Familles” (Gezinsbond) om toegang te hebben tot het Rijksregister voor de toekenning van een tariefvermindering bij de Nationale maatschappij der Belgische Spoorwegen aan de leden van de grote gezinnen (RN-MA-2012-156)

Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité");

Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR");

Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;

Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;

Gelet op de aanvraag van de Gezinsbond ontvangen op 18/12/2011;

Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 22/05/2012;

Gelet op het verslag van de Voorzitter;

Beslist op 6 juni 2012, na beraadslaging, als volgt:

. .

I. VOORWERP EN CONTEXT VAN DE AANVRAAG.

1. De aanvraag strekt ertoe om de Gezinsbond, hierna de aanvrager genoemd, te machtigen toegang te hebben tot de informatiegegevens vermeld onder artikel 3, eerste lid, 1°, 2°, 4°, 5°, 8° en 9° van de WRR voor de toekenning van een tariefvermindering bij de Nationale Maatschappij der Belgische Spoorwegen (hierna NMBS) aan de leden van grote gezinnen.

II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING 1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR)

2. Overeenkomstig artikel 5, eerste lid, 1° en 8° van de WRR kan de toegang tot of de machtiging om mededeling te krijgen van de bij artikel 3, eerste en tweede lid van de WRR bedoelde informatiegegevens en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken door het Comité verleend worden "aan de natuurlijke- of rechtspersonen die handelen als onderaannemer van de Belgische openbare overheden en de openbare of private instellingen van Belgisch recht bedoeld in 1° en 2°; de eventuele onderaanneming gebeurt op verzoek, onder controle en verantwoordelijkheid van deze overheden en instellingen; deze onderaannemers moeten zich er formeel toe verbinden de bepalingen van de onderhavige wet en deze van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens te respecteren en zij nemen daartoe de nodige maatregelen, waarvan zij melding maken aan de personen waarvoor zij als onderaannemer optreden”.

3. De NMBS is een autonoom overheidsbedrijf onder de vorm van een naamloze vennootschap van gemeenrecht. Krachtens de artikelen 217 en 218 van de wet van 21 maart 1991 betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven, is zij belast met een bepaald aantal opdrachten van openbare dienstverlening, waaronder met name het binnenlands en grensoverschrijdende vervoer van reizigers evenals de uitvoering van prestaties ten behoeve van de Natie¹. Het Comité is van mening dat in dit geval de

1 Art. 217. De NMBS heeft tot doel:

1° het vervoer per spoor van reizigers en goederen; 2° het vervoer van goederen in het algemeen en de logistieke diensten die daarmee verband houden;

belang.

4. De machtigingsaanvraag om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de personen die een aanvraag indienden voor een lidkaart van de grote gezinnen, strekt ertoe het beheerscontract tussen de NMBS en de Belgische Staat uit te voeren.

5. De aanvrager die fungeert als gegevensverwerker van de NMBS - een overheidsinstelling van Belgisch recht die opdrachten van openbaar belang vervult - kan op basis van de artikelen 5, eerste lid, 3) en 8° van de WRR, aanspraak maken op een machtiging om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister.

A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP)

6. Op grond van artikel 4 van de WVP, zijn de informatiegegevens van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.

B. DOELEINDEN

3° de verwerving, de bouw, het onderhoud, het beheer en de financiering van rollend spoorwegmaterieel.

(N.M.B.S.) kan, zelf of via deelneming in bestaande of op te richten Belgische, buitenlandse of internationale instellingen, alle commercièle, industrièle of financièle verrichtingen doen die, rechtstreeks of onrechtstreeks, geheel of ten dele, verband houden met haar doel of de verwezenlijking of ontwikkeling ervan kunnen vergemakkelijken of bevorderen, met inbegrip van het stellen van zekerheden voor schulden van verbonden vennootschappen of vennootschappen waarmee een deelnemingsverhouding bestaat.

De fabricage en de verkoop van goederen of diensten die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met de spoorwegactiviteit, worden inzonderheid geacht de verwezenlijking of ontwikkeling van het maatschappelijk doel te kunnen bevorderen.

Art. 218.

1° het binnenlands vervoer van reizigers met treinen van de gewone dienst, alsook het aandoen van binnenlandse bestemmingen door hogesnelheidstreinen;

2° het grensoverschrijdende vervoer van reizigers, dit wil zeggen het vervoer met treinen van de gewone dienst voor het deel van het nationale traject dat niet gedekt is door 1° en tot de stations gelegen op de naburige netwerken bepaald in het beheerscontract;

3° de prestaties die (N.M.B.S.) moet leveren voor de behoeften van de Natie.

7. De aanvrager wenst gemachtigd te worden om informatiegegevens van het Rijksregister te verwerken om de kortingskaarten voor grote gezinnen te kunnen afleveren aan de personen die beantwoorden aan de voorwaarden vastgesteld in de verordening inzake de toekenning van een tariefvermindering bij de NMBS aan de leden van grote gezinnen (hierna de verordening).

8. Krachtens de wet van 21 maart 1991 houdende hervorming van sommige economische overheidsbedrijven, heeft de NMBS onder andere als openbare dienstverleningsopdracht om via de spoorwegen instaan voor het reizigersvervoer². Het beheerscontract tussen de Belgische staat en de NMBS³ bepaalt dat de NMBS het gamma, de aard en het prijsniveau bepaalt voor het reizigersvervoer via de gewone treindienst. Bijlage 12 van dit beheerscontract beschrijft de tariefverminderingen op het binnenlands reizigersvervoer en de kosteloosheid voor wie daarop recht heeft omwille van sociale, vaderlandslievende, professionele- en Europese redenen.

9. Zo vermeldt bijlage 12 in deel 1, punt 2 de categorieën sociale gerechtigden die recht hebben op gratis vervoer of op een korting op het treinbiljet. Onder die categorieën staan de kinderen of ouders die in het bezit zijn van een kortingskaart voor grote gezinnen.

10. Overeenkomstig de verordening, kent de NMBS die korting voor grote gezinnen toe bij overlegging van de kortingskaart. Volgens artikel 42 van die verordening is de Gezinsbond een van de 4 erkende instellingen voor het afleveren van een kortingskaart.

11. Om die kaart af te leveren, moet de aanvrager nagaan of de personen die een aanvraag indienden voldoen aan de voorwaarden bepaald in de verordening en moet hij daarom persoonsgegevens inwinnen⁴.

12. Het Comité meent dat deze doeleinden welbepaald, nauwkeurig omschreven en gerechtvaardigd zijn als bedoeld in artikel 4, §1, 2° van de WVP en in artikel 5, tweede lid van de WRR.

C. PROPORTIONALITEIT

2 Artikels 217 en 218 van de wet van 21 maart 1991.

3 Artikel 14 van het beheerscontract tussen de Belgische Staat en de NMBS van 29 juni 2008.

4 Het Comité nodigt de aanvrager uit na te denken over de opportuniteit om het thans bestaande systeem tussen de NMBS en de Gezinsbond eventueel te vereenvoudigen teneinde de toename van het aantal kaarten voor de burger te vermijden. Een oplossing zou erin kunnen bestaan al de gegevens onder te brengen in één enkele databank die door de NMBS zou kunnen geraadpleegd worden telkens als iemand beweert in aanmerking te komen voor de vermindering voor grote gezinnen. Dit systeem zou op termijn de huidige papieren kaart kunnen vervangen.

1. De gegevens

13. Om de grote gezinskaarten te kunnen afleveren aan de gerechtigden, stelt de aanvrager dat hij de informatiegegevens nodig heeft, vermeld onder artikel 3, 1^ste lid, 1°, 2°, 4°, 5°, 8° en 9° van de WRR, namelijk:

- Naam en voornamen;

- Geboortedatum;

- Nationaliteit;

- Hoofdverblijfplaats;

- Burgerlijke staat;

- Gezinssamenstelling.

14. De aanvrager merkt op dat om de passende kaart te kunnen afleveren, die gegevens onontbeerlijk zijn om te kunnen nagaan of de persoon die een grotegezinskaart wil, voldoet aan de voorwaarden opgesomd in de verordening.

15. Uitgaande van het nagestreefde doeleinde (artikel 4, §1, 3° van de WVP) beschouwt het Comité de toegang tot de informatie, vermeld onder artikel 3, eerste lid, 1°,2°,4°,5°,8° en 9° van de WRR als toereikend, ter zake dienend en niet overmatig.

2. Duur van de machtiging en de frequentie van toegang en gebruik

16. De aanvrager wenst een machtiging voor onbepaalde duur. Het Comité stelt vast dat de doeleinden waarvoor de aanvrager toegang wil, niet beperkt zijn in de tijd. In het licht van dit element, is een machtiging voor onbepaalde duur gepast (artikel 4, §1, 3° van de WVP).

17. De aanvrager wenst een permanente toegang tot de gevraagde gegevens. Het Comité stelt vast dat het voor de verwezenlijking van de voormelde doeleinden niet mogelijk is om de frequentie van de toegang tot de gegevens te bepalen waarvoor de aanvrager een machtiging nodig heeft en dat een machtiging voor permanente toegang gepast is (artikel 4,

§1, 3° van de WVP).

3. De bewaartermijn

18. Het Comité herinnert eraan dat de persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan de tijd die nodig is om de doeleinden te verwezenlijken waarvoor die gegevens werden verkregen en waarvoor ze verder worden verwerkt (artikel 4, §1, 5° van de WVP).

19. De aanvrager wil de geraadpleegde gegevens niet bewaren. Bij de uitgifte van de kaart, zal de aanvrager de gegevens waarvoor toegang wordt gevraagd, raadplegen maar hij zal gegevens niet opslaan. Hij zal wel een bewijs bewaren van de raadpleging van het Rijksregister. Dit bewijs kan hij overleggen bij een controle van de Administratie (artikel 41 van de verordening bepaalt inderdaad dat de aanvrager bij iedere verzoek van de Administratie, de stukken uit het aanvraagdossier voor een kaart moet kunnen overleggen).

20. Het Comité neemt hiervan akte.

4. Intern gebruik en/of mededeling aan derden

21. Uit de informatie die de aanvrager verstrekte, blijkt dat de verkregen gegevens enkel intern zullen worden gebruikt.

22. Het Comité neemt hiervan akte.

5. Netwerkverbindingen

23. Uit de aanvraag blijkt dat er op grond van het identificatienummer geen enkele netwerkverbinding tot stand wordt gebracht.

24. Om volledig te zijn, vestigt het Comité de aandacht op het feit dat:

 indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen;

 het identificatienummer van het Rijksregister slechts gebruikt mag worden in relaties met derden voor zover dit kadert in de. doeleinden waarvoor zij eveneens gemachtigd werden dit nummer te gebruiken.

1. Consulent voor Informatieveiligheid

25. De identiteit van de consulent voor informatieveiligheid werd meegedeeld. Volgens de aanvrager en de verstrekte informatie, blijkt dat de betrokkene aanvaard kan worden als consulent voor informatieveiligheid.

2. Informatiebeveiligingsbeleid

26. Uit de documenten die de aanvrager heeft verstrekt, blijkt dat die laatste beschikt over een informatiebeveiligingsbeleid en over een uitvoeringsplan daarvan. Er blijkt eveneens dat de aanvrager beschikt over een informatiesysteem dat permanent de identiteit registreert van de entiteiten die toegang hebben tot de persoonsgegevens.

27. Het Comité neemt hiervan akte.

3. Personen die toegang hebben tot de gegevens en de lijst van deze personen

28. Zoals artikel 12 van de WRR het vereist, moet de aanvrager een lijst opstellen van de personen die toegang hebben tot het Rijksregister. Die lijst zal voortdurend worden bijgewerkt en ter beschikking worden gehouden van het Comité. De personen op die lijst moeten daarnaast een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de vertrouwelijkheid en veiligheid van de informatiegegevens te bewaren.

29. Bovendien benadrukt het Comité dat de aanvrager noodzakelijke procedures moet ontwikkelen om, ongeacht de persoon die intern toegang heeft tot het Rijksregister, iedere raadpleging van het Rijksregister te registreren, evenals het dossiers waarvoor een raadpleging plaatsvond zodat achteraf kan worden nagegaan of die raadpleging voldoende gegrond was.

OM DIE REDENEN,

Het Comité,

1° machtigt de Gezinsbond om onder de voorwaarden omschreven in deze beraadslaging voor onbepaalde duur en voor de verwezenlijking van de doeleinden vermeld onder punt B permanent toegang te hebben tot de informatiegegevens vermeld onder artikel 3, eerste lid, 1°, 2°,4°, 5°, 8° en 9° (uitgezonderd de geboorteplaats) van de WRR.

2° stipuleert dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden uit het beveiligingsformulier dat aan het Comité werd verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), de Gezinsbond, een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren.

3° stipuleert dat wanneer het Comité een vragenlijst over het beveiligingsniveau en over de toestand van beveiliging van het informatiesysteem bij de Gezinsbond, die laatste deze vragenlijst naar waarheid moet invullen en naar het Comité moet terugsturen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren.

De Wnd. Administrateur, De Voorzitter,

(get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon